流程自動(dòng)化機(jī)器人在財(cái)務(wù)共享中的應(yīng)用研究

劉紅

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);流程自動(dòng)化機(jī)器人（RPA）;財(cái)務(wù)共享

中圖分類號(hào)：F230 ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? ?文章編號(hào)：1673-291X（2022）12-0104-03

黨的十九大以來(lái)，以習(xí)近平同志為核心的黨中央指出，國(guó)有企業(yè)是中國(guó)特色社會(huì)主義的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和政治基礎(chǔ)，是我們黨執(zhí)政興國(guó)的重要支柱和依靠力量。新中國(guó)成立以來(lái)特別是改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)國(guó)有企業(yè)為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、科技進(jìn)步、國(guó)防建設(shè)、民生改善作出了歷史性貢獻(xiàn)，功勛卓著，功不可沒(méi)。當(dāng)前，國(guó)有企業(yè)要大力推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能和實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合，以信息化培育新動(dòng)能，用新動(dòng)能推動(dòng)新發(fā)展，以新發(fā)展創(chuàng)造新輝煌。

為貫徹落實(shí)習(xí)近平總書(shū)記關(guān)于推動(dòng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)和實(shí)體經(jīng)濟(jì)融合發(fā)展的重要指示精神，落實(shí)黨中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于推動(dòng)新一代信息技術(shù)與制造業(yè)深度融合，打造數(shù)字經(jīng)濟(jì)新優(yōu)勢(shì)等決策部署，國(guó)有企業(yè)近年來(lái)矢志拼搏、銳意進(jìn)取，積極推動(dòng)新一代信息技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用，加快推進(jìn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)字化，著力培育數(shù)字新模式新業(yè)態(tài)，為數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作奠定良好開(kāi)局。

隨著國(guó)有企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域、業(yè)務(wù)范圍的不斷擴(kuò)展，各部門業(yè)務(wù)工作量急劇增長(zhǎng)，目前的業(yè)務(wù)處理場(chǎng)景為“人工化+信息化”，在人工處理的業(yè)務(wù)中存在大量重復(fù)的機(jī)械的、低價(jià)值的工作，在此過(guò)程中無(wú)法避免地出現(xiàn)人為疏忽、效率低等問(wèn)題。在人力成本不斷飆升的現(xiàn)在，將有限的人力資源投入在這些低價(jià)值的工作中不得不說(shuō)是一種浪費(fèi)。從企業(yè)經(jīng)營(yíng)的角度出發(fā)，不管信息技術(shù)發(fā)展到何種程度，增效降本是企業(yè)在任何時(shí)代都在追求的永恒命題。作為能夠最大化解放員工和降低生產(chǎn)成本的自動(dòng)化和智能化，始終是企業(yè)重點(diǎn)探索的方向。因此，為構(gòu)建“智能化+信息化”的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，應(yīng)針對(duì)高重復(fù)性、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)則明確、大批量的業(yè)務(wù)處理流程，引入RPA產(chǎn)品和技術(shù)，將原本由人工操作的流程由機(jī)器人自動(dòng)執(zhí)行，釋放出的人員更加集中精力于富有創(chuàng)造性的高價(jià)值工作上，從而大幅提高流程效率、降低人力成本，提升運(yùn)營(yíng)管理的自動(dòng)化、智能化水平，成為國(guó)有企業(yè)增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要舉措。

一、RPA業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化系統(tǒng)

機(jī)器人流程自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱RPA）是過(guò)往20余年軟件技術(shù)逐步積累和發(fā)展的產(chǎn)物，作為新時(shí)代的人工智能應(yīng)用軟件，能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)降低運(yùn)營(yíng)成本，提高工作效率，并從機(jī)器人流程自動(dòng)化開(kāi)始，將企業(yè)由“數(shù)字原生”推向“數(shù)字智能”。智能化的本質(zhì)就是用物力解放人力，構(gòu)建一種新型的人機(jī)交互關(guān)系，使得人工智能成為傳統(tǒng)生產(chǎn)要素的有益補(bǔ)充，促進(jìn)工作方式和生產(chǎn)方式的轉(zhuǎn)變。機(jī)器人流程自動(dòng)化，作為智能化領(lǐng)域的熱點(diǎn)，是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的重要工具。

機(jī)器人流程自動(dòng)化，指通過(guò)使用用戶界面層中的技術(shù)，執(zhí)行基于一定規(guī)則的可重復(fù)任務(wù)的軟件解決方案，其應(yīng)用能夠極大地提高工作效率，最大限度地平衡效率與收益，并且技術(shù)堡壘較小，能夠?qū)崿F(xiàn)快速部署。

目前，RPA系統(tǒng)已應(yīng)用于多個(gè)領(lǐng)域的多個(gè)工作場(chǎng)景，如財(cái)務(wù)對(duì)賬業(yè)務(wù)智能化、OA安全運(yùn)維業(yè)務(wù)智能化、“三重一大”數(shù)據(jù)審核等，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化轉(zhuǎn)型，極大的釋放了員工的生產(chǎn)力，降低了人力成本，為集團(tuán)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有序推進(jìn)提供了有效的技術(shù)支撐。財(cái)務(wù)共享中心很多流程都符合RPA的適用標(biāo)準(zhǔn)，即大量重復(fù)、規(guī)則明確，這為RPA的應(yīng)用提供了廣闊的空間，例如費(fèi)用報(bào)銷、資金管理、總賬報(bào)表、合規(guī)管控等多個(gè)場(chǎng)景均可應(yīng)用。下面，本文就集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心RPA的幾個(gè)應(yīng)用場(chǎng)景進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明。

二、財(cái)務(wù)共享中心RPA主要功能場(chǎng)景介紹

（一）費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)智能化

財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)類型多，比如通信費(fèi)、差旅費(fèi)、招待費(fèi)、會(huì)議費(fèi)等，審核要點(diǎn)多、重復(fù)機(jī)械，且費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)規(guī)則配置化，對(duì)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)報(bào)銷而言，存在兩大難點(diǎn)。

一是需要處理的發(fā)票數(shù)量較多。公司每年有大量增值稅發(fā)票需要處理，單一票種數(shù)量繁多，傳統(tǒng)的人工審核方式消耗人力資源高、質(zhì)量不穩(wěn)定。二是審核流程煩瑣復(fù)雜。復(fù)雜嚴(yán)密的報(bào)銷流程，單據(jù)發(fā)起人需要耐心填報(bào)各種單據(jù)信息，財(cái)務(wù)人員更要細(xì)心地悉數(shù)復(fù)核。

繁雜的報(bào)銷流程，不僅影響員工日常工作，由于其重復(fù)和機(jī)械性的工作性質(zhì)，往往還會(huì)導(dǎo)致員工的低效率。

根據(jù)集團(tuán)財(cái)務(wù)工作需要，利用RPA，采用基于規(guī)則自動(dòng)化的模式，將企業(yè)基本的財(cái)務(wù)審單（初審）工作置于后臺(tái)規(guī)則中，實(shí)現(xiàn)分種類自動(dòng)化批量處理。

自動(dòng)審單應(yīng)用場(chǎng)景的實(shí)現(xiàn)歸為以下兩類：

基于員工信用的智能審核（需要共享中心配合）。企業(yè)可以在系統(tǒng)中設(shè)置員工信用等級(jí)，分為A、B、C、D類;對(duì)于信用等級(jí)為A、B類的員工業(yè)務(wù)單據(jù)（費(fèi)用報(bào)銷單或費(fèi)用申請(qǐng)單）通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)審核（RPA財(cái)務(wù)檢查項(xiàng)審核）;對(duì)于信用等級(jí)為C、D類的員工費(fèi)用報(bào)銷單則需要財(cái)務(wù)共享中心的審核人員手工審核。結(jié)合流程抽檢，極大的提升財(cái)務(wù)審單的效率。

對(duì)于員工信用等級(jí)的形成，可以通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置自動(dòng)智能升降級(jí)和違規(guī)扣分規(guī)則;提升企業(yè)財(cái)務(wù)的審批效率，形成員工信用檔案來(lái)規(guī)范員工的報(bào)銷行為，在提升員工素質(zhì)的同時(shí)，也自動(dòng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)財(cái)務(wù)管控的目標(biāo)。

基于財(cái)務(wù)檢查項(xiàng)的智能審核。利用財(cái)務(wù)機(jī)器人RPA基于財(cái)務(wù)檢查項(xiàng)的智能審核以提高財(cái)務(wù)審核工作效率。比如，財(cái)務(wù)在審核一項(xiàng)差旅費(fèi)報(bào)銷的時(shí)候需要對(duì)18項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行核驗(yàn)。在這18項(xiàng)里面有13項(xiàng)可以通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化審核的，如發(fā)票查驗(yàn)、附件完整完整性、收款人賬戶檢查是否正確等。其他的一些項(xiàng)目（附件清單是否合規(guī)、付款是否符合合同條款等），需要依賴人工審批。

（二）財(cái)務(wù)付款智能化（批量付款業(yè)務(wù)處理）

財(cái)務(wù)對(duì)于批量代發(fā)稿酬對(duì)業(yè)務(wù)流程中，存在對(duì)付款賬戶信息填寫(xiě)的不確定性，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間成本與人力成本完成對(duì)個(gè)人付款賬戶信息的核對(duì)和補(bǔ)全。且核對(duì)完成后，又需要耗費(fèi)大量時(shí)間成本與人力成本完成對(duì)個(gè)人賬戶的付款的操作。

在財(cái)務(wù)付款智能化的流程中，使用RPA將由個(gè)人填寫(xiě)的付款賬戶信息根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行賬戶的標(biāo)準(zhǔn)化處理，完成對(duì)個(gè)人付款賬戶信息的核對(duì)和補(bǔ)全。核對(duì)完成后，交由人工完成對(duì)個(gè)人付款賬戶信息的付款操作。

（三）資金日?qǐng)?bào)編制智能化

利用RPA將前日的賬戶余額填制到當(dāng)日的起初余額中，再根據(jù)每日的資金業(yè)務(wù)時(shí)間，序時(shí)逐筆登記各銀行日記賬中，自動(dòng)與賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行核對(duì)，列示差異，并將完成的資金日?qǐng)?bào)發(fā)送給指定人員。

以單位為主體，每日按期編制資金日?qǐng)?bào)表。其主要流程為：一是將前日的賬戶余額填制到當(dāng)日資金日?qǐng)?bào)表的上日余額處，確保本日期初余額與上日期末余額相符，保證資金日?qǐng)?bào)表的連續(xù)性;二是根據(jù)每日的資金業(yè)務(wù)時(shí)間，序時(shí)逐筆登記各銀行日記賬（或同類型合并填列）;三是與賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行核對(duì)，列示差異，并將編制完成的資金日?qǐng)?bào)發(fā)送給指定人員。

（四）財(cái)務(wù)對(duì)賬業(yè)務(wù)智能化

隨著現(xiàn)代企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模不斷增加、交易數(shù)據(jù)量不斷攀升，諸如賬戶被非法使用、挪用公款等情況也使得金融風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生率逐步升高。對(duì)企業(yè)而言，銀企對(duì)賬可以保證企業(yè)資金安全，規(guī)范企業(yè)會(huì)計(jì)核算。由于財(cái)務(wù)共享中心負(fù)責(zé)多家單位銀行賬戶的銀企對(duì)賬工作，業(yè)務(wù)同質(zhì)性高，工作量大，流程具有普適性，通過(guò)在RPA對(duì)賬機(jī)器人中設(shè)置既定的規(guī)則進(jìn)行自動(dòng)化處理，進(jìn)行銀行對(duì)賬和余額調(diào)節(jié)表的自動(dòng)生成，可以同時(shí)進(jìn)行多家單位多個(gè)銀行賬戶的銀企對(duì)賬工作，在減輕工作量的同時(shí)，又能保障準(zhǔn)確度，從而實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)財(cái)務(wù)對(duì)賬業(yè)務(wù)的智能化集約化。

（五）總賬報(bào)表業(yè)務(wù)智能化

財(cái)務(wù)共享中心存在大量的報(bào)表計(jì)算工作，每月結(jié)賬周期后每個(gè)賬套需要花費(fèi)30分鐘至1小時(shí)進(jìn)行報(bào)表的計(jì)算和報(bào)送，整個(gè)過(guò)程非常機(jī)械煩瑣。通過(guò)RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人對(duì)于各種線下報(bào)表可以做到靈活便利的處理，對(duì)第三方平臺(tái)數(shù)據(jù)的獲取和對(duì)賬，還可以按照?qǐng)?bào)表的主體需要分發(fā)給相應(yīng)負(fù)責(zé)人。

（六）集團(tuán)內(nèi)關(guān)聯(lián)交易對(duì)賬結(jié)果反饋

利用RPA機(jī)器人篩選集團(tuán)網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)交易對(duì)賬平臺(tái)中關(guān)聯(lián)交易未核對(duì)一致的結(jié)果，把每個(gè)企業(yè)未核對(duì)的結(jié)果分別發(fā)送至相關(guān)企業(yè)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人員，通知其核實(shí)。

三、RPA項(xiàng)目實(shí)施步驟

第一步，項(xiàng)目啟動(dòng)。項(xiàng)目采購(gòu)工作完成后召開(kāi)RPA財(cái)務(wù)智能化項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)容、工作計(jì)劃和組織人力進(jìn)行部署和安排。第二步，需求分析。根據(jù)人員分工，精細(xì)分配每項(xiàng)工作量，選擇相應(yīng)的試點(diǎn)共享單位，對(duì)每項(xiàng)流程進(jìn)行詳細(xì)梳理，優(yōu)化原有明顯不適用、可調(diào)整的步驟，形成需求分析文檔。第三步，功能設(shè)計(jì)。根據(jù)需求分析文檔，將人工操作的流程設(shè)計(jì)成規(guī)則明晰、可由程序自動(dòng)處理的RPA自動(dòng)化流程，主要包括功能邏輯設(shè)計(jì)和表結(jié)構(gòu)物理設(shè)計(jì)。第四步，代碼開(kāi)發(fā)。由項(xiàng)目組實(shí)施人員針對(duì)已梳理好的流程和功能設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)，進(jìn)行自動(dòng)化流程的代碼開(kāi)發(fā)和流程測(cè)試等工作。第五步，客戶測(cè)試。由業(yè)務(wù)人員對(duì)開(kāi)發(fā)完成的RPA流程進(jìn)行UAT測(cè)試，涵蓋流程所涉及的各個(gè)關(guān)鍵場(chǎng)景，并檢查數(shù)據(jù)獲取的準(zhǔn)確性和自動(dòng)化處理的合理性。測(cè)試完成后形成客戶測(cè)試報(bào)告。第六步，軟件發(fā)布及安裝。經(jīng)用戶測(cè)試完成后進(jìn)行軟件系統(tǒng)安裝、運(yùn)行環(huán)境調(diào)試和自動(dòng)化流程發(fā)布。第七步，試運(yùn)行及調(diào)整。系統(tǒng)安裝調(diào)試完成后，RPA財(cái)務(wù)智能化項(xiàng)目轉(zhuǎn)入試運(yùn)行階段，在試運(yùn)行階段根據(jù)RPA項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)效果與預(yù)計(jì)存現(xiàn)的差異進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。第八步，項(xiàng)目驗(yàn)收。對(duì)RPA財(cái)務(wù)智能化項(xiàng)目成果和交付物進(jìn)行審查和接收，進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收確認(rèn)，并對(duì)采用RPA財(cái)務(wù)智能化后的業(yè)務(wù)處理效果和管理成效進(jìn)行分析總結(jié)。第九步，項(xiàng)目維護(hù)和推廣。主要包括RPA項(xiàng)目上線后的日常服務(wù)和系統(tǒng)維保，并將可復(fù)制可推廣的RPA財(cái)務(wù)智能化項(xiàng)目推廣至共享單位。第十步，培訓(xùn)服務(wù)。項(xiàng)目運(yùn)維階段的知識(shí)轉(zhuǎn)移，對(duì)RPA財(cái)務(wù)智能化項(xiàng)目運(yùn)維人員及最終用戶進(jìn)行上線前的必要知識(shí)轉(zhuǎn)移培訓(xùn)，確保項(xiàng)目成果的可持續(xù)性的同時(shí)為業(yè)務(wù)人員賦能。

四、RPA在實(shí)際工作中的應(yīng)用效果

（一）增強(qiáng)提高業(yè)務(wù)準(zhǔn)確性

1.深挖業(yè)務(wù)規(guī)則，健全檢查機(jī)制，事前防范錯(cuò)誤。RPA項(xiàng)目實(shí)施前應(yīng)進(jìn)行充分的需求討論和業(yè)務(wù)規(guī)則梳理，深度挖掘手工操作過(guò)程中各個(gè)流程步驟的處理信息，并結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景，確保轉(zhuǎn)化成的RPA處理流程覆蓋所有業(yè)務(wù)流，尤其需要關(guān)注特殊場(chǎng)景和特殊數(shù)據(jù)的處理。通過(guò)建立數(shù)據(jù)合法性檢查和異常數(shù)據(jù)處理機(jī)制，提前篩除不符合條件的數(shù)據(jù)。在實(shí)施中增加系統(tǒng)規(guī)范性檢查，確保RPA處理流程全面正確。

2.優(yōu)化流程步驟，增加監(jiān)測(cè)檢查，事中保證準(zhǔn)確。在RPA每個(gè)流程步驟增加“預(yù)期結(jié)果”參數(shù)，并對(duì)實(shí)際執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行檢查，符合預(yù)期結(jié)果定義為執(zhí)行通過(guò)，不符合預(yù)期結(jié)果定義為執(zhí)行不通過(guò)。業(yè)務(wù)流程處理過(guò)程中，被操作系統(tǒng)會(huì)彈出各類提示框、拒絕框，對(duì)于流程中已定義的彈出框，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其的監(jiān)測(cè)檢查，確保事中各流程步驟的準(zhǔn)確性。

3.操作全程錄像，遇錯(cuò)自動(dòng)截屏，事后回溯。通過(guò)優(yōu)化代碼邏輯、增加服務(wù)器資源、增加執(zhí)行機(jī)資源、建全系統(tǒng)容災(zāi)切換、RPA操作全程錄像、遇錯(cuò)自動(dòng)截屏、記錄系統(tǒng)日志、支持自定義截屏節(jié)點(diǎn)等方式，達(dá)到事后可以查詢、審計(jì)或通過(guò)錄像、截圖等可進(jìn)行事后回溯工作，保證業(yè)務(wù)的可追溯性。

（二）降低人工成本

隨著人力成本的不斷增加，企業(yè)在一個(gè)崗位上的預(yù)算是有限的，如果崗位需求大就意味著需要增加人力，這往往導(dǎo)致企業(yè)的人力成本不斷增加，如果使用RPA來(lái)協(xié)助工作可以做到24小時(shí)不間斷的工作，減少崗位上人力的投入，幫助企業(yè)更好的節(jié)約人力成本。

（三）提高工作效率

正常情況下我們八個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間中，有效的工作時(shí)間一般只有4個(gè)小時(shí)，但是機(jī)器可以24小時(shí)有效工作，是人工工作速度的五六倍，因此可以提高工作效率。

（四）增強(qiáng)流程規(guī)范性

一般工作和業(yè)務(wù)流程具有規(guī)范性和邏輯性才能適用于RPA機(jī)器人流程自動(dòng)化，當(dāng)企業(yè)使用RPA的時(shí)候可以完善自己的公司業(yè)務(wù)流程，讓整個(gè)工作流程更加規(guī)范，減少不必要的流程所帶來(lái)的時(shí)間損失。

（五）提高員工滿意度

使用RPA機(jī)器人后可以幫助我們完成大量重復(fù)性質(zhì)的工作，從而讓員工從繁雜的工作中解脫出來(lái)，讓我們有更多的時(shí)間去思考更多的問(wèn)題。RPA作為完整的流程自動(dòng)化系統(tǒng)，蘊(yùn)含巨大的潛力，可助力改善客戶體驗(yàn)，幫助員工通過(guò)執(zhí)行更高價(jià)值的任務(wù)來(lái)提高生產(chǎn)力，提升核心業(yè)務(wù)價(jià)值，助力企業(yè)成長(zhǎng)。

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