建筑物資采購信息化創(chuàng)新平臺的設(shè)計

摘要：建筑物資采購是建筑企業(yè)經(jīng)營中一個非常重要的環(huán)節(jié)在建筑企業(yè)經(jīng)營中發(fā)揮著承上啟下的作用也是保障建筑質(zhì)量、降低成本支出的重要途徑通過構(gòu)建建筑物資采購信息化平臺能夠?qū)崿F(xiàn)資源和信息的高度共享在企業(yè)內(nèi)部打造出標(biāo)準(zhǔn)化的采購流程提高采購效率及實現(xiàn)成本的有效控制

關(guān)鍵詞：建筑企業(yè);物資采購;信息化平臺;構(gòu)建

中圖法分類號：F274文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

Design of information innovation platform for construction material procurement

PAN Xiaohai

（Xinchang CountyXingxin Construction Engineering Testing Center Co.，Ltd.，Shaoxing，Zhejiang 312500，China）

Abstract：Construction material procurement is a very important link in the operation of construction enterprises. It plays a connecting role in the operation of construction enterprises.It is also an important way to ensure construction quality and reduce cost expenditure. By building an information platform for construction material procurement， we can achieve a high degree of sharing of resources and information， create a standardized procurement process within the enterprise， improve procurement efficiency and realize effective cost control.

Key words：construction enterprise， material purchase， information platform， construction

1? 引言

建筑企業(yè)實施物資采購信息化，是企業(yè)提高管理效能以及管理能力的必要手段，通過打造物資采購信息化平臺，能夠切實保證物資采購工作的合法性與合規(guī)性，確保物資來源真實可靠，也可以提供完整的數(shù)據(jù)采集和分類匯總等服務(wù)。近年來，建筑企業(yè)物資采購信息化在戰(zhàn)略定位方面發(fā)生了新的變化，電子商務(wù)的價值從原本的采購管理型系統(tǒng)轉(zhuǎn)變成了產(chǎn)業(yè)服務(wù)型系統(tǒng)，能夠幫助企業(yè)更好地對內(nèi)部和外部資源進(jìn)行整合，促進(jìn)了市場競爭力的提高。

2? 建筑物資采購信息化平臺構(gòu)建的意義

建筑物資采購信息化平臺建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)對物資采購管理的全面監(jiān)督。從建筑企業(yè)的角度來看，在實施物資采購管理的過程中，需要關(guān)注兩個關(guān)鍵性問題：一是必須確保采購物資的質(zhì)量、規(guī)格、品類等符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求;二是必須做好采購成本的有效控制，避免出現(xiàn)資金挪用或者資金浪費的問題[1]。通過構(gòu)建物資采購信息化平臺的方式，建筑企業(yè)可以推動物資采購過程的透明化，幫助管理層實現(xiàn)全面監(jiān)督。如圖1 所示，該模塊功能主要體現(xiàn)了集采供應(yīng)中采購及銷售合同執(zhí)行情況，針對其中存在的問題，各級管理部門可以有效監(jiān)督、解決。

建筑物資采購信息化平臺建設(shè)能夠促進(jìn)物資采購管理效率的提高。以往建筑企業(yè)在實施物資采購的過程中，需要經(jīng)過煩瑣的流程。信息化平臺的構(gòu)建能夠以先進(jìn)的信息化技術(shù)為支撐，對物資采購流程進(jìn)行簡化，縮短物資采購所需的時間。例如，在以往的財務(wù)工作中，采購人員需要提前對多家供應(yīng)商提出的報價進(jìn)行調(diào)查，然后從規(guī)格、質(zhì)量、價格等方面進(jìn)行綜合對比，最后依照對比結(jié)果來確定合作對象。信息化平臺則能夠幫助采購人員更加靈活地掌握市場中物資價格的波動情況，有效消除企業(yè)與供應(yīng)商之間存在的信息不對稱問題，使得采購人員能夠合理選擇供應(yīng)商，促進(jìn)物資采購效率的提高。

3? 建筑企業(yè)物資采購現(xiàn)狀

（1）審批流程煩瑣

建筑企業(yè)物資采購一般包含物資采購計劃編制、供應(yīng)商選擇、物資采購合同期簽訂、物資驗收、采購款交付、物質(zhì)質(zhì)量監(jiān)管以及采購人員考核等。對于建筑企業(yè)而言，物資采購可以看作是成本和質(zhì)量的統(tǒng)一，其在保障工程施工質(zhì)量的同時，也是企業(yè)自身效益提高的基礎(chǔ)和前提。不過，傳統(tǒng)采購流程中物資使用部門和物資采購部門相隔的環(huán)節(jié)較多，需要通過主管與庫房聯(lián)系，確認(rèn)庫存，然后經(jīng)過本部門主管、歸口部門、單位領(lǐng)導(dǎo)以及采購部門等的層層審批，才能進(jìn)入采購流程。而且，在采購中依然采用的是傳統(tǒng)模式，即由采購人員尋找供應(yīng)商，分散接觸洽談后綜合對比，存在費時費力的問題。

（2）人員素質(zhì)不高

建筑企業(yè)基層施工人員的施工經(jīng)驗豐富，但是很多時候缺乏對于物資的識別和管理能力，也沒有深入了解建筑物資的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，而且很多基層施工人員都是農(nóng)民工，缺乏信息技術(shù)應(yīng)用能力，無法通過信息化的方式完成建筑物資需求以及采購情況匯總。

（3）信息建設(shè)滯后

由于建筑企業(yè)屬于勞動密集型企業(yè)，因此部分管理層經(jīng)常會忽視信息化建設(shè)工作，對于物資采購信息的收集和整理重視不足，很多時候都是憑經(jīng)驗備貨乃至現(xiàn)用現(xiàn)購，存在信息化水平偏低、歷史數(shù)據(jù)分析不到位、市場信息收集不及時等問題，并不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代大型建筑工程項目的施工要求。

4? 建筑物資采購信息化平臺的構(gòu)建策略

4.1? 完善基礎(chǔ)設(shè)施

對于建筑企業(yè)而言，在對物資采購信息化平臺進(jìn)行構(gòu)建的過程中，應(yīng)切實提高信息化水平，對信息基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，適當(dāng)加大資金投入力度。為了確保物資采購管理工作的高效展開，建筑企業(yè)需要重視信息化建設(shè)，從物資層面為信息化的實現(xiàn)提供良好支撐。一是建立起長效資金投入機制，在關(guān)注前期信息化基礎(chǔ)設(shè)施采購和建設(shè)資金投入的同時，不能忽視后期的系統(tǒng)運維以及更新升級等，要設(shè)置專項資金為信息化平臺建設(shè)提供良好支撐。當(dāng)前，主流的 ERP 系統(tǒng)一般每隔數(shù)月或者1 ～2 年就需要進(jìn)行升級，如優(yōu)化用戶界面、增加數(shù)據(jù)庫數(shù)量等，這都需要相應(yīng)的資金支持;二是建立起相應(yīng)的物質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)庫以及編碼庫，實現(xiàn)對材料表、詢價、評標(biāo)、采購、運輸、出入庫等環(huán)節(jié)的信息化管理，逐步構(gòu)建起從區(qū)域到統(tǒng)一的建筑行業(yè)物資采購平臺，推動建筑物資供應(yīng)和采購的平臺化;三是增強協(xié)同能力，建筑企業(yè)應(yīng)該與物資供應(yīng)商、生產(chǎn)商等建立起良性合作關(guān)系，提高物資供應(yīng)信息的標(biāo)準(zhǔn)化和共享化水平，推動物資供應(yīng)、物資采購和信息交流的無縫對接[2]。

4.2? 重視人員培訓(xùn)

高素質(zhì)、專業(yè)化的采購人員是確保物資采購工作順利實施的前提，新的發(fā)展環(huán)境下，越來越多的建筑企業(yè)開始嘗試采用“互聯(lián)網(wǎng)+采購管理”的模式，要求采購人員必須具備較高的綜合素養(yǎng)。隨著建筑物資采購信息化平臺的完善和推廣，如果采購人員不了解信息技術(shù)，不會操作信息平臺，則無法很好地適應(yīng)時代發(fā)展的客觀要求。鑒于此，建筑企業(yè)的人力資源管理部門需要順應(yīng)物資采購管理信息化的發(fā)展趨勢，加強對物資采購人員的培訓(xùn)工作，尤其需要重視對其信息技能的培訓(xùn)，為建筑物資采購信息化管理提供人才支持。

4.3? 打造平臺框架

建筑企業(yè)在對工程項目進(jìn)行建設(shè)的過程中，物資供應(yīng)是確保工程按期完工的關(guān)鍵，而物資的質(zhì)量則會對工程質(zhì)量以及施工成本等產(chǎn)生直接影響。借助物資采購信息化平臺建設(shè)，建筑企業(yè)能夠?qū)ξ镔Y采購工作進(jìn)行優(yōu)化，保障自身的整體效益。而在實際操作中，采購信息管理模塊涉及資源供應(yīng)廠家、子公司、區(qū)域價格信息、采購合同以及投招標(biāo)方案等（圖2）。

（1）商品與供應(yīng)商模塊

在對建筑物資采購信息化平臺進(jìn)行構(gòu)建的過程中，應(yīng)該融入相應(yīng)的征信體系，始終堅持“質(zhì)量第一、誠信為本”的基本原則。從保證建筑物資質(zhì)量的角度來看，建筑企業(yè)需要加強對于物資生產(chǎn)商和供應(yīng)商資質(zhì)的調(diào)查和審核。以信息化平臺為支撐，建筑企業(yè)可以在進(jìn)行物資采購前，全面做好評估和審核工作，通過審核的供應(yīng)商才能顯示在平臺中，系統(tǒng)才會接受相應(yīng)的訂單請求。通過該方式，可以實現(xiàn)物資采購全過程的公開化和透明化。

（2）價格比對模塊

在物資采購環(huán)節(jié)，質(zhì)量是最為關(guān)鍵的因素，而價格則關(guān)系到建筑企業(yè)的效益，必須保障物資價格的公開性及合理性。長期以來，建筑企業(yè)在物資采購方面都存在很多問題，如需要花費大量的時間和精力，貨源尋找難度大，質(zhì)量難以保障，價格不透明等。建筑物資采購信息化平臺的建設(shè)能夠?qū)@些問題進(jìn)行有效解決。在平臺上，可以直觀地看到物資供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價格以及資質(zhì)手續(xù)等，采購人員可以在足不出戶的情況下，快速了解以前需要通過大量調(diào)查分析后才能掌握的信息，對不同供應(yīng)商給出的物資價格與市場平均價格進(jìn)行對比，以判斷價格的合理性，找出價格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，從而最大限度地降低物資采購的成本支出。

（3）合同管理模塊

通常情況下，建筑物資采購工作具有數(shù)量眾多、金額巨大、采購周期長的特點，其會對建筑工程的施工質(zhì)量和施工成本產(chǎn)生直接影響，為了能夠保證采購工作的順利進(jìn)行，做好采購成本的有效控制，建筑企業(yè)需要與物資供應(yīng)商簽訂相應(yīng)的物資采購合同。在信息化平臺上，需要設(shè)置相應(yīng)合同管理模塊，提醒采購人員在簽訂合同時做好供應(yīng)商資質(zhì)審核，對物資質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把控，同時做好相應(yīng)的價格對比工作，確保合同中不會出現(xiàn)紕漏或者不規(guī)范的地方，以實現(xiàn)對合同風(fēng)險的有效規(guī)避。在條件允許的情況下，建筑企業(yè)可以邀請公證機關(guān)提供相應(yīng)的在線公證業(yè)務(wù)，相應(yīng)的，市場監(jiān)督管理機關(guān)應(yīng)該安排專人負(fù)責(zé)對物資采購信息化平臺中合同的鑒證，維護好建筑市場秩序。

（4）物資運輸模塊

物資采購信息化平臺能夠為建筑企業(yè)物資采購工作的實施提供便利，而在對平臺進(jìn)行實際使用的過程中，若要將其作用充分發(fā)揮出來，必須關(guān)注采購人員的能力水平。物資運輸屬于線上信息溝通和線下物流的相互配合，其關(guān)系著物資供應(yīng)的及時性，也會對物資的質(zhì)量產(chǎn)生一定影響?；诖?，在對物資采購合同進(jìn)行簽訂時，需要明確物資的名稱、規(guī)格、發(fā)貨日期、采購數(shù)量、采購金額等，同時對經(jīng)辦人信息進(jìn)行確認(rèn)，確保在出現(xiàn)問題時能夠及時處理。另外，信息化平臺物資運輸模塊還應(yīng)借助 GPS 技術(shù)、GIS 技術(shù)等，實現(xiàn)對于物資運輸情況的跟蹤管理，準(zhǔn)確把握物資運輸動態(tài)，確保物資能夠被及時運送到施工現(xiàn)場，避免物資供應(yīng)不及時引發(fā)的工期延后問題。

（5）財務(wù)結(jié)算模塊

對于物資采購信息化平臺而言，財務(wù)結(jié)算模塊負(fù)責(zé)的內(nèi)容包括物資出入庫匯總、統(tǒng)計收發(fā)單據(jù)、稽查單據(jù)和申請付款等。若要做好財務(wù)結(jié)算管理工作，需要針對物資采購過程中的出入庫單、移庫單、合同、貨款發(fā)票等進(jìn)行審核統(tǒng)計，辦理好相應(yīng)的付款憑證。應(yīng)該對物資采購中的資金進(jìn)行統(tǒng)一管理，定期做好物資采購儲備資金使用及周轉(zhuǎn)情況分析，及時清理在途資金，加強對于物資采購和供應(yīng)環(huán)節(jié)資金預(yù)算和支付情況的監(jiān)督控制。

4.4? 重視功能開發(fā)

在打造出完善平臺框架的同時，必須高度重視平臺功能的開發(fā)。當(dāng)前，不少建筑企業(yè)在物資采購管理信息化方面投入了大量的人力和物力，信息化平臺初步建設(shè)完成并且投入使用，但是在使用中暴露出不少問題，如平臺功能單一。在很多時候，其僅僅是幫助采購人員完成了一些比較簡單的工作，如物資材料編輯、采購價格對比等，顯然并不能很好地滿足建筑企業(yè)物資采購管理的現(xiàn)實需求?；诖?，企業(yè)應(yīng)該從自身物資采購的現(xiàn)實需求出發(fā)，做好平臺功能的開發(fā)和拓展。例如，面對各類物資市場價格的波動情況，可以在平臺中加入相應(yīng)的歷史價格統(tǒng)計功能、未來價格預(yù)測功能等，使得物資采購人員能夠依照預(yù)測結(jié)果，在物資價格較低時進(jìn)行采購，以實現(xiàn)對物資采購成本的有效控制。

5? 結(jié)束語

建筑物資采購信息化平臺是以傳統(tǒng)物資采購管理為基礎(chǔ)，結(jié)合計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等構(gòu)建起來的管理平臺系統(tǒng)，需要建筑企業(yè)高度重視，也需要市場監(jiān)管、城鄉(xiāng)建設(shè)等部門的通力合作。在完成相應(yīng)的平臺建設(shè)后，建筑企業(yè)可以切實提高物資采購工作的整體效率，實現(xiàn)物資庫存和需求關(guān)系的平衡，在保證物資采購質(zhì)量的基礎(chǔ)上，降低采購成本，實現(xiàn)物資采購全過程的公開化和透明化，為建筑行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供基礎(chǔ)支撐。

參考文獻(xiàn)：

[1] 汪卓俊，周建文，錢偉，等.基于多層準(zhǔn)入控制的內(nèi)網(wǎng)物資采購信息化平臺[ J].吉林大學(xué)學(xué)報（信息科學(xué)版），2021（6）：706?711.

[2] 余勁鵬.國有建筑企業(yè)物資采購內(nèi)部控制體系研究[J].企業(yè)改革與管理，2021（18）：40?41.

作者簡介：

潘小海（1979—） ，本科，工程師，研究方向：信息技術(shù)、技術(shù)開發(fā)。