對ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用的探討

莊鑫

（南京南瑞太陽能科技有限公司，南京210000）

1 ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制分析

1.1 ERP系統(tǒng)

ERP系統(tǒng)即企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，在制造資源計劃基礎(chǔ)上發(fā)展而來，其強調(diào)打破企業(yè)發(fā)展中的壁壘，將信息集成范圍擴(kuò)大至企業(yè)上下游，管理企業(yè)發(fā)展過程中是整個供應(yīng)鏈。因此，目前廣義上定性為ERP系統(tǒng)是集銷售、采購、生產(chǎn)制造、成本管理、財務(wù)服務(wù)、質(zhì)量管理等多功能于一體的信息化管理系統(tǒng)，其能夠?qū)崿F(xiàn)人、財、物高度集成，充分利用資源，全面提高企業(yè)競爭力。

1.2 內(nèi)部控制

根據(jù)美國審計準(zhǔn)則委員會在《審計準(zhǔn)則公告》中的規(guī)定，內(nèi)部控制是指在一定環(huán)境下為提高企業(yè)經(jīng)營效率、充分有效地獲得和使用各種資源，達(dá)到既定管理目標(biāo)，而在企業(yè)內(nèi)部實施的各種制約和調(diào)節(jié)的組織、計劃、程序、方法。在現(xiàn)代企業(yè)中，內(nèi)部控制包括控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)控5 個要素。

2 應(yīng)用ERP系統(tǒng)的積極影響

2.1 對控制環(huán)境的積極影響

控制環(huán)境是企業(yè)實施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，也是構(gòu)建高效內(nèi)部控制制度的前提，涉及7 個要素（見圖1），決定著企業(yè)內(nèi)部的氛圍。應(yīng)用ERP系統(tǒng)能夠在“最佳流程實踐”基礎(chǔ)上構(gòu)建起扁平化的組織流程，優(yōu)化企業(yè)組織結(jié)構(gòu)體系，提升管理結(jié)構(gòu)流程化、秩序化水平，便于信息快速傳遞與員工之間高效溝通，且減少企業(yè)內(nèi)部控制中存在的層級，便于領(lǐng)導(dǎo)加強對業(yè)務(wù)的了解，合理分配控制責(zé)任，提高控制效率。此外，也對企業(yè)內(nèi)部責(zé)、權(quán)、利分配體系進(jìn)行優(yōu)化，基于嚴(yán)格的審批流程、授權(quán)制度、互相監(jiān)督與制約機(jī)制，有效避免權(quán)、責(zé)、利不清的情況。

2.2 對風(fēng)險評估的積極影響

風(fēng)險評估是通過識別風(fēng)險、分析風(fēng)險進(jìn)行風(fēng)險評級的活動，是采取風(fēng)險應(yīng)對措施、實施風(fēng)險管理的基礎(chǔ)，在企業(yè)發(fā)展過程中，風(fēng)險評估是一個不斷重復(fù)的過程，需要結(jié)合企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化展開工作。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用更新了風(fēng)險評估內(nèi)容與形式，尤其是在規(guī)模大、業(yè)務(wù)多的企業(yè)當(dāng)中，ERP系統(tǒng)能夠自動化完成企業(yè)信息收集、處理、傳遞等活動，減少人為介入，強化對風(fēng)險接口風(fēng)險點的控制，便于企業(yè)更清晰地了解業(yè)務(wù)操作規(guī)程，明確崗位責(zé)權(quán)劃分，避免出現(xiàn)人為篡改，從而減少企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的風(fēng)險。

2.3 對控制活動的積極影響

控制活動是推動企業(yè)內(nèi)部政策、程序高效、順利執(zhí)行的重要措施，覆蓋企業(yè)會計系統(tǒng)、財產(chǎn)保護(hù)、關(guān)聯(lián)交易、崗位責(zé)任不相容、授權(quán)、績效等多個方面。應(yīng)用ERP系統(tǒng)展開控制活動，可基于其明確的責(zé)權(quán)劃分、完善的體系，根據(jù)企業(yè)公司架構(gòu)以及制度準(zhǔn)確完成職責(zé)分離，提高授權(quán)審批嚴(yán)謹(jǐn)性、嚴(yán)格度，且系統(tǒng)內(nèi)融入企業(yè)風(fēng)險控制、制度安排、流程審批等關(guān)鍵點，代替人工操作，提高資源利用效率。

2.4 對信息與溝通的積極影響

內(nèi)部控制中信息與溝通主要負(fù)責(zé)內(nèi)部控制相關(guān)信息收集、處理、傳遞，為內(nèi)部控制有效運行奠定堅實基礎(chǔ)，高效的信息與溝通能夠提高內(nèi)部控制效率，減少因信息溝通、傳遞不暢產(chǎn)生的工作遺漏點或工作重疊情況。在ERP系統(tǒng)中，信息基于信息化技術(shù)手段實時傳遞，方便、快捷、省力且準(zhǔn)確，更多復(fù)雜的信息也能夠在系統(tǒng)內(nèi)實時共享，節(jié)約時間，提高資源利用效率。

2.5 對內(nèi)部監(jiān)控的積極影響

內(nèi)部監(jiān)控是內(nèi)部控制的重要組成部分，要求內(nèi)部監(jiān)控構(gòu)建起與企業(yè)發(fā)展實際相符、內(nèi)部控制目標(biāo)相契合的監(jiān)控制度，并賦予監(jiān)控人員權(quán)利，構(gòu)建監(jiān)控程序、運用監(jiān)控方法完成對內(nèi)部控制的監(jiān)督與管控。在ERP系統(tǒng)中，通過明確的權(quán)責(zé)利體系，有效減少部門間監(jiān)控脫節(jié)的現(xiàn)象，全面掃除監(jiān)控盲區(qū)，且在科技的支持下，能夠?qū)崿F(xiàn)實時監(jiān)控，便于隨時了解企業(yè)內(nèi)部發(fā)展中的風(fēng)險，提高內(nèi)部監(jiān)控有效性。

3 ERP系統(tǒng)中內(nèi)部控制指標(biāo)體系構(gòu)建與評估

ERP系統(tǒng)中內(nèi)部控制指標(biāo)體系構(gòu)建采用OPM3 模型完成。

3.1 指標(biāo)構(gòu)建

3.1.1 控制環(huán)境指標(biāo)

ERP系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建起扁平化的組織結(jié)構(gòu)，但在降低管理層次的同時擴(kuò)大了管理范圍，對管理層的能力與道德素質(zhì)提出更高要求，需要從企業(yè)內(nèi)部控制中產(chǎn)生的大量且繁雜的信息當(dāng)中甄別有價值的內(nèi)容，并且時刻感知企業(yè)發(fā)展中潛藏的風(fēng)險，以便及時采取控制措施。因此，系統(tǒng)中針對控制環(huán)境設(shè)置4個主要控制點，分別為組織結(jié)構(gòu)、職位設(shè)置、職責(zé)分工、人力資源政策。具體指標(biāo)與編碼如表1所示。

3.1.2 風(fēng)險評估指標(biāo)

ERP系統(tǒng)應(yīng)用后，企業(yè)內(nèi)部控制中將產(chǎn)生新的風(fēng)險，如電子數(shù)據(jù)被篡改、系統(tǒng)遭入侵等，因此，風(fēng)險評估中共涉及整體風(fēng)險評估、風(fēng)險預(yù)防、新風(fēng)險管理3 個主要控制點。具體指標(biāo)與編碼如表2所示。

表2 風(fēng)險評估指標(biāo)

3.1.3 控制活動指標(biāo)

應(yīng)用ERP系統(tǒng)后控制活動的開展與標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程的關(guān)聯(lián)性更強，控制重心也轉(zhuǎn)移到對人機(jī)相結(jié)合的控制上，從而需要完善內(nèi)控制度，利用信息技術(shù)構(gòu)建新的制度體系，以期在利用ERP系統(tǒng)提升內(nèi)部控制效率的同時，保障ERP系統(tǒng)安全可靠運行。而從內(nèi)部控制活動角度來講，其主要目的是減少企業(yè)運營發(fā)展中的風(fēng)險、損失，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用雖然會產(chǎn)生新的風(fēng)險，但對控制活動的目的、功能未產(chǎn)生影響，只是控制活動方式發(fā)生改變，因此，共設(shè)置7 個主要控制點。具體指標(biāo)與編碼如表3所示。

表3 控制活動指標(biāo)

3.1.4 信息與溝通指標(biāo)

ERP系統(tǒng)應(yīng)用后企業(yè)內(nèi)部信息傳遞與員工間的溝通更加順暢，可及時獲取信息，且ERP系統(tǒng)也成為企業(yè)業(yè)務(wù)處理的統(tǒng)一平臺，使各部門信息保持公開透明，減少信息不對稱的發(fā)生。因此，為確保信息傳遞渠道不受干擾，保障傳遞信息正確，形成良性的信息反饋—傳遞循環(huán)機(jī)制，共設(shè)置兩個主要控制點。具體指標(biāo)與編碼如表4所示。

表4 信息與溝通指標(biāo)

3.1.5 內(nèi)部監(jiān)控指標(biāo)

ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中的突出優(yōu)勢則是能夠?qū)I(yè)務(wù)整個處理流程進(jìn)行實時監(jiān)控，管理層可隨時檢查業(yè)務(wù)處理情況，采取事前控制措施，盡可能規(guī)避風(fēng)險帶來的影響與損失。因此，基于內(nèi)部控制的3 個環(huán)節(jié)，內(nèi)部監(jiān)控中共3 個主要控制點。具體指標(biāo)與編碼如表5所示。

表5 內(nèi)部監(jiān)控指標(biāo)

3.2 指標(biāo)評估

構(gòu)建起內(nèi)部控制指標(biāo)的OPM3 模型后，由于指標(biāo)的邊界模糊，無法量化，需要應(yīng)用模糊綜合評估法進(jìn)行指標(biāo)評估。具體步驟如下：

①設(shè)定評判對象，假設(shè)為P，其因素集則為U={u1，u2，...，um}。②設(shè)定評判等級集V={v1，v2，...，vm}，U中因素則根據(jù)評判集中等級指標(biāo)展開模糊評判，從而形成評判矩陣：則構(gòu)成評判模型，評判者參照V進(jìn)行打分，統(tǒng)計得分后形成R，因此，R中因子由評判者打分確定。③因素權(quán)重確定，將上述指標(biāo)記作不同的集合，如A={a1，a2，...，am}，打分評判后獲得因素評價矩陣：④完成統(tǒng)一規(guī)劃后則可獲得對P的評判等級。按照本次OPM3 模型中的指標(biāo)等級可獲得一級評判矩陣，分別進(jìn)行每個要素的綜合評判矩陣計算，再基于評價級別向量矩陣，確定每個要素的綜合分值，對比評價級別后企業(yè)則能夠了解應(yīng)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部控制所處階段，明確改進(jìn)事項，為針對性改進(jìn)提供信息基礎(chǔ)。

4 應(yīng)用ERP系統(tǒng)優(yōu)化內(nèi)部控制的策略

4.1 企業(yè)概況

某股份制公司經(jīng)營電子科技相關(guān)業(yè)務(wù)，注冊資本約1.3億元，經(jīng)過13年的發(fā)展，主營業(yè)務(wù)年收入約50 億，且規(guī)模不斷擴(kuò)大，目前已控股多家公司，企業(yè)內(nèi)部中高級技術(shù)人員占比35%。目前，已經(jīng)運用ERP系統(tǒng)開展業(yè)務(wù)多年，企業(yè)組織架構(gòu)完善、規(guī)章制度健全，因此，逐漸應(yīng)用ERP系統(tǒng)展開內(nèi)部控制，從控制效果來看，在業(yè)務(wù)流程的銜接、風(fēng)險控制、事前控制、ERP系統(tǒng)的應(yīng)用上還存在諸多問題。因此，經(jīng)上述流程分析內(nèi)部控制指標(biāo)后，企業(yè)認(rèn)識到需進(jìn)一步應(yīng)用ERP系統(tǒng)優(yōu)化內(nèi)部控制。

4.2 應(yīng)用ERP系統(tǒng)優(yōu)化內(nèi)部控制的具體策略

4.2.1 構(gòu)建單據(jù)業(yè)務(wù)管理流程，統(tǒng)一線上線下管理

企業(yè)在發(fā)展業(yè)務(wù)過程中，并非所有業(yè)務(wù)單據(jù)均由線上產(chǎn)生，而線下產(chǎn)生數(shù)據(jù)經(jīng)常忘記登記或與線上出現(xiàn)不一致，影響財務(wù)報表的準(zhǔn)確性。因此，應(yīng)統(tǒng)一線上、線下單據(jù)管理工作，保持流程一致。具體應(yīng)從兩個方面構(gòu)建單據(jù)業(yè)務(wù)管理流程：①采購環(huán)節(jié)。ERP系統(tǒng)中采購模塊可及時反饋物料需求，從而生成采購訂單，或業(yè)務(wù)部門定期將需求填寫至采購申請單內(nèi)，經(jīng)審核通過后，采購部門發(fā)出采購訂單。而收到物料后，需要在系統(tǒng)內(nèi)填寫到貨單，核對無誤后單據(jù)自動流轉(zhuǎn)到倉管部門，倉管部門根據(jù)單據(jù)入庫物料，并生成入庫單據(jù)，經(jīng)過審核確定采購中該批物料已經(jīng)入庫，并且有著入庫單據(jù)。在入庫前還需檢測物料質(zhì)量，質(zhì)量通過入庫管理，質(zhì)量不達(dá)標(biāo)還需在采購系統(tǒng)中填寫退換貨單據(jù)。在以上過程中涉及多個職能部門的工作，為準(zhǔn)確劃分職能，形成如圖2所示的單據(jù)管理流程，虛線部分工作由財務(wù)部門完成。②銷售環(huán)節(jié)。針對銷售環(huán)節(jié)應(yīng)構(gòu)建起與線下業(yè)務(wù)處理相對的單據(jù)管理流程，如圖3所示（虛線為財務(wù)部門工作），需將銷售合同作為依據(jù)填寫ERP系統(tǒng)中的銷售訂單，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)層審核通過后按照交貨日期規(guī)定發(fā)貨，并填制發(fā)貨單，經(jīng)過審核后系統(tǒng)內(nèi)自動生成銷售出庫單，根據(jù)單據(jù)內(nèi)容倉管部門將產(chǎn)品出庫，完成銷售后系統(tǒng)內(nèi)每單會自動生成銷售發(fā)票，避免單據(jù)上數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的問題。

圖2 采購環(huán)節(jié)單據(jù)管理流程示意圖

圖3 銷售環(huán)節(jié)單據(jù)管理流程示意圖

4.2.2 加強風(fēng)險源頭控制，積極采取事前控制

ERP系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)部控制中強化事前控制提供了堅實的基礎(chǔ)，但企業(yè)內(nèi)部控制中普遍仍以事中、事后控制為主，未能利用事前控制的優(yōu)勢從源頭規(guī)避風(fēng)險，由此可以反映出企業(yè)工作缺少計劃性，內(nèi)部控制時效性差。因此，應(yīng)從源頭抓起，提高內(nèi)部控制的主動性。具體來講，應(yīng)做好兩方面工作：其一則是以預(yù)算計劃作為根本，將企業(yè)發(fā)展業(yè)務(wù)、各項任務(wù)量化，以客觀的數(shù)據(jù)展開內(nèi)部控制。建議成立預(yù)算管理委員會負(fù)責(zé)企業(yè)預(yù)算工作，根據(jù)董事會制定的預(yù)算方案，督促各部門制定預(yù)算，協(xié)調(diào)預(yù)算編制與執(zhí)行的沖突，負(fù)責(zé)預(yù)算管理與預(yù)算執(zhí)行情況考核，推動預(yù)算目標(biāo)的完成，并且將企業(yè)內(nèi)部通過審批預(yù)算的信息內(nèi)置于ERP系統(tǒng)中，轉(zhuǎn)化成為具體的控制目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)，明確數(shù)據(jù)可浮動的范圍以及各個控制點的主要負(fù)責(zé)人，發(fā)生實際經(jīng)營業(yè)務(wù)后，系統(tǒng)會自動完成實際數(shù)據(jù)與預(yù)算數(shù)據(jù)的對比，超過浮動范圍后系統(tǒng)自動發(fā)出警告，提醒領(lǐng)導(dǎo)層不予審批，并要求相關(guān)負(fù)責(zé)人立即說明情況，從而實現(xiàn)事前控制。其二則是基于ERP系統(tǒng)對管理職權(quán)分工加以規(guī)范，嚴(yán)格控制企業(yè)內(nèi)部授權(quán)，每個崗位員工的責(zé)任必須明確，按照責(zé)權(quán)體系進(jìn)行操作權(quán)限授權(quán)，明確在系統(tǒng)內(nèi)可查詢的信息范圍、可完成的業(yè)務(wù)活動，提高內(nèi)部控制客觀性，避免內(nèi)部控制受到人情世故的影響，各項政策與程序能夠在企業(yè)發(fā)展中嚴(yán)格執(zhí)行下去。

5 結(jié)語

綜上所述，ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用有效地加速了企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程，隨著系統(tǒng)功能的完善，內(nèi)部控制的效力與效率也在不斷提升。因此，應(yīng)正確認(rèn)識ERP系統(tǒng)及積極影響，充分發(fā)揮其功能優(yōu)勢，優(yōu)化內(nèi)部控制策略，完善內(nèi)部控制路徑，有效預(yù)防運營風(fēng)險，不斷提升核心競爭力，實現(xiàn)長足、穩(wěn)定發(fā)展。