圖書館品牌活動的檔案建設(shè)研究

李沁娟　宋亞玲

摘 要：圖書館品牌活動開展作為圖書館工作的重要部分，同樣作為業(yè)務(wù)檔案組成部分的品牌活動檔案也十分重要，它能留存品牌記憶、延續(xù)品牌歷史、傳遞品牌的智慧經(jīng)驗。本文以重慶市少年兒童圖書館的“紅巖少年”閱讀活動的檔案建設(shè)為例，將其分門類、分階段的數(shù)字化保管，進(jìn)行信息化推銷，有利于參與者對歷年來的活動進(jìn)行參考和見證。

關(guān)鍵詞：品牌活動;檔案建設(shè);數(shù)字化;信息化

一、品牌活動的檔案建設(shè)概況

第14個“世界讀書日”在天津少兒圖書館啟動了“全國少年兒童閱讀年”活動，主題為“讓我們在閱讀中一起成長”。中國圖書館學(xué)會、少兒圖書館專業(yè)委員會倡議全國各類圖書館開展“全國少年兒童閱讀年”活動。以此促進(jìn)少年兒童閱讀推廣工作發(fā)展，爭取建立起中國的少年兒童閱讀節(jié)，幫助孩子習(xí)慣閱讀、喜歡閱讀，并在閱讀中快樂，在快樂中成長。

重慶市少年兒童圖書館2009年以“全國少年兒童閱讀年”活動情況以及重慶市少年兒童圖書館承辦的“全國少兒講故事大賽”“少兒科普成果暨建國六十年優(yōu)秀少兒科普圖書展”和重慶市系列閱讀活動的調(diào)整方案為基礎(chǔ)，要求各館把全國性閱讀活動的元素融入全市系列活動中，以提高重慶市閱讀活動的檔次，使重慶市閱讀活動更具特色、更具規(guī)模、更具效應(yīng)。

重慶市少年兒童舉辦第一次“全市少年閱讀”系列活動，以“為祖國喝彩”喜迎新中國成立60周年系列閱讀活動為主題，活動內(nèi)容包括讀書征文比賽、經(jīng)典誦讀比賽、讀書知識競賽、科普繪畫比賽，打造重慶市公共文化服務(wù)建設(shè)體系的亮麗品牌。

二、品牌活動運(yùn)營模式檔案的收集

1.品牌定位檔案

為優(yōu)化品牌活動檔案的運(yùn)營與管理，重慶市少年兒童圖書館2009年、2010年開展“全市少年閱讀”系列活動，2011年開展“紅巖少年”閱讀活動，活動倡導(dǎo)學(xué)習(xí)為真理、信仰視死如歸的革命志士的大無畏英雄氣概和堅強(qiáng)不屈的精神，同時這種精神將激勵一代又一代人接續(xù)前行，“紅巖少年”當(dāng)指接續(xù)這種精神走向未來的少年兒童。每年一屆的“紅巖少年”系列品牌活動的主題定位、主題策劃、活動實施、宣傳與推廣、活動優(yōu)化完善每個環(huán)節(jié)都延續(xù)數(shù)字化檔案建設(shè)管理。

2.主題策劃檔案

主題策劃檔案是指制訂活動開展的具體運(yùn)行策略以及詳細(xì)計劃主題活動過程的相關(guān)檔案。首先，活動主題的策劃要立足于國內(nèi)實事熱點、重要節(jié)點、宏觀戰(zhàn)略等方面來制定，還要充分考慮到各參與館和中小學(xué)校實際情況。其次，活動主題策劃過程中的活動方案、策劃會議資料等相關(guān)資料都可以作為主題策劃檔案。重慶市少年兒童圖書館在統(tǒng)籌規(guī)劃“紅巖少年”閱讀活動的主題建設(shè)過程中，由少兒館提出具有綱領(lǐng)性、指導(dǎo)性的總策劃方案，每一項與活動主題相關(guān)的資料都有記錄，以確?！凹t巖少年”閱讀活動品牌化運(yùn)行。

3.活動實施檔案

活動實施檔案是所有閱讀活動推廣組織實施及品牌建設(shè)過程的重要一環(huán)，活動實施檔案是指在活動組織開展過程中涉及的所有資料。重慶市少年兒童圖書館十分注重“紅巖少年”閱讀活動實施過程中相關(guān)檔案的收集，從對活動通知的發(fā)布到活動啟動，再到開展整個過程的檔案都進(jìn)行了整理歸類，并建立了品牌活動資源建設(shè)檔案制度。

4.宣傳與推廣檔案

品牌活動的建設(shè)除了組織與實施這一重要一環(huán)，活動的宣傳與推廣也必不可少。宣傳與推廣不僅能擴(kuò)大品牌活動的影響力，還能吸引更多的讀者參與進(jìn)來。隨著宣傳方式的豐富，特別是數(shù)字資源、網(wǎng)絡(luò)平臺的運(yùn)用，宣傳與推廣檔案也越來越豐富?！凹t巖少年”閱讀活動，在宣傳與推廣方面運(yùn)用了海報、公共宣傳欄、報紙、電視臺、微信、微博、抖音等媒體渠道進(jìn)行。

例如：2020年第十二屆“紅巖少年”閱讀活動分別由“重慶日報”“華龍網(wǎng)”“今日頭條”“新重慶 ”“重慶之聲”“阿基米德FM”“FM968重慶之聲熱門微博”進(jìn)行了新聞報道。同時，對其相應(yīng)的報道資料也進(jìn)行了收集歸檔。

5.優(yōu)化完善檔案

優(yōu)化完善檔案的收集是閱讀活動品牌建設(shè)可持續(xù)化的必要環(huán)節(jié)，包括總結(jié)、活動評價、活動反思等相關(guān)內(nèi)容。重慶市少年兒童圖書館在“紅巖少年”閱讀活動開展過程中及活動結(jié)束后都注重優(yōu)化與完善，建立了相應(yīng)的評價制度。例如，在活動結(jié)束后參與的各圖書館要提交總結(jié)報告及讀者意見反饋表等內(nèi)容。這些評價表、總結(jié)、意見反饋表等都是優(yōu)化完善檔案的一部分。此部分檔案的收集有助于歸納總結(jié)活動中存在的問題，并對這些問題進(jìn)行解決，起到調(diào)整優(yōu)化作用。

三、以重慶市少年兒童圖書館第十二屆“紅巖少年”閱讀活動為例，分析品牌活動檔案建設(shè)

1.活動概況檔案

自2009年開始，重慶市少年兒童圖書館開展“紅巖少年”閱讀活動已有12屆。在歷屆活動中，都秉持公益性原則，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，組織全市各級各類圖書館及各中小學(xué)校參與此活動，以此豐富少年兒童精神文化生活，推廣全民閱讀。2020年，“紅巖少年”閱讀活動緊緊圍繞“家鄉(xiāng)，閱讀‘悅’美”主題，引導(dǎo)全市少年兒童切身感受改革開放以來祖國、家鄉(xiāng)和生活的巨大變化，激發(fā)對祖國、對家鄉(xiāng)的熱愛之情，做有理想、有目標(biāo)、有志氣的好少年。

2.活動亮點檔案

重慶市少年兒童圖書館以第十二屆“紅巖少年”閱讀活動緊緊圍繞“家鄉(xiāng)，閱讀‘悅’美”為主題，以少年兒童的視角、用少年兒童的語言講述改革開放故事、講述脫貧攻堅故事、講述家鄉(xiāng)小康故事，共有895所中小學(xué)、76967名少年兒童參賽，全市公共圖書館參與率100%，觀看比賽以及參與網(wǎng)絡(luò)投票的市民達(dá)1597891人次。

（1）“紅巖少年”閱讀大賽少兒講故事比賽

從推薦的79篇目目錄中選手們圍繞“家鄉(xiāng)，閱讀‘悅’美”主題選取發(fā)生在身邊的故事，聲情并茂地進(jìn)行精彩的講述。他們或深情款款，或娓娓道來，或激昂澎湃，講述了29個感人故事?！恫灰姶稛煛贰稜敔?shù)牟伎诖贰哆@邊風(fēng)景獨好》《我和我幸福家》《三代同堂話盛世、最美家鄉(xiāng)重慶城》等作品講述了改革開放以來家鄉(xiāng)和生活的巨大變化;《王二狗“變形記”》《你勞動的樣子最美》等作品講述家鄉(xiāng)人們的精神面貌發(fā)生變化，建設(shè)美麗家鄉(xiāng)的故事;《爸爸帶我去扶貧》《農(nóng)家書屋開業(yè)了》講述了脫貧攻堅中的感人故事及扶貧成效;《平凡的英雄》《一次特殊的采訪》《2020一起抗疫情》等故事講述了戰(zhàn)“疫”期間涌現(xiàn)出的感人事跡和抗“疫”英雄們的擔(dān)當(dāng)精神。

（2）“紅巖少年”閱讀大賽少兒誦讀比賽

從推薦的45篇目目錄中巴南區(qū)圖書館選送的《春回老家》、榮昌區(qū)圖書館選送的《家鄉(xiāng)如畫》、秀山圖書館選送的《故都的秋》、巫溪縣圖書館選送的《重慶的傳說》等眾多贊美家鄉(xiāng)、思念故土的優(yōu)秀篇目，表達(dá)了孩子們對家鄉(xiāng)、對祖國的無限熱愛;渝中區(qū)圖書館選送的《繁星》、江津區(qū)圖書館選送的《母親》、沙坪壩區(qū)圖書館選送的《背景》等古今中外的經(jīng)典文學(xué)作品也給觀眾朋友們留下了深刻的印象。

（3）“紅巖少年”閱讀大賽少兒網(wǎng)絡(luò)知識競賽

從推薦的21篇目目錄中《老重慶記憶》《如何閱讀一本書》等以及重慶市文化旅游相關(guān)資源形成題庫。參賽選手們通過平板電腦、手機(jī)等移動設(shè)備進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)答題。于2020年10月10至23日舉行，參賽者在規(guī)定答題時間內(nèi)所提交答案的正確率由高到低排列，同等條件下答題用時較短的獲勝，全市有51688名少年兒童參賽。

2020年11月7日的決賽中，評選出54個獲獎作品、27名獲獎個人、15家獲獎單位。

3.活動成效檔案

本次活動由于疫情防控的需要，采取線上線下相結(jié)合的閱讀推廣方式，不僅有效拓展了本次活動，而且各相關(guān)單位高度重視、廣泛宣傳，各公共圖書館、學(xué)校精心組織、認(rèn)真策劃。選手們踴躍參與、積極表現(xiàn)，充分展示了我市少年兒童良好的讀書風(fēng)采和較強(qiáng)的參賽技能。由此，對活動產(chǎn)生的良好效果進(jìn)行了整理歸檔。

第一，“少兒講故事比賽”。自行錄制好視頻，每個參賽視頻時長不超過5分鐘，各參賽單位在活動平臺后臺對本區(qū)域選手評審，評選出10件作品進(jìn)入復(fù)賽。復(fù)賽采取網(wǎng)絡(luò)投票和評委打分相結(jié)合的方式進(jìn)行評選，總分排名前30名的選手進(jìn)入決賽。決賽由專家評委現(xiàn)場評分，評選出各等級獎項。全市6687名選手報名、參賽作品3075件、363件作品入圍復(fù)賽，135萬余人關(guān)注，獲得58萬的網(wǎng)絡(luò)投票，經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)投票及組委會評委組的認(rèn)真評選，共有27個縣的30件作品晉級決賽。

第二，“少兒誦讀比賽”。自行錄制好視頻，每個參賽視頻時長不超過5分鐘，在活動平臺后臺對本區(qū)域選手評審，最終近300人現(xiàn)場觀看了從初賽、復(fù)賽脫穎而出的30位選手的巔峰匯聚、激烈角逐。比賽同時通過重慶市少年兒童圖書館微信小程序進(jìn)行現(xiàn)場直播，近2萬余人次觀看，評出27名獲獎?wù)摺?/p>

第三，“少兒網(wǎng)絡(luò)知識競賽”獲取線上答題方式，全市51688名少年兒童參賽，評選出27名獲獎選手，優(yōu)秀獎包括31個區(qū)97個單位421名選手（其中主城103，渝中區(qū)占53名）。

四、對主題系列活動推廣活動檔案的思考

1.完善管理制度，是品牌活動檔案建設(shè)的保障條件

“紅巖少年”閱讀活動限于6至14歲少年兒童參加，圍繞主題選定的篇目進(jìn)行，活動由圖書館推廣、學(xué)校組織參與。承辦單位要負(fù)責(zé)該品牌活動檔案工作，應(yīng)當(dāng)遵循分組定理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌協(xié)作、分類實施原則，對檔案的完整與安全進(jìn)行維護(hù)，對檔案的利用與開發(fā)進(jìn)行推動，為品牌服務(wù)的延續(xù)發(fā)展和活動的完善提供文獻(xiàn)參考以及決策支持。

一方面對檔案進(jìn)行整理、收集、保管、統(tǒng)計、鑒定及提供有利信息;

另一方面要完善品牌活動檔案建設(shè)制度保障機(jī)制，建立起相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)保障制度、應(yīng)急管理制度、質(zhì)量監(jiān)控制度、獎勵激勵制度等。在制度的形成、執(zhí)行、完善修訂中都應(yīng)堅持“公開、公正、公平”的基本原則，為承辦單位品牌閱讀推廣活動穩(wěn)定運(yùn)行提供強(qiáng)大制度支持。

2.設(shè)立專題進(jìn)行管理

承辦單位制定“紅巖少年”閱讀活動檔案工作方案，確定好檔案工作負(fù)責(zé)部門和人員，按照相應(yīng)的工作程序和要求，形成對應(yīng)的歸檔文件材料?！凹t巖少年”閱讀活動檔案文件材料納入收集范圍，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

（1）活動開展中領(lǐng)導(dǎo)的指示、批示、機(jī)構(gòu)成立及分工材料、活動開展的工作制度、方案、簡報、報表、總結(jié)、報告，獎懲材料、會議材料、宣傳報道、大事記、各單位按照分工或職責(zé)形成的其他文件材料。

（2）活動中公務(wù)電子郵件、活動數(shù)據(jù)、新聞媒體信息、網(wǎng)頁信息。

（3）實物檔案中的活動標(biāo)志、紀(jì)念冊、證書、獎杯、獎狀、照片、獎?wù)碌取?/p>

（4）活動開展中的其他文件材料，主要指有保存價值的，如獲獎作者的作品等。

3.緊抓媒體融合機(jī)遇，多途徑拓展品牌宣傳渠道

活動承辦單位應(yīng)當(dāng)科學(xué)規(guī)劃專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，推動檔案數(shù)字化建設(shè)，通過建立檢索系統(tǒng)、編制檢索工具、建設(shè)信息共享平臺等，對“紅巖少年”閱讀活動開展中的檔案進(jìn)行掃描，運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)等，將活動中的各種實物檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案信息，利用網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化形式對品牌活動的檔案進(jìn)行管理及建設(shè)，為品牌活動的檔案利用提供更為方便的條件，同時能更好實現(xiàn)資源共享。正是在檔案數(shù)字化建設(shè)背景下，采取多種形式對“紅巖少年”閱讀活動的各種資料進(jìn)行檔案建設(shè)，有助于品牌活動的進(jìn)一步發(fā)展與完善。

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