我市社保檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策

摘要：隨著社會保障的發(fā)展進(jìn)步和逐步完善，社會保障檔案資源的社會價(jià)值逐漸為公眾所認(rèn)知，作為社會保障體系建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，社會保障檔案管理是建設(shè)規(guī)范化、制度化社會保障體系的重要內(nèi)容，對實(shí)現(xiàn)我國社會保障體系的整體化、共享化、信息化發(fā)展有著重要的推動作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;社保;信息化建設(shè)

為加強(qiáng)和規(guī)范社保基層經(jīng)辦單位業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)民生檔案真實(shí)、完整和安全，發(fā)揮檔案服務(wù)民生的基礎(chǔ)性作用，推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作與社保業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展，2021年6月至7月底，我們會同相關(guān)部門對我市社保局、城鄉(xiāng)居保局和14個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了摸底調(diào)查和分析，主要采取實(shí)地查看、座談了解、調(diào)查問卷等方式開展調(diào)研。

一、我市社保檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案室建設(shè)情況

我市社保經(jīng)辦單位都具備檔案管理的基本條件，但是，有相當(dāng)基層單位存在庫房資源緊張、缺乏專門的檔案管理人才的問題。

1.檔案庫房設(shè)立情況。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，市社保局、市城鄉(xiāng)居保局檔案庫房現(xiàn)狀。有12個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心設(shè)立有專門的社保檔案庫房，占我市社保經(jīng)辦單位總數(shù)的86%，只有一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心因辦公場所搬遷，臨時(shí)租賃場所辦公，沒有設(shè)立專門的檔案庫房;安裝有檔案密集架的只有3個(gè)基層單位，有2個(gè)單位既無專室也無專柜存放檔案，其余9個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)均使用四節(jié)檔案鐵皮柜保管檔案、資料。除新市街道、溫泉新區(qū)、雁門口鎮(zhèn)、羅店鎮(zhèn)等鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心檔案庫房面積相對較大并且安裝有檔案密集架外，大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心囿于辦公用房條件所限，設(shè)置專門的社保檔案庫房面積過小、資料雜亂堆積、信息化程度低等情況，檔案庫房面積承載量滿足不了日益增長的社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)量。

從調(diào)研的情況來看，我市各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心均意識到檔案庫房面積承載量不足的問題，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)增加了檔案庫房面積，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)將檔案鐵質(zhì)柜或木質(zhì)柜換成了密集架來緩解檔案存放空間不足的問題。

2.配備專兼職檔案管理員情況。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，我市社保局、城鄉(xiāng)居保局均配備有專職檔案管理員，14個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心中，有11個(gè)設(shè)有專兼職檔案管理員，其余3個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，沒有配備專職檔案管理員。配備專兼職檔案管理員所占全市鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心總數(shù)的78.5%。配備的專兼職檔案管理人員中，有大專及以上學(xué)歷的人數(shù)僅有4人，占全部專兼職檔案管理人員總數(shù)的27%，而且大部分社保專兼職管理人員未經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理知識和業(yè)務(wù)技能?？傮w來看，除社保局、城鄉(xiāng)居保局情況較好外，絕大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心急需建立檔案管理體系和專兼職檔案管理隊(duì)伍。

（二）檔案管理情況

由于歷史原因，我市各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)均把業(yè)務(wù)檔案歸入文書檔案管理范疇，檔案管理情況參差不齊。

（1）檔案規(guī)范化情況。市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)以抓檔案，促業(yè)務(wù)規(guī)范工作為切入點(diǎn)，開展了檔案達(dá)標(biāo)升級活動。經(jīng)過幾年的努力和辛勤工作，檔案管理工作機(jī)制、人員素質(zhì)、檔案管理設(shè)備、檔案保密、保管及庫房基礎(chǔ)建設(shè)日益完善。

為加大檔案管理的硬軟件建設(shè)，市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)專設(shè)了3個(gè)檔案庫房室，購置了20多套密集架及文件柜，在檔案庫房室配置了防盜門、電子監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度表、除濕機(jī)、消防設(shè)施等，各種設(shè)備設(shè)施運(yùn)轉(zhuǎn)正常。

在逐步對離退休人員人事檔案進(jìn)行整理歸類的同時(shí)，加強(qiáng)了對離退休人員數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，主要內(nèi)容包括姓名、性別、出生年月、參加工作時(shí)間、退休前工作單位、養(yǎng)老金待遇、歷次調(diào)待情況、家庭住址、聯(lián)系方式等等，為離退休人員檔案管理規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)。市局各業(yè)務(wù)股室按照檔案管理規(guī)定和工作流程，規(guī)范了業(yè)務(wù)檔案的管理，對歸檔材料進(jìn)行規(guī)范的分類、排列、編號和編目。各業(yè)務(wù)檔案按編碼方案在庫房內(nèi)統(tǒng)一保管，各類檔案按照永久、100年、50年、30年、10年保管期限依次排列，同一保管期限的業(yè)務(wù)檔案，做到了同年度、同險(xiǎn)種、同環(huán)節(jié)集中存放。目前查閱一份檔案，從目錄索引到實(shí)現(xiàn)查閱，時(shí)間不超過3分鐘。

經(jīng)調(diào)研，我市各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心積攢了近幾年社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦產(chǎn)生的大量資料，所有鄉(xiāng)鎮(zhèn)都對社保檔案資料進(jìn)行了歸檔整理。其中：編制了檔案檢索目錄的有13家，占總數(shù)的81%;只對部分業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行歸檔整理的有11家，占總數(shù)的69%。新市人社服務(wù)中心把歷年來形成的業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行收集整理，比較規(guī)范健全;宋河人社服務(wù)中心、永隆人社服務(wù)中心等9個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心對社保業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一存放，但還需要進(jìn)一步系統(tǒng)規(guī)范整理;有2個(gè)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心由于數(shù)次“搬家”，其業(yè)務(wù)檔案沒有集中歸口整理。總體來看，我市各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理、保管情況差異較大，缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法。

（2）檔案開發(fā)利用情況。經(jīng)過調(diào)研，全市除社保局、城鄉(xiāng)居保局由專職檔案管理員提供利用服務(wù)外，其余鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心一般由窗口業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作人員按照各自經(jīng)辦業(yè)務(wù)自行查找檔案并提供利用;絕大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心未建立保管、借閱等檔案工作管理制度，日常檔案借閱、利用沒有相應(yīng)的借閱登記和利用效果登記;各鄉(xiāng)鎮(zhèn)都沒有意識到建立本單位的大事記制度和對各類業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)匯編。

二、我市社保檔案管理工作中存在的主要問題

（一）缺乏統(tǒng)一的社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。我市各社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦單位社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是歸檔的范圍、管理的形式和檔案交接流轉(zhuǎn)等方面存在脫節(jié)現(xiàn)象。二是社保檔案的完整性，檔案存放地點(diǎn)不一致、以及跨區(qū)域性的檔案。例如某參保人員未退休時(shí)，部分人事檔案可能在組織部、人才交流中心、參保者自己單位或主管局、檔案局等以上某一單位。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)則只存放了一張參保者第一次投保時(shí)所填的紙質(zhì)加蓋各相關(guān)單位的參保表。跨區(qū)域性是指參保者之前在一個(gè)地方工作后調(diào)入或轉(zhuǎn)移到另一個(gè)城市工作之后的社保檔案，由于各個(gè)地方情況不同，政策不一致，導(dǎo)致社保檔案的歸檔資料各異。

（二）社保檔案管理的手段落后。受經(jīng)辦機(jī)構(gòu)人員經(jīng)費(fèi)、體制機(jī)制等條件限制，很多經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案仍未實(shí)現(xiàn)電子信息化管理，未設(shè)?？茖Ｈ?，使得業(yè)務(wù)檔案難以進(jìn)行合理的歸納，使檔案的查閱變得困難。又由于軟、硬件設(shè)施及人員專業(yè)技能沒有很好的結(jié)合，并缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)仍然用過去的手工操作和陳舊的管理方法。

（三）經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案先進(jìn)技術(shù)設(shè)備不夠。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)雖有檔案庫房、專用的檔案軟件等基礎(chǔ)設(shè)施，但缺乏開發(fā)和使用檔案管理信息的工具，比如各項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦時(shí)同時(shí)掃描資料共享到檔案管理信息系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的鏈接，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，以達(dá)到利用檔案管理先進(jìn)技術(shù)設(shè)備來提高經(jīng)辦工作效率。

（四）缺乏檔案管理專業(yè)人才。社會保險(xiǎn)檔案種類多、數(shù)量大，不同種類檔案的歸檔、分類和保存都需要專業(yè)的知識和技術(shù)支撐。從調(diào)研情況來看，我市社會保險(xiǎn)專業(yè)檔案管理人員普遍缺乏。一些經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒有專職檔案管理人員，兼職的檔案管理人員因身兼幾崗，檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流不多;檔案知識培訓(xùn)少;投入檔案管理的精力和時(shí)間不夠，加上經(jīng)辦機(jī)構(gòu)經(jīng)費(fèi)不夠，很少聘用專業(yè)的檔案管理人才，檔案管理人才的缺乏在很大程度上影響了社保檔案管理的規(guī)范化。

三、加強(qiáng)我市社會保險(xiǎn)檔案管理的對策

（一）增強(qiáng)社保檔案管理意識。社會保險(xiǎn)檔案管理工作政策性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)，對從事檔案管理的工作人員的素質(zhì)要求也很高。應(yīng)增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理經(jīng)辦人員的管理意識，加強(qiáng)對業(yè)務(wù)人員的檔案法制教育和專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，嚴(yán)格檔案從業(yè)人員準(zhǔn)入制度，建立業(yè)務(wù)過硬、責(zé)任心強(qiáng)的社會保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍，督促單位負(fù)責(zé)人依法履行對本單位檔案工作負(fù)有的職責(zé)，并建立定期監(jiān)督檢查制度，建立檢查結(jié)果公告制度，使違法單位與個(gè)人及時(shí)整改，以推進(jìn)社會保險(xiǎn)檔案管理工作逐步走上制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

（二）建立健全社保檔案管理責(zé)任體系。一是要分工明確、齊抓共管，建立起市人社局、社區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心“三位一體”的檔案工作聯(lián)管責(zé)任體系;二是要理順規(guī)范檔案工作管理機(jī)制。在人員經(jīng)費(fèi)、機(jī)制體制上實(shí)行創(chuàng)新管理，將社保檔案管理納入統(tǒng)一的社保業(yè)務(wù)體系，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一監(jiān)管，統(tǒng)一考核。

（三）加強(qiáng)檔案管理技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。購置社保檔案管理工作必須的硬件設(shè)備，如快速掃描儀，計(jì)算機(jī)等。研發(fā)和購置檔案管理軟件，進(jìn)行電子檔案管理。在電腦公司協(xié)助下，優(yōu)先從靈活就業(yè)人員社保檔案掃描存儲起步，自主開發(fā)簡單的管理軟件，用移動硬盤構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫，存儲參保人基本信息（如身份證號、檔案號、就業(yè)時(shí)間、繳費(fèi)情況等）和人事檔案信息。

（四）建立合理的檔案管理規(guī)劃。以統(tǒng)一模式，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一要求為原則規(guī)范我市企事業(yè)單位的人事檔案教據(jù)化，企業(yè)年度繳費(fèi)核定表，人員增減變化表，繳費(fèi)發(fā)票進(jìn)入系統(tǒng)教據(jù)庫：退休人員電子檔案匯集一處，按居住地建立電子檔案庫參，參保人社保檔案可以通過互聯(lián)網(wǎng)的方式供本人查聞、核對。

（五）加強(qiáng)社會保險(xiǎn)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要求各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人員，掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，為實(shí)現(xiàn)社保檔案微機(jī)化管理打好基礎(chǔ)，便于檔案信息的開發(fā)與利用，指定專人從事檔案管理服務(wù)，杜絕工作人員身兼多職的現(xiàn)象。檔案管理人員配備專用辦公室，提供全時(shí)不間斷服務(wù)。對檔案管理人員制定專門指標(biāo)，進(jìn)行年度考核。組織社會保險(xiǎn)檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升其政治素養(yǎng)、專業(yè)素養(yǎng)和文化素養(yǎng)，培養(yǎng)和造就一大批講理想、講道德、掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和現(xiàn)代管理知識的復(fù)合型社會保險(xiǎn)檔案管理人才，加快社會保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，為我市社會保險(xiǎn)檔案管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供人才保證。

作者簡介：沈誠（1971年8月16日），男，漢族，湖北京山人，大專學(xué)歷，助理工程師，研究方向：檔案整理研究.