醫(yī)院人事檔案管理工作方法探討

馮赫

【摘 要】人事檔案管理是公立醫(yī)院人力資源管理工作的重要組成部分，真實、完整的人事檔案不僅是人才隊伍建設(shè)的評價標準，也是人才引進、干部選拔任用的重要依據(jù)，在機關(guān)事業(yè)單位工資制度改革、養(yǎng)老保險改革中發(fā)揮了重要作用。本文主要針對目前部分公立醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題，提出針對性改進建議，認為醫(yī)院應(yīng)從加強組織領(lǐng)導(dǎo)、建立健全規(guī)章制度和工作機制、打牢人事檔案工作基礎(chǔ)、穩(wěn)步推進信息化建設(shè)、重視檔案管理人員的選拔和培養(yǎng)等方面入手，全面提升人事檔案管理工作質(zhì)量，從而實現(xiàn)提高醫(yī)院人力資源管理水平的目的，進而促進醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案管理；信息化建設(shè)；人力資源管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：B 文章編號：1004-4949（2022）19-0090-04

Discussion on Hospital Personnel File Management Methods

FENG He

（Department of Human Resources， Beijing Maternity Hospital， Capital Medical University， Beijing 100026， China）

【Abstract】Personnel file management is an important part of human resource management in public hospitals. A true and complete personnel file is not only an evaluation standard for the construction of talent teams， but also an important basis for the introduction of talents and the selection and appointment of cadres， and plays an important role in the reform of the salary system and pension insurance of public institutions. This paper mainly aims at the problems existing in the management of personnel files in some public hospitals， and puts forward some suggestions for improvement. It is believed that the hospital should strengthen the organization and leadership， establish and improve the rules and regulations and working mechanism， lay a solid foundation for the work of personnel files， steadily promote the construction of information technology， and attach importance to the selection and training of file managers， so as to comprehensively improve the quality of personnel file management， so as to achieve the purpose of improving the level of human resource management in hospitals， and then promote the high-quality development of hospitals.

【Key words】Hospital personnel file management； Information construction； Human resources management

人事檔案管理是公立醫(yī)院組織與人力資源管理的基礎(chǔ)性工作，也是醫(yī)院人力資源管理工作的重要組成部分。醫(yī)院人事檔案管理在一定程度上能反映醫(yī)院醫(yī)療人員的專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)。不斷完善并改進人事檔案管理相關(guān)制度，提升相關(guān)工作人員能力，可推動醫(yī)院更好的發(fā)展[1，2]。本文在明確人事檔案管理意義基礎(chǔ)上，從重視程度、管理模式等方面提出當前醫(yī)院人事檔案管理存在的問題，建議通過加強組織領(lǐng)導(dǎo)來提高醫(yī)院檔案管理工作的政治責(zé)任感和使命感，健全人事檔案規(guī)章制度和工作機制，打牢人事檔案工作基礎(chǔ)，提高人員業(yè)務(wù)能力，穩(wěn)步推進人事檔案信息化建設(shè)，以逐步提升醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮人事檔案管理優(yōu)勢，為醫(yī)院在人才選拔和使用、干部任免等方面提供準確重要的參考依據(jù)，從而優(yōu)化醫(yī)院人力資源管理，推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

1 人事檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性與必要性

1.1 為醫(yī)院人才隊伍建設(shè)提供科學(xué)合理的評價標準 人事檔案是職工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和工作實績的真實記錄，是全面考察了解與正確選拔使用人才的重要依據(jù)。在醫(yī)院選拔人才與專業(yè)技術(shù)人才隊伍建設(shè)過程中，人事檔案可為其提供相關(guān)評價標準。以人事檔案材料為依據(jù)，醫(yī)院通過對擬選拔或培養(yǎng)人才的學(xué)歷背景、工作經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)水平等方面進行客觀評估，有助于做出科學(xué)、合理、準確的遴選。

1.2 為醫(yī)院擬提拔任用干部、交流任職干部提供專項審核保障 人事檔案工作既能充分反映人事檔案制度改革成果，也有利于形成正確用人導(dǎo)向，加強對干部的管理監(jiān)督，促進各項改革措施的貫徹落實。干部工作的基礎(chǔ)是考察，根本任務(wù)是知人善任、量才錄用，而善任的前提為知人，查閱干部人事檔案是考察、了解人的重要渠道之一。檔案是歷史的記錄，材料的形成多數(shù)是當事人的手跡，并經(jīng)人事檔案管理部門的鑒別、整理，剔除了虛假不實和錯誤的材料，人事檔案可為組織提供權(quán)威性材料。《干部人事檔案工作條例》[3]中明確指出，干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、監(jiān)管管理干部的重要基礎(chǔ)。公立醫(yī)院人事檔案涵蓋了學(xué)習(xí)、工作、思想狀況，是干部政治品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德和廉潔自律情況的全面體現(xiàn)，應(yīng)遵循“凡提必審”“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”原則，為醫(yī)院選拔任用干部、交流任職干部提供重要依據(jù)，同時也為醫(yī)院嚴把選人、用人關(guān)[4]。

1.3 為醫(yī)院擬接收新入職干部、軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部提供政審保障 現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展以人才管理為核心，特別是高層次人才，醫(yī)院發(fā)展建設(shè)需要人才支持，因此醫(yī)院離不開公開招聘引進吸納優(yōu)秀人才。同時，公立醫(yī)院接收軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部也是一項政策指令性工作，每年需要按時完成。醫(yī)院在擬接收公開招聘新入職干部和軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部時，需提前審閱檔案，核查其個人檔案的真實性、完整性，確保擬接收人員符合錄入條件之后，方可正式辦理入職手續(xù)。依據(jù)檔案專項審核工作要求，凡新進入專項審核必審范圍內(nèi)的人員，未進行過專項審核的，要在接到檔案后的規(guī)定時間內(nèi)完成專項審核。

1.4 為醫(yī)院工資和養(yǎng)老保險改革、職稱晉升等多方面人事工作提供有力支持 加強人事檔案工作是深化干部人事制度改革的現(xiàn)實要求。公立醫(yī)院人力資源管理工作中的調(diào)資工作與人事檔案有著密切的聯(lián)系，職稱改革工作同樣離不開人事檔案工作；每年進行的專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘工作都與人事檔案提供的可靠依據(jù)密切相關(guān)；人才引進、員工退休、政審、公證也都需要查閱人事檔案后才能確定辦理。因此，在醫(yī)院人力資源管理工作中，人事檔案管理工作發(fā)揮著重要作用。

2 醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 人事檔案管理工作重視程度較低 人事檔案管理工作是一項內(nèi)部性、保密性很強的幕后服務(wù)性工作，但人事檔案管理工作并不直作用于醫(yī)院運營收益，因此其重要性易被忽視。另一方面，醫(yī)院人事檔案材料的形成與完善涉及到許多相關(guān)部門和職工本人的協(xié)作，由于提交歸檔材料的相關(guān)部門對人事檔案管理工作意識不足，導(dǎo)致信息收集不及時、歸檔材料不完整等情況偶有出現(xiàn)，極易造成材料缺失、混亂、不規(guī)范、不完善；此外，部分職工本人缺乏檔案管理意識，在填寫檔案材料時有一定的隨意性，有時可能會為了自身的利益填寫虛假的信息，導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺乏真實性與規(guī)范性[5]。

2.2 人事檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱、管理模式落后 人事檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱的主要表現(xiàn)為：檔案保管場地面積配備不足、缺乏獨立閱檔空間、設(shè)施設(shè)備配備不齊全；專職檔案管理人員配備不足、專業(yè)知識儲備不夠豐富、審核檔案時處理復(fù)雜疑難問題的能力不強；檔案管理相關(guān)制度不完善，未及時更新；檔案管理模式落后，沒有啟用電子信息化檔案管理系統(tǒng)，仍然使用傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案，檢索查詢資料仍采用手工操作，耗時較長、效率偏低[6]。在上述各方面中，人事檔案專職工作人員配備不到位和管理模式落后是最普遍存在的問題。管理工作需要有強大的理論背景支持，而若要使專業(yè)理論知識在管理活動中最大限度發(fā)揮出價值和功能，使工作要求和任務(wù)得到充分落實和執(zhí)行，就必須匹配專業(yè)的管理人員[7]。另一方面，隨著信息化建設(shè)步伐逐漸加快，信息技術(shù)應(yīng)用程度也日益加深，人事檔案管理可以借助先進的技術(shù)設(shè)備和智能化工具來優(yōu)化工作流程，提高工作效率，降低錯誤發(fā)生率，在提升工作質(zhì)量的同時，也減輕了檔案管理人員工作壓力。故現(xiàn)階段檔案管理人員應(yīng)具備較強的信息技術(shù)應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)能力。

3 做好醫(yī)院人事檔案管理工作的建議

3.1 加強組織領(lǐng)導(dǎo)，提高工作政治責(zé)任感和使命感 人事檔案是反映醫(yī)院職工和領(lǐng)導(dǎo)干部工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作業(yè)績、專業(yè)素養(yǎng)、道德品質(zhì)、政治品質(zhì)、社會關(guān)系、家庭狀況的記錄材料[8]。真實、準確、及時地提供干部人事檔案材料并充分發(fā)揮人事檔案作用是醫(yī)院人事檔案管理工作的基本目的和要求。做好醫(yī)院人事檔案管理工作，首先建議加強組織領(lǐng)導(dǎo)，提高工作政治責(zé)任感和使命感，從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子層面認真履行人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，重視人事檔案管理工作，引導(dǎo)醫(yī)院人事檔案管理工作逐步朝著制度化、科學(xué)化、規(guī)范化方向發(fā)展[9]。

3.2 建立健全人事檔案規(guī)章制度和工作機制 所謂“無規(guī)矩不成方圓”，醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升，離不開相關(guān)規(guī)章制度的支持。醫(yī)院應(yīng)嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》，依照上級規(guī)定，結(jié)合自身工作實際情況，制定或完善修訂工作場所管理制度、工作保密制度、回避制度、檔案資料收集制度、庫房管理制度、專職檔案員工作制度等，保證檔案管理工作有章可循，有理可依[10]。此外，還需要以當前需求為基礎(chǔ)，打造長效管控機制，有計劃地將管理流程和規(guī)范與具體工作細節(jié)相融合在一起，保證各環(huán)工作有序開展。

3.3 切實打牢人事檔案工作基礎(chǔ) 人事檔案工作基礎(chǔ)分硬件基礎(chǔ)和人員基礎(chǔ)兩部分，故一要嚴格按照有關(guān)標準要求設(shè)立人事檔案庫房，加強庫房安全管理和技術(shù)防護，切實做到閱檔場所、整理場所、辦公場所分開；二要充實人員力量，按照“每管理1000卷檔案一般應(yīng)配備1名專職工作人員”要求，配齊人事檔案專職工作人員，保持人事檔案工作人員相對穩(wěn)定。建議實行人事檔案工作人員報備制度，如果遇到人員調(diào)整，需要向上級主管單位報備。此外，面對數(shù)量逐年遞增的檔案管理材料，醫(yī)院有必要增加專業(yè)檔案管理設(shè)施數(shù)量，豐富設(shè)施種類，完善設(shè)施體系，為檔案管理人員更加高效、專業(yè)的完成檔案管理工作提供有力支持[11]。

3.4 穩(wěn)步推進人事檔案信息化建設(shè) 醫(yī)院人事檔案資料管理工作量龐大，傳統(tǒng)管理方式中醫(yī)院多使用紙質(zhì)檔案管理，這種管理方式相對而言效率低，且管理方式單一，難以對紙質(zhì)檔案進行有效保存。因此，有必要在醫(yī)院人事檔案管理工作中引入電子信息化建設(shè)。

2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》增加了“檔案信息化建設(shè)”的重要內(nèi)容。醫(yī)院需要迎合時代發(fā)展要求，通過利用計算機信息化技術(shù)，不斷強化醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化程度[12]。而隨著信息化時代逐漸實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，醫(yī)院的人事檔案管理也需要緊跟時代發(fā)展步伐，對于管理模式進行創(chuàng)新，提高醫(yī)院人事檔案管理的效率，提高醫(yī)院在檔案管理方面的成本投入。為保證醫(yī)院人事檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)全面信息化發(fā)展目標，需要對管理所需的硬件進行優(yōu)化，同時還要重視對管理人員現(xiàn)代化硬件設(shè)備操作水平，并積極主動引進全新的現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，真正實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展[13]。此外，醫(yī)院還需要建立人事檔案的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對人事檔案資源的合理配置和運用。

將信息技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理中，采用計算機信息平臺系統(tǒng)進行人事檔案數(shù)據(jù)的錄入，使醫(yī)院人事檔案管理人員從繁重的資料信息整理和錄入工作中解放出來，有效降低錄入檔案信息工作量。此外，人事檔案材料可以通過計算機錄入到硬盤，可以長期完整保存信息資料，而信息資料在保存過程中不會發(fā)生任何的變化，從而讓醫(yī)院人事檔案信息管理效率得到提高[12]。在信息化檔案管理平臺系統(tǒng)的建立下，醫(yī)院人事檔案信息管理可以建立數(shù)據(jù)庫，便于醫(yī)院人員檔案信息的查詢和統(tǒng)計。在進行檔案查詢時，只需要在信息平臺系統(tǒng)中輸入一些相關(guān)的檔案信息或者關(guān)鍵字，就可以快速、準確、全面地找到所需要的信息，為查找人事檔案信息提供了便捷，逐步實現(xiàn)醫(yī)院信息管理的現(xiàn)代化建設(shè)目標[13-15]。

3.5 重視檔案管理人員的選拔與培養(yǎng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力 醫(yī)院人事檔案管理工作的高質(zhì)量完成需要以建設(shè)一個高度專業(yè)化的人事檔案管理隊伍為基礎(chǔ)，檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)能力直接決定著檔案管理水平的高低?；谛聲r代人事檔案管理工作的新要求，醫(yī)院必須從提升人事檔案管理人員專業(yè)技能入手，為人事檔案管理工作提供高素質(zhì)的團隊。作為醫(yī)院人事檔案工作的主體，人事檔案管理人員理應(yīng)享受“成長”權(quán)利[16]。所謂“成長”，亦可理解為職業(yè)生涯發(fā)展。不同年齡的個體處于不同人生發(fā)展階段，當同時為一項工作服務(wù)時，各自所表現(xiàn)出的欲望會有區(qū)別，因此醫(yī)院管理者有必要對人事檔案管理人員進行深入了解，從物質(zhì)、精神等不通過方面去滿足他們的需求，真正做到關(guān)愛員工。醫(yī)院應(yīng)定期組織人事檔案管理人員進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，加強相關(guān)工作人員的專業(yè)知識儲備，培養(yǎng)工作人員專業(yè)能力，進行思想道德方面的教育，使其擁有較高的工作責(zé)任感，提高其工作效率。還可以安排人事檔案管理人員進行專業(yè)課程培訓(xùn)，有效地促進本醫(yī)院人事檔案管理模式不斷更新，緊跟時代發(fā)展的腳步[17-19]。

4 總結(jié)

公立醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院組織與人力資源管理的基礎(chǔ)性工作，意義深遠，任務(wù)光榮，責(zé)任重大，在醫(yī)院人才引進、干部選任、科學(xué)發(fā)展等方面發(fā)揮了重要作用。醫(yī)院應(yīng)轉(zhuǎn)變工作理念，增強人事檔案管理工作的政治責(zé)任感和使命感，以認真細致、求真務(wù)實的工作作風(fēng)，積極進取、勇于開拓的精神面貌，認真抓好人事檔案工作的細節(jié)落實，履職盡責(zé)，進一步提升醫(yī)院人力資源管理工作品質(zhì)，推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

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