電子檔案在行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)中應(yīng)用的思考

葉盛華

一、電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)的重要性

（一）電子檔案可以作為紙質(zhì)檔案的有益補(bǔ)充

傳統(tǒng)以來我們各種會(huì)計(jì)檔案資料都是紙質(zhì)材料，紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)是檔案信息與載體是具有不可分離性，具有穩(wěn)定性，能夠體現(xiàn)信息原始性、真實(shí)性，白紙黑字讓人容易接受作為原始單據(jù)和法律憑證，而且紙質(zhì)載體具有良好耐久性，紙質(zhì)材料輔之以合適的保管條件和保管水平可以保存很久。而電子檔案通過把紙質(zhì)的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表數(shù)據(jù)化，傳遞和共享信息時(shí)不受時(shí)間和空間的限制，可以多方同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)上共享信息，而且便于檢索和任意提取加工出有用的決策信息，對(duì)于工作效率和管理水平的提高意義重大；但紙質(zhì)檔案和電子檔案的存在不是非此即彼的關(guān)系，兩者有合理共存的必要和互補(bǔ)的可能，有了電子文檔的存在可以極大幅度地減少紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的數(shù)量，有了紙質(zhì)檔案的存在也可以減少人們網(wǎng)絡(luò)安全造成信息丟失、入侵篡改的風(fēng)險(xiǎn)的擔(dān)心并作為最終的備份存在，電子檔案?jìng)浒敢部梢苑乐辜堎|(zhì)檔案因意外災(zāi)害和意外事故發(fā)生毀損，可以與紙質(zhì)檔案互相作為備份，可以通過建立電子檔案與紙質(zhì)檔案索引與多維度檢索功能將兩者緊密聯(lián)系起來。而且頻繁發(fā)生的會(huì)計(jì)文檔的借閱和使用通過電子文檔解決了，也可以極大地減少紙質(zhì)文檔的借閱量和降低檔案保管人員的登記保管的工作強(qiáng)度，也有利于紙質(zhì)文檔本身減少物理磨損得到更好的保護(hù)。

（二）電子會(huì)計(jì)檔案的運(yùn)用可以大大節(jié)約辦公成本

政府部門的財(cái)務(wù)報(bào)賬規(guī)則是很嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，有時(shí)一份報(bào)賬資料包含了請(qǐng)示、審批、會(huì)議紀(jì)要、合同、三方比價(jià)資料、企業(yè)信用證明等要附上百頁的輔佐材料，而且對(duì)于項(xiàng)目類支付有時(shí)是按月支付的還需要每月重復(fù)復(fù)印相同的紙質(zhì)材料作為報(bào)銷憑證支撐，有時(shí)一筆金額不大的電信費(fèi)用支出由于對(duì)方開出幾百張各種小金額的電子發(fā)票，每張發(fā)票都是用一張A4紙去打印，會(huì)計(jì)會(huì)要求打印出所有的電子發(fā)票和每張發(fā)票對(duì)應(yīng)的銀行托收回單和相應(yīng)的消費(fèi)賬單，這種日常消耗對(duì)紙張和打印機(jī)、復(fù)印機(jī)硒鼓、粉盒等耗材的開銷很大，其工作強(qiáng)度也讓財(cái)務(wù)人員疲于應(yīng)付，財(cái)務(wù)人員的大量時(shí)間和精力被日常工作所消耗，也不利于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員向管理會(huì)計(jì)人員的過渡；對(duì)于一個(gè)政府部門來說，每月產(chǎn)生的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證數(shù)量很大，財(cái)務(wù)人員忙完又輪到檔案管理人員忙了，搬運(yùn)大量的紙質(zhì)檔案讓檔案管理工作成了一個(gè)體力活，而且由于會(huì)計(jì)檔案的保管是10- 30年，檔案室存放的檔案量以非常快的速度在增長(zhǎng)，對(duì)增加檔案室的需求很強(qiáng)烈，所以檔案室的建設(shè)永遠(yuǎn)在擴(kuò)容的路上。而對(duì)于會(huì)計(jì)行業(yè)來說是比較早就開始了推行電子檔案，也積累了很多經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成并傳輸?shù)囊恍╊愃齐娮影l(fā)票文檔，根據(jù)《財(cái)政部國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)[2020]6號(hào)）的規(guī)定，明確了電子專票和紙質(zhì)專票法律效力、基本用途、基本使用規(guī)定等都相同，可以直接以電子發(fā)票報(bào)銷入賬歸檔；對(duì)于通過計(jì)算機(jī)技術(shù)將紙質(zhì)檔案文件影像化、自動(dòng)裝冊(cè)歸檔、自動(dòng)建立的電子檔案來說，只要把原始檔案做踏實(shí)了，對(duì)于以后的分期付款就不需要再次提供紙質(zhì)支持性復(fù)印資料了，可以大大節(jié)約辦公耗材的消耗以及財(cái)務(wù)人員和檔案人員的工作量；而且由于文檔是電子存儲(chǔ)，也大大節(jié)約了物理占用空間，可以大大降低檔案室恒溫恒濕和防水防火等的建造標(biāo)準(zhǔn)需求。

（三）電子會(huì)計(jì)檔案能為管理決策提供高質(zhì)量的信息

目前的很多領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重大決策時(shí)依據(jù)的是開一個(gè)班子成員的集體會(huì)議，進(jìn)行一般決策時(shí)僅依靠個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)驗(yàn)和能力，手上的決策所依據(jù)的資料少且質(zhì)量不高；面對(duì)信息時(shí)代的到來，領(lǐng)導(dǎo)每天都要面臨真假難辯而且不斷變化的海量信息，僅依靠人工去搜集及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的決策信息資料變得越來越難，但在數(shù)字化和智能環(huán)境下通過對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的深度加工和分析則變得輕松多了，在管理基礎(chǔ)做得好的時(shí)候決策信息的質(zhì)量還會(huì)更有保障。

二、行政單位在財(cái)務(wù)檔案電子信息化中存在的問題

（一）電子檔案的建設(shè)沒有全面系統(tǒng)的規(guī)劃

很多行政事業(yè)單位缺乏頂層設(shè)計(jì)，沒有統(tǒng)一規(guī)劃財(cái)務(wù)信息電子檔案的政策，各個(gè)單位和部門的電子檔案建設(shè)各自為政，沒有一個(gè)統(tǒng)一的設(shè)計(jì)和規(guī)劃，各個(gè)部門都花費(fèi)很大但效果不是很好，尤其是財(cái)務(wù)部門作為政府的核心部門，其電子檔案的建設(shè)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他部門，雖然有其客觀原因，但會(huì)計(jì)電子檔案建設(shè)工作的滯后已經(jīng)嚴(yán)重影響到了單位的管理決策水平，綜合看來各部門單位的電子檔案建設(shè)沒有形成管理協(xié)同效應(yīng)；現(xiàn)在行政事業(yè)單位正在推行的的智慧財(cái)政系統(tǒng)引入了很多會(huì)計(jì)檔案電子化，但明顯偏重支付功能，雖然做出了一些財(cái)務(wù)資料數(shù)據(jù)化的嘗試，有了一些支付支撐性材料的數(shù)據(jù)化信息，但總體來說還沒有走出以前收付實(shí)現(xiàn)制的圈子，與外在企業(yè)單位財(cái)務(wù)信息電子化日益普及形成了鮮明的對(duì)比，內(nèi)在則無法滿足提高信息化決策的強(qiáng)烈需求。

（二）行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)不足

財(cái)務(wù)人員水平?jīng)]能做到與時(shí)俱進(jìn)，行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)人員由于長(zhǎng)期工作在體制內(nèi)，習(xí)慣了朝九晚六的工作，生活比較安逸工作壓力比較小，沒有對(duì)進(jìn)行財(cái)務(wù)知識(shí)及時(shí)更新的動(dòng)力，沒有去關(guān)心國家最新的財(cái)經(jīng)政策，也不去關(guān)心行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度改革后會(huì)計(jì)處理方式的變化，財(cái)務(wù)專業(yè)素養(yǎng)有待加強(qiáng)，對(duì)于很多新的事項(xiàng)或例外事項(xiàng)的職業(yè)判斷不夠準(zhǔn)確，導(dǎo)致會(huì)計(jì)核算不準(zhǔn)確，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作在源頭上就沒有做好。

財(cái)務(wù)人員對(duì)計(jì)算機(jī)信息化處理能力更是普遍不足，根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，以電子憑證打印入賬，必須保留電子源文件，這在實(shí)際工作中是個(gè)難點(diǎn)，再比如，電子票據(jù)重復(fù)打印或篡改后報(bào)銷的問題，在實(shí)際工作中都要與稅務(wù)部門的防偽系統(tǒng)對(duì)接，還有很多會(huì)計(jì)原始資料的影像化和電子數(shù)據(jù)的整理歸檔也需要很熟練的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，如果要為單位提供管理決策信息，則需要熟練運(yùn)用很多財(cái)務(wù)公式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行各種提取和分析，這都對(duì)目前的財(cái)務(wù)人員的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力提出了很大的挑戰(zhàn)。

（三）行政事業(yè)單位檔案管理水平普遍很低

沒有一個(gè)健全的檔案管理制度，很多檔案管理員是身兼多職，檔案管理被看成是一個(gè)或有或無的工作崗位，檔案管理員也一般是由單位年紀(jì)比較大的員工兼任；也沒有一個(gè)嚴(yán)格的檔案借閱和接觸制度，很多無關(guān)人等也可以自由進(jìn)入檔案室，很多重要的檔案也可以不翼而飛或在借閱后造成物理毀損；很多時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)急需要找一個(gè)資料卻怎么也不能及時(shí)找到找全，貽誤單位的決策行為甚至在特定場(chǎng)合缺少關(guān)鍵原始資料后還會(huì)給單位帶來法律風(fēng)險(xiǎn)；檔案室的建設(shè)也缺乏統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，都是各顯神通、各自用各自的辦法，方法好不好不重要，檔案管理好與不好沒人關(guān)心。

沒有合格的檔案管理人員，目前很多行政事業(yè)單位的檔案管理是隨意找一個(gè)人去管理，沒有聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，尤其是既懂檔案管理知識(shí)又懂財(cái)務(wù)知識(shí)的高素質(zhì)檔案管理人員，不利于檔案的日常管理和后續(xù)的為管理決策提供信息服務(wù)。

沒有投資建設(shè)的高標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管環(huán)境，很多檔案室沒有做到科學(xué)化地設(shè)定溫度和濕度，沒有一個(gè)好的防火防盜設(shè)計(jì)和實(shí)施，沒有一個(gè)流程規(guī)范的檔案借閱制度，如果建立電子檔案則對(duì)檔案管理環(huán)境增加了新的要求，對(duì)檔案管理方法也提出了更高的要求。

三、行政單位財(cái)務(wù)檔案電子信息化問題的解決思路

（一）行政事業(yè)單位要重視電子會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)

首先，行政事業(yè)單位要重視包括財(cái)務(wù)制度在內(nèi)的單位內(nèi)部控制制度的建設(shè)，定人定崗、權(quán)責(zé)一致，嚴(yán)格執(zhí)行不相容崗位相分離制度，檔案室保管人員要由具有相應(yīng)資質(zhì)的人專門負(fù)責(zé)不能身兼多職，便于電子檔案的專業(yè)化保管和運(yùn)用，也便于在發(fā)生問題時(shí)的責(zé)任追究；要嚴(yán)格執(zhí)行分級(jí)授權(quán)審批制度和檔案變更和銷毀制度，規(guī)范使用電子印章和水印等防篡改技術(shù)，保障檔案信息的安全性；建立備份，防止意外災(zāi)害和網(wǎng)絡(luò)安全事故對(duì)檔案造成損壞，對(duì)于有重要保存價(jià)值的電子文檔要采取更加嚴(yán)格的管控措施。

其次，政府部門在時(shí)機(jī)成熟時(shí)可以在做好可行性研究與認(rèn)證的基礎(chǔ)上進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，科學(xué)做好各單位各部門信息檔案化的總體規(guī)劃，要保證資金的投入對(duì)檔案室統(tǒng)一要求高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，除了在物理環(huán)境上要滿足防盜、防火、防水等原有紙質(zhì)檔案保管要求之外，還要符合電子文檔特有的保管條件，既要滿足磁盤等存儲(chǔ)介質(zhì)的物理保管要求也要滿足不被網(wǎng)絡(luò)入侵等數(shù)據(jù)丟失和泄密風(fēng)險(xiǎn)。

最后，購買相關(guān)電子設(shè)備對(duì)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)文檔電子化，在初期工作量大且業(yè)務(wù)難度大時(shí)可以外包給能勝任各項(xiàng)要求的第三方，自己?jiǎn)挝坏墓ぷ魅藛T可以協(xié)助工作，可以在學(xué)習(xí)中成長(zhǎng)，同時(shí)對(duì)于以前存放在檔案室的檔案也要規(guī)劃好時(shí)間和資金進(jìn)行檔案電子化，對(duì)于用熱敏紙打印的各種字跡非常模糊的原始憑證和風(fēng)化破損嚴(yán)重的重要資料可以先進(jìn)行重點(diǎn)搶救性檔案電子化。

（二）行政事業(yè)單位要加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)

首先，要加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的財(cái)務(wù)專業(yè)水平，電子檔案信息化只是對(duì)原始檔案換了一種存儲(chǔ)介質(zhì)，并不能提升原始會(huì)計(jì)檔案本身的質(zhì)量，要想從源頭上最大化提升電子會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量，必須先做好會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作，通過對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行國家財(cái)經(jīng)政策方針、會(huì)計(jì)制度、檔案保管制度、計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力等常態(tài)化的培訓(xùn)，持續(xù)地提升財(cái)務(wù)人員的理論水平和工作經(jīng)驗(yàn)，會(huì)形成更準(zhǔn)確地職業(yè)判斷，能更有效地領(lǐng)會(huì)各種財(cái)經(jīng)政策和法規(guī)，高素質(zhì)的財(cái)務(wù)人員更有利于夯實(shí)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的水平，提升會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。

其次，在對(duì)財(cái)務(wù)人員的提升方面要做好規(guī)劃，要優(yōu)先錄用財(cái)務(wù)專業(yè)水平高和計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力強(qiáng)的財(cái)務(wù)人員，以最直觀的方式在最短的時(shí)間內(nèi)提升單位財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)；同時(shí)要在單位內(nèi)部挖掘潛力，從各部門調(diào)用或者借用財(cái)務(wù)專才和計(jì)算機(jī)人才來補(bǔ)強(qiáng)財(cái)務(wù)部門的實(shí)力；做好本單位財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和計(jì)算機(jī)運(yùn)用水平的培訓(xùn)，定期和不定期相結(jié)合進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、通信技術(shù)、電子檔案收集、歸檔、保管等方面知識(shí)的培訓(xùn)，大力提高財(cái)務(wù)人員的計(jì)算機(jī)運(yùn)用水平，建立財(cái)務(wù)人員終身學(xué)習(xí)的習(xí)慣；讓招聘新人和培養(yǎng)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)人員之間做到一個(gè)平衡，既要配備既懂會(huì)計(jì)知識(shí)的人才，又要配備懂檔案管理知識(shí)的專業(yè)人才，與要配備精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用的人才，建立一支能適應(yīng)新時(shí)代要求的財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍。

最后，要經(jīng)常引入會(huì)計(jì)師事務(wù)所等第三方中介服務(wù)機(jī)構(gòu)來對(duì)單位的電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，包括對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息確認(rèn)、計(jì)量、報(bào)告的水平的審計(jì)，對(duì)電子檔案管理相關(guān)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)、運(yùn)行有效性出具意見，也包括請(qǐng)計(jì)算機(jī)方面專業(yè)的公司來檢測(cè)提高電子檔案系統(tǒng)的安全性，防止信息泄密和數(shù)據(jù)丟失，請(qǐng)檔案管理方面的專業(yè)公司進(jìn)行電子檔案管理方面的各種培訓(xùn)，大力提升檔案管理水平，市場(chǎng)上的各類服務(wù)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)水平參差不齊，價(jià)格高低不一，選擇時(shí)要做好三方比價(jià)，選擇性價(jià)比高的企業(yè)作為合作伙伴，簽合約時(shí)要注意植入培訓(xùn)本單位員工學(xué)習(xí)提高的條款。

（三）行政事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理水平

首先，要招聘具有專業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)代檔案管理知識(shí)的綜合型人才，強(qiáng)化檔案的日常管理，目前很多單位都對(duì)檔案管理很不重視，一般是隨意安排一個(gè)年紀(jì)比較大的人在本職工作之余順帶管理一下檔案，管理紙質(zhì)檔案室尚且勉強(qiáng)，管理電子檔案就更加無法勝任；單位要與時(shí)俱進(jìn)的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、通信系統(tǒng)、電子檔案收集、歸檔、保管等方面的培訓(xùn)，要緊跟國家的政策方針和財(cái)務(wù)制度和檔案保管制度的最新要求，高度重視電子會(huì)計(jì)檔案的保管，既要保證檔案對(duì)單位業(yè)務(wù)原始資料記載的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，也要充分發(fā)揮電子檔案本身的優(yōu)勢(shì)，通過對(duì)數(shù)據(jù)的深度整理分析為單位的管理提供適時(shí)的、可靠的、全面的高質(zhì)量決策信息。

其次，要嚴(yán)格電子會(huì)計(jì)檔案的物理隔離制度，檔案室里存儲(chǔ)很多重要文件，無關(guān)人等不能進(jìn)入檔案室，而且檔案室要做好防盜防火防潮的物理措施；檔案室的電腦要用檔案管理人員的密鑰才可以開啟，登錄密碼要經(jīng)常變更，且密碼不能設(shè)置太簡(jiǎn)單，要大小寫英文字母和數(shù)字、特殊符號(hào)組合在一起才可以；借閱檔案必須經(jīng)過嚴(yán)格審批并履行嚴(yán)格的程序才可以在授權(quán)范圍內(nèi)接觸和瀏覽檔案，借閱人員不能擁有篡改電子文檔信息的權(quán)限，嚴(yán)禁私自在檔案室電腦上插入U(xiǎn)盤下載信息；嚴(yán)禁電腦技術(shù)人員任意升級(jí)系統(tǒng)和修改檔案，電腦技術(shù)人員日常要用殺毒軟件和防火墻等技術(shù)手段對(duì)電子信息進(jìn)行防護(hù)，防止信息泄密和遺失。

最后，我們的檔案保管人員和財(cái)務(wù)人員要從心底重視電子檔案的管理，雖然檔案管理工作本身枯燥無味，但對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有重要的提供基礎(chǔ)服務(wù)的作用，是一件功在當(dāng)代，利在千秋的事業(yè)；要發(fā)揮電子檔案財(cái)務(wù)信息無紙化、信息化、智能化的優(yōu)勢(shì)，緊跟互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和檔案管理的最新運(yùn)用，熟練運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)分析工具，以目標(biāo)為導(dǎo)向，通過大數(shù)據(jù)分析和人工智能技術(shù)的運(yùn)用為管理提供決策信息服務(wù)。

四、結(jié)語

我們的行政事業(yè)單位應(yīng)該重視會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)，可以最大化的降低我們的日常辦公成本，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員向財(cái)務(wù)管理崗位轉(zhuǎn)移，更為重要的是可以在這個(gè)瞬息萬變的時(shí)代根據(jù)大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)對(duì)于電子檔案的分析得出適時(shí)的、科學(xué)的、準(zhǔn)確的決策信息，為單位制定更科學(xué)的決策提供更堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，最終能更好地履行好行政事業(yè)單位的服務(wù)職能。