測繪科技檔案信息化整理的探索和實踐

耿 晴，孫續(xù)錦，涂 康

（1.湖北省測繪成果檔案館，湖北 武漢 430071）

開展測繪科技檔案信息化整理工作，不僅能提升測繪科技檔案管理水平，為建設(shè)數(shù)字檔案館奠定基礎(chǔ)，更重要的是在國家機構(gòu)改革的關(guān)鍵時期，完善了湖北省測繪檔案目錄信息，整合自然資源，滿足各行各業(yè)對基礎(chǔ)測繪成果的需求，服務(wù)于自然資源發(fā)展新征程，為湖北省“一芯兩帶三區(qū)”戰(zhàn)略實施和高質(zhì)量發(fā)展提供自然資源成果保障[1-3]。

按照《測繪法》的要求，國家對基礎(chǔ)測繪實行分級管理。測繪檔案管理中數(shù)據(jù)信息多，管理工作繁重，檔案管理與成果利用脫節(jié)，工作效率低，出錯率比較高[4]。以湖北省為例，現(xiàn)階段，省級測繪科技成果檔案已具有系列檔案目錄信息、整理組卷和檔案數(shù)字化成果[5]，但這些成果未達到信息化管理的要求，此檔案資料在查詢檢索、分發(fā)服務(wù)和應(yīng)急保障等方面仍存在效率不高、響應(yīng)不及時，應(yīng)用不充分等問題。為了提高館藏檔案資源信息化服務(wù)水平，測繪科技檔案信息化整理工作勢在必行。

1 湖北省測繪科技檔案信息化現(xiàn)狀

湖北省測繪成果檔案館是省級測繪成果保管和分發(fā)單位，現(xiàn)館藏全省測繪成果共計12個大類，64個小類，6 524卷，37 000余件。測繪成果涵蓋了各種系列比例尺地形圖、系列比例尺基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)產(chǎn)品及文檔資料、航空攝影底片和數(shù)據(jù)、衛(wèi)星影像數(shù)據(jù)、大地測量控制點成果、地理國情普查及監(jiān)測成果、專題地圖以及其他測繪相關(guān)綜合檔案資料，其分類基本情況如圖1所示。

圖1 館藏檔案資料分類

當前既有的測繪科技檔案，種類較多，形式不一[6]，從保管方式方面區(qū)分，主要分為模擬檔案和數(shù)字檔案，其中模擬檔案載體形式主要有紙質(zhì)、膠片、像片，數(shù)字檔案主要存儲方式有磁帶、光盤、硬盤等。模擬檔案主要分為綜合類（TD1）、大地測量（TD2）、攝影與遙感及其他方式地形測量（簡稱為“航攝遙感測量”）（TD3）、地圖制圖與地圖印刷（簡稱為“地圖制圖”）（TD41）、科學(xué)研究（TD5）、儀器設(shè)備（TD7）、標準計量（TD8）、綜合項目成果（TD91）、圖書（TS）等大類；數(shù)字檔案主要存儲在光盤、硬盤和磁帶介質(zhì)中，包括歸檔數(shù)字檔案，航片、衛(wèi)片備份檔案，4D、地理國情數(shù)據(jù)檔案等。

既有的測繪科技檔案已經(jīng)在開展信息化的工作，但缺乏整體化考量，多是根據(jù)成果本身的特點進行相對簡單的處理，這就使得測繪科技檔案的數(shù)字化和信息化不完備，在提供數(shù)據(jù)服務(wù)時，也受到了較大的限制，這就要求必須進一步開展信息化的探索。

2 湖北省測繪科技檔案信息化方案

測繪科技檔案的信息化主要是探索如何把模擬和數(shù)字檔案資料以及其載體進行科學(xué)規(guī)范的管理，從而提供更為高質(zhì)量的數(shù)據(jù)服務(wù)。由于既有測繪科技檔案的種類豐富、形式多樣，因此在開展測繪科技檔案信息化時，需要將各種不同類型、不同形式的測繪科技成果進行數(shù)字化整理，并且實現(xiàn)數(shù)字化與實體成果的一致性管理。根據(jù)湖北省測繪科技檔案現(xiàn)狀，湖北省測繪科技檔案信息化方案如圖2所示。

圖2 測繪科技檔案信息化方案

該方案由9個核心模塊構(gòu)成，其中，測繪科技成果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫是用于存儲所有測繪科技成果數(shù)字信息的數(shù)據(jù)庫，所有測繪科技成果經(jīng)過信息化后得到的數(shù)字資源都在該數(shù)據(jù)庫當中。測繪科技成果業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫是根據(jù)業(yè)務(wù)需要，在測繪科技成果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，進行數(shù)據(jù)的抽取后形成的針對特定業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)處理工具集是針對數(shù)據(jù)進行分析的工具集合，包括了基礎(chǔ)工具和擴展工具。網(wǎng)絡(luò)通信與服務(wù)是為數(shù)字化資源提供網(wǎng)絡(luò)通信與服務(wù)的模塊。測繪科技成果業(yè)務(wù)生成引擎是在測繪科技成果業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，根據(jù)業(yè)務(wù)需要，為具體業(yè)務(wù)生成業(yè)務(wù)邏輯，并提供數(shù)據(jù)支持和服務(wù)。測繪科技成果用戶接口是用來向具體業(yè)務(wù)的用戶提供各種功能、服務(wù)和數(shù)據(jù)支持。信息安全模塊是為整個方案設(shè)計的信息安全保障功能模塊，用于各個模塊和整個平臺的安全。系統(tǒng)分析接口是整個系統(tǒng)層面的數(shù)據(jù)分析，并為用戶提供全系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析結(jié)果。

3 湖北省測繪科技檔案信息化整理技術(shù)路線

3.1 檔案信息化整理技術(shù)路線

測繪科技檔案的信息化探索的核心，是模擬和數(shù)字檔案資料的信息化整理，特別是模擬類的測繪科技檔案，存在大量非數(shù)字化的資源，因此需要對模擬和數(shù)字檔案資料以及其載體進行科學(xué)規(guī)范的分析、整理、著錄、編目，貼標、錄入信息化系統(tǒng)等，以便于信息化整理后的檔案資料能夠快速檢索、查詢、借閱、利用。具體的主要技術(shù)路線如圖3所示。

圖3 測繪科技檔案信息化整理技術(shù)路線

3.2 模擬檔案信息化整理

模擬檔案信息化整理按照分類、組卷、排列裝盒、編制檔號、編目、制作打印標簽、粘貼標簽、檔案目錄導(dǎo)入系統(tǒng)、排列上架等流程進行作業(yè)。

分類。模擬檔案按照“項目（事由）-載體-年度”進行分類，其分類需滿足兩個原則，一是保持檔案的成套性和相關(guān)性；二是單一類目和單一案卷中的文件應(yīng)該保持相同的存儲屬性和成果性質(zhì)。

組卷。在完成分類后，進行組卷，其基本方法為，項目紙質(zhì)文檔與其項目成果（如紙質(zhì)地形圖、地圖集、專題地圖、航測內(nèi)外業(yè)成果等）分開組卷；模擬成果以檔案盒（袋、筒）為基本立卷單位；項目技術(shù)文檔按照項目屬性進行組卷，一盒為一卷，若超出一盒的容量可以組成多卷；組卷應(yīng)保持模擬檔案之間的有機聯(lián)系；無法采用檔案裝具進行組卷的檔案資料，如圖書類、地名志、圖冊等裝訂成冊的資料，按冊組卷，一冊為一卷。

排列裝盒。模擬檔案按照一定的次序進行排列裝盒，保持檔案資料之間的有機關(guān)聯(lián)和邏輯一致性。項目文檔類按照項目立項、設(shè)計、實施、總結(jié)、檢查、驗收等工作流程的次序進行卷內(nèi)文件的排列；具有圖幅號等位置信息（如地圖制圖與地圖印刷（TD41）類、調(diào)繪片、控制片、加密片等）按照圖號或區(qū)域（測區(qū)、攝區(qū)等）次序進行排列；其他無法按照以上原則進行排列的，按照時間先后次序進行排列；按照以上標準排列后的資料以件為單位，并在其封面右上角用鉛筆填寫流水號（如1、2、3……），按照流水號順序整理裝盒。

編制檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、簡單性和可擴充性。檔號由“案卷號”+“件流水號”構(gòu)成。案卷號結(jié)構(gòu)為“實體分類號”+“載體代碼/比例尺代碼/開本代碼/區(qū)域(攝區(qū)、測區(qū)）代碼/”+“-”+“案卷流水號”組成；案卷流水號采用三位數(shù)流水號（如001、002……）。對于特殊載體等情況下檔號的編制，按照檔號編制原則，從實際需求出發(fā)，盡量保持所編制的檔號合理、穩(wěn)定和有序。

檔號采用“實體分類號”+“載體代碼/比例尺代碼/開本代碼/區(qū)域(攝區(qū)、測區(qū)）代碼/”+“-”+“案卷流水號”+“件流水號”組成。對于無需組卷的檔案（如圖書、地圖集等），可以直接用“實體分類號”+“-”+“件流水號”作為其檔號。具體如圖4所示。

圖4 檔號編制示意圖

編目。檔案采用“案卷-件”兩級進行編目。對于采用“案件一體化管理”的檔案資料，可以采用融合案件級和件級著錄項的方式進行著錄，采用一張表格進行檔案目錄項采集。

制作打印標簽。按照一定的模板和樣式，制作卷內(nèi)目錄、備考表、案卷背脊、案卷封面和二維碼標簽等。

粘貼標簽。將制作好的案卷背脊、案卷封面和二維碼標簽，采用漿糊等有利于檔案保管的粘貼劑，粘貼至合適的位置，并對檔案內(nèi)容無壓蓋；要求粘貼牢固、平整、整潔。

檔案目錄導(dǎo)入系統(tǒng)。按照編目形成檔案目錄信息電子表格，分別將案卷和件級檔案目錄信息批量導(dǎo)入至“湖北省測繪地理信息檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)”中，并檢查其填寫的完整性和準確性，確保其格式保持一致。

排列上架。將整理完畢后的檔案案卷按照分類方案進行排列上架，做好庫房庫容計劃，避免頻繁倒庫。一般情況下，綜合類、大地測量類、地圖制圖類、航空攝影測量類和其他類放置按照類別放置于不同區(qū)域，盡量按照一列密集架放置一類檔案，依據(jù)案卷號順序依次上架排列。

3.3 數(shù)字檔案信息化整理

數(shù)字檔案信息化整理主要是按照數(shù)據(jù)檢查、數(shù)據(jù)整理、編目、制作打印標簽、粘貼標簽、檔案目錄導(dǎo)入系統(tǒng)、排列上架等流程進行作業(yè)。除數(shù)據(jù)檢查、數(shù)據(jù)整理、編目等按照數(shù)字檔案的存儲介質(zhì)、數(shù)據(jù)分類等進行，其他過程與模擬檔案信息化整理基本一致。

1）數(shù)據(jù)檢查。對數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)進行可讀性檢查；核對介質(zhì)標簽信息是否與介質(zhì)中數(shù)據(jù)內(nèi)容一致；所有問題都要認真做好記錄。對于介質(zhì)中數(shù)據(jù)內(nèi)容信息不完整與不正確的，將重新修改編錄正確信息，并填寫數(shù)據(jù)檢查登記表以作備案。

2）數(shù)據(jù)整理。分析數(shù)據(jù)類型，并分類整理和存放；分析存入硬盤介質(zhì)的數(shù)據(jù)，核查數(shù)據(jù)是否存在重復(fù)歸檔的情況，對于重復(fù)數(shù)據(jù)只整理一套，防止出現(xiàn)相同數(shù)據(jù)重復(fù)整理組卷；整理數(shù)據(jù)檔案的分類和保管期限，對不合理和不準確的進行修正；制作案卷級目錄項。

3）編目。按照檔案目錄分類將數(shù)據(jù)檔案元數(shù)據(jù)信息進行提取著錄，著錄項包括歸檔編號、案卷號、原始卷號、案卷題名，載體、形成單位、形成年代、比例尺、分辨率、保管期限、立卷單位、立卷日期；遇到無法采集某些字段信息時，在著錄項中填寫無，并做記錄。

4）制作打印標簽。按照一定的模板和樣式，制作案卷封面和二維碼標簽。

5）粘貼標簽。將制作好的案卷封面和二維碼標簽用漿糊等有利于檔案保管的粘貼劑，粘貼至合適的位置，并保證檔案內(nèi)容無壓蓋。要求粘貼牢固、平整、整潔。

6）檔案目錄導(dǎo)入系統(tǒng)。編目后形成檔案目錄信息電子表格，分別將目錄信息批量導(dǎo)入至“湖北省測繪地理信息檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)”中，并檢查其填寫的準確性，確保數(shù)據(jù)格式保持一致。

7）排列上架。數(shù)字類成果使用光盤盒，硬盤盒，磁帶盒作為卷裝具；同一類別的數(shù)字介質(zhì)檔案放在同一庫房內(nèi)，按類別、卷號由小到大的順序集中排放；同一類型、比例尺的檔案，按卷號由小到大的順序集中排放；組卷歸檔后的數(shù)字介質(zhì)檔案存放于防磁化柜或者鐵皮柜中；裝具裝飾使用相應(yīng)標簽標識。

4 結(jié)語

測繪科技檔案信息化整理為測繪專業(yè)檔案資料的保管、編纂、檢索、借閱、分發(fā)等搭建了良好的數(shù)據(jù)目錄基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)單位應(yīng)把握好測繪地理信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)的發(fā)展方向，科學(xué)嚴謹?shù)刈龊脺y繪地理信息檔案管理工作[7]。特別是在國家機構(gòu)改革期間，能夠有效促進測繪地理信息資源與國土、地礦、林業(yè)等國家自然資源的快速規(guī)范整合，為國家建立國土空間規(guī)劃體系，逐步實現(xiàn)“多規(guī)合一”提供了規(guī)范、準確、高效的測繪地理信息資源保障。