“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化策略探究

馬國英

摘 要：隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)滲透人們的生活、學習和工作中，并使得相應的模式都發(fā)生了巨大變化。對于檔案管理工作而言，亦是如此，受到互聯(lián)網(wǎng)廣泛普及與深度應用的沖擊，使得檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展變得有可能。鑒于此，為發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢，全面優(yōu)化和提升事業(yè)單位檔案管理工作，本文通過分析“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理的新要求，進一步探究事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，并基于“互聯(lián)網(wǎng)+”視角提出檔案管理的優(yōu)化策略。

關鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”時代;事業(yè)單位;檔案管理;新要求;優(yōu)化策略

近年來，我國事業(yè)單位不斷發(fā)展，越來越多人關注“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下事業(yè)單位檔案管理工作。檔案管理作為事業(yè)單位管理工作中不可缺少的一部分，通過事業(yè)單位檔案的科學化管理，既可以為事業(yè)單位人員崗位調動提供信息參考，又可以為事業(yè)單位發(fā)展和工作決策提供依據(jù)，進而有利于推動事業(yè)單位健康、長遠發(fā)展。但是，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下的事業(yè)單位檔案管理工作仍然面臨檔案管理制度不完善、檔案管理人員專業(yè)能力不足等挑戰(zhàn)，使得檔案管理工作難以適應事業(yè)單位新時代的發(fā)展要求。因此，本文以“互聯(lián)網(wǎng)+”時代為視角，進行“事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化策略”的研究具有顯著意義。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理面臨的新要求分析

進入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，事業(yè)單位檔案管理工作面臨一些全新的要求，總結起來，具體如下：

1.檔案存儲介質多元化

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨，使得事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案存儲介質不局限于單一的紙質，可以采取數(shù)字化、信息化等方式進行保存，如圖像、視頻等，都可以成為事業(yè)單位檔案存儲介質。檔案存儲介質的多元化發(fā)展使檔案管理形式也隨之豐富起來，極大便利了檔案管理工作。尤其是事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫的建立，可以實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息的數(shù)字化錄入、存儲，且便于查找，從而有利于事業(yè)單位檔案利用率的提升，對實現(xiàn)檔案利用價值最大化目標具有積極意義。

2.檔案內容要完整

事業(yè)單位檔案管理工作牽涉面廣泛，且工作環(huán)節(jié)相對復雜，具體包括檔案資料收集、整理、保存和統(tǒng)計利用等，使檔案管理工作難以具備較高的完整性，從而直接影響檔案管理工作成效的提升，也不利于檔案價值的開發(fā)與利用。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，傳統(tǒng)檔案管理工作模式顯然無法滿足事業(yè)單位對信息的實際需求，檔案管理工作應注重轉型升級和創(chuàng)新發(fā)展，不斷提高檔案管理的完整度，具體包括兩方面內容：

一是事業(yè)單位檔案資料的完整性。事業(yè)單位檔案關系個人就業(yè)、職稱評定等工作，利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)可以便捷、高效完成檔案收集、整理和保存等一系列工作，且整個過程不需要投入過多人力資源和成本，為確保事業(yè)單位個人檔案資料的完整性提供了技術支持。

二是檔案管理流程的完整性。檔案管理工作本身具有一定的規(guī)范和標準流程，應嚴格按照單位要求及行業(yè)工作標準規(guī)范有序開展具體工作，確保工作流程的完整性，才能確保檔案管理工作效果的同時，為最大限度挖掘檔案信息的利用價值夯實基礎。

3.檔案安全等級水平需提高。

傳統(tǒng)工作模式下，事業(yè)單位檔案管理采取的是紙質檔案管理模式，這種管理模式存在較多不足問題，比如檔案資料的安全性難以得到有效保證，易導致檔案丟失、遺漏、缺損等，進而影響檔案管理工作的質量。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，事業(yè)檔案管理便從以往的紙質檔案管理模式逐步朝向電子化、信息化、智能化方向不斷發(fā)展，在這個過程當中，為了全面提高檔案管理工作的質量及安全性，則需認清傳統(tǒng)紙質檔案管理的不足，為提升電子檔案管理的安全等級水平，需重視大數(shù)據(jù)技術、信息技術、安全密鑰技術的應用，還需在構建電子檔案信息管理系統(tǒng)的基礎上，引進防火墻技術、各種殺毒軟件等，以此促進事業(yè)單位檔案管理安全等級水平的全面提高。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問題分析

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展迎來了新機遇，但是事業(yè)單位顯然未能意識到檔案管理工作的重要性，使得具體的檔案管理工作仍然面臨檔案管理制度不夠完善、管理人員綜合能力不足等問題，對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生了一定負面影響。

1.檔案管理人員存在綜合能力缺陷

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，事業(yè)單位檔案管理的總體效果偏差的主要原因之一是缺乏綜合能力強的檔案管理人員。在當今時代，專業(yè)性人才是保障工作質量和效率的關鍵，對于事業(yè)單位檔案管理工作，亦是如此，只有檔案管理工作人員具備較高的專業(yè)素養(yǎng)和互聯(lián)網(wǎng)素養(yǎng)，才能確保檔案管理工作有序進行，并最大限度挖掘檔案的利用價值?，F(xiàn)如今，我國事業(yè)單位檔案事業(yè)雖然歷經(jīng)一段時間的快速發(fā)展，并吸納了一定數(shù)量的高學歷人才，但這些人才并非檔案管理專業(yè)人才，使其在具體的檔案管理工作中難以快速、有效解決各類問題。與此同時，大部分事業(yè)單位檔案管理工作人員未能意識到檔案管理的重要性，其在具體的檔案管理工作中存在過多的隨意性，未能貫徹落實單位要求和檔案管理標準，直接影響檔案管理工作成效。除此之外，絕大部分事業(yè)單位在經(jīng)營發(fā)展中，單位領導未能重視檔案管理工作，從而忽視了檔案管理隊伍建設，且在具體工作中未能給予檔案管理工作最大支持，導致單位內部沒有形成良好的檔案管理工作氛圍，一定程度上影響了檔案管理工作效果。

2.檔案管理制度不夠完善

檔案管理工作本身是一項系統(tǒng)的長期性綜合工作，在實踐中必須嚴格按照標準和要求進行規(guī)范展開，才能確保檔案管理工作效果。當前我國事業(yè)單位在發(fā)展中，雖然各方面的建設日漸完善，但是在檔案管理制度建設方面，仍然存在科學性和完善性缺失問題，使得事業(yè)單位檔案管理工作難以有序進行。結合事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，可以發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理制度的缺失，主要原因在于其未能高度重視檔案管理工作。而事業(yè)單位檔案管理工作人員在具體工作中，由于缺乏管理制度的約束和指導，在開展工作中往往會走形式，甚至是盲目開展檔案管理工作，導致檔案管理工作缺乏深度和有效性。另外，部分事業(yè)單位由于缺乏檔案管理制度的約束，不僅沒有開展檔案管理工作，還使得檔案管理工作長期處于混亂局面，一定程度上影響了事業(yè)單位其他工作的開展，從而制約了事業(yè)單位的發(fā)展。

3.檔案管理工作投入力度不足

在事業(yè)單位檔案管理工作中，除了檔案管理人員綜合能力不足、缺乏完善的檔案管理制度外，還存在檔案管理工作投入力度不足的問題，使檔案管理工作模式未能與時俱進，創(chuàng)新不夠，從而直接影響檔案管理工作的進一步發(fā)展。

進入到“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，信息網(wǎng)絡技術、計算機技術等快速發(fā)展，并逐漸滲透到人們的生產(chǎn)生活中，使人們的生活和生產(chǎn)模式都發(fā)生了巨大變化。在此環(huán)境中，事業(yè)單位檔案管理工作應與時俱進，加強信息建設投入，才能高效處理海量數(shù)據(jù)信息。而現(xiàn)實情況是，我國事業(yè)單位在發(fā)展中未能對檔案管理工作加大投入，檔案管理信息化建設仍然處于初級階段，大量先進技術、設備及軟件未能應用在檔案管理中，造成檔案管理工作質量和效率未能提升，不利于事業(yè)單位檔案價值的開發(fā)與利用。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化策略分析

進入到“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，事業(yè)單位檔案管理工作的重要性日漸突出，為發(fā)揮檔案管理工作的積極作用，推動事業(yè)單位高效運轉，在檔案管理工作過程中，應立足于檔案管理現(xiàn)狀，積極探尋可行的優(yōu)化措施，才能借力檔案管理工作助力事業(yè)單位健康發(fā)展。

1.建設綜合素質達標的檔案管理隊伍

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，信息資源的獲取已然不是單位發(fā)展的桎梏，而是人力資源的差距。由此可見，人力資源是檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的重要舉措。因此，事業(yè)單位應正確認識建設綜合素質達標的檔案管理隊伍的重要性，并在實踐中將建設綜合素質達標的檔案管理隊伍視為優(yōu)化檔案管理工作的關鍵要務。

首先，事業(yè)單位應結合檔案管理工作專業(yè)要求，采取在線培訓、專題講座等多元方式，組織檔案管理工作人員進行專業(yè)能力培養(yǎng)，以此大幅度提升檔案管理人員的專業(yè)能力，使其滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理工作需求。

其次，加強檔案管理人員道德素質培訓，全面提升檔案管理人員的職業(yè)素質和使命感，使其能夠以檔案管理崗位為榮。當然，在檔案管理工作人員培訓中，除了專業(yè)能力、道德素養(yǎng)培養(yǎng)之外，還要加強檔案管理人員的信息素養(yǎng)培養(yǎng)，在具體培訓活動中，應采取新老職工分組配合方式進行培訓，要求新老職工相互促進，確保全體檔案管理工作人員可以巧用現(xiàn)代信息技術做好檔案管理工作。

最后，事業(yè)單位內部設立檔案管理考核制度，通過定期考核方式，調動檔案管理工作人員學習的主動性和積極性，促使其能夠與時俱進，吸收先進的檔案管理知識和技能，以便更好地開展檔案管理工作。針對考核不合格的檔案管理人員，要在合理懲處的基礎上，組織其進行系統(tǒng)的檔案知識和技能培訓，以此確保檔案管理人員綜合素質滿足于檔案管理工作要求。只有這樣，才能為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化提供人才支持。

2.優(yōu)化和完善檔案管理制度

檔案管理制度是規(guī)范檔案管理工作的重要保障。因此，事業(yè)單位要在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下進一步優(yōu)化檔案管理工作，應注重檔案管理制度的優(yōu)化和完善，才能充分發(fā)揮檔案管理制度的約束和指導作用，促進檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展。在實踐中，事業(yè)單位要對檔案管理工作引起重視，并要深刻認識此項工作對事業(yè)單位發(fā)展的重要性。在此基礎上，事業(yè)單位應立足于檔案管理實際，逐步完善檔案管理制度，并要在實踐中檢驗檔案管理制度的可行性，針對制度不合理的部分，應及時進行糾正和完善，確保檔案管理制度的可行性和有效性。另外，事業(yè)單位檔案管理部門還要注重檔案管理理念的革新，樹立檔案信息化管理理念，積極利用“互聯(lián)網(wǎng)+”理念和手段展開檔案管理工作，依托檔案管理制度，并利用信息網(wǎng)絡手段開展檔案管理工作，從而有利于檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新發(fā)展，進而有利于檔案價值的最大化，最終有利于事業(yè)單位的健康、長遠發(fā)展。

3.加大檔案管理投入力度，建立檔案信息化管理平臺和數(shù)據(jù)庫

事業(yè)單位檔案管理目的在于開發(fā)利用檔案信息價值，使其可以為事業(yè)單位工作決策提供參考，以此助力事業(yè)單位的轉型升級。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理工作人員只能通過人工方式管理紙質檔案，使檔案管理工作不僅缺乏效率，還缺乏質量，進而制約了檔案利用價值的挖掘。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨，事業(yè)單位檔案管理工作人員可以充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”優(yōu)勢，深度融合互聯(lián)網(wǎng)和檔案管理工作，以此提升檔案管理信息化水平。因此，事業(yè)單位應緊緊把握“互聯(lián)網(wǎng)+”時代帶來的檔案管理創(chuàng)新發(fā)展機遇，不斷增加資金、技術等方面的投入，結合檔案管理信息化工作要求，加快完善軟硬件基礎設施建設，以此促進互聯(lián)網(wǎng)和檔案管理工作的深度融合。在軟硬件基礎設施建設的基礎上，還要搭建符合事業(yè)單位實際需求的檔案管理平臺，以此實現(xiàn)檔案管理信息化。另外，在檔案信息化管理平臺搭建的基礎上，要求建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，以此整合事業(yè)單位檔案資源，并要在數(shù)據(jù)庫建立之后，動態(tài)錄入檔案信息，確保檔案信息的完整性和全面性，繼而為后續(xù)檔案信息的開發(fā)利用提供支持。不僅如此，在檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)深度融合發(fā)展中，檔案管理工作人員還要依托互聯(lián)網(wǎng)開辟更多的檔案信息服務渠道，為檔案使用者提供便捷的檢索、查閱服務，以此提高檔案利用率。

4.加強檔案安全防控

檔案安全防控是事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的重要組成部分，一方面可以確保事業(yè)單位檔案安全，另一方面可以促進檔案管理工作質量和效率的提升。因此，在事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化過程中，應對檔案安全防控工作引起重視，并要加強檔案日常規(guī)范化和安全管理。同時，為更好落實檔案安全管理工作，要求在事業(yè)單位內部加強必要的檔案安全防控工作宣傳，使檔案管理人員可以意識到檔案安全管理的重要性，并在日常工作中自覺規(guī)范管理工作行為，以此確保事業(yè)單位檔案安全。不僅如此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作與信息網(wǎng)絡技術的深度融合，雖然為檔案管理工作提供了便利，但也增加了檔案安全隱患，容易受到網(wǎng)絡攻擊而使檔案出現(xiàn)丟失、非法篡改等問題，不利于檔案管理效果的提升。因此，事業(yè)單位檔案管理人員在檔案安全管理中，應構建完善的計算機網(wǎng)絡安全防控體系，并定期排查計算機漏洞、病毒等，及時發(fā)現(xiàn)檔案安全問題，使事業(yè)單位檔案始終保存在安全環(huán)境中，為檔案的管理與利用提供支持。

四、結語

綜上所述，隨著時代發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的重要性日漸突出。在事業(yè)單位檔案管理中，出現(xiàn)了檔案管理人員綜合能力不足、檔案管理制度不完善等問題，要求事業(yè)單位在經(jīng)營發(fā)展中，加強綜合素質達標的檔案管理隊伍建設，并要加大檔案管理投入力度，建立檔案信息化管理平臺和數(shù)據(jù)庫，以此確保檔案管理工作高質高效開展，進一步為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展起到保駕護航的作用。

參考文獻：

[1]馬繼翠.事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及改進對策思考[J].中國產(chǎn)經(jīng)，2021

[2]程筱潔.信息化視角下行政事業(yè)單位檔案管理科學化思考[J].辦公室業(yè)務，2020

[3]韓愛麗.信息時代行政事業(yè)單位檔案人員的缺失及優(yōu)化方法[J].老字號品牌營銷，2020

[4]孫 佳.新時期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2020

[5]康海濤.新時期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化[J].中外企業(yè)家，2020

[6]付亞萍，劉廷利，趙 亞.信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理的優(yōu)化策略探討[J].蘭臺內外，2019

[7]王麗君.新時期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略探究[J].才智，2019

[8]楊知先.信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理的優(yōu)化策略分析[J].蘭臺內外，2019

[9]張育文.淺析事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理及優(yōu)化策略[J].辦公室業(yè)務，2018

（作者單位：濱州市全民健身服務中心）