校長要善于派活

黃文輝 黃冠

[摘? ? 要]給下屬和部門安排工作是校長的一項(xiàng)重要職責(zé)。厘清層級關(guān)系，分清部門職責(zé)，排出輕重緩急，明確檢查程序，定出工作標(biāo)準(zhǔn)，則是校長科學(xué)安排工作的重要手段。校長唯有科學(xué)安排工作，才能從繁雜的事務(wù)中解放出來，把更多的精力放到思考、研究學(xué)校事業(yè)發(fā)展的大事中去。

[關(guān)鍵詞]學(xué)校管理;校長工作;工作安排

現(xiàn)在校長都很忙。據(jù)國家教育行政學(xué)院基礎(chǔ)教育研究中心調(diào)查統(tǒng)計(jì)：71.68%的校長每天加班2至4小時(shí)，22.29%的校長平均每天加班4小時(shí)以上，97.89%的校長經(jīng)常周末加班，且周末平均加班時(shí)間為6.18小時(shí)。[1]分析中小學(xué)校長很忙的原因，既有學(xué)校沿襲行政部門管理的方法，行政事務(wù)太多的客觀因素，也有校長自身素質(zhì)不強(qiáng)，不會管理時(shí)間，不會科學(xué)安排工作的主觀因素。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少校長事無巨細(xì)，事必躬親，學(xué)校大小事務(wù)一概親自過問，親自處理，不懂得授權(quán)分權(quán)，結(jié)果使自己陷入繁雜的事務(wù)之中，總覺得有做不完的事情。因此，校長欲把自身從繁雜的事務(wù)中解放出來，就要善于授權(quán)分權(quán)，科學(xué)地分派工作，提高管理的質(zhì)量和效率。那么，校長該怎樣科學(xué)地安排工作呢？

一、校長派工作要弄清層級關(guān)系

弄清層級關(guān)系是校長科學(xué)安排工作的前提。層級管理是現(xiàn)代學(xué)校的一項(xiàng)重要管理制度，它是指在學(xué)校管理過程中，明確各職位的職責(zé)、權(quán)力和利益，各在其位，各司其職，各負(fù)其責(zé)，嚴(yán)格按照組織程序，在學(xué)校內(nèi)部進(jìn)行統(tǒng)一管理。它強(qiáng)調(diào)分級管理，分層負(fù)責(zé)，沒有特殊情況不要打亂管理的層級關(guān)系。學(xué)校校級領(lǐng)導(dǎo)屬于管理的核心層，負(fù)責(zé)對重大事項(xiàng)的決策。校長是學(xué)校的最高決策者，對學(xué)校的所有決策負(fù)總責(zé)。分管副校長在校長的直接領(lǐng)導(dǎo)下，對所分管的工作負(fù)責(zé)。中層干部是學(xué)校的執(zhí)行層，在分管副校長的直接領(lǐng)導(dǎo)下，對所管理的部門的工作進(jìn)行具體地管理。全體教職工是學(xué)校的落實(shí)層，他們在各個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)下，具體落實(shí)學(xué)校的各項(xiàng)工作。校長委派工作，除了按照學(xué)校的工作分工，自己所分管的部門可以直接給中層干部委派工作外，其他部門的工作原則上應(yīng)通過分管副校長去安排，也就是說，校長一般不應(yīng)該打亂層級直接給中層干部或者教職工布置工作。

分級按層布置工作的最大好處是工作的責(zé)權(quán)明確。工作是誰布置的，該誰執(zhí)行，執(zhí)行不通該向誰請示，出了問題該誰負(fù)責(zé)，有非常明確的管理路徑。管理學(xué)認(rèn)為，一個(gè)組織從最高主管到每一個(gè)下屬人員的職權(quán)系統(tǒng)越明確，則決策和信息的溝通工作就越有效。下級人員必須知道是誰授予自己職權(quán)，當(dāng)遇到超出職權(quán)范圍外的問題時(shí)該向誰請示。[2]因此，厘清層級關(guān)系，按層級安排工作，是校長科學(xué)安排工作的首要原則。

有的校長認(rèn)為，按照層級布置安排工作太麻煩，太費(fèi)事，所有工作都要通過分管副校長去安排落實(shí)，不如自己親自安排效率高，落實(shí)快。如果遇到分管副校長不負(fù)責(zé)任或者沒有弄清工作意圖，還可能誤事。因此，在現(xiàn)實(shí)生活中，不少校長都喜歡越過分管副校長，直接給學(xué)校中層干部甚至教職工布置工作。如果從單一的某件事來看，校長直接給中層或者教職工布置工作，也許確實(shí)具有速度快、效率高、質(zhì)量好的效果，但從長期來看，則不利于學(xué)?？茖W(xué)民主管理機(jī)制的運(yùn)行和現(xiàn)代學(xué)校管理制度的建立。

校長越過層級關(guān)系直接給中層干部或者教職工布置工作，危害極大。它不僅架空了分管副校長的管理職權(quán)，挫傷其工作的積極性，造成領(lǐng)導(dǎo)班子內(nèi)部的不團(tuán)結(jié)，而且還會形成校長的“一言堂”，造就一批“特殊教職工”。在學(xué)校管理中，只要有越級安排工作的情況存在，就一定會有越級請示和越級匯報(bào)現(xiàn)象的出現(xiàn)。當(dāng)有的中層干部和教職工在校長的直接領(lǐng)導(dǎo)下，能夠快速高效地把事情辦成，并且受到校長的表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)的時(shí)候，他們就會把越級請示和匯報(bào)當(dāng)成經(jīng)驗(yàn)而發(fā)揚(yáng)光大;當(dāng)校長覺得越級安排布置工作具有“省時(shí)省事”“快速高效”的優(yōu)點(diǎn)時(shí)，就會越來越多地越過其他分管副校長直接安排布置工作，并最終形成“一言堂”“家長制”。這樣，越級行事的傾向就會越來越嚴(yán)重，夾在中間的學(xué)校其他領(lǐng)導(dǎo)，其地位和作用就會越來越小，工作積極性就越來越低，學(xué)校正常、和諧、健康的工作關(guān)系就會被破壞。一所學(xué)校，如果校長習(xí)慣于越級安排布置工作，喜歡越級聽取下級的工作匯報(bào)和情況反映，長此以往，就會打亂學(xué)校正常的管理秩序，學(xué)校離開了校長就無法開展工作，從而導(dǎo)致學(xué)校矛盾叢生，人心渙散。所以，美國著名管理學(xué)家羅梯告誡說：“絕不應(yīng)超越責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)向下屬人員下達(dá)命令。否則，當(dāng)事人應(yīng)被撤換。”[3]

二、校長派工作要分清部門職責(zé)

分清部門職責(zé)是校長科學(xué)安排工作的基礎(chǔ)。學(xué)校因工作的需要，設(shè)有大大小小的管理部門。不同的部門有不同的職責(zé)，校長安排布置工作一定要分清部門職責(zé)，把合適的工作交給合適的部門去做。既不能越位，也不能錯(cuò)位。既不要把總務(wù)處的工作布置給教務(wù)處去做，同樣，也不要把教務(wù)處的工作安排給辦公室去做。但有的校長為了圖工作方便，在安排布置工作時(shí)往往不分部門職責(zé)，錯(cuò)位安排，亂點(diǎn)鴛鴦譜，學(xué)校工作布置毫無章法。具體有如下幾種表現(xiàn)：

一是學(xué)校處室、人員工作分工錯(cuò)位。學(xué)校各個(gè)處室的職責(zé)職能有非常明確的分工，學(xué)校往往也是根據(jù)不同處室的職能配備不同的管理干部，各有其長。比如，辦公室主任擅長綜合協(xié)調(diào)、材料撰寫，教科室主任擅長課題指導(dǎo)、教育科研，教務(wù)處主任擅長課堂組織、教學(xué)管理等，校長就應(yīng)根據(jù)各個(gè)處室的職能和處室負(fù)責(zé)人的長處安排工作。但有些校長偏偏不按規(guī)矩辦，有的學(xué)校安排教科室負(fù)責(zé)學(xué)校辦公室的工作，比如，學(xué)校各種會議材料的起草、年初計(jì)劃、年終總結(jié)等;有的學(xué)校安排辦公室負(fù)責(zé)教學(xué)管理工作，比如，教師的出勤、師德考核、外出學(xué)習(xí)安排等。還有的學(xué)校，專職黨委副書記不管黨務(wù)，而是分管教學(xué)和招生工作等等。如此錯(cuò)位分工，必然導(dǎo)致錯(cuò)位安排布置工作，影響部門工作積極性的發(fā)揮和工作效率的提高，影響部門間的合作。如果校長確實(shí)覺得某人的工作水平不適合在某個(gè)部門工作，應(yīng)該向上級黨組織提出人事調(diào)整，而不能隨意安排布置工作。

二是校長經(jīng)常把工作錯(cuò)位安排給老實(shí)聽話的人去做。有的校長安排布置工作時(shí)不分部門的工作職責(zé)，總喜歡把工作安排給老實(shí)聽話的人去做。老實(shí)人聽話，辦事踏實(shí)認(rèn)真，能保證布置的工作落到實(shí)處，能讓校長放心。但如果長期這樣安排布置工作，一方面部門的工作職責(zé)無法落實(shí)，不能有效考核部門工作，另一方面也容易形成誰老實(shí)誰就多干活，老實(shí)人吃虧的不好局面，不利于營造積極向上的工作氛圍。

三是工作安排缺乏統(tǒng)籌考慮，抓到誰就是誰。有的校長安排布置工作缺乏統(tǒng)籌考慮，系統(tǒng)謀劃，抓到誰就是誰，不管合適不合適。有的校長，只要誰去給他反映情況，提出工作建議，他就把這項(xiàng)工作布置給誰;還有的校長，當(dāng)他接到上級布置的工作任務(wù)時(shí)，誰在他的跟前，就把工作任務(wù)安排給誰;也還有的校長，把一項(xiàng)工作同時(shí)安排給多個(gè)部門去做，不僅造成學(xué)校人力、物力的浪費(fèi)，同時(shí)也容易造成部門之間的猜疑，影響同事之間的團(tuán)結(jié)合作。如此等等，都是缺乏統(tǒng)籌謀劃的表現(xiàn)。長此以往，學(xué)校中層干部和教職工都不愿去給校長反映情況和意見了，都不愿同校長接近了。有的校長還暗中得意，認(rèn)為學(xué)校管理得好，職工都不提意見了，而實(shí)際是學(xué)校管理不得法，工作局面萬馬齊喑、人心渙散的表現(xiàn)。

因此，校長安排工作，首先必須對工作的內(nèi)容和目標(biāo)進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，其次根據(jù)學(xué)校工作的分工安排給相應(yīng)的部門去完成。一個(gè)蘿卜一個(gè)坑，每個(gè)蘿卜都要填好自己的坑。缺位、錯(cuò)位、越位都是不利于工作開展的。

三、校長派工作要排出輕重緩急

排出工作的輕重緩急是校長科學(xué)安排工作的保證。任何單位、部門的工作都有輕重緩急，學(xué)校的工作也不例外。校長安排工作是一項(xiàng)藝術(shù)，它要求校長要具有豐富的知識水平和縝密的思維水平，對學(xué)校工作進(jìn)行深入細(xì)致地分析研究，認(rèn)真評價(jià)工作的性質(zhì)并創(chuàng)造性地做出決策。如果校長不能對學(xué)校的工作按照輕重緩急的程度排出次序，眉毛胡子一把抓，工作就會變得毫無頭緒，有時(shí)甚至?xí)⒄`大事。只有分清主次、輕重，工作才會變得井井有條，卓有成效。

管理學(xué)中根據(jù)事務(wù)的緊迫性和重要性，把事務(wù)的優(yōu)先級分為四類：重要且緊急;重要不緊急;緊急不重要;不重要且不緊急。排在第一類的需要盡快處理，最優(yōu)先，如學(xué)校突發(fā)重大安全事故，上級臨時(shí)布置的重大接待事項(xiàng)等;排在第二類的可暫緩，但要給予足夠的重視，并且安排足夠強(qiáng)大的力量去完成，只是在時(shí)間上不那么緊急，如學(xué)校職稱評聘、績效獎(jiǎng)金的分配、五年規(guī)劃編制等重大制度的建立與修訂，在時(shí)間安排上雖然不緊急，但它涉及學(xué)校的發(fā)展與穩(wěn)定，牽一發(fā)而動全身，因此，校長應(yīng)該給予高度的重視，并安排最強(qiáng)大的力量去完成。而現(xiàn)實(shí)中有的校長恰恰相反，對制度的建立與修訂、遠(yuǎn)景規(guī)劃的編制與落實(shí)，認(rèn)為是寫在紙上的軟東西，因此，既沒有深入地調(diào)研，也沒有充分地討論，制訂的制度、編制的規(guī)劃往往同現(xiàn)實(shí)情況不符，對學(xué)校的工作缺乏指導(dǎo)性，所訂的制度、所編的規(guī)劃也就只是個(gè)擺設(shè)。因此，“重要而不緊急”的事情，常常是校長最應(yīng)該重視的事情;排在第三類的事情“緊急不重要”，需要校長盡快處理，如果處理不及時(shí)，錯(cuò)過了最佳的處理時(shí)機(jī)，也可能釀成重大的事件，對此，校長必須給予高度重視;排在第四類的事情“不重要且不緊急”，大多屬于學(xué)校的常規(guī)工作，按照常規(guī)的程序進(jìn)行處理即可，只要學(xué)校建立了基本的工作制度，維持了基本的工作秩序，這類事情即使校長不安排、不布置也能完成。

因此，校長在安排布置工作的時(shí)候，要長短結(jié)合，有先有后，有急有緩，有重有輕，有粗有細(xì)。不怕工作多，就怕安排不好。既要有一學(xué)年的工作安排，也要有一學(xué)期、一個(gè)月、一星期、一天的工作安排;要先重后輕，對所有的工作進(jìn)行深入的分析、細(xì)化，分清哪些工作是重要的緊急的，哪些是可以暫時(shí)推遲的。然后把這些細(xì)化的工作做成計(jì)劃，按照時(shí)間的節(jié)點(diǎn)一步一步地去完成。如此，不僅工作秩序井然，而且效率高效。

四、校長派工作要明確檢查程序和完成標(biāo)準(zhǔn)

明確檢查程序和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是校長科學(xué)安排工作的法寶。有的校長給下屬或者部門布置工作，沒有明確的時(shí)間要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，下屬和部門接受工作任務(wù)后，往往不知從何處入手，達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)才算完成任務(wù)，因此，搞得下屬左右不是，經(jīng)常是費(fèi)力不討好。因此，要提高完成工作的質(zhì)量，校長給部門和下屬布置工作時(shí)，必須明確檢查的程序和驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)。

一是選好布置工作的時(shí)間。校長什么時(shí)間給下屬和部門布置工作，不僅僅是校長個(gè)人工作習(xí)慣的問題，更是校長科學(xué)布置工作的水平問題。多數(shù)校長習(xí)慣于每天上班后給下屬和部門安排工作，其實(shí)這樣做的效果并不好，因?yàn)樗苋菀状騺y下屬和部門的工作計(jì)劃。而要提高工作的效果，便于下屬及早謀劃工作，最好是在前一天的下午或者上一工作時(shí)段的下班前，這樣便于下屬或者部門提前做好工作準(zhǔn)備。校長布置工作一般不要采用電話、短信、他人代轉(zhuǎn)的方式，最好采用當(dāng)面布置的方法，這樣不但體現(xiàn)了校長對工作的重視和對下屬的尊重，而且也有利于當(dāng)面同下屬溝通問題，及時(shí)獲得信息反饋，提高工作的效率和質(zhì)量。[4]

二是適時(shí)檢查工作的進(jìn)度。為了提高工作的效率和質(zhì)量，校長布置了工作后，不能大撒手不管不顧，而要適時(shí)檢查工作的進(jìn)展情況。當(dāng)下屬的工作發(fā)生偏差時(shí)，要及時(shí)給予糾正并予以指導(dǎo)，以防出現(xiàn)重大失誤;當(dāng)下屬工作出色時(shí)，要及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)予以表揚(yáng)，以增強(qiáng)完成工作的信心。校長對下屬工作的檢查，關(guān)鍵是要把握好檢查的節(jié)奏和節(jié)點(diǎn)。檢查太勤，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且也會讓下屬認(rèn)為你對他工作不放心;檢查太少或者不去檢查，不僅領(lǐng)導(dǎo)心中無數(shù)，容易出問題，同時(shí)也會讓下屬認(rèn)為你對此項(xiàng)工作不重視。[5]因此，對于不同的工作，應(yīng)該采取不同的檢查督促方法。對于工作難度大、下屬人員能力較弱的工作，校長要經(jīng)常檢查并且給予及時(shí)的指導(dǎo)，以保證工作的質(zhì)量。對于需要較長時(shí)間才能完成的重大工作，如學(xué)校重大基建項(xiàng)目、五年規(guī)劃、績效工資制度改革等，校長應(yīng)該帶領(lǐng)班子成員，分階段檢查工作的完成情況，時(shí)間一般安排在上一階段結(jié)束、下一階段開始時(shí)進(jìn)行檢查，以便于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，解決問題。

三是明確工作完成的標(biāo)準(zhǔn)。校長布置工作，不能太抽象空洞，應(yīng)該越具體越好。在每項(xiàng)工作布置時(shí)，都要把工作完成的時(shí)間、完成的標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲的措施給下屬和部門講清楚，以便下屬和部門知道何時(shí)做、怎么做、做了有什么好處、不做有什么危害。有的校長布置工作時(shí)，不講工作的標(biāo)準(zhǔn)，下屬向他請示時(shí)，也不講具體的要求，就一句話“你看著辦”，而下屬請他驗(yàn)收時(shí)，這也不對，那也要不得。如此布置工作，不僅完成的質(zhì)量差、效率低，同時(shí)也不利于整個(gè)管理隊(duì)伍工作水平的提高。

校長對工作的驗(yàn)收，要獎(jiǎng)懲都硬。對于保質(zhì)保量完成了工作任務(wù)，并且創(chuàng)新了工作方法和措施的下屬和部門，該獎(jiǎng)勵(lì)的要獎(jiǎng)勵(lì);對于沒有按時(shí)完成任務(wù)或者任務(wù)完成質(zhì)量較差的下屬和部門，該懲罰的要懲罰。對于獎(jiǎng)懲目標(biāo)，校長切忌空頭許諾。有的校長，在布置任務(wù)之初，許下很多獎(jiǎng)勵(lì)，而一旦任務(wù)完成，則只字不提。下屬部門礙于校長情面，又不好找校長兌現(xiàn)。表面看來不兌現(xiàn)承諾沒有什么影響，但長此以往，不僅影響下屬的工作積極性，同時(shí)也會降低校長在學(xué)校工作中的威信。

總之，校長布置工作，表面看來很簡單容易，實(shí)則是對校長綜合素質(zhì)的全面檢驗(yàn)。安排得好，事半功倍;安排不好，滿盤皆輸。作為校長，唯有在具體工作實(shí)踐中，不斷學(xué)習(xí)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高自己安排工作的能力和水平，才能從繁雜的事務(wù)中解放出來。

參考文獻(xiàn)：

[1]伍肖，高政.中小學(xué)校長在忙些什么[N].中國教育報(bào)，2017-11-22（5）.

[2]許紅華，劉鋒，曹文君等.關(guān)于如何有效授權(quán)的思考[J].中國煤炭，2005，5（31）.

[3]卡爾.海耶爾.美國管理百科全書選編[M].齊力，譯.北京：時(shí)事出版社，1984.

[4]楊昊，校長處理日常事務(wù)的藝術(shù)[J].中小學(xué)管理，1997（09）.

[5]曾伯強(qiáng).校長委派工作的藝術(shù)[J].廣東教育，2008（1）.

（責(zé)任編輯：劉瑩）