基層人社局社保檔案管理科學(xué)化開(kāi)展路徑的思考

宋伯磊

（河北省保定市蠡縣人力資源和社會(huì)保障局）

一、基層人社局社保檔案管理的特點(diǎn)

（一）全面性

社保檔案在其實(shí)際管理過(guò)程當(dāng)中針對(duì)的是廣大人民群眾，因此直接關(guān)系到了全國(guó)范圍內(nèi)的所有參保人員。在新的時(shí)代背景之下，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的進(jìn)一步發(fā)展，我國(guó)社會(huì)保障制度在這一過(guò)程當(dāng)中得到了進(jìn)一步完善與優(yōu)化。因此，我國(guó)的社會(huì)保障檔案管理工作所管理的范圍也變得越來(lái)越廣，管理內(nèi)容也變得越來(lái)越豐富化和多樣化。傳統(tǒng)形式下的養(yǎng)老保險(xiǎn)和醫(yī)療保險(xiǎn)內(nèi)容其主要的參保人員是城鎮(zhèn)職工。而隨著我國(guó)農(nóng)民人口和自由職業(yè)者的逐步增多，他們也逐步開(kāi)始積極加入到我國(guó)現(xiàn)代的社會(huì)保障體系中，使其發(fā)展成為我國(guó)社保檔案管理內(nèi)容中的主要對(duì)象。而這類參保人員在辦理社會(huì)保障服務(wù)的過(guò)程當(dāng)中都會(huì)形成全新的文件資料和相關(guān)信息，因此社保的管理工作必須要對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行全面的記錄，并且及時(shí)做好歸檔、整理和分析工作。

（二）程序性

在開(kāi)展基層社會(huì)保障檔案管理工作中，相關(guān)工作人員必須要在實(shí)際操作過(guò)程中嚴(yán)格地遵守具體的規(guī)章流程和相關(guān)制度，從社會(huì)保障檔案材料的收集一直到檔案信息后期的歸檔和整理及開(kāi)發(fā)利用等方面都必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范制度進(jìn)行有效地推進(jìn)。

第一，規(guī)范檔案的錄入流程。通常情況下，為了能夠有效地確保檔案管理工作的有效性，相關(guān)工作人員必須要針對(duì)參保人員的基本信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的錄入和核對(duì)，充分保障信息的精準(zhǔn)性。

第二，要通過(guò)多種方式方法規(guī)范檔案調(diào)取以及合理利用程序。在針對(duì)社保檔案進(jìn)行調(diào)閱工作之前，相關(guān)工作人員應(yīng)該提前提出申請(qǐng)，并且核實(shí)個(gè)人身份在申請(qǐng)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)之后方可執(zhí)行。通過(guò)這種方式防范從而有效地保障社保檔案調(diào)取流程的科學(xué)性和合理性，盡可能地避免社保檔案在流轉(zhuǎn)的過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)遺失或者是損壞的問(wèn)題，保障相關(guān)信息的安全性。

（三）變化性

通常情況下社保檔案中的相關(guān)信息并不是一成不變的，社保信息的檔案管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)化的過(guò)程。參保人員每年的醫(yī)保、養(yǎng)老保險(xiǎn)、消費(fèi)基金都會(huì)隨著相關(guān)信息進(jìn)一步調(diào)整。職工社保繳納單位也會(huì)按照員工崗位的不同變化借助大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。因此可以看出，社保檔案在管理過(guò)程當(dāng)中存在著一定的動(dòng)態(tài)性。社保檔案管理工作者在針對(duì)海量的社保信息進(jìn)行更新時(shí)必須要積極地和各個(gè)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行有效的溝通，在第一時(shí)間內(nèi)將參保人員的信息進(jìn)行變更和管理，從而有效地保障參保人員檔案資料的實(shí)時(shí)性和有效性。

二、基層人社局社保檔案管理工作的重要性

（一）確保參保人員的利益

在新時(shí)代的背景之下，隨著我國(guó)社會(huì)保障制度的進(jìn)一步優(yōu)化與完善，社保的現(xiàn)狀在這一過(guò)程當(dāng)中也變得更加豐富化和多元化。人民群眾對(duì)于社會(huì)保障內(nèi)容的認(rèn)識(shí)也提升了一個(gè)更高的層次。目前情況下，我國(guó)基本實(shí)現(xiàn)了全民參保。由此可見(jiàn)，確保參保人員的利益得到有效的保障尤為重要。而這一問(wèn)題也是目前所有基層社保檔案管理工作人員必須高度重視的問(wèn)題。參保人員能夠及時(shí)地享受到社保待遇，必須要依靠社保檔案，同時(shí)社保檔案也是參保職工工作年限認(rèn)定退休待遇核算等問(wèn)題的最主要依據(jù)。社保檔案能夠精準(zhǔn)地、客觀地記錄職工的參保年限以及繳費(fèi)信息。除此之外，還涵蓋了參保人員的年齡、工齡、學(xué)歷、工資等相關(guān)內(nèi)容。社保的管理工作者必須要科學(xué)合理且規(guī)范化的開(kāi)展檔案管理的工作，只有這樣才能夠在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程當(dāng)中充分地反映出社保檔案的材料價(jià)值和作用，保障參保人員的利益得以實(shí)現(xiàn)。

（二）推動(dòng)社保事業(yè)發(fā)展

隨著我國(guó)基層社保服務(wù)工作的進(jìn)一步優(yōu)化與完善，我國(guó)依然在社會(huì)保障體系中專門建立起了大批的社保檔案管理工作中心。通過(guò)借助專業(yè)化的社保檔案管理中心能夠有效地推動(dòng)社保的管理工作的信息化建設(shè)質(zhì)量，并且在此基礎(chǔ)之上促進(jìn)我國(guó)基層社保的管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。通過(guò)自主現(xiàn)代化信息技術(shù)為基礎(chǔ)從而提升我國(guó)電子社保檔案管理質(zhì)量，并且為參保人員提供更加多元化且人性化的服務(wù)。例如，可以通過(guò)借助信息技術(shù)使得社保單位為參保人員提供在線咨詢服務(wù)，從而有效地保障參保人員能夠通過(guò)借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)咨詢和辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，促進(jìn)社保檔案服務(wù)工作的科學(xué)化、規(guī)范化以及及時(shí)化。該種方法還能夠有效地促進(jìn)基層社保單的開(kāi)發(fā)與利用效率，并且助力于基層人才的引進(jìn)與流動(dòng)，有效地推動(dòng)我國(guó)社保事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

（三）優(yōu)化參保人員檔案信息

要想有效地提升基層社會(huì)保障檔案管理工作的有效性和質(zhì)量，就必須要確保檔案管理信息的精準(zhǔn)性和完整性。然而，現(xiàn)在的情況下，我國(guó)部分地區(qū)基層社保的管理工作起步相對(duì)較晚。在參保人員中不乏一些年齡偏高的職工，其參保材料信息不全面，部分檔案文件還存在著隨意涂改，年終考核資料不完善以及職稱評(píng)定表遺漏等問(wèn)題。這些問(wèn)題對(duì)于職工的退休辦理工作帶來(lái)了較大的不便，同時(shí)也在一定程度上反映出了基層社保檔案管理工作中的一些不足之處。通過(guò)積極推進(jìn)基層社保的管理工作的創(chuàng)新方式，能夠在此基礎(chǔ)之上健全參保員工的檔案信息內(nèi)容。除此之外，通過(guò)嚴(yán)格制定國(guó)家社保檔案管理制度等相關(guān)規(guī)定，從而為參保人員帶來(lái)更加便捷且高效的檔案管理服務(wù)。另外，通過(guò)完成參保人員的檔案數(shù)據(jù)和信息，能夠確保參保人員的合法權(quán)益得到有效的維護(hù)，并且助力我國(guó)社會(huì)和諧與穩(wěn)定。

三、基層社保檔案管理工作中的不足之處

第一，社保檔案管理工作的重視程度有待提升。在最近的幾年中，我國(guó)頒布了一系列相關(guān)措施推進(jìn)社會(huì)保障檔案的管理工作效率。然而，在實(shí)際操作過(guò)程當(dāng)中，我國(guó)部分基層地區(qū)的人事局針對(duì)社保的檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位。除此之外，投入到社保檔案管理工作中的資金也有所不足，進(jìn)而使得部分社保檔案管理工作沒(méi)有充足的資金支持。因此，相關(guān)工作在其實(shí)際落實(shí)過(guò)程當(dāng)中仍然采用不正向的管理方式和手段極大地影響到檔案管理工作的時(shí)間和規(guī)律，除此之外也很難有效地處理好社保檔案管理工作中的新問(wèn)題。在這種情況之下，必須要盡快地提升檔案管理工作人員在管理理念，并且在管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，在這一背景之下。上述問(wèn)題直接制約著我國(guó)的基層人設(shè)局社保檔案工作的革新和優(yōu)化。

第二，相關(guān)管理制度有待完善管理。工作中出現(xiàn)碎片化問(wèn)題和分散化問(wèn)題嚴(yán)重。

第三，基層社保的管理工作人員專業(yè)能力有待提升。

第四，基層社保的網(wǎng)絡(luò)工作信息化建設(shè)較為滯后。

四、基層人社局社保檔案管理科學(xué)化開(kāi)展的具體策略

（一）提升社保檔案管理服務(wù)意識(shí)

要想科學(xué)合理地開(kāi)展基層社保檔案資料管理工作，在其實(shí)際操作過(guò)程當(dāng)中必不可少的是在人力、物力、財(cái)力上的支持，以及思想上的高度重視。因此，在工作中只有有效落實(shí)社保等人的日常管理工作才可以為我國(guó)的和諧社會(huì)作出更多的服務(wù)?；鶎由绫n案管理工作必須要做到及時(shí)且精準(zhǔn)的，全面的記錄相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，并且將檔案材料和相關(guān)的數(shù)據(jù)信息在第一時(shí)間送達(dá)到檔案管理工作人員的手中，從而保證基層社保檔案能夠全面有序地進(jìn)行歸檔。除此之外，在工作中，社保檔案管理工作人員必須要進(jìn)一步的強(qiáng)化其服務(wù)意識(shí)，從內(nèi)心深處充分的認(rèn)識(shí)到基層社保檔案管理工作的重要性，清楚個(gè)人的崗位職責(zé)，明確基層社保檔案管理服務(wù)的意義作用價(jià)值，包括其服務(wù)對(duì)象以及服務(wù)方向，使得基層社保的材料在其實(shí)際管理過(guò)程當(dāng)中能夠充分地發(fā)揮出應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，提升社保檔案的開(kāi)發(fā)利用率，保障基層社保的管理工作在開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中能夠促進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化精神文明建設(shè)和物質(zhì)文明建設(shè)工作。由此可見(jiàn)，基層社保的管理工作人員在日常工作中必須嚴(yán)格地按照檔案管理工作中的相關(guān)規(guī)定積極做好歸檔開(kāi)發(fā)利用等工作，進(jìn)一步地提升基層社保檔案的服務(wù)水平。采用多種方式方法有效地提升基層社保檔案管理工作質(zhì)量和效率，從而為社保檔案的使用機(jī)構(gòu)以及參保工作人員帶來(lái)更加多元化和規(guī)范化的服務(wù)。

（二）促進(jìn)社保檔案管理工作制度的建設(shè)

第一，要推進(jìn)落實(shí)雙軌制管理。盡管現(xiàn)階段情況下，我國(guó)基層社保的管理工作在其實(shí)際開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中仍然朝著系統(tǒng)化的方向和信息化的方向進(jìn)行發(fā)展，可是在實(shí)際操作過(guò)程當(dāng)中仍然還有很多歷史性的檔案資料，必須要在日常工作中做好紙質(zhì)檔案資料的保護(hù)和歸檔工作。相關(guān)工作人員在開(kāi)展社保的管理信息化建設(shè)的工作過(guò)程當(dāng)中，同時(shí)也應(yīng)該高度重視支持檔案材料管理工作的重要性，從而采用此種方式方法促進(jìn)紙質(zhì)化以及數(shù)字化檔案管理效率。除此之外，在開(kāi)展基層社保檔案管理工作中還需要多個(gè)部門共同溝通協(xié)調(diào)，積極做好的管理工作。其主要原因是由于社保的檔案管理工作并非單一且獨(dú)立的一項(xiàng)工作，必須要憑借多個(gè)部門的通力配合。社保檔案管理工作在其實(shí)際開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中有著長(zhǎng)期性和系統(tǒng)性的特點(diǎn)，因此必須要通過(guò)借助多部門的配合與支持進(jìn)行。工作人員要高度的重視社保檔案管理工作的重要性，在日常工作中通過(guò)多種方式有效地促進(jìn)社保檔案管理工作的實(shí)效性和全面性。相關(guān)工作人員還應(yīng)該充分關(guān)注到社保檔案管理工作中的具體細(xì)節(jié)問(wèn)題，通過(guò)結(jié)合具體實(shí)際情況針對(duì)社保檔案管理工作制度進(jìn)行進(jìn)一步地完善與優(yōu)化，同時(shí)結(jié)合實(shí)際應(yīng)用狀況進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，進(jìn)而從制度上為我國(guó)基層社保檔案管理工作提供更加科學(xué)合理的渠道。進(jìn)一步地規(guī)范檔案的管理流程，從而使得管理工作人員能夠在實(shí)際工作中做到有法可依，有章可循。

（三）通過(guò)借助思想政治建設(shè)為社保檔案提供有力保障

社保檔案管理工作在其實(shí)際開(kāi)發(fā)過(guò)程當(dāng)中是基層社保工作中的一個(gè)重要組成部分，社保檔案管理工也是我國(guó)檔案事業(yè)中的一個(gè)重要內(nèi)容。因此，在開(kāi)展社保檔案管理工作過(guò)程中必須從思想政治建設(shè)方面進(jìn)行著手，從而為基層社保檔案管理工作的有序開(kāi)展帶來(lái)有效的組織保障。在日常工作中要積極地開(kāi)展社保檔案管理工作人員的思想政治教育工作和法制教育工作?；鶎尤松缇謶?yīng)該借助多元化的黨建活動(dòng)從而針對(duì)檔案管理工作者開(kāi)展思想政治教育工作，提升企業(yè)思想政治覺(jué)悟。實(shí)際充分地明確社保的管理工作中的重要意義。

（四）提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

要想有效地開(kāi)展基層社保的管理工作，就必須要借助高素質(zhì)的管理人才。因此基層人社局在工作中應(yīng)該高度重視檔案管理工作人員隊(duì)伍的建設(shè)工作，將人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)作為整個(gè)社保檔案保護(hù)工作中的重點(diǎn)，高度重視人才的培養(yǎng)問(wèn)題，通過(guò)定期組織開(kāi)展培訓(xùn)教育活動(dòng)，以及構(gòu)建更加系統(tǒng)且完善的績(jī)效考核機(jī)制。從而在此基礎(chǔ)上，促進(jìn)社保檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合業(yè)務(wù)能力，從而有效地提升其專業(yè)服務(wù)水平，除此之外還可以通過(guò)建筑社保智慧管理平臺(tái)，使管理工作人員積極主動(dòng)地了解社保管理工作中的新政策和新知識(shí)。

五、借助數(shù)字技術(shù)帶動(dòng)社保檔案規(guī)范化管理工作

（一）帶動(dòng)紙質(zhì)社保檔案朝著數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化

在傳統(tǒng)形式下的基層社保的管理工作中，通常情況下都是以紙質(zhì)的方式進(jìn)行保存。隨著科學(xué)技術(shù)水平的進(jìn)一步發(fā)展以及現(xiàn)代信息技術(shù)的有效提升，在這一過(guò)程當(dāng)中要求我國(guó)的社保檔案要在較短的時(shí)間內(nèi)完成數(shù)字化的管理?？梢酝ㄟ^(guò)采用紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案系統(tǒng)管理的方式進(jìn)行處理，從而為我國(guó)基層社保檔案的完整性和精確性提供雙重保障。要求相關(guān)工作人員針對(duì)新接收的檔案資料進(jìn)行及時(shí)的數(shù)字化備份工作，保證檔案信息內(nèi)容的系統(tǒng)性和全面性，便于相關(guān)工作人員后期的借閱和應(yīng)用。

（二）促進(jìn)智慧社保檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)的創(chuàng)建質(zhì)量

在推進(jìn)智慧社保檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，首先相關(guān)工作人員必須要積極地和地方信息技術(shù)企業(yè)進(jìn)行合作和交流，從而共同推進(jìn)我國(guó)智慧社保的大平臺(tái)的建設(shè)工作。開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過(guò)程當(dāng)中，還應(yīng)該打造數(shù)字化的檔案管理中心。

（三）加強(qiáng)宣傳力度加大投入力度

首先，要進(jìn)一步加強(qiáng)社會(huì)保障檔案工作的宣傳力度，通過(guò)借助多種宣傳方式方法和宣傳渠道從而達(dá)到廣泛宣傳的目的，并且提升宣傳社保檔案管理工作的重要性，提高每一位公民對(duì)于社會(huì)保障的認(rèn)識(shí)。并且進(jìn)一步加強(qiáng)社保的工作的重視程度。除此之外，還應(yīng)該加大資金以及人力、物力、財(cái)力的多方投入。進(jìn)而在此基礎(chǔ)之上有效地解決我國(guó)基層社會(huì)保障檔案管理工作中所存在的人員匱乏、資金缺乏、庫(kù)房緊張等相關(guān)問(wèn)題，進(jìn)而為建立和完善我國(guó)社保檔案管理工作提供良好的氛圍和有利的條件。除此之外，還可以完善社會(huì)保障管理機(jī)制健全管理體制，盡可能地將社會(huì)保障職能工作集中在一個(gè)職能單位進(jìn)行完成，從而在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育等社會(huì)保障工作的統(tǒng)一化管理，形成一條龍式的服務(wù)，盡可能地避免社會(huì)保障職能部門出現(xiàn)交叉和重復(fù)問(wèn)題所造成的資源浪費(fèi)等現(xiàn)象，并且體現(xiàn)出了我國(guó)社保檔案的人性化特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)社保檔案記錄一生和服務(wù)一生的管理目標(biāo)。