高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀與改進研究

邰春蘭

摘 要：高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理，不僅是高校提升辦學(xué)水平的重要手段，也是為保障國家經(jīng)濟發(fā)展活力提供高素質(zhì)人才支撐的重點環(huán)節(jié)，在高校人才培養(yǎng)持續(xù)發(fā)展中有著重要作用。學(xué)籍檔案是學(xué)生重要的檔案資料，在當前信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)不斷發(fā)展背景下，進一步拓寬高校學(xué)籍檔案管理的未來發(fā)展空間，為提升高校人才培養(yǎng)水平創(chuàng)造了更好的條件。對我國高校來說，在學(xué)生學(xué)籍檔案開展過程中，應(yīng)當始終秉持創(chuàng)新理念，加強學(xué)生學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，為滿足國家經(jīng)濟建設(shè)對高素質(zhì)人才的需求貢獻寶貴力量?；诖?，本文首先闡述了我國高校目前開展學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀，并站在現(xiàn)代化視角，對改進高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理對策進行探究。

關(guān)鍵詞：高校管理;學(xué)籍檔案管理;現(xiàn)狀;改進對策

引言

高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理，是對學(xué)生學(xué)習(xí)生涯的詳細記錄，新時期高校學(xué)生學(xué)籍檔案的管理水平，對學(xué)生未來升學(xué)、就業(yè)會產(chǎn)生非常深刻的影響。因此對我國高校來說，應(yīng)當高度重視學(xué)籍檔案管理水平的提升，加強對學(xué)生學(xué)籍檔案的利用。需要注意的是，當前高校學(xué)生學(xué)籍檔案相比于其他類型的檔案來說利用程度較高，因此在開展管理工作過程中需要投入更多時間和精力，有針對性對管理工作中存在的一些問題進行分析，并在不斷解決問題的過程中積累豐富的經(jīng)驗，從而有效促進學(xué)籍檔案管理水平提升。

一、高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的特征

1.工作任務(wù)繁重

在國內(nèi)經(jīng)濟水平持續(xù)提升的環(huán)境下，人們接受教育的程度也不斷提升，總體來說，我國教育事業(yè)近年來已經(jīng)取得矚目成就，高校學(xué)生的熟練呈現(xiàn)出逐年上漲趨勢，尤其是高校擴招以后，這一趨勢更加明顯。在這樣的情況下，無論是高校教學(xué)管理工作還是學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作均逐漸趨于復(fù)雜化，使得高校在開展學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作過程中，需要承擔更加繁重的工作任務(wù)，學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的難度目前正在持續(xù)增長。

2.學(xué)籍信息真實準確

學(xué)籍檔案中的信息以學(xué)生基本信息為主，其中還涉及學(xué)生在校期間參加活動、接受獎懲等情況。通過查詢學(xué)籍檔案方式，可以了解到學(xué)生在校期間是否遵守學(xué)校規(guī)章制度，是對學(xué)生整體信息的詳細記錄。從客觀角度出發(fā)，學(xué)籍檔案具有規(guī)范性、準確性的特點，是對學(xué)生基本信息的真實記錄。

3.學(xué)籍檔案維護日常化

學(xué)籍檔案會對學(xué)生在校表現(xiàn)進行細致記錄，因此在時間不斷推移的過程中，及時對學(xué)籍檔案信息進行更新非常重要，便于及時將學(xué)生的情況記錄在冊。一般情況下，學(xué)校會以學(xué)期、年度為單位，定期對學(xué)籍檔案內(nèi)容進行擴充，在學(xué)生不斷成長的過程中，學(xué)籍檔案也會隨之發(fā)生相應(yīng)變化。

二、高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的意義分析

1.幫助學(xué)校設(shè)定人才培養(yǎng)計劃

為了讓學(xué)生在讀期間有一個更好發(fā)展，在學(xué)生入學(xué)時高校一般都會設(shè)立詳細的培養(yǎng)計劃。部分高校會結(jié)合學(xué)生所在專業(yè)、成績與性格等特點，在學(xué)籍檔案中采用計劃書、圖表等形式，逐步引導(dǎo)學(xué)生厘清發(fā)展思路。學(xué)生在校期間如果不了解需要完成的任務(wù)時，輔導(dǎo)員就可以及時對學(xué)生進行相應(yīng)指導(dǎo)，保證學(xué)生能夠在學(xué)校制定的人才培養(yǎng)基礎(chǔ)框架下，逐步完善發(fā)展計劃，通過這種方式讓學(xué)生有一個明確發(fā)展目標，確保學(xué)生能夠更加靈活地對后續(xù)學(xué)習(xí)生活進行安排，促使學(xué)生逐漸朝著正確方向發(fā)展。在這個過程中，學(xué)生需要盡早制定生活目標，了解在校期間必修的學(xué)分、需要掌握哪些知識和技能，主動投入到日常學(xué)習(xí)當中，通過這種方式讓學(xué)生的學(xué)籍檔案內(nèi)容變得更加充實。

2.引導(dǎo)學(xué)生成長

在大學(xué)四年的學(xué)習(xí)生活中，第二、第三學(xué)年是學(xué)生學(xué)習(xí)知識的關(guān)鍵階段，學(xué)籍檔案將成為輔助學(xué)生學(xué)習(xí)的有效工具。學(xué)生隨時可以利用學(xué)籍檔案，對自己的個人發(fā)展計劃進行調(diào)整，同時還可以輔助學(xué)生制定短期計劃、目標，這樣學(xué)生學(xué)籍檔案就可以更好地發(fā)揮對學(xué)生的指導(dǎo)作用。為保障學(xué)生學(xué)籍檔案指導(dǎo)作用的發(fā)揮，高校在開展學(xué)籍檔案管理工作過程中，應(yīng)當及時結(jié)合管理過程中獲取的反饋信息，有針對性彌補學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的漏洞，不斷修訂、完善管理細則，促使高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理趨于合理化、規(guī)范化。學(xué)生學(xué)籍檔案中的信息必須真實、準確，需要完善記錄學(xué)生在校情況，包括學(xué)生獲獎評優(yōu)、懲罰處分等，另一方，還應(yīng)當強化對學(xué)生道德、素質(zhì)的評價，最大限度地做好公正、客觀。

3.幫助學(xué)生彌補不足

學(xué)籍檔案對臨近畢業(yè)學(xué)生來說是非常重要的資料，學(xué)生可以利用學(xué)籍檔案明確自身不足，從而有針對性地對短期發(fā)展計劃進行調(diào)整。學(xué)生可以查閱學(xué)籍檔案，了解自己還需要修哪些學(xué)分，有效指導(dǎo)學(xué)生利用臨近畢業(yè)時間進行補修，幫助學(xué)生順利畢業(yè)、就業(yè)。高校還應(yīng)當重視加強學(xué)生實習(xí)檔案管理，通過真實記錄學(xué)生實踐期間表現(xiàn)情況，有效將學(xué)生的就業(yè)態(tài)度呈現(xiàn)出來，將其作為用人單位人才引進的重要依據(jù)，充分幫助學(xué)生解決就業(yè)問題。

4.畢業(yè)后的信息使用

我國近年來對社會信用的重視程度不斷提升，學(xué)生學(xué)籍檔案是對學(xué)生在校表現(xiàn)的準確記錄，學(xué)籍檔案可用于用人單位對學(xué)生進行考核的一項依據(jù)，當然也可以用于升學(xué)考核，比如公務(wù)員考試、研究生考試等。這就使得學(xué)生學(xué)籍檔案利用率高居不下，現(xiàn)階段對高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的熱度不斷增長，也逐漸成為社會共同關(guān)注焦點。

三、高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀分析

學(xué)生學(xué)籍檔案是記錄學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個學(xué)習(xí)階段表現(xiàn)情況的信息載體，為確保學(xué)生學(xué)籍檔案記錄的信息準確無誤，高校一般需要投入許多精力，切實做好學(xué)籍檔案管理工作。從目前情況來看，我國部分高校在開展學(xué)籍檔案管理工作，管理效果并沒有達到預(yù)期目標，在具體管理中仍然存在一些亟須處理的問題。

1.學(xué)生學(xué)籍變更集中性不足

我國許多高校都成立了專門部門、機構(gòu)，專門從事檔案管理工作，其中就涉及學(xué)籍檔案管理。在對學(xué)生進行資格審查合格、正式注冊學(xué)籍檔案開始，高校就需要細致地對學(xué)生各項信息進行記錄，這種記錄方式是間斷性、分散性的，學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容的完整性還有待商榷。比如學(xué)生成績、畢業(yè)等方面的信息主要由學(xué)校教務(wù)部門提供;學(xué)生創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新、綜合素質(zhì)等信息主要由學(xué)生工作部門提供。

學(xué)生在校期間，學(xué)籍檔案中的信息可能隨時都會變更，比如學(xué)生在開學(xué)前、學(xué)習(xí)中由于參軍需要保留學(xué)籍、因病因事休學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)申請等，出現(xiàn)這些情況必然會導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍出現(xiàn)變動。這些比較分散的事項，使得檔案室工作人員的工作比較煩瑣，學(xué)生學(xué)籍變更難以集中，只能由工作人員對每一次信息變更進行及時調(diào)整，才能進一步加大學(xué)籍檔案管理力度。

2.辦公效率低下

隨著國家政策調(diào)整，大學(xué)生入伍參軍、創(chuàng)業(yè)就業(yè)的現(xiàn)象屢見不鮮，在校學(xué)生涉及學(xué)籍信息變動的情況越來越多。在高?，F(xiàn)有人力資源體系下，開展學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作缺乏充足人員支撐，再加上學(xué)生學(xué)籍信息變更需要經(jīng)過多部門操作，這就會對學(xué)生學(xué)籍檔案變更的效率造成一定影響。學(xué)生學(xué)籍檔案異動主要由學(xué)校教務(wù)部門負責(zé)，學(xué)生在辦理手續(xù)時不僅需到對應(yīng)部門辦理，還需要在手續(xù)辦理完成后將手續(xù)辦結(jié)流程單提交到學(xué)籍檔案管理處進行存檔，由檔案管理人員對學(xué)生學(xué)籍檔案進行調(diào)整。在高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化水平較低情況下，學(xué)籍變更過程中無法同時對多名學(xué)生的學(xué)籍檔案進行處理，辦事流程煩瑣、辦事效率低下，不僅會加大高校管理成本投入，還會影響學(xué)生的滿意程度。

3.個別學(xué)校仍然以紙質(zhì)檔案為主

我國各大高校當前已經(jīng)建立針對學(xué)生學(xué)籍檔案管理的信息化系統(tǒng)，但是部分學(xué)校對紙質(zhì)檔案的依賴性仍然很強。同時使用紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案會加重學(xué)校學(xué)籍檔案管理負擔，部分高校想要完全脫離紙質(zhì)檔案還有很長的路要走。另一方面，紙質(zhì)檔案的使用需要人工進行填寫，不僅工作量巨大，而且可能會出現(xiàn)填寫錯誤的情況，工作人員對學(xué)生學(xué)籍檔案進行檢查又需要消耗大量精力，因此逐漸降低高校使用紙質(zhì)檔案的比例迫在眉睫。

4.學(xué)生學(xué)籍檔案利用率較低

從目前情況來看，我國許多高校將大量資金、人力投入到教務(wù)管理系統(tǒng)的開發(fā)上，對信息化建設(shè)的重視度越來越高。不過部分高?，F(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)中，只錄入了學(xué)生學(xué)籍、基本信息的初級資料，這些信息資料難以將學(xué)生在校的整體情況反映出來，在學(xué)生畢業(yè)論文設(shè)計、社會實踐等教學(xué)形式的評價中，仍然以結(jié)論性評價為主，缺乏科學(xué)、客觀的過程性評價，這就反映出部分高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化水平還需進一步提升。

四、改進高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的對策探究

1.創(chuàng)新管理理念

高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作開展，不能只依靠單一的管理模式，加強傳統(tǒng)管理模式與互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合是重點。對高校來說，應(yīng)當始終堅持“以人為本”的管理理念，從實際出發(fā)，重視對學(xué)生學(xué)籍檔案的全面管理、集中管理，一切圍繞學(xué)生利益出發(fā)，重視學(xué)生學(xué)籍檔案管理中服務(wù)職能提升，采用“互聯(lián)網(wǎng)+”的手段，為學(xué)生提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案查詢服務(wù)。在學(xué)生學(xué)籍檔案歸檔時，檔案管理工作人員必須耐心、細致地對待工作，盡可能借鑒國外或其他先進學(xué)校成熟、優(yōu)秀的學(xué)籍檔案管理經(jīng)驗，切實維護學(xué)生學(xué)籍檔案信息。高校檔案管理部門要加強對檔案管理工作人員的教育和培訓(xùn)，做好人員選拔工作，挑選合適人才開展檔案管理工作。尤其是在加強實施“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略過程中，必須保障每一位檔案管理人員都具備較高的計算機操作水平，為提升學(xué)生學(xué)籍檔案信息化、集中化管理水平創(chuàng)造良好條件。新時期，加強高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中的理念創(chuàng)新，是改進管理工作、提升管理成效的前提條件。對部門領(lǐng)導(dǎo)、工作人員來說，只有時刻秉持創(chuàng)新原則，才可以確保學(xué)籍檔案管理工作緊跟時代步伐，才能夠為高校提升辦學(xué)水平做好鋪墊，從而為國家社會經(jīng)濟建設(shè)提供更多高素質(zhì)人才。

2.優(yōu)化信息化管理

信息化是時代進步的必然選擇，各大高校應(yīng)當將學(xué)生學(xué)籍檔案管理納入學(xué)校信息化建設(shè)范疇，逐步減少紙質(zhì)檔案使用頻率，基于信息化技術(shù)為保障學(xué)生學(xué)籍檔案信息準確性、真實性創(chuàng)造良好條件?；谛畔⒒ㄔO(shè)的學(xué)生學(xué)籍檔案管理，便于學(xué)生自主對學(xué)籍注冊、學(xué)籍變更進行操作，進一步緩解高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理壓力。同時在大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)的支持下，還能夠自動對每一位學(xué)生的學(xué)籍信息進行檢測，避免學(xué)生學(xué)籍信息填寫錯誤。在信息化支持下，學(xué)生學(xué)籍檔案的保密性將得到有效提升，便于學(xué)生及時、準確查詢自己的學(xué)籍信息。比如在學(xué)生入學(xué)時需要進行學(xué)籍注冊，通過學(xué)校構(gòu)建的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，學(xué)生可以使用學(xué)號或者入學(xué)時設(shè)置的密碼進入系統(tǒng)，自主進行學(xué)籍注冊操作，在系統(tǒng)提示下完成學(xué)籍注冊。在校期間，學(xué)生如有學(xué)籍變更需求，也可以進入學(xué)籍管理系統(tǒng)進行自主操作，在學(xué)校教務(wù)部門引導(dǎo)下，學(xué)生可以向系統(tǒng)提交學(xué)籍信息變更申請，通過系統(tǒng)及時將學(xué)生的申請信息傳遞到相關(guān)部門進行審核，在審核通過后利用短信、微信等方式將信息反饋給學(xué)生?？傊?，基于信息化建設(shè)的學(xué)生學(xué)籍檔案管理，使得管理工作的自動化、智能化水平得到進一步提升，不僅緩解了傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理的工作壓力，解決傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理中辦事效率低下的問題，還能夠為學(xué)生提供更加便捷、智能的查詢、申請等服務(wù)。

3.加強學(xué)籍檔案管理的制度建設(shè)

制度建設(shè)是任何一個社會主體正常運行的根本，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的開展，也應(yīng)當建立在制度建設(shè)基礎(chǔ)上。學(xué)籍檔案管理制度是高校開展學(xué)籍檔案管理工作的主要依據(jù)，其可以有序引導(dǎo)管理工作開展。高校在制定、修訂學(xué)籍檔案管理制度過程中，應(yīng)當認真閱讀國家教育部門出臺有關(guān)制度建設(shè)的文件、政策，并結(jié)合學(xué)校發(fā)展實況，認真分析現(xiàn)階段學(xué)校學(xué)生檔案管理中存在的問題，通過制度建設(shè)方式有序?qū)芾砉ぷ髦写嬖诘膯栴}進行整改，進一步保障學(xué)籍檔案管理制度的完善程度，切實提升制度的可行性、全面性。在學(xué)籍檔案管理制度引導(dǎo)下，高校需要制定一套行之有效的管理辦法，進一步緩解師生辦理相關(guān)手續(xù)負擔，切實提升高校學(xué)籍檔案管理工作的合理性、規(guī)范性。

4.加強學(xué)籍檔案管理人才隊伍建設(shè)

從一定程度上講，學(xué)校對學(xué)籍檔案管理工作的重視程度，決定了學(xué)籍檔案的整體管理水平。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展背景下，新技術(shù)、新方法的應(yīng)用，都必須有一支高素質(zhì)、高水平的人才隊伍支持。因此對高校來說，應(yīng)當加強對現(xiàn)有檔案管理工作人員以及新近檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強對檔案管理工作人員績效考核以及考核結(jié)果的應(yīng)用，實行“優(yōu)勝劣汰”的人力資源管理辦法，確保人才隊伍建設(shè)能夠更好地支持高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作開展?？冃Э己私Y(jié)果需要直接與工作人員的基本工資、薪酬福利掛鉤，通過這種方式激勵工作人員為提升績效水平努力，通過這種方式為高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作提供保障，保證每一位工作人員都抱著積極的態(tài)度和高度責(zé)任心投入到學(xué)籍檔案管理工作中。

結(jié)語

綜上所述，高校學(xué)生學(xué)籍檔案是完整記錄學(xué)生學(xué)習(xí)信息的載體，加強對學(xué)籍檔案的管理，有助于提升高校辦學(xué)水平，為保障國家經(jīng)濟發(fā)展活力提供充足人才支持具有很好的促進作用。當前，我國高校必須積極轉(zhuǎn)變管理理念，明確學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題，基于信息化建設(shè)、人才隊伍建設(shè)以及制度建設(shè)，實施“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略，切實提升學(xué)籍檔案管理的信息化、集中化、智能化水平，以便為高校充分發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案價值創(chuàng)造良好條件。

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（作者單位：寶雞文理學(xué)院）