“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，醫(yī)院檔案管理工作中工作技術(shù)和載體出現(xiàn)了變化，如何探索“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用、促進全新檔案管理模式的構(gòu)建成為熱點研究課題。本文從“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)的角度，對醫(yī)院檔案管理工作中“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)的實踐應(yīng)用措施進行了探究，旨在充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)的重要作用，構(gòu)建全新的醫(yī)院檔案管理工作體系，助力醫(yī)院檔案資源的全面應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;PDCA循環(huán);醫(yī)院;檔案管理

醫(yī)院檔案資源是在醫(yī)院各科室業(yè)務(wù)工作中逐漸形成的，醫(yī)院檔案本身具有考察、保存和利用方面的價值，主要內(nèi)容涉及黨群管理檔案、行政管理檔案、醫(yī)學(xué)科研檔案、醫(yī)療管理檔案、基礎(chǔ)建設(shè)檔案、財會工作檔案、統(tǒng)計工作檔案等。檔案資源的內(nèi)容體系相對復(fù)雜，整體容量較大，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作，有助于全面促進檔案管理工作科學(xué)化開展，有利于推動檔案資源的高效化利用。鑒于此，新時代在“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案管理的情況下，醫(yī)院在開展檔案管理改革的過程中可以針對“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)在檔案管理工作中的應(yīng)用進行探究，促進全新檔案管理體系的構(gòu)建，為醫(yī)院檔案資源的系統(tǒng)化整合利用創(chuàng)造便利。

一、PDCA循環(huán)理論內(nèi)涵

PDCA循環(huán)理論是在美國質(zhì)量統(tǒng)計控制專家休哈特所提出的PDS理論基礎(chǔ)上發(fā)展和衍生出來的，在我國經(jīng)過國家質(zhì)量管理專家戴明進行改進后形成了PDCA循環(huán)理論，因此該理論在實踐應(yīng)用方面也被稱之為“戴明環(huán)”。PDCA循環(huán)是針對質(zhì)量管理提出的管理理念，認為可以將質(zhì)量管理劃分為四個主要的階段，即P（Plan）——計劃階段、D（Do）——實施階段、C（Check）——檢查階段、A（Action）——處理階段的四個主要過程，這四個過程所構(gòu)成的循環(huán)系統(tǒng)就是PDCA循環(huán)。在質(zhì)量管理工作中，探索PDCA循環(huán)理論的有效應(yīng)用，能促進全面質(zhì)量管理工作的貫徹落實，可以在開展質(zhì)量管理工作的過程中形成從計劃到處理，再從處理到計劃的全過程管理系統(tǒng)，在不斷實踐、總結(jié)和改進中，對管理體系進行建設(shè)和完善，取長補短，促進質(zhì)量管理效率和水平的不斷提升，從而形成最優(yōu)化的管理模式。在醫(yī)院檔案管理工作中，結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的支持積極探索PDCA循環(huán)的有效應(yīng)用，能在循環(huán)系統(tǒng)中促進管理工作的開展，有助于將“互聯(lián)網(wǎng)+”管理技術(shù)融入質(zhì)量管理循環(huán)系統(tǒng)中，從而構(gòu)建全過程、全方位的檔案管理質(zhì)量體系，有效促進醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的全面創(chuàng)新，為醫(yī)院檔案管理資源的高效化利用與醫(yī)院綜合管理服務(wù)體系的全面創(chuàng)新提供支持。

二、醫(yī)院檔案管理工作中“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)的實踐應(yīng)用

醫(yī)院檔案管理工作開展需要全新的技術(shù)和模式作為支撐，新時期把握“互聯(lián)網(wǎng)+”信息技術(shù)的應(yīng)用，重點從PDCA循環(huán)的應(yīng)用角度對檔案管理工作的創(chuàng)新規(guī)劃進行探究，可以進一步彰顯PDCA循環(huán)聯(lián)合“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)用的優(yōu)勢，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的整體發(fā)展效能。下面就結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支撐對聯(lián)合PDCA循環(huán)開展醫(yī)院檔案管理工作的具體實踐方法進行探究。

1.P——計劃階段（Plan）

按照國家檔案局制定的檔案管理方面的法律法規(guī)以及醫(yī)院檔案管理工作中的具體工作制度，分析互聯(lián)網(wǎng)時代的影響，對醫(yī)院檔案管理制度進行修訂和完善，可以重點對《檔案移交制度》《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案借閱制度》《檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)制度》《檔案信息資源共享制度》等進行建設(shè)、修訂和完善，為檔案管理工作的開展提供相應(yīng)的支持。在此基礎(chǔ)上，把握“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的需求和醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)工作改革發(fā)展的現(xiàn)實需要，組織醫(yī)院檔案管理工作人員或者兼職人員加強對“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理技術(shù)的全面學(xué)習(xí)和系統(tǒng)創(chuàng)新，引導(dǎo)他們了解互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在檔案管理工作中的合理化應(yīng)用，對工作人員的檔案資源數(shù)據(jù)庫歸檔工作、檔案資源在線共享工作等能力進行強化訓(xùn)練，從而確保檔案管理人員能把握“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的影響，對檔案管理工作的開展進行準(zhǔn)確的定位分析，在明確各方面工作人員崗位職責(zé)和分工的基礎(chǔ)上，保障各項建設(shè)工作的穩(wěn)定推進，有效促進醫(yī)院檔案建設(shè)工作實現(xiàn)高質(zhì)量和高效化發(fā)展的目標(biāo)。通過對于檔案管理工作的精確分析，檔案管理工作人員可以做好預(yù)案，為全面開展相關(guān)工作奠定堅實基礎(chǔ)。

2.D——實施階段（Do）

在實際落實檔案管理制度的過程中，按照“互聯(lián)網(wǎng)+”時代要求修訂的醫(yī)院檔案管理制度和醫(yī)院各項業(yè)務(wù)工作的實際需求，做好各類檔案資料的搜集、整理和歸檔工作，同時積極探索電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建和應(yīng)用，有助于增強電子檔案分類管理工作的規(guī)范性和有序性，促進檔案管理效率的全面提升，為新時代背景下檔案管理工作信息化建設(shè)的有效實施奠定基礎(chǔ)，帶動檔案管理體系的全面創(chuàng)新。除此之外，醫(yī)院方面還應(yīng)當(dāng)加強內(nèi)部管理，加強檔案管理部門與其他各部門之間的交流與溝通，避免在運行過程中出現(xiàn)信息孤島等現(xiàn)象。通過加強各部門之間的聯(lián)系以及引進最先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠進一步提升檔案的準(zhǔn)確性以及檔案管理效率，也能夠進一步減輕檔案管理工作人員的壓力，為醫(yī)院適應(yīng)新時期基本需求做好準(zhǔn)備。

例如，在實施階段構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理模式的過程中，可以嘗試引入藍凌檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建醫(yī)院全程數(shù)字化、信息化的檔案管理體系，在系統(tǒng)的支撐下促進檔案管理和利用效率的全面提升。在實際對檔案管理系統(tǒng)進行建設(shè)和實施的過程中，要重點針對傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作中面臨的檔案工作量大、檔案管理不規(guī)范、檔案信息檢索便利性偏低、檔案利用率較差等基本情況，從業(yè)務(wù)應(yīng)用、后臺配置、第三方軟硬件集成的角度對檔案管理系統(tǒng)進行設(shè)計和應(yīng)用，重點在檔案管理信息化系統(tǒng)中對檔案接收管理、檔案資源管理、檔案利用、檔案處置模塊的主要功能進行完善，促進預(yù)歸檔案和檔案庫的建設(shè)、完善，確保能在醫(yī)院檔案管理工作中，充分彰顯“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理工作的優(yōu)勢。構(gòu)建智慧化的檔案管理平臺系統(tǒng)，形成從檔案歸集到檔案處置全過程的全生命周期數(shù)字化檔案管理體系，增強醫(yī)院檔案管理工作的綜合發(fā)展效率，從而為醫(yī)院各科室工作的開展提供相應(yīng)的支持，有效促進醫(yī)院綜合服務(wù)工作、科研工作水平的全面提升。與此同時醫(yī)院方面也可以引進專項資金，加強本院的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)建設(shè)，提升互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)安全系數(shù)，為全面開展檔案管理工作保駕護航。

3.C——檢查階段（Check）

在全面探索“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)開展醫(yī)院檔案管理工作的過程中，要重視醫(yī)院檔案管理檢查工作的落實，并在檔案管理檢查工作中探索信息技術(shù)的有效應(yīng)用。具體而言，在檢查階段的工作中，要重點結(jié)合檔案管理數(shù)字化服務(wù)系統(tǒng)的有效應(yīng)用，對醫(yī)院各門類、各載體檔案資料的使用情況進行全方位監(jiān)督，對檔案資料的規(guī)范性、完整性進行嚴(yán)格審查，判斷醫(yī)院檔案管理工作中檔案內(nèi)容是否存在一致性、是否具備同一性，電子檔案資源是否與紙質(zhì)檔案資源存在一致性。在有效檢查的基礎(chǔ)上，要重點針對醫(yī)院檔案管理檢查結(jié)果進行適當(dāng)統(tǒng)計和分析，并組織開展深度討論工作，不但對醫(yī)院檔案管理工作的方法進行完善，還應(yīng)切實優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作的綜合發(fā)展效能。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下開展醫(yī)院檔案管理檢查工作的過程中，要重點結(jié)合檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，做好檔案鑒定、審批、提醒方面的工作，并且還要促進檔案盤點、檔案編研工作的系統(tǒng)貫徹落實，確保能發(fā)揮當(dāng)前資源綜合分析、統(tǒng)計分析等重要作用。對醫(yī)院檔案管理進行系統(tǒng)的創(chuàng)新，在實際推進檔案管理工作的過程中降低管理難度，提高檔案管理的數(shù)字化水平，為醫(yī)院檔案資源的科學(xué)規(guī)范開展和有效利用創(chuàng)造便利，全方位優(yōu)化檔案管理工作的綜合效果。從整體上看，在醫(yī)院檔案管理工作中，運用先進的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)對所儲存檔案進行全面檢查，有助于避免檔案管理工作出現(xiàn)失誤，也有助于提升使用者的滿意程度。因此醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)當(dāng)高度重視，對醫(yī)院現(xiàn)階段互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)進行全面升級，不斷提升這樣檢查效果。

4.A——處理階段（Action）

醫(yī)院檔案管理工作中，有效處理能進一步突出檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度。因此，在信息時代背景下，為了增強檔案管理工作的效果，還要對處理階段的工作進行改進和創(chuàng)新，重點對檔案管理工作中存在的疏漏和錯誤情況進行審查，在及時改進的基礎(chǔ)上總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，查找出現(xiàn)錯誤的原因，并制定更加完善的檔案管理方案，確保能促進檔案資源的優(yōu)勢共享，增強管理的科學(xué)化水平。同時，在處理階段，還要對處理結(jié)果和經(jīng)驗教訓(xùn)進行總結(jié)，為循環(huán)系統(tǒng)中“計劃階段”工作的改進和創(chuàng)新提供相應(yīng)的參考，使醫(yī)院檔案管理真正構(gòu)建良性循環(huán)發(fā)展體系，為工作的改進和創(chuàng)新提供相應(yīng)的參考，使醫(yī)院檔案管理真正構(gòu)建良性循環(huán)發(fā)展體系。在構(gòu)建良性循環(huán)發(fā)展體系過程中，醫(yī)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)積極聽取一線檔案管理工作人員的意見以及建議，不斷完善相關(guān)制度。

例如，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代聯(lián)合PDCA循環(huán)開展檔案管理工作的過程中，通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用，能發(fā)揮電子檔案信息系統(tǒng)的重要支撐作用，針對檔案進行有效鑒別，并完善檔案觸發(fā)、鑒定方面的功能，如果醫(yī)院檔案系統(tǒng)中檔案資源存在即將到期的情況，則系統(tǒng)會自動識別、觸發(fā)，并向檔案管理人員發(fā)送預(yù)警消息，鑒定人員可以申請對檔案資源進行鑒定，按照鑒定結(jié)果重新對檔案的屬性進行設(shè)定，如果檔案在鑒定后被判斷為沒有價值，則系統(tǒng)會自動對其實施銷毀處理，此時在檔案銷毀數(shù)據(jù)庫中能對被銷毀的檔案進行查詢。這樣就能將信息技術(shù)融入醫(yī)院檔案處理階段，發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，促進醫(yī)院檔案管理工作的全面創(chuàng)新，逐步提升醫(yī)院檔案管理工作的綜合影響力。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理的成效

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下開展醫(yī)院檔案管理工作的過程中，積極探索互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與PDCA循環(huán)的聯(lián)合應(yīng)用，能充分展現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理的特色和PDCA循環(huán)理論的應(yīng)用優(yōu)勢，提高檔案管理工作的效率和效果，促進醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)系統(tǒng)創(chuàng)新的目標(biāo)。

1.有助于深化檔案功能開發(fā)，服務(wù)醫(yī)院大局

在醫(yī)院對檔案管理工作進行改革創(chuàng)新的過程中，將“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)的應(yīng)用作為重要的切入點，不僅能通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用，全面對醫(yī)院檔案管理工作機制進行改革創(chuàng)新，對服務(wù)模式進行優(yōu)化，還能促進檔案功能的系統(tǒng)開發(fā)，使檔案管理工作的開展服務(wù)醫(yī)院管理工作大局。具體分析，醫(yī)院檔案本身存在信息量大、存儲時間長、檔案資源相對復(fù)雜的特點，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的支持下，在檔案管理工作中引入PDCA循環(huán)系統(tǒng)，能構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、程序化和科學(xué)化的檔案管理模式，能有效促進檔案管理功能的系統(tǒng)開發(fā)，確保檔案管理工作的開展可以與醫(yī)院工作緊密聯(lián)系在一起，促進檔案資源在各部門工作中的有效應(yīng)用，為信息技術(shù)支持下實現(xiàn)檔案管理工作的高效化發(fā)展創(chuàng)造條件。從整體上看，在醫(yī)院檔案管理工作中引入PDCA循環(huán)系統(tǒng)，對于醫(yī)院適應(yīng)新時期發(fā)展需求具有積極意義，也有助于不斷提升檔案管理水平，讓檔案管理更好地為醫(yī)院正常運行服務(wù)。

2.有利于推進檔案管理創(chuàng)新發(fā)展，提升管理效能

在醫(yī)院開展檔案管理工作的過程中，選取“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的應(yīng)用作為切入點，重點針對PDCA循環(huán)的應(yīng)用進行分析，在檔案管理環(huán)節(jié)進行明確的基礎(chǔ)上，確保檔案管理工作的開展能體現(xiàn)出全面性和完整性的特征，為檔案管理人員提供更加便利的管理模式，對檔案管理工作的效率和效果進行有效改進，促進醫(yī)院檔案制度化、規(guī)范化、共享化管理模式的系統(tǒng)構(gòu)建，從而在優(yōu)化創(chuàng)新檔案資源利用的基礎(chǔ)上，使全新的檔案管理模式得到設(shè)計和應(yīng)用，確保醫(yī)院檔案管理工作的開展能體現(xiàn)出精準(zhǔn)管理、自動化管理、高效管理、便捷管理的特色，有效促進醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的多元化發(fā)展和創(chuàng)新，逐步增強檔案管理工作的效率和效果。同時，PDCA循環(huán)質(zhì)量管理模式在醫(yī)院檔案管理中的有效應(yīng)用，還能借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的支撐，構(gòu)建全新的檔案管理質(zhì)量控制體系，形成全過程、全生命周期檔案管理支撐系統(tǒng)，在管理的全流程實施高效化的質(zhì)量監(jiān)控，為醫(yī)院檔案管理水平的全面提升創(chuàng)造條件，最大限度地彰顯檔案管理效能。

通過引入PDCA循環(huán)系統(tǒng)，能夠進一步激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新潛能，也有助于提升醫(yī)院其他方面工作效率，對于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有重要現(xiàn)實意義。

四、結(jié)語

綜上所述，在對醫(yī)院檔案管理工作進行全面改革創(chuàng)新的過程中，積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)的有效應(yīng)用，能發(fā)揮PDCA循環(huán)與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)整合應(yīng)用的優(yōu)勢，為檔案管理工作的開展提供良好的支持，全面促進醫(yī)院檔案管理水平的提升。因此，新時代背景下，要注意對“互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)的檔案管理模式進行準(zhǔn)確的定位，積極探索檔案管理體系的系統(tǒng)構(gòu)建和全面創(chuàng)新，借助全流程檔案管理質(zhì)量系統(tǒng)的構(gòu)建為檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展奠定基礎(chǔ)，助力醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，逐步促使醫(yī)院檔案資源實現(xiàn)高效化利用的目標(biāo)。

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（作者單位：青島市即墨區(qū)人民醫(yī)院）

作者簡介：黃宇（1983—），女，漢族，山東青島人，本科，館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。