醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點與對策研究

劉莉莉

關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備;檔案管理;難點;對策

【中圖分類號】 ?F763【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1673-9026（2022）12--01

2009年新醫(yī)改政策出臺，引領(lǐng)公立醫(yī)院由既往的盈利屬性向公益屬性轉(zhuǎn)型，希望通過更好地縮控醫(yī)療成本，減輕患者住院治療經(jīng)濟負擔(dān)。全國各級醫(yī)院也積極響應(yīng)新醫(yī)改精神，在各方各面加強內(nèi)部管理，積極朝著節(jié)能、減負、增效的目標(biāo)，不斷完善自身運營觀念，提升服務(wù)水平。醫(yī)療設(shè)備管理作為醫(yī)院后勤部門日常業(yè)務(wù)的重要組成部分，影響醫(yī)院的綜合服務(wù)成本。醫(yī)院經(jīng)營者達成共識，認為加強醫(yī)療設(shè)備的專項管理，確保醫(yī)療設(shè)備全生命周期穩(wěn)定運行，能夠有效節(jié)省醫(yī)院不必要的經(jīng)濟支出，從而降低醫(yī)院運營投入，更好地響應(yīng)新醫(yī)改政策，為患者的醫(yī)療投入合理控費。但目前國內(nèi)關(guān)于醫(yī)療設(shè)備管理領(lǐng)域的研究，多集中于設(shè)備的維護方面;核心文獻很少涉及醫(yī)療設(shè)備的檔案管理領(lǐng)域，此為該領(lǐng)域研究的不足之處。本文主要探討醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作開展中的難點與問題，并提出相關(guān)對策，希望能夠推動醫(yī)療設(shè)備檔案管理整體水平提升，促進醫(yī)療設(shè)備管理多元化發(fā)展，更好地響應(yīng)新醫(yī)改政策。以下是詳細內(nèi)容。

1 難點

1.1 人員意識不強

醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作開展的難點之一，在于相關(guān)人員的工作意識不強。首先，若管理者對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的認識不強，則難以保證其在醫(yī)療設(shè)備檔案管理領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)力。領(lǐng)導(dǎo)層忽視該項工作，上行下效下，也不利于醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作長期、穩(wěn)定地開展。因此，為推動醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作進步，需要加強相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任主體在該項工作上的認識。其次是基層崗位認識不足，會影響到醫(yī)療設(shè)備檔案管理具體工作的執(zhí)行力，可能出現(xiàn)不依從制度開展工作的情況，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作浮于表面、流于形式，可能會出現(xiàn)檔案信息歸檔不及時、檔案內(nèi)容缺項少項、檔案利用度不高等問題，最終導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作整體效能欠理想，無法發(fā)揮應(yīng)有價值[1]。

1.2 未能構(gòu)建部門之間的溝通交流機制

制約醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作高效開展的另一問題，在于醫(yī)療設(shè)備檔案管理部門未能夠與醫(yī)療設(shè)備使用部門保持良好的溝通交流關(guān)系，導(dǎo)致檔案信息收錄不及時、設(shè)備的使用與維護信息甚至無法準(zhǔn)確收錄進檔案等問題，以至于檔案管理內(nèi)容的真實性、有效性不足，制約醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作開展的整體品質(zhì)[2]。

1.3 信息化建設(shè)落后

部分醫(yī)院受認識不足、經(jīng)濟制約、業(yè)務(wù)水平不足等因素影響，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案管理信息化平臺建設(shè)水平滯后，甚至具體工作中，仍舊延續(xù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理。不論是信息化管理平臺的建設(shè)滯后，抑或未搭建信息化管理平臺，均在一定程度上影響到醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理整體工作開展效能。主要影響如下：（1）信息化建設(shè)落后，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理依靠人力，影響醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作開展效率，從而對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的人力資源崗位配置提出更高要求，倒逼醫(yī)院解決醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員配置不足的問題;但實際情況是，醫(yī)院后勤管理資源有限，因此醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理效能不足的問題會長期存在，并從根本上影響該項工作的整體開展效率與品質(zhì)。（2）紙質(zhì)化管理會制約醫(yī)療設(shè)備檔案管理的安全性，最常見的問題有紙質(zhì)檔案易受潮、易被蟲蛀，導(dǎo)致信息丟失。（3）醫(yī)療設(shè)備檔案的紙質(zhì)化管理，容易出現(xiàn)材料丟失等問題;尤其在搬家、管理人員變動等情況發(fā)生后，醫(yī)療設(shè)備檔案的完整性均會受到一定程度的影響，間接導(dǎo)致檔案利用度下降[3]。

1.4 績效管理效果不理想

制約醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員工作積極性的核心問題，在于現(xiàn)有績效管理的激勵效果不足?，F(xiàn)有績效管理未能夠很好地適配醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員的工作場景，一些指標(biāo)設(shè)計過高，難以實現(xiàn)有效激勵;加之缺乏精神激勵等維度，最終制約管理人員的工作積極性[4]。

2 對策

2.1 提升人員認識

推動醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作穩(wěn)定開展的首要任務(wù)，是要提升相關(guān)人員正確認識。首先，要糾正領(lǐng)導(dǎo)層或醫(yī)療設(shè)備檔案管理責(zé)任主體對該項工作的正確認識，要加強政策引領(lǐng)，發(fā)揮黨組織的政治核心作用，盡快糾正責(zé)任主體對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的錯誤觀念，強化認識，以便于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理在頂層設(shè)計上領(lǐng)導(dǎo)有力。其次是要加強基層人員對該項工作的認識。有效途徑是通過各類培訓(xùn)，結(jié)合案例宣教，提高基層人員工作認識。在此基礎(chǔ)上，要進一步建立健全相關(guān)工作制度，保障基層人員工作有制可依。還要做好績效考核工作，更好地約束基層人員工作的規(guī)范性。另外，要做好工作成果的定期回顧，通過檢驗管理成果的方式，進一步堅定工作人員對開展醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作價值的認識，從而提高其工作興趣，堅定其規(guī)范開展工作的依從性，確保工作執(zhí)行有力。

2.2 構(gòu)建部門間的溝通交流機制

在醫(yī)療設(shè)備檔案管理領(lǐng)域，若設(shè)備檔案管理部門未能夠與設(shè)備使用部門間達成良好的溝通交流機制，會導(dǎo)致諸多問題發(fā)生。分析部門之間溝通交流機制未能有效建立的根本原因，集中于以下幾個方面：（1）醫(yī)療設(shè)備檔案管理部門與醫(yī)療設(shè)備使用部門（這里一般指臨床科室）均未設(shè)置專門的“信息交接員”崗位;這使得兩部門之間醫(yī)療設(shè)備信息交流工作的責(zé)任與義務(wù)執(zhí)行主體模糊，最終導(dǎo)致工作互相推諉的問題。（2）兩部門人員配置不足，人均工作量繁重，疏于在溝通交流機制方面的人力成本投入。解決上述問題的關(guān)鍵，在于提高人力資源，以此保障醫(yī)療設(shè)備檔案管理部門與醫(yī)療設(shè)備使用部門間有資源增設(shè)溝通交流崗位，醫(yī)療設(shè)備使用部門的任何使用情況均能夠及時向檔案管理部門匯報，檔案管理部門的任何存檔工作需求，也能夠向醫(yī)療設(shè)備使用部門進行核對與校正，確保檔案管理工作開展精準(zhǔn)、高效，不至于流于形式。輔助解決手段是通過加強內(nèi)部管理，進一步優(yōu)化排班機制，同時做好職能劃分，以滿足兩部門之間溝通交流機制的建立需求。

2.3 加強信息化建設(shè)

加強信息化建設(shè)，有助于推動醫(yī)療設(shè)備檔案管理整體效能與安全性提升。落實醫(yī)療設(shè)備檔案管理平臺建設(shè)的首要工作，是要保障檔案管理平臺各項功能的健全性。為此，首先需要挑選業(yè)務(wù)能力突出的信息化建設(shè)團隊，幫助醫(yī)院合力搭建醫(yī)療設(shè)備檔案管理信息化平臺。為保證該平臺各項功能符合醫(yī)院具體管理需要，則要求醫(yī)療設(shè)備檔案管理部門設(shè)置專屬崗位，做好與信息化建設(shè)團隊之間的溝通交流，保障平臺功能設(shè)計符合醫(yī)院實際需要。尤其要重視人工智能模塊的調(diào)教，做好系統(tǒng)更新，賦予信息化平臺更多的智能性。例如在醫(yī)療設(shè)備使用維護信息歸檔時，做好歸檔項的提醒;在信息調(diào)度時，輸入關(guān)鍵詞即可提供檢索幫助等，加強檔案的利用效率。另外，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中，還需進一步強調(diào)對檔案信息安全性的建設(shè)。要求加強信息安全培訓(xùn)，保障檔案管理人員的操作規(guī)范，同時能夠靈活使用各種防火墻軟件，對檔案信息進行妥善保護。要做好信息儲存工作，避免數(shù)據(jù)丟失對醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作造成的損失;建議做好云儲存與線下硬盤儲存雙向信息儲存工作。

2.4 強化績效管理

有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要注意加強并完善針對醫(yī)療設(shè)備檔案管理崗位的績效激勵機制。通過專家函詢、德爾菲法等方式，構(gòu)建一套系統(tǒng)、完善、科學(xué)的績效激勵評價體系。確?？冃е笜?biāo)的設(shè)置契合醫(yī)療設(shè)備檔案管理崗位人員的工作實際，同時確?？冃Ч芾眢w系中物質(zhì)激勵與精神激勵相結(jié)合，從而關(guān)注對員工的精神引領(lǐng)。另外，物質(zhì)激勵不僅要強調(diào)對員工薪資的激勵，更要包含員工晉升、高階業(yè)務(wù)培訓(xùn)名額篩選等多途徑的激勵方式，從而滿足不同員工的實際激勵需要。還需注意落實配套的績效反饋機制，并在績效考評過程中納入容錯糾錯機制。將激勵結(jié)果作為對員工未來工作提升的參考依據(jù)，開展針對化培訓(xùn);使員工明確在上一績效考評周期內(nèi)，自身工作的不足之處及需要注意的地方。注意對工作改革過程中，因一些不可抗力導(dǎo)致的工作失誤問題，組織上要采取寬容的對待態(tài)度，以此為肯辦事、敢創(chuàng)新的員工提供良好的工作平臺;而非一味地通過負激勵管理，以懲罰打壓員工的工作積極性[5]。

3 小結(jié)

本次研究主要探討公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀中存在的難點與問題，如人員意識不強、信息化建設(shè)落后等。解決上述難點與問題，需要將未來的工作集中在提升人員認識、構(gòu)建部門間的溝通交流機制、加強信息化建設(shè)、強化績效管理等方面。落實好相關(guān)工作，能夠有效推動公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作品質(zhì)，幫助醫(yī)院更好地響應(yīng)新醫(yī)改政策。

參考文獻：

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[2]方鳳萍.新形勢下如何加強醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理[J].卷宗，2021，11（7）：4-5.

[3]鄧思建，鄔江濤.醫(yī)療設(shè)備檔案管理完整性研究[J].現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生，2021，37（14）：2500-2502.

[4]趙瑞.關(guān)于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的探究[J].科學(xué)與信息化，2021，6（13）：129-130.

[5]劉柳.以信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建醫(yī)療設(shè)備電子檔案的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021，30（3）：85-86.