淺析高校科研檔案管理工作

潘志光

（武夷學(xué)院 校辦，福建 武夷山 354300）

淺析高?？蒲袡n案管理工作

潘志光

（武夷學(xué)院 校辦，福建 武夷山 354300）

隨著高校規(guī)模性擴(kuò)張，檔案資料的存檔、管理任務(wù)越來越繁重。許多高校將檔案管理主要精力放在了行政管理方面，而忽略了科研檔案。本文就科研檔案管理中存在問題、成因及一些思考建議作些概要分析。

科研檔案管理；資料保存；問題與思考

科研檔案是科技工作者在從事科學(xué)研究活動(dòng)中所形成的，經(jīng)整理加工后具有保存價(jià)值的文字、圖表數(shù)據(jù)或錄像光盤等各種形式的載體歷史記錄[1]。是高校檔案管理的有機(jī)組成部分。高校檔案管理工作是高?？蒲谢顒?dòng)的基礎(chǔ)和真實(shí)記載，在高校體制改革和現(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展的今天，高校檔案管理工作在學(xué)?？茖W(xué)管理中所處的地位也越來越重要。它直接反映著一個(gè)高校的學(xué)術(shù)水平，是一所高校的實(shí)力佐證，對(duì)高校的教學(xué)科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重要的作用。然而，長(zhǎng)期以來，人們受傳統(tǒng)觀念的影響，認(rèn)為只有學(xué)校管理性的文件才列為檔案管理內(nèi)容，忽視了高?？萍脊ぷ髡?、教師學(xué)術(shù)軌跡資料的收集，有的雖也收集了科研成果，如專利證書、專著等。而對(duì)一些科研過程中的資料如手稿之類就排斥在檔案管理之外，致使高校檔案管理蒼白、貧乏，甚至由此造成一些泄密工作，引發(fā)一些不必要的官司和麻煩。這與信息時(shí)代對(duì)信息需求是相違背的。

一、科研檔案管理存在的問題及成因

高校檔案管理中普遍存在的問題也深深影響著科研檔案的管理，因此，首先要對(duì)高校檔案管理中共性問題進(jìn)行分析，才能找到解決問題的根本方法。

1、檔案管理人員素質(zhì)偏低。長(zhǎng)期以來人們的觀念總認(rèn)為管理檔案的人只要有一般的文化、懂得分類歸放、查找即可，因此往往把干部、教師的家屬安排到這崗位。只能從事一些簡(jiǎn)單手工操作或一般性的電腦管理，很少有專業(yè)技術(shù)人員安排在這崗位。本身檔案室編制就少，又居多被當(dāng)著安置家屬的場(chǎng)所，真正高素質(zhì)或者專業(yè)技術(shù)人員，又很難到這個(gè)普遍被人歧視的崗位上來，是造成高校現(xiàn)有檔案管理水平不高的重要原因。

2、檔案管理人員科研檔案管理意識(shí)不強(qiáng)?，F(xiàn)有檔案管理人員一般只注重對(duì)學(xué)校管理類的文件檔案進(jìn)行管理歸檔，至多延伸至學(xué)校的教學(xué)檔案、基建檔案和學(xué)生檔案，一般很少顧及科研類的詳細(xì)檔案。當(dāng)然對(duì)科研管理類的檔案也許會(huì)收存，但很少把科研作為檔案的一類品種或者一個(gè)系列進(jìn)行歸類管理。而且收存的科研檔案資料中，項(xiàng)目殘缺不全，要么只有科研項(xiàng)目立項(xiàng)批文，而沒有立項(xiàng)合同。要么只有項(xiàng)目研發(fā)的結(jié)題報(bào)告或驗(yàn)收、鑒定材料，而沒有立項(xiàng)批文和合同文本。有的提供了紙質(zhì)材料，但電子資料不被作為檔案材料，造成現(xiàn)有科研檔案資料少之又少，殘缺不全的局面。當(dāng)然，客觀說，從事科研工作的人員自身檔案意識(shí)也不強(qiáng)。沒有及時(shí)提交應(yīng)該存檔的科研資料，或者提交的不齊全。這與長(zhǎng)期以來缺乏這方面宣傳知識(shí)也有密切關(guān)系。

3、檔案設(shè)備簡(jiǎn)陋，不適應(yīng)檔案工作需求。近年來高校檔案工作條件雖有所改善，但總體上與檔案工作的發(fā)展，還存在許多不相適應(yīng)的地方。雖然不能說對(duì)檔案室的工作條件要求苛刻，但有些高校缺乏對(duì)檔案工作的重視，只是隨便安排兩間簡(jiǎn)陋的房間就充當(dāng)檔案室。其實(shí)，檔案室除了一般的防火防盜要求外，還應(yīng)要考慮承重和防潮等方面的要求。設(shè)在底樓可承重，但怕潮，設(shè)在二樓以上防潮沒問題，卻又怕承載不了沉重的檔案密集架。如此說來，是檔案室太嬌貴難侍候？非也，只要在底樓的地面采取防潮措施，二樓以上給予相對(duì)大的空間不要承載超負(fù)荷的密集架即可，還有其他的一些辦公設(shè)備的改善，這都不是難事，關(guān)鍵是重視的程度。而現(xiàn)在的實(shí)際情況是高校檔案室普遍擁擠不堪，幾乎沒有科研檔案的立身之地，這也是造成科研檔案缺失的一個(gè)重要原因。

4、檔案管理制度不健全，執(zhí)行不規(guī)范?，F(xiàn)行高校檔案管理運(yùn)作的依據(jù)主要是按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》執(zhí)行的，但明顯缺乏科研檔案管理的實(shí)施細(xì)則。對(duì)科研檔案的歸檔程序沒有作明確的規(guī)定，致使檔案管理人員在收存科研檔案時(shí)無章可循?？v使有些高校出臺(tái)一些臨時(shí)性科研檔案管理辦法，但因不是正式的法律法規(guī)，缺乏影響力和約束力，在實(shí)際工作中沒有嚴(yán)格按照管理制度執(zhí)行。造成科研檔案資料收集困難，難以適應(yīng)社會(huì)和學(xué)校的發(fā)展。

5、從事科研工作的同志缺乏事后歸檔意識(shí)。通常情況下，科研項(xiàng)目經(jīng)過立項(xiàng)審批后，從事科研工作的同志怎樣做、做到什么程度，科研管理部門中間過程缺乏管理。取得一定科研成果后，要么急著申報(bào)專利，要么急著召開慶功大會(huì)，就算是檔案管理人員催促要?dú)w檔，也只是將科研成果匆匆報(bào)送了之。而初始階段的立項(xiàng)審批，中間的研究過程資料，甚至結(jié)題報(bào)告，常常殘缺不齊。有的留在網(wǎng)絡(luò)上電子研究資料，甚至成果，沒有及時(shí)保存或刪除，造成泄密事故，給國(guó)家和個(gè)人造成重大損失，甚至引起不必要法律糾紛，此類事件常常發(fā)生。

6、宣傳不力，缺乏專項(xiàng)培訓(xùn)。許多高校幾乎未曾有關(guān)檔案知識(shí)方面的宣傳內(nèi)容。就連《中華人員共和國(guó)檔案法》也未曾印發(fā)宣傳過，更不知有《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》。學(xué)校檔案管理部門也沒有對(duì)各職能部門和二級(jí)學(xué)院（系）負(fù)責(zé)檔案工作的專兼職人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，更不用說開展有關(guān)檔案工作的學(xué)術(shù)報(bào)告或是專項(xiàng)宣傳活動(dòng)?？梢哉f目前兼職檔案管理人員檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，基本業(yè)務(wù)知識(shí)欠缺，不知何類材料該歸檔，該怎樣歸檔，一般也只對(duì)管理類文件不加整理上交了事。對(duì)科研工作類更是只注重收集個(gè)人科研成果的結(jié)題報(bào)告，許多該收集的檔案材料常常遺漏不全，這都是缺乏宣傳和培訓(xùn)導(dǎo)致的結(jié)果。

二、強(qiáng)化高?？蒲袡n案管理的對(duì)策思考

科研檔案是高校的寶貴財(cái)富，是高?？蒲兴降囊粋€(gè)重要佐證。要建立科學(xué)規(guī)范的科研檔案管理制度，有效提高檔案管理人員的素質(zhì)，強(qiáng)化科研人員的檔案意識(shí)，確保高校科技檔案材料完整，準(zhǔn)確定位，安全及有效地開發(fā)利用。做好科研檔案的管理工作意義十分重大，針對(duì)高校科研檔案存在的問題，筆者根據(jù)分管檔案工作實(shí)踐提出以下思考。

1、強(qiáng)化科研檔案管理制度建設(shè)，建立可行的工作機(jī)制。目前檔案管理制度太宏觀、寬泛、針對(duì)性不強(qiáng)，而且一般只是對(duì)學(xué)校常規(guī)管理類文書檔案作出規(guī)范，沒有對(duì)各類檔案管理作細(xì)化規(guī)定，造成收集科研檔案無章可循。因此，必須對(duì)科研檔案管理進(jìn)行制度上的規(guī)范，出臺(tái)具有約束力、可操作性的科研檔案管理辦法，對(duì)科研檔案管理歸檔的主體責(zé)任人、歸檔的程序、歸檔的內(nèi)容作出明確的界定。至少歸檔的內(nèi)容應(yīng)包括：第一類是科研計(jì)劃、規(guī)劃、科研工作請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)批復(fù)文件、上級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于科研工作的文件規(guī)定、科研報(bào)表、職稱評(píng)定、材料檔案、科研人員基本情況檔案、年終、年度工作總結(jié)等；第二類是各類課題立項(xiàng)申請(qǐng)報(bào)表文本、批復(fù)及成果、內(nèi)部主辦各類學(xué)術(shù)會(huì)議材料、研究生情況、學(xué)位授予材料、學(xué)會(huì)檔案等；第三類是科研人員科研成果目錄及成果實(shí)物 （包括專著、論文代表作、學(xué)術(shù)資料、叢書）、優(yōu)秀成果獲獎(jiǎng)證書及職稱評(píng)定材料等；其余還有科研人員出國(guó)考察、進(jìn)修、參加學(xué)術(shù)會(huì)議的匯報(bào)材料、與國(guó)外簽訂的合作項(xiàng)目、協(xié)議文本等。在檔案管理制度上要更科學(xué)化，必須以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)檔案制度的建設(shè)，變經(jīng)驗(yàn)管理為科學(xué)管理。

2、加大宣傳力度，強(qiáng)化相關(guān)人員科技檔案意識(shí)。綜上所述科研檔案管理所出現(xiàn)的問題，根源在于檔案知識(shí)宣傳不夠，相關(guān)人員科研檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)。因此，要適應(yīng)新時(shí)期檔案工作要加大宣傳力度。高校綜合檔案室要承擔(dān)起這項(xiàng)工作，適時(shí)組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及其它相關(guān)檔案知識(shí)，法規(guī)制度，將其印制成學(xué)習(xí)讀本，相關(guān)人員人手一冊(cè)。并適當(dāng)邀請(qǐng)從事檔案工作的專家學(xué)者到學(xué)校作專題報(bào)告，或開展些檔案知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)。特別需要強(qiáng)調(diào)的是二級(jí)學(xué)院（系）的科研秘書要承擔(dān)起宣傳責(zé)任，向相關(guān)科技人員有針對(duì)性地宣傳科研檔案歸檔的重要性，進(jìn)一步強(qiáng)化科技人員的檔案意識(shí)。

3、配齊配強(qiáng)檔案管理人員，有效提高他們的綜合素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)。長(zhǎng)期以來，檔案管理工作常處于邊緣地帶，不被領(lǐng)導(dǎo)所重視，高職稱，高素質(zhì)人才幾乎很難安排在綜合檔案室工作，而且常常被當(dāng)作安置家屬的場(chǎng)所，這是約束工作層次提高的瓶頸。眾所周知，人的素質(zhì)是關(guān)系到工作成敗的最重要因素。因此，檔案工作人員素質(zhì)的提高，是提高科研檔案工作的根本保證。綜合檔案室負(fù)責(zé)人必須要由懂業(yè)務(wù)，高職稱的人擔(dān)任。現(xiàn)實(shí)的困境是綜合檔案室常常受到職數(shù)、編制的限制，高素質(zhì)高職稱人員常因待遇問題不愿意來，愿來的卻又因編制問題來不了，這些問題必須引起高校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，從源頭上解決現(xiàn)有檔案工作層次問題。當(dāng)然，對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員要加強(qiáng)培養(yǎng)工作責(zé)任心，使他們留得住、坐得穩(wěn)，愛崗敬業(yè)、開拓創(chuàng)新、提高服務(wù)意識(shí)。同時(shí)，要采取送出去、請(qǐng)進(jìn)來等多種方法著力提高他們業(yè)務(wù)素質(zhì)。必須強(qiáng)調(diào)的是一定要對(duì)檔案工作人員多一些人文關(guān)懷，解決他們后顧之憂，激發(fā)他們的工作熱情。

4、分清層次，把握重點(diǎn)，確保重大科研項(xiàng)目檔案資料無遺漏。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校與地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展配合越來越密切。高校往往承擔(dān)起地方某一領(lǐng)域社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展急切需要解決的研究課題。這些課題研究，一旦取得成果，就是地方發(fā)展的歷史見證，可謂是極為寶貴的資料。有些重大科研項(xiàng)目，牽涉國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展或民生問題，甚至具有國(guó)際影響力，我們現(xiàn)在缺乏必要的手段使檔案成果與社會(huì)相聯(lián)系，也較少形成檔案的正效益[2]，要使檔案更好的為地方的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。如果不妥善收集保存這些資料，造成泄密事件，后果不堪設(shè)想。因此，對(duì)這些科研檔案要分清等級(jí)，重點(diǎn)科研檔案要有專人跟蹤、收集、責(zé)任落實(shí)到人。重點(diǎn)重大科研項(xiàng)目往往研究時(shí)間較長(zhǎng)，中間過程也許會(huì)有階段性成果，如果不注意收集，就容易由于時(shí)間長(zhǎng)久造成遺漏。因此，對(duì)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起就應(yīng)著手立卷歸檔，繼而將每個(gè)階段產(chǎn)生的技術(shù)進(jìn)步，最新成果，新立項(xiàng)的小項(xiàng)目分年度補(bǔ)充到檔案中去。這對(duì)國(guó)家、對(duì)學(xué)校、對(duì)研究人員自身都有十分重要的意義。

5、著力促進(jìn)檔案工作信息化、現(xiàn)代化，使科研檔案得到充分開發(fā)利用。與其他各領(lǐng)域工作一樣，檔案管理工作也進(jìn)入了信息化時(shí)代，檔案管理工作不再是過去簡(jiǎn)單的手工操作，新的形勢(shì)對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求。這就要求檔案管理工作人員要有更高的素質(zhì)，特別是要充分利用電子計(jì)算機(jī)管理好檔案、開發(fā)利用好軟件系統(tǒng)。檔案的設(shè)立、保管，立足點(diǎn)是為了利用。要在確?？萍紮C(jī)密和檔案安全的情況下，實(shí)行網(wǎng)上檔案信息資源共享，通過網(wǎng)絡(luò)提供必要的電子檔案。同時(shí)充分利用已有設(shè)備、資源和校園信息網(wǎng)、大力提高工作質(zhì)量和效率。

6、要將工作觸角延伸到二級(jí)學(xué)院（系），形成互動(dòng)呼應(yīng)的工作格局。要管理好科研檔案，單靠綜合檔案室的管理人員顯然是不夠的。我們知道，許多檔案材料主要來源二級(jí)學(xué)院（系）或有關(guān)部門。如果二級(jí)學(xué)院（系）或部門的專兼職檔案管理工作人員沒有檔案管理工作的基本技能，對(duì)檔案材料的收集、整理、保管、編制目錄等一些基礎(chǔ)性工作都難以勝任，檔案資料的歸檔、保存質(zhì)量就難以保證，也常常延誤歸檔時(shí)間。因此學(xué)校綜合檔案室應(yīng)將工作觸角延伸至二級(jí)學(xué)院（系）、部門，適時(shí)對(duì)專兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)對(duì)所布置的檔案管理工作任務(wù)要有落實(shí)的措施，如每年簽定工作責(zé)任狀，并采取一定的獎(jiǎng)懲措施，不能工作虎頭蛇尾，有布置沒落實(shí)，做好做壞一個(gè)樣，挫傷了有工作責(zé)任心且有工作成就的檔案管理人員的工作積極性，要形成上下互動(dòng)，有呼必有應(yīng)的工作格局。

[1]楊蘭，李秦，陳曉芳.高?？蒲袡n案管理問題分析[J].重慶郵電大學(xué)學(xué)報(bào)，2006(6).

[2]王協(xié)舟.基于學(xué)術(shù)評(píng)價(jià)視閾的中國(guó)檔案學(xué)闡釋與批判[M].湘潭:湘潭大學(xué)出版社，2009.

Analysis on File M anagement of Science Research in Universities and Colleges

PAN Zhiguang

(Administrative Office of Wuyi University,Wuyishan，F(xiàn)ujian 354300)

As universities developing and expanding,the task of file archive and management turns increasingly heavy.Nevertheless,administrative filemanage mentoccupies most of management source while scientific files are often neglected.Based on general analysis of scientific file management problems and their causes,this paper proposes some suggestions.

management of scientific file;file archive;problems and reflection

G271

A

1674－2109(2011)06－0069－04

2011-10-19

潘志光（1963-）男，漢族，副研究員，主要研究方向：行政管理學(xué)。