國家博物館電子檔案管理系統(tǒng)的研究與實現(xiàn)

張鵬飛

（中國國家博物館 北京 100006）

0 引言

隨著國家博物館“智慧國博”項目的推進，各應(yīng)用系統(tǒng)將會生成越來越多的電子檔案，這就迫切需要一個電子檔案管理平臺對電子檔案進行統(tǒng)一的收集、管理、存儲和利用[1]。為此，國家博物館進行了電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，參照《電子檔案系統(tǒng)通用功能要求》和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》中的要求，遵循 “資源為先，標準規(guī)范，整體推進，確保安全”的原則，配合館內(nèi)的信息化建設(shè)，從標準規(guī)范、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源3 方面著手進行規(guī)劃，保證了電子檔案的真實、完整、可用和安全，實現(xiàn)了電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

1 現(xiàn)狀分析

目前國家博物館已實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工和在線查詢，完成了實物檔案的管理階段。隨著國家博物館的業(yè)務(wù)和信息化建設(shè)的發(fā)展及國家檔案局對檔案管理要求的提升，國家博物館的檔案管理需要向數(shù)字檔案管理階段邁進，但在此過程中面臨以下問題。

1.1 缺乏統(tǒng)一的歸檔服務(wù)平臺

國家博物館已經(jīng)開展部分紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，但是沒有形成統(tǒng)一的檔案歸檔服務(wù)平臺實現(xiàn)電子檔案的在線收集、管理和移交，導(dǎo)致其他應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案無法自動歸檔[2]。

1.2 無法支持多門類檔案管理

目前國家博物館只支持文書檔案一種門類的檔案元數(shù)據(jù)管理，無法支持多種門類的檔案管理。隨著信息化的高速發(fā)展，電子檔案的來源與數(shù)據(jù)標準將逐漸多樣化，因此國家博物館需要一個可支持多門類、多類型、多流程的電子檔案管理平臺，以此來適應(yīng)信息化高速發(fā)展下國家博物館綜合檔案管理的需求。

1.3 檔案元數(shù)據(jù)標準無法靈活定制

目前館內(nèi)只實現(xiàn)了文書檔案的線上查詢，但是文書檔案的元數(shù)據(jù)為固定的數(shù)據(jù)值，不能靈活定制，無法為多門類檔案的收集歸檔提供數(shù)據(jù)標準的支撐，如：完整性校驗的標準。

1.4 無法實現(xiàn)數(shù)字檔案資源庫的建設(shè)

系統(tǒng)無法支持多門類檔案及元數(shù)據(jù)的配置，并且存放的檔案類型單一，無法做到電子檔案的統(tǒng)一存儲和維護，難以做到數(shù)據(jù)的沉淀。

因此，國家博物館電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)從元數(shù)據(jù)定義、檔案多門類管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)接入、數(shù)字檔案資源庫建設(shè)等方面來進行設(shè)計，通過試點結(jié)合全面推廣的方式，實現(xiàn)全館檔案的統(tǒng)一管理[3]。

2 電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

2.1 設(shè)計思路

國家博物館電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計基于開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）參考模型建設(shè)，整體設(shè)計思路大概分為4 個部分。

（1）攝取模塊：通過系統(tǒng)集成，收集或接受按照一定格式組織的存交信息單元。這些信息經(jīng)過檢驗后建立相應(yīng)元數(shù)據(jù)并將元數(shù)據(jù)交給數(shù)據(jù)管理模塊，信息被轉(zhuǎn)換成長期保存規(guī)定格式組織的存儲信息單元，然后傳遞給長期存儲模塊保存。

（2）長期存儲模塊與數(shù)據(jù)管理模塊：電子檔案管理系統(tǒng)負責建立具體存儲與存取機制，并在獲取模塊提出請求時將數(shù)據(jù)提供給該模塊。

數(shù)據(jù)管理模塊對長期存儲模塊的數(shù)據(jù)提供管理的功能，其中包含了電子檔案及紙質(zhì)檔案的全部電子文件。

（3）獲取模塊：提供用戶檢索元數(shù)據(jù)和索取數(shù)字信息單元的界面，提供檢索機制，并將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為適合用戶利用的發(fā)布信息。

（4）管理及監(jiān)控：檔案管理員通過有關(guān)政策、規(guī)范、程序、工作流等來監(jiān)測和控制整個長期保存系統(tǒng)的運行和各個模塊的運行情況。

2.2 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)

電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計參考了開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（OAIS 模型），在設(shè)計上分為檔案數(shù)據(jù)總線、檔案管理中心、檔案利用中心、配置與安全中心、檔案資源庫等5 大部分，見圖1。

檔案數(shù)據(jù)總線負責檔案系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的集成，提供了電子檔案的歸檔、校驗、檔案查詢、四性檢測、內(nèi)容檢索等功能，其他系統(tǒng)可以通過數(shù)據(jù)服務(wù)總線提供的服務(wù)能力訪問電子檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，為后續(xù)電子檔案的共享及互聯(lián)互通提供了基礎(chǔ)。

檔案管理中心實現(xiàn)檔案全生命周期的管理，其功能包括：檔案收集、檔案歸檔、檔案分類檢索、檔案調(diào)閱、保管期限鑒定、檔案銷毀等電子檔案管理功能。另外，針對實物檔案還提供檔案交接、檔案上架、虛擬庫房管理、檔案移交等管理功能。

檔案利用中心提供電子檔案的在線利用功能，包含了檔案的卡片檢索、元數(shù)據(jù)檢索、內(nèi)容檢索等功能，實現(xiàn)了電子檔案線上利用，并且針對非密檔案提供了線上借閱功能，簡化了原有的線下借閱流程，提升了國家博物館電子檔案的利用效率。

配置與安全中心則負責系統(tǒng)日常運行中的配置及安全管控。配置方面系統(tǒng)提供用戶、機構(gòu)、權(quán)限、檔案分類管理、檔案元數(shù)據(jù)管理、保管期限管理、檔號設(shè)置、打印模板、工作流等系統(tǒng)配置功能。用戶可以根據(jù)自身的業(yè)務(wù)情況修改檔案的元數(shù)據(jù)配置和工作流配置，并可以根據(jù)檔案打印的要求針對不同類型檔案定義數(shù)據(jù)打印格式，最大意義上保障了檔案管理的靈活性。安全方面系統(tǒng)支持三員分立，從管理、配置、審計3 個角度建立相互依賴的管理關(guān)系，杜絕一個賬戶具備最大權(quán)限的情況，從操作層面減少安全隱患。在此基礎(chǔ)上，系統(tǒng)還提供了日志審計功能，針對用戶在系統(tǒng)中的操作留痕，可以進行追溯和審計。

檔案資源庫則負責檔案元數(shù)據(jù)及電子文件副本的存儲和備份，其中數(shù)據(jù)庫的備份系統(tǒng)通過定時任務(wù)，按天進行數(shù)據(jù)全量備份，整體保留最近7 d 數(shù)據(jù)，電子文件副本備份則依賴底層非結(jié)構(gòu)化文件存儲平臺的多副本機制，建立數(shù)據(jù)節(jié)點及備份節(jié)點實現(xiàn)數(shù)據(jù)的增量備份。

2.3 功能設(shè)計

電子檔案管理系統(tǒng)遵循《電子檔案系統(tǒng)通用功能要求》中的標準，主要功能包含檔案收集、檔案檢索、檔案調(diào)閱、檔案借閱、檔案統(tǒng)計、保密水印、日志審計等多個功能，具體功能如下。

2.3.1 檔案收集

自動歸檔：電子檔案管理系統(tǒng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)通過標準接口，對其他應(yīng)用系統(tǒng)中產(chǎn)生的檔案電子文件與元數(shù)據(jù)進行收集，并自動歸檔。

手工著錄：通過線下流程產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案，可通過手工著錄的方式進行檔案的著錄工作，將檔案掃描上傳到電子檔案管理系統(tǒng)中，電子檔案管理系統(tǒng)會根據(jù)檔案的分類，對檔案進行收集整理工作，經(jīng)過歸檔鑒定后，進行歸檔。

離線導(dǎo)入：系統(tǒng)支持通過離線的檔案歸檔包將數(shù)字化加工后的檔案批量導(dǎo)入到電子檔案管理系統(tǒng)中，系統(tǒng)自動進行分類歸檔。

2.3.2 檔案檢索

（1）案卷信息檢索。電子檔案管理系統(tǒng)支持分類查詢、組合查詢、高級檢索、二次查詢、模糊檢索等多種檔案查詢方式，用戶可快速查詢需要的檔案信息。例如：系統(tǒng)支持通過文號、責任者、檔號、歸檔時間、案卷題名等信息對檔案進行檢索[4]。

（2）卷內(nèi)文件檢索。電子檔案管理系統(tǒng)對以卷歸檔的檔案提供卷內(nèi)文件檢索功能，用戶可以通過輸入卷內(nèi)文件目錄的查詢條件，來快速定位案卷內(nèi)某個文件的信息，查詢條件支持模糊檢索、組合檢索等方式。

2.3.3 檔案調(diào)閱

系統(tǒng)支持對查詢的檔案進行查閱，查閱信息包括案卷數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)及電子文件、審批過程電子文件等。系統(tǒng)支持多種在線查看文件類型，包括HTML、TXT、DOC、Excel、PDF、JPEG、TIFF 等。針對圖片系統(tǒng)支持放大縮小、旋轉(zhuǎn)等功能。在支持預(yù)覽的同時，系統(tǒng)具有文件打印、批量打印、范圍打印、文件下載（水印）等功能。

選修課作為核心課程的必要補充，也起著相當重要的作用，參考《高等學(xué)校商務(wù)英語專業(yè)本科教學(xué)要求》，適合在獨立學(xué)院開設(shè)的商務(wù)英語專業(yè)選修課如表3所示。

2.3.4 檔案借閱

檔案借閱功能支持電子借閱和實體借閱兩種類型的借閱方式，電子借閱僅借閱檔案的電子文件，實體借閱可將檔案的實體借出。借閱歸還后可填寫檔案利用情況。

2.3.5 檔案統(tǒng)計

檔案統(tǒng)計支持檔案類型統(tǒng)計、部門統(tǒng)計、保管期限統(tǒng)計、庫房統(tǒng)計等多種統(tǒng)計類型，統(tǒng)計結(jié)果支持餅狀圖及柱狀圖顯示，用戶可查看對應(yīng)的統(tǒng)計圖表，并可以導(dǎo)出Excel 表格。

2.3.6 保密水印

系統(tǒng)能夠自定義水印文字，可在預(yù)覽、下載、借閱、導(dǎo)出電子檔案的同時，對文件添加水印，防止導(dǎo)出的文件被篡改或用作其他用途，對文件起到良好的保密作用。

2.3.7 流程審批

電子檔案管理系統(tǒng)支持對復(fù)制、銷毀、移交、歸檔、借閱等環(huán)節(jié)的審批流程進行自定義配置，不同檔案類型可以定義不同的流程，并且支持自定義審批流程及審批權(quán)限，審批流支持串行審批、駁回等功能[5]。

2.3.8 日志審計

系統(tǒng)提供詳細記錄每一個登錄者對數(shù)據(jù)的操作，包括每個用戶登錄系統(tǒng)的時間、登錄機器IP、退出系統(tǒng)時間、在登錄系統(tǒng)期間對系統(tǒng)做了哪些操作（增、刪、改、查等）、電子全文的瀏覽和下載等，支持日志搜索，便于在系統(tǒng)或數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題后，快速查找出原因，及時解決問題。

3 核心功能實現(xiàn)

3.1 檔案自動歸檔

電子檔案管理系統(tǒng)提供標準restful 接口，其他應(yīng)用系統(tǒng)可通過http 方式進行訪問，線上自動接收及登記各門類檔案電子文件及其元數(shù)據(jù)，其中電子文件存儲在文件存儲中心，元數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫，并由電子檔案管理系統(tǒng)對二者進行關(guān)聯(lián)。目前國家博物館電子檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)與OA 系統(tǒng)集成，OA 中的文書檔案可以線上自動歸檔，整體檔案歸檔范圍包含正文、附件和批辦單，實現(xiàn)從內(nèi)容到審批過程的全量檔案歸檔。實現(xiàn)流程見圖2。

OA 系統(tǒng)在各類公文業(yè)務(wù)流程結(jié)束后，將元數(shù)據(jù)信息及電子文件位置數(shù)據(jù)通過歸檔接口推送給電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)接收到信息包后通過元數(shù)據(jù)信息進行檔案的登記和著錄，并通過文件位置數(shù)據(jù)到OA 系統(tǒng)的FTP 服務(wù)器下載對應(yīng)的電子文件副本進行關(guān)聯(lián)歸檔。

3.2 數(shù)字檔案資源存儲

電子檔案管理系統(tǒng)中包含兩類數(shù)據(jù)：結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，其中結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)包含了檔案管理過程中的業(yè)務(wù)及過程數(shù)據(jù)，一般由關(guān)系型數(shù)據(jù)庫來承載；非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)則包含了該份檔案的電子副本，這類數(shù)據(jù)一般是由底層的文件存儲設(shè)備承載。

3.2.1 結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲

電子檔案管理系統(tǒng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)設(shè)計主要根據(jù)國家博物館的實際需求設(shè)計，其中主要分為基礎(chǔ)信息庫、檔案核心庫、業(yè)務(wù)模板庫、統(tǒng)計分析庫、輔助信息庫、運維管理庫。

（1）基礎(chǔ)信息庫：包括檔案管理常用的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)，如組織用戶、角色權(quán)限、數(shù)據(jù)字典、歸檔期限、分類方案、全宗號、檔案歸檔編碼等。

（2）檔案核心庫：核心庫主要描述了電子檔案全部數(shù)據(jù)，其中既包含了檔案基礎(chǔ)信息、目錄信息、元數(shù)據(jù)信息、文件信息，也包含檔案在全生命周期中流轉(zhuǎn)的所有過程數(shù)據(jù)，如檔案的歸檔、上架、銷毀、借閱、查詢等檔案管理功能的過程數(shù)據(jù)。

（3）業(yè)務(wù)模板庫：存儲檔案的元數(shù)據(jù)配置，打印模板配置等數(shù)據(jù)，為電子檔案管理系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)標準。

（4）輔助信息庫：包括檔案虛擬庫房基本信息，如：庫房位置、檔案架信息、文件存儲基礎(chǔ)信息、知識庫等。

（5）運維管理庫：包括用戶操作日志信息，其中包含了用戶登錄日志、用戶操作日志、配置管理日志、用戶管理日志。

另外，系統(tǒng)文檔數(shù)據(jù)庫的搭建采用NOSQL 類型庫，此庫中存儲了所有文檔的內(nèi)容及索引信息，可以支持針對文件的內(nèi)容檢索。

3.2.2 非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲

電子檔案包括Word、圖片、PDF 等多種類型電子文件副本，并且小文件居多，從系統(tǒng)承載能力、擴展能力、可用性等方面考慮，整體非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲采用了分布式文件存儲架構(gòu)，此種架構(gòu)可以支持多副本的冗余，當一個副本發(fā)生故障的時候不會影響電子檔案管理系統(tǒng)的使用，并且可以支持存儲空間的水平擴展，具體實現(xiàn)方式見圖3。

其中調(diào)度節(jié)點支持集群部署，所有服務(wù)器都是平等的，可以根據(jù)存儲空間情況隨時增加或減少，且不會影響線上服務(wù)。為了支持大容量，數(shù)據(jù)組采用了多節(jié)點的組織方式，節(jié)點與節(jié)點之間的文件是相互獨立的，所有節(jié)點的文件容量累加就是整個數(shù)組據(jù)中的文件容量。一個數(shù)據(jù)組可以由一臺或多臺服務(wù)器組成，起到了冗余備份和負載均衡的作用。當存儲空間不足或即將耗盡時，只需要增加一臺或多臺服務(wù)器，并將它們配置為一個新的卷，就可以擴大存儲容量[6]。

4 結(jié)語

電子檔案管理系統(tǒng)滿足了國家博物館的檔案管理需求，系統(tǒng)在設(shè)計時充分考慮了國家博物館電子檔案管理現(xiàn)狀及規(guī)劃，并且貼合國家檔案局頒布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》中的建設(shè)要求，為下一步數(shù)字檔案室建設(shè)奠定了堅實的基礎(chǔ)。目前國家博物館已經(jīng)實現(xiàn)了文書檔案的線上自動歸檔，隨著“智慧國博”項目的不斷推進，電子檔案管理系統(tǒng)的價值將不斷最大化，后續(xù)將著重于數(shù)字檔案利用方面進行研究和推進，為國家博物館的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供持續(xù)的數(shù)據(jù)推動力。