綜合管理背景下的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理規(guī)范化探究

摘要：檔案工作為農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作的開(kāi)展提供了基礎(chǔ)性保障，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的開(kāi)展起到了良好的促進(jìn)作用。鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室是鄉(xiāng)鎮(zhèn)集中收集、整理、保管和利用檔案的法定場(chǎng)所，其建設(shè)必須滿足綜合檔案室作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)重要檔案的基地、信息服務(wù)中心的功能要求，同時(shí)滿足社會(huì)公共文化服務(wù)的要求。檔案管理工作對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)和發(fā)展都有著非常重要的意義。文章基于當(dāng)前綜合管理過(guò)程中鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題，以此為切入點(diǎn)，剖析現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出對(duì)應(yīng)的解決辦法。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府;綜合管理;檔案管理;規(guī)范化

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位工作必不可少的重要組成部分，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)建設(shè)和維護(hù)其歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作辦法》中強(qiáng)調(diào)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門(mén)是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委和人民政府的職能部門(mén)，主管全鄉(xiāng)全鎮(zhèn)的檔案工作，對(duì)全向全鎮(zhèn)的檔案工作進(jìn)行規(guī)劃、協(xié)調(diào)和監(jiān)督[1]。根據(jù)該辦法的要求，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案工作與鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。實(shí)際工作中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理工作主要由鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各單位承辦，在人員調(diào)動(dòng)還是資金管理方面往往存在一定的困難。此外，因地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與管理水平參差不齊，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理水平較低，且管理工作得不到應(yīng)有重視。因此，集中對(duì)綜合管理模式下的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)制度改革，是提高管理工作水平，滿足檔案管理規(guī)范化要求的基本保證。

1鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合管理模式背景因素分析

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府是我國(guó)社會(huì)管理基層單位，我國(guó)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政區(qū)劃單位近四萬(wàn)個(gè)，所有鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)域內(nèi)的政府部門(mén)管理模式均實(shí)行部門(mén)化管理。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的部門(mén)劃分有很多，包括黨政、財(cái)政、民政等諸多部門(mén)在內(nèi)，細(xì)致地劃分出了不同的管理領(lǐng)域[2]。但是目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)的部門(mén)劃分與實(shí)際人員配比之間存在不對(duì)應(yīng)的情況，人員的吸納和招考要求的制定與部門(mén)工作之間需求時(shí)常并不對(duì)等，因此招收的部分管理人員在分配過(guò)程中無(wú)法滿足實(shí)際管理的標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)招考進(jìn)入到鄉(xiāng)鎮(zhèn)系統(tǒng)工作的人員會(huì)被統(tǒng)一安排到各個(gè)部門(mén)，雖然這符合綜合管理模式的要求，但是從部門(mén)個(gè)體發(fā)展來(lái)看，缺乏針對(duì)性。檔案管理工作雖然只是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理部分的一小分支，但是所負(fù)責(zé)的工作有很強(qiáng)的針對(duì)性和很高的專業(yè)性，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作由《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作辦法》集中總結(jié)和規(guī)范。當(dāng)前檔案集中管理制度和管理系統(tǒng)都已升級(jí)，受到大數(shù)據(jù)系統(tǒng)發(fā)展的影響，要求檔案管理人員必須要具備較高的專業(yè)水平和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。除了人員的分配與部門(mén)的設(shè)立之外，在資金管理上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府也走集中綜合管理的路線。上級(jí)政府負(fù)責(zé)安排鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)域內(nèi)的預(yù)算，并且該預(yù)算是將鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府視為整體進(jìn)行操作。除了極個(gè)別專門(mén)預(yù)算會(huì)給予審批，大部分部門(mén)預(yù)算都包含在整體預(yù)算之中，《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作辦法》明確規(guī)定鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門(mén)的經(jīng)費(fèi)要列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政預(yù)算當(dāng)中[3]。部門(mén)的工作開(kāi)展都需要依靠綜合預(yù)算能力來(lái)進(jìn)行，這樣的資金管理模式保證了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的大格局和整體性，但是從基層工作實(shí)踐角度來(lái)看，對(duì)于像檔案管理單位這樣目前處于邊緣化的部門(mén)，預(yù)算往往捉襟見(jiàn)肘。

2鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合管理背景下的檔案管理問(wèn)題

2.1資金短板明顯

受到綜合管理制度的影響，目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)域內(nèi)對(duì)檔案管理部門(mén)的相關(guān)工作并不重視，因而無(wú)法就資金問(wèn)題給出更好的針對(duì)性解決方案，這也是當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理無(wú)法得到長(zhǎng)足發(fā)展的原因。資金短板一方面會(huì)限制硬件資源的配置，受到大數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的影響，如今檔案管理工作較傳統(tǒng)的管理模式發(fā)生了很大的改變，其中最大變化就在于檔案儲(chǔ)存方式變得智能化。資金短板會(huì)反映在檔案部門(mén)設(shè)備的安裝上，標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的檔案管理部門(mén)對(duì)于先進(jìn)設(shè)備的依賴性比較強(qiáng)，傳真機(jī)、打印機(jī)、微機(jī)、掃描儀等等都是基本標(biāo)配，除此之外，檔案室部門(mén)本身對(duì)保密性有更高的要求，因此對(duì)于管理人員和設(shè)備技術(shù)運(yùn)行人員的針對(duì)性需求較大，必須要專人處理檔案管理相關(guān)的工作。[4]

2.2人員配置欠缺

人員的配置問(wèn)題主要是受到綜合管理的影響，因?yàn)猷l(xiāng)鎮(zhèn)政府在崗位招聘時(shí)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行統(tǒng)考檢測(cè)，通過(guò)統(tǒng)考的人員會(huì)被統(tǒng)一分配到不同部門(mén)，但是最為重要的“滿足部門(mén)工作要求”這一條在實(shí)際的操作過(guò)程中很難全面顧及[5]。這就造成了鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作缺乏專業(yè)對(duì)口的技術(shù)人員，作為專業(yè)性很強(qiáng)的管理項(xiàng)目，只有具備檔案管理能力的專業(yè)人員才能更好處理工作。實(shí)際上作為較為邊緣化的技術(shù)應(yīng)用部門(mén)，當(dāng)前檔案管理部門(mén)也會(huì)對(duì)相關(guān)的技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，其部門(mén)人員的基本素質(zhì)大體合格。但是我們從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度考慮，如有更多的專業(yè)技術(shù)人員和更高素質(zhì)的專業(yè)對(duì)口人員加入到鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作中來(lái)，在一定程度上能夠提升檔案工作的能力，也更有助于推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的工作的完善與發(fā)展。鄉(xiāng)鎮(zhèn)的工作人員分配情況顯示，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案員缺少，只設(shè)有少數(shù)檔案員崗位，其中不乏兼職人員。這部分工作人員只負(fù)責(zé)對(duì)本機(jī)關(guān)單位內(nèi)的資料和檔案進(jìn)行整理，而對(duì)于下屬二級(jí)立檔單位的督查和指導(dǎo)工作一般很少顧及。除此之外，檔案崗位目前屬于“半荒”狀態(tài)，工作內(nèi)容的單一性和檔案管理工作的不配套已經(jīng)在體系內(nèi)出現(xiàn)了惡性循環(huán)，檔案管理工作崗位上的人員調(diào)動(dòng)十分頻繁。因部分單位對(duì)檔案管理部門(mén)的不重視，導(dǎo)致檔案管理員崗位對(duì)年輕群體的吸引力不夠，鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門(mén)具有實(shí)力且能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的部分青年人才愿意從事檔案工作的較少，檔案崗位難有新鮮血液的注入，其發(fā)展較為緩慢。

2.3專業(yè)能力缺失

人員配置和硬件配置的不到位影響了檔案管理部門(mén)的發(fā)展前景，極大限制了檔案管理的技術(shù)應(yīng)用水平的升級(jí)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門(mén)的工作對(duì)信息化和計(jì)算機(jī)技術(shù)的利用不多，這與當(dāng)前先進(jìn)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是脫節(jié)的。成熟的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)行的過(guò)程中需要檔案管理技術(shù)以及信息技術(shù)的雙重加持，檔案管理需要依靠完整的檔案管理體系來(lái)運(yùn)轉(zhuǎn)，在該體系中，所有的檔案管理內(nèi)容和文件都能夠按照既定的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸放和備份，信息化檔案管理模式是現(xiàn)代化檔案模擬最為基礎(chǔ)的表現(xiàn)。但是，目前部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府單位對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理系統(tǒng)引進(jìn)和使用力度不夠，檔案管理工作雖然由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體化儲(chǔ)存轉(zhuǎn)為了線上儲(chǔ)存，但是對(duì)于更加智能化和更系統(tǒng)化的檔案管理技術(shù)應(yīng)用依舊很少。

3鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合管理背景下檔案管理工作改革的意義

3.1提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的工作總結(jié)能力

鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作主要負(fù)責(zé)對(duì)該地區(qū)政府的日常工作情況進(jìn)行集中管理，政府的工作內(nèi)容都可以由檔案管理工作來(lái)體現(xiàn)，因此鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)域內(nèi)檔案管理工作能力的提升，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府全面的工作開(kāi)展有很大的幫助。可以記錄鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的工作發(fā)展情況、人員的調(diào)動(dòng)情況以及部分較大項(xiàng)目的落實(shí)等情況，這樣一來(lái)領(lǐng)導(dǎo)集體或者部門(mén)新入職人員可以通過(guò)信息來(lái)了解各項(xiàng)工作的情況，再放大一點(diǎn)來(lái)看，對(duì)于銜接鄉(xiāng)鎮(zhèn)系統(tǒng)中的很多工作都有很大的幫助。

3.2更好滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)的建設(shè)與發(fā)展需要

鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作包括對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)域政府的日常工作以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)域內(nèi)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況進(jìn)行逐一真實(shí)的記錄。尤其是當(dāng)前鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略實(shí)施，鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)生了翻天覆地的大變化。政策的改革、崗位的調(diào)整以及制度的發(fā)展都影響著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的整體發(fā)展走向，這些信息必須通過(guò)檔案管理工作來(lái)一一落實(shí)。因此做好檔案管理工作的調(diào)整和升級(jí)，能夠更好地對(duì)發(fā)展信息進(jìn)行保存，對(duì)于新農(nóng)村建設(shè)有很好的參考價(jià)值[6]。鄉(xiāng)鎮(zhèn)的改革發(fā)展是漫長(zhǎng)且持久的過(guò)程，通過(guò)制度的不斷完善轉(zhuǎn)變鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展趨勢(shì)，需要依靠全面制度化改革來(lái)實(shí)現(xiàn)。這些改革模式和改革數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)能夠很好地為后續(xù)的發(fā)展和進(jìn)一步的轉(zhuǎn)變提供數(shù)據(jù)的支持，對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的規(guī)律和發(fā)展模式的變化也有很高的借鑒價(jià)值。

4鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合管理背景下的檔案管理發(fā)展策略探討

4.1升級(jí)硬件設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)化水平

要按照現(xiàn)代化檔案管理水平來(lái)進(jìn)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門(mén)的改革，包括硬件設(shè)施的配置在內(nèi)，都需要逐一進(jìn)行升級(jí)。檔案管理硬件設(shè)備的升級(jí)可以分為三個(gè)檔次，第一檔是對(duì)較為重要的設(shè)備進(jìn)行升級(jí)，分別是專門(mén)檔案室的配備、打印機(jī)及保密電腦。專門(mén)的檔案室目前在鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)機(jī)關(guān)單位基本都有安排，但檔案室缺乏獨(dú)立性，因此要在原有檔案室的基礎(chǔ)之上進(jìn)行改造，該部分改造需視檔案室原本的發(fā)展情況來(lái)定，但是資金支出較小，基本需要檔案管理人員進(jìn)行較為自主化的調(diào)整，是較為容易滿足的改造需求之一[7]。電腦這種必需的物品要準(zhǔn)備齊全，檔案管理部門(mén)不能夠與其他部門(mén)共有設(shè)備，部門(mén)內(nèi)部一定要準(zhǔn)備好自己的設(shè)備，完全獨(dú)立使用。第二檔是此基礎(chǔ)之上添加部分專用的掃描儀、專用打印機(jī)及專門(mén)的檔案保險(xiǎn)柜。這類設(shè)備主要突出的是專門(mén)性和獨(dú)立性。第三檔是增加一些比較小型的設(shè)備，例如配置檔案管理的防水、防火、防蟲(chóng)用品，及檔案室內(nèi)溫濕度的調(diào)節(jié)和遮陽(yáng)、保潔設(shè)備等。

4.2提升檔案管理信息化水平

運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作是未來(lái)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)的大發(fā)展方向，因此在綜合管理制度的影響下，檔案管理部門(mén)也應(yīng)該要跟上其他部門(mén)的發(fā)展步伐，通過(guò)提升檔案管理的信息化水平來(lái)對(duì)應(yīng)用技術(shù)和軟件設(shè)備進(jìn)行升級(jí)。《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作辦法》第十條明確規(guī)定，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門(mén)要實(shí)行平時(shí)立卷制度。信息化水平的提升能夠有效的實(shí)踐該制度內(nèi)容，保證平時(shí)立卷的完整性和文件內(nèi)容的安全性[8]。首先是對(duì)檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)。檔案管理專業(yè)如今已經(jīng)完成了全面轉(zhuǎn)型，對(duì)信息化和智能化技術(shù)的應(yīng)用很廣，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)單位的檔案管理部門(mén)需要以專業(yè)發(fā)展為指向，建設(shè)現(xiàn)代化、制度化和數(shù)字化的檔案信息收集體系。其次是對(duì)設(shè)備信息化水平的升級(jí)。要盡快建設(shè)落實(shí)一系列具有信息收集、存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)和利用的智能化硬件設(shè)備，提升檔案管理的收攬和存儲(chǔ)效率。在綜合管理制度的背景下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)單位各部門(mén)的工作效率均需有有效提升，與時(shí)俱進(jìn)，規(guī)范檔案管理工作，這樣才能滿足現(xiàn)實(shí)工作和未來(lái)發(fā)展的要求，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展蓄力。

4.3提升檔案管理人員專業(yè)水平

檔案管理人員專業(yè)化水平的提高是保證檔案管理效率的關(guān)鍵。檔案管理工作的落實(shí)關(guān)鍵在于人，諸多智能設(shè)備和信息技術(shù)的利用只能保證給予檔案管理工作技術(shù)上的輔助，而管理效果的體現(xiàn)重點(diǎn)還是在于管理人員的選擇上?！多l(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作辦法》中明確規(guī)定，鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)檔案工作人員要具備高中以上文化程度，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，并能夠保持長(zhǎng)期穩(wěn)定工作，且在工作過(guò)程中有顯著成績(jī)的，鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委和人民政府應(yīng)該要予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。人員的選擇具有很大的能動(dòng)性，因此需首先明確管理人員需要具備的基本職業(yè)素養(yǎng)，能體現(xiàn)以下基本崗位標(biāo)準(zhǔn)：（1）技術(shù)水平專業(yè)化。要保證分配到檔案管理部門(mén)的相關(guān)人員具備一定的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)或者專業(yè)技能，不需要進(jìn)行集中培訓(xùn)就能夠上手完成任務(wù)[9]。 （2）工作安排科學(xué)化。管理人員要具備檔案管理的基礎(chǔ)素質(zhì)，要擁有嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、明確的工作規(guī)劃，要對(duì)自身負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容有明確的認(rèn)識(shí)，能夠點(diǎn)明管理目的并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成管理項(xiàng)目?jī)?nèi)容。（3）對(duì)管理制度有基本的實(shí)踐能力。要遵守管理制度的約束，并按照制度標(biāo)準(zhǔn)正確應(yīng)對(duì)工作，要保證自己責(zé)任分工是合理的，在此基礎(chǔ)上還能對(duì)工作抱有責(zé)任感和自豪感。

4.4提升考核體系的科學(xué)化水平

檔案管理部門(mén)應(yīng)該要建立自己的考核體系?？己斯芾硎浅尸F(xiàn)工作效果最有力的手段之一，因此鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理部門(mén)需要依靠該系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)工作價(jià)值，體現(xiàn)工作效益。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)該要把檔案的考核管理工作也納入到鄉(xiāng)鎮(zhèn)季度考核和年度考核之中，督促管理人員認(rèn)真完成管理工作，積極反饋工作效果。整體科學(xué)考核機(jī)制的建設(shè)要遵守獎(jiǎng)罰分明的原則，對(duì)于考核過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題的人員要先進(jìn)行教育，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)查證問(wèn)題并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。具有帶動(dòng)作用的考核體系在建設(shè)完成后不會(huì)給部門(mén)人員帶去過(guò)多的壓力，帶去的更多的是動(dòng)力以及幫助管理人員指明工作方向。因此，迅速建立起科學(xué)且制度化的考核體系有助于提升檔案工作整體效率。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展各項(xiàng)手段是否有效，還需要通過(guò)后續(xù)摸索和階段性實(shí)驗(yàn)來(lái)進(jìn)一步確認(rèn)。但能夠確定的是，管理制度科學(xué)化、管理技術(shù)現(xiàn)代化、管理人員專業(yè)化是幫助檔案管理工作實(shí)現(xiàn)飛躍的根本途徑。

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作者簡(jiǎn)介：高杰，吉林省梨樹(shù)縣萬(wàn)發(fā)鎮(zhèn)綜合服務(wù)中心館員。工作及研究方向：農(nóng)村鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理。