會計檔案管理問題應對策略研究

摘要：會計檔案不僅是客觀記錄并有效應證經(jīng)濟業(yè)務往來的重要憑證，同時也是改善提升決策能力水平的重要參考。通過對相關會計檔案實施科學分析，有助于深入準確把握經(jīng)濟業(yè)務發(fā)展現(xiàn)狀、及時修訂計劃。目前條件下，較大比例機關及企事業(yè)單位對會計檔案的重要性認識相對不足，存在諸多問題，進而限制其價值的有效發(fā)揮。正視問題，積極進行針對性整改，有助于進一步促進本單位、本部門經(jīng)濟業(yè)務高質量開展。

關鍵詞：會計;檔案;管理;問題;策略

對于單位和部門而言，會計檔案有著無可替代的保存和利用價值。不僅是客觀記錄并有效應證經(jīng)濟業(yè)務往來的重要憑證，同時也是改善提升決策能力水平的重要參考。鑒于此，必須切實重視會計檔案管理工作，嚴格執(zhí)行相關法律法規(guī)，完善管理流程、明確工作要求，進而提升會計檔案管理能效。

一、會計檔案的特征及價值

（一）基本特征。一是涉及面廣。具體涵蓋本部門、本單位經(jīng)濟業(yè)務推進過程中相關活動信息，來源寬泛，通常以會計憑證、會計賬簿、電子檔案等方式存在。二是專業(yè)性強。在會計核算中得以形成，資料、數(shù)據(jù)、表冊等高度規(guī)范統(tǒng)一，需要專業(yè)人員進行管理和操作。三是實用性高。有助于記錄并展現(xiàn)本單位本部門經(jīng)濟情況，同時也對日常經(jīng)濟活動予以管理監(jiān)督[1]。

（二）主要價值。一是反映實際。會計檔案具有較強嚴密性和原始性，真實有效的會計檔案，可以直觀表述相關經(jīng)濟活動。以便在必要情況下，可以舉證。二是輔助決策。由于其直接反映經(jīng)濟收支過程及結果，有助于對經(jīng)濟活動可行性開展綜合研判，確保決策科學正確，并防止違規(guī)違法行為發(fā)生。三是便于監(jiān)督。有關部門將其作為依據(jù)，可及時識別、掌握其具體內容并判定是否合規(guī)合法[2]。

二、會計檔案管理工作存在的問題

（一）法規(guī)要求落實不好。部分會計檔案管理人員學習掌握政策要求不及時不全面，固執(zhí)依靠經(jīng)驗，無法確保規(guī)范性。單位部門重視力度不夠，培訓不到位不及時，保障不到位，進而影響工作的依法依規(guī)程度。

（二）管理崗位設置不當。部分單位部門未單設會計檔案管理崗，由任兼職負責。部分會計人員任務太過繁重，可能在憑證裝訂、保管等工作中委托他人協(xié)助。進而違反相關制度要求，影響會計檔案及時性、安全性。

（三）檔案資料保管不全。部分單位部門未切實明確會計檔案保管范圍，重視會計憑證、賬簿等整理歸檔，忽略賬單、報表等，進而影響完整性科學性。部分建有電子會計檔案系統(tǒng)，但安全保障滯后，存在隱患。

（四）檔案歸屬去向不明。部分單位部門安排財務人員管理檔案，導致大量累積，甚至隨意堆放，保管不善。加之國家為加強經(jīng)濟管控，審計頻度高，范圍寬，跨度長，進而造成財務部門工作量激增，隨時取閱檔案，無法正確規(guī)范存放。

（五）基礎工作執(zhí)行不力。檔案收集、檔案整理、檔案保管等均為會計檔案管理基礎工作，不同環(huán)節(jié)，要求迥異。部分單位部門執(zhí)行不力，諸如單據(jù)不完整、未歸檔，大量單據(jù)冗雜等，不能有效展現(xiàn)信息，影響后續(xù)查閱使用。

（六）規(guī)范程序執(zhí)行不嚴。會計檔案保管制度不嚴不實，個別人員查閱、復制會計檔案未嚴格執(zhí)行既定登記審核程序，危及檔案安全。部分單位部門對達到保管年限的會計檔案實施銷毀時，未開展規(guī)范鑒定，具有明顯隨意性[3]。

三、會計檔案管理問題的應對策略

（一）充分執(zhí)行要求。單位部門相關負責人及檔案管理人員，必須深入學習相關政策法規(guī)制度內容，準確理解掌握會計檔案管理流程及其要點。扎實有效開展內部學習培訓，營造良好學習貫徹氛圍，自覺嚴格執(zhí)行新辦法、新要求，用嚴格的制度指導和規(guī)范實踐，確保中心工作不偏離。

（二）合理調配崗位。單位部門必須將會計檔案崗位獨立設置，由較強專業(yè)能力的敬業(yè)精神人員專職。并以制度條例形式明確崗位職責權力，賦予其監(jiān)督檢查職能，嚴控出入口。工作成效直接與職工績效評價掛鉤，切實提升會計檔案管理人員的主動性、積極性，保障該項工作高質量推進。

（三）高效保管資料。基于會計檔案基本特征，其管理工作涵蓋報表及其生成資料，入單據(jù)、憑證等。資料銜接嚴密，任何一環(huán)產(chǎn)生疏漏問題，均會影響整體成效。單位部門必須嚴格執(zhí)行相關規(guī)定，全面歸檔各類資料，規(guī)范保管、移交行為。建立完善管理體系，盡職盡責。

（四）明確檔案歸屬。按照規(guī)定，會計檔案管理部門具備臨時保管會計檔案資料職責，臨時保管最長不超過三年，最終需向檔案管理機構完成移交。這一要求，必須嚴格執(zhí)行，防止多種因素影響而隨意拖延保管期限，造成安全隱患和不便，并影響檔案資料完整準確。

（五）規(guī)范基礎工作。通過培訓教育，持續(xù)鞏固提升會計人員綜合素養(yǎng)。嚴格落實崗前培訓，教育引導其深入了解工作要求，嚴格依據(jù)制度規(guī)范開展工作。緊密結合宣傳教育，以案說法、以儆效尤，幫助其革新思想，強化責任。嚴格執(zhí)行相關基礎程序，控制降低違規(guī)操作幾率[4]。

（六）嚴格執(zhí)行程序。會計檔案安全不容忽視。相關檔案資料達到對應年限后，要及時鑒定并銷毀，這一過程不可逆，必須嚴格規(guī)范。要據(jù)實設置監(jiān)銷崗，啟動程序前，嚴格清點、核對清冊內容。監(jiān)督銷毀并確認簽字，做好痕跡管理及證據(jù)留存嚴防工作疏漏失誤。

（七）推進信息建設。財務電算化已經(jīng)得到逐漸推廣應用，有助于極大降低成本、提升效能、保障安全。但易受網(wǎng)絡因素影響，具有一定安全隱患。單位部門必須緊跟時代步伐，著力構建完善對應信息安全管理制度，防止人為或環(huán)境因素影響。要定期嚴格數(shù)據(jù)備份，以防意外[5]。

四、小結

會計檔案管理十分重要、價值巨大、作用明顯。單位部門必須嚴格執(zhí)行相關制度要求，及時系統(tǒng)梳理總結相關問題，及時研究完善應對策略，切實達成和提升會計檔案管理應有效能。

參考文獻

[1]莫藝娟.淺談會計檔案管理中存在的問題與解決措施[J].蘭臺內外，2021（16）：82-84.

[2]王思婷.深入貫徹落實《會計檔案管理辦法》持續(xù)提升國有企業(yè)會計檔案規(guī)范化管理水平[J].蘭臺世界，2021（08）：4-5.

[3]王育紅.會計檔案管理工作中存在的問題及對策探討[J].企業(yè)改革與管理，2021（12）：136-137.

[4]周聰.事業(yè)單位會計檔案規(guī)范管理分析[J].今日財富，2021（08）：143-144.

[5]肖紅，王艷麗.加強事業(yè)單位會計檔案管理的對策研究[J].財經(jīng)界，2021（11）：140-141.

作者簡介：李莉（1971-1） 女 四川儀隴 大專 檔案專業(yè)助理館員 研究方向：會計檔案管理 南充市建設工程招投標造價站