互聯(lián)網(wǎng)背景下事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)思考

張瑩

摘要：在互聯(lián)網(wǎng)時代下，事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新與改革必須要依托于現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢促進(jìn)人事檔案管理科學(xué)化規(guī)范化水平的提升，不斷推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)工作，真正挖掘和發(fā)揮人事檔案的開發(fā)利用價值，助力事業(yè)單位各項(xiàng)工作的持續(xù)開展。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，對此問題展開了探討。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);事業(yè)單位;人事檔案;信息化

事業(yè)單位在推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及提供公益服務(wù)等方面具有重要地位，而人事檔案管理屬于事業(yè)單位各項(xiàng)工作中的重要一環(huán)。所以在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，事業(yè)單位必須要更加關(guān)注和重視人事檔案信息化建設(shè)工作，有效提高人事檔案管理水平。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢

首先，人事檔案信息化建設(shè)能夠確保事業(yè)單位人事組織工作的科學(xué)開展。在推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)中，作為評估管理與分析考核單位內(nèi)部職工的關(guān)鍵依據(jù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的科學(xué)高效管理，能夠幫助事業(yè)單位建立更加科學(xué)的人事組織工作體系，真正發(fā)揮出數(shù)字化檔案資源對單位選人用人的輔助作用，同時借助于有效監(jiān)督與培養(yǎng)人才，挖掘人才的自身價值，確保單位各項(xiàng)工作的有序開展。另外，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)，依托于信息化管理工作方式能夠確保人事檔案信息的準(zhǔn)確性與全面性，避免過去人為管理過程中可能存在的風(fēng)險，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全[1]。其次，人事檔案信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的有序推進(jìn)。在互聯(lián)網(wǎng)時代下，事業(yè)單位人事檔案管理必須要盡快創(chuàng)新轉(zhuǎn)型，檔案管理工作人員要積極更新自身思想觀念，緊跟時代發(fā)展步伐，善于運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)工作效率提升，確保人事檔案管理工作的持續(xù)高效開展。另外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)基于制度層面著手，借助于完善的檔案管理制度來推動信息化建設(shè)工作，促進(jìn)辦公自動化和人事檔案信息化建設(shè)的有機(jī)整合，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。再次，人事檔案信息化建設(shè)能夠促進(jìn)單位人事檔案資源的有效共享?；诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，通過建立人事檔案共享體系來深入挖掘并開發(fā)利用人事檔案的價值，充分發(fā)揮人事檔案材料的作用。借助于現(xiàn)代信息技術(shù)與人事檔案管理的充分融合，把共享意識滲透到實(shí)踐工作中來，為單位人事管理和其他各項(xiàng)工作的開展提供更多助力。最后，互聯(lián)網(wǎng)時代下推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，讓人事檔案資源的存儲與利用更為便捷，相對于過去那種采取人工方式的紙質(zhì)檔案資料管理，數(shù)字化檔案信息能夠進(jìn)一步減少存儲空間，防止外部環(huán)境等相關(guān)因素對檔案材料造成損壞。同時可以利用數(shù)字密鑰來有效防止人事檔案信息資源的泄漏或失竊，借助于更為科學(xué)的存儲系統(tǒng)確保人事檔案數(shù)據(jù)信息的保密性與安全性。

二、互聯(lián)網(wǎng)背景下事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的對策

（一）構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫

推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)，在技術(shù)層面予以充分支持，積極引入更多現(xiàn)代信息技術(shù)管理手段，促進(jìn)人事檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升，盡快從過去的人工紙質(zhì)檔案管理模式朝著更加現(xiàn)代化的信息管理模式轉(zhuǎn)變，在這一基礎(chǔ)上開展好數(shù)字化檔案的存儲、歸檔和安全管理等相關(guān)工作，有效解決過去紙質(zhì)檔案長期存放而出現(xiàn)發(fā)霉、損壞的現(xiàn)象。為促進(jìn)人事檔案管理水平的提升，事業(yè)單位需要根據(jù)具體情況，加快人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，例如說根據(jù)單位內(nèi)部崗位設(shè)置、開展業(yè)務(wù)工作情況等進(jìn)行人事檔案材料的搜集整理和歸納入庫。隨后選擇數(shù)字掃描設(shè)備對收集到的檔案材料文件進(jìn)行掃描核對，將人事檔案信息逐一歸納到電子數(shù)據(jù)庫之內(nèi)，并反復(fù)查看錄入信息是否齊全正確，最后再對錄入的人事檔案數(shù)據(jù)信息予以詳細(xì)歸類。另外，檔案使用者可以直接在數(shù)據(jù)庫中輸入關(guān)鍵詞來進(jìn)行快速便捷地檢索，促進(jìn)人事檔案利用效率的提升，為單位人事管理和其他工作帶來更多便利。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施配置

在推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的過程中必須要確保相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的齊全完善，盡快建立現(xiàn)代化的人事檔案管理體系，同時對人事檔案數(shù)據(jù)庫資源予以補(bǔ)充和完善。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極投入更多人力物力財(cái)力，確保各類軟硬件設(shè)施齊全，為人事檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供更多保障，在此基礎(chǔ)上還需要落實(shí)基礎(chǔ)信息化建設(shè)工作，建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，確保能夠更加科學(xué)規(guī)范地開展好人事檔案數(shù)據(jù)信息的收集、整理、歸檔、開發(fā)、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。唯有確保檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善才能夠有效降低檔案管理的人力成本與時間成本，確保人事檔案信息能夠及時全面歸檔，同時為檔案使用者帶來更加高效便捷的服務(wù)。在實(shí)際工作中還應(yīng)當(dāng)充分推進(jìn)信息化檔案管理和傳統(tǒng)管理手段的充分結(jié)合，做到去粗存精，充分發(fā)揮出現(xiàn)代信息技術(shù)和傳統(tǒng)管理模式的各自優(yōu)點(diǎn)，共同促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案工作的持續(xù)開展。

（三）搭建信息管理系統(tǒng)

事業(yè)單位在加快推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)工作的過程中，應(yīng)當(dāng)投入更多資源盡快建立專門的人事檔案信息管理系統(tǒng)平臺，靈活運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等，對具有重要價值的檔案材料盡快實(shí)施掃描存檔，同時不斷完善人事檔案信息管理系統(tǒng)的相關(guān)功能，確保人事檔案日常管理工作的規(guī)范有序開展，第一時間對人事檔案數(shù)據(jù)信息予以更新或補(bǔ)充，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動態(tài)化全面化監(jiān)督管理。檔案信息管理系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)行過程中，可以對人事檔案數(shù)據(jù)的借閱調(diào)取進(jìn)行記錄，可以提升檔案查詢檢索效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的高效利用，促進(jìn)檔案管理智能化水平的不斷提升，真正發(fā)揮出信息技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢[2]。

（四）提升信息化管理水平

順利建設(shè)人事檔案信息管理系統(tǒng)后，事業(yè)單位檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)和充電，盡快熟悉了解并能夠規(guī)范操作該系統(tǒng)，不斷提升對檔案信息管理系統(tǒng)的利用水平，從而真正對現(xiàn)代信息技術(shù)予以靈活運(yùn)用，推動人事檔案管理工作模式的革新，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作人員自身知識結(jié)構(gòu)的優(yōu)化和綜合素質(zhì)能力的提升，確保人事檔案管理的實(shí)效性。從實(shí)際工作中能夠了解到，人事檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)際投入運(yùn)行之后，其能夠提供諸多功能，對管理工作中檔案數(shù)據(jù)信息的錄入、保存、檢索等服務(wù)都得到了顯著優(yōu)化，因此事業(yè)單位要加快專業(yè)化人才培養(yǎng)的腳步，通過定期組織開展培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動來促進(jìn)檔案管理人員信息素養(yǎng)的提升，打造一支專業(yè)化水平高且能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案人才隊(duì)伍，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，促進(jìn)人事檔案綜合利用效率的提升。

（五）加強(qiáng)檔案安全管理

在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)有效提升了檔案管理工作效率，但在這一過程中也隨之產(chǎn)生了檔案數(shù)據(jù)信息的安全問題，必須要引起充分關(guān)注和重視。事業(yè)單位要盡快制定人事檔案信息化管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，完善安全管理制度，為人事檔案信息的安全提供制度保障。檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)樹立較強(qiáng)的安全管理意識，按照規(guī)定要求開展好人事檔案數(shù)據(jù)的備份管理工作，對檔案信息管理平臺及時更新維護(hù)，對于涉及到個人隱私或者其他重要人事檔案信息應(yīng)當(dāng)采取數(shù)字加密或者設(shè)置防火墻的方式來保障其安全性[3]。

（六）完善檔案管理制度

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)基于人事檔案信息化管理的各個流程著手，建立更加完善系統(tǒng)的人事檔案管理制度，對人事檔案初期審查工作環(huán)節(jié)、檔案收集整理和錄入存檔工作流程以及人事檔案查閱調(diào)取和安全保密工作等都盡快制定有針對性的規(guī)章制度，形成相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這樣才能夠確保管理人員能夠遵循規(guī)范要求開展好各項(xiàng)工作。形成完善的管理制度之后還需要確保其在實(shí)際工作中予以貫徹執(zhí)行，通過建立監(jiān)督機(jī)制、考核機(jī)制、獎懲機(jī)制，充分調(diào)動工作人員的積極性，避免其出現(xiàn)違規(guī)甚至違法行為，讓檔案管理人員可以主動約束和規(guī)范自身行為，促進(jìn)其職業(yè)道德素質(zhì)的提升，保證人事檔案管理工作的有序推進(jìn)。

三、結(jié)語

在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，事業(yè)單位在組織開展人事檔案管理工作的過程中必須要始終堅(jiān)持更新思想、與時俱進(jìn)。依托于現(xiàn)代信息技術(shù)手段，推動單位人事檔案信息化建設(shè)，通過構(gòu)建人事檔案信息管理平臺，對人事檔案數(shù)據(jù)信息予以高效開發(fā)利用，讓人事檔案管理工作為事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展做出更多貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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[2]趙卉.淺談如何做好事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].蘭臺世界，2020（S2）：75.

[3]李丹.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息資源建設(shè)的策略[J].黑龍江檔案，2020（06）：102.