新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革策略探討

侯著敏

◆摘? 要：隨著我國經(jīng)濟體制的不斷改革和發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理制度也在逐步發(fā)生變化。檔案管理是一項耗費大量人力物力的工作，隨著時代的發(fā)展，檔案管理逐漸更新管理方法。作為保存政府資料或公民信息的重要機構，檔案管理是事業(yè)單位的重要職能之一，有效的事業(yè)單位檔案管理模式不僅能提高檔案管理的工作效率，還能推進事業(yè)單位工作的全面發(fā)展。本文分析了我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，并從四個方面對新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的改革措施進行探討。

◆關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;改革策略

隨著我國網(wǎng)絡信息技術的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應新形勢下社會發(fā)展的要求。同時，在新形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作更加復雜，必須進行收集、分類、審查、歸納等一系列過程。作為新形勢下的事業(yè)單位，只有實施檔案管理信息化建設，才能提高檔案管理效率，實現(xiàn)資源共享。這不僅有助于提高檔案管理的工作效率，而且還能最大限度地發(fā)揮檔案信息的利用價值，為事業(yè)單位的發(fā)展打下堅實的基礎。

一、新形勢下事業(yè)單位檔案管理改革的重要性

事業(yè)單位檔案管理改革可以使事業(yè)單位與時俱進，運用現(xiàn)代科學技術進行管理，不僅提高了事業(yè)單位檔案管理的效率，促進事業(yè)單位的長遠發(fā)展，還可以促進檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案管理不同于其他類型的管理工作。其工作內容更為復雜，對時間更為敏感。為了檔案管理工作的順利開展，事業(yè)單位實際檔案管理中，需要投入更多人力和物力才能實施檔案管理工作。在新形勢下，需要制定科學合理的管理方案，結合現(xiàn)代信息技術，定期分析檔案管理工作中的不足，總結工作中的經(jīng)驗，為以后的檔案管理工作提供重要參考依據(jù)。

二、我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）不健全的檔案管理制度

檔案管理體制的不完善主要體現(xiàn)在兩個方面：一是對檔案管理的發(fā)展重視不夠?，F(xiàn)有的檔案管理內容不全面。大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理只涉及檔案的收集、整理、保存、復制等方面內容，很少有單位對檔案管理進行深入研究，導致事業(yè)單位的檔案管理淪落為一項單一枯燥的行政工作。二是檔案管理缺乏相關的監(jiān)督機制。目前事業(yè)單位檔案管理在監(jiān)督方面沒有明確提出監(jiān)督的方法，缺乏相關的監(jiān)督機制。一些事業(yè)單位的檔案管理和監(jiān)督僅依靠工作人員的自律性，缺乏外部監(jiān)督機構和具體的監(jiān)督措施，使得現(xiàn)行檔案管理制度在實施中存在不規(guī)范問題。

（二）大部分檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)不足

目前，事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足，管理水平參差不齊。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化建設需要高水平的專業(yè)技術人員。一方面，事業(yè)單位檔案管理人員應當具有相對較高的學歷，最好是本科以上學歷。另一方面，事業(yè)單位檔案管理人員應該具備公共機構的計算機知識和檔案管理知識。但是，目前本科院校相關專業(yè)的人員從事檔案管理比例相對較小，學歷層次相對較低，不能滿足當前檔案管理信息化建設的需要。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的改革措施

（一）健全檔案管理制度

目前，事業(yè)單位檔案管理工作頻繁出現(xiàn)一些混亂的情況。為了減少這一現(xiàn)象的產(chǎn)生，事業(yè)單位應該完善檔案管理制度并加以實施。讓檔案管理人員了解自己的工作內容和工作流程，將具體任務落實到具體人員和崗位上，分工明確，提高相關人員的責任意識，建立相關考核機制，激發(fā)相關人員的積極性和創(chuàng)造性。

（二）提升檔案管理人員素質，重視檔案管理人員隊伍建設

想要做好事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新和改革，就必須加大人力資源管理和資金投入，引進先進的管理設備和工具，學習先進的檔案管理技術模式，確保檔案的自動化處理和歸檔工作順利完成。此外，還要為檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境，提高檔案管理人員的業(yè)務素質。營造檔案管理人員成長環(huán)境，制定培訓計劃，評估培訓效果，提高檔案管理人員的學習積極性，為檔案管理人員提供更多的實踐機會，確保其能跟上檔案信息化建設的步伐，以此建設一支高素質的復合型檔案管理人才隊伍。

（三）創(chuàng)新管理手段，注重檔案安全

在完善各項檔案管理制度的同時，要維護事業(yè)單位的長期可持續(xù)發(fā)展和職工的利益。每一項制度都要嚴格落實科學發(fā)展觀，建立適應現(xiàn)代發(fā)展的檔案制度。在制定過程中，還要注意靈活性，根據(jù)工作發(fā)展方向進行調整，進一步完善事業(yè)單位檔案管理;另外，在完善檔案管理制度的過程中，提高檔案管理人員的積極性，讓檔案管理工作人員認真對待工作。需要特別注意的一點是文件管理的安全性，包括電子檔案、系統(tǒng)、信息等安全問題。因此，在這個過程中，管理人員應該做好事業(yè)單位的安全管理措施，并將這項措施納入事業(yè)單位的安全體系，以確保電子文件和其他相關資料的安全。在相關安全措施的保障下，事業(yè)單位還需要積極推動檔案利用，按照相關程序和要求舉辦一些展覽，出版相關書籍和期刊，以滿足社會的需要。

（四）管理層應當重視檔案管理工作

檔案管理是事業(yè)單位工作內容比較隱秘的工作，這導致許多事業(yè)單位領導低估了檔案管理的作用。如果在資格評估過程中需要提取和檢查檔案文件，一些事業(yè)單位領導就會發(fā)現(xiàn)檔案文件管理監(jiān)控措施不完善的缺點。因此，單位領導應重視檔案管理工作，設定專門的部門進行檔案管理，并且設定主要負責人。本單位配備的專職檔案管理人員必須相對固定，人員一經(jīng)指定，不得頻繁更換。檔案管理是各部門考核最重要的內容，對檔案管理工作表現(xiàn)突出的員工給予獎勵。保障事業(yè)單位檔案管理工作的正常運作，確保審查評估順利進行。

四、結束語

總之，在新形勢下，檔案管理不僅是促進事業(yè)單位發(fā)展的關鍵，也是提高事業(yè)單位檔案管理效率的關鍵。為了順利實施檔案管理改革，事業(yè)單位需要重視單位檔案管理工作，優(yōu)化檔案管理業(yè)務流程，整合檔案信息資源，培養(yǎng)相關專業(yè)的人才，積極學習現(xiàn)代檔案管理方法，編制檔案管理制度，設立檔案管理標準。只有這樣，才能有效提高事業(yè)單位檔案管理水平，實現(xiàn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的目標。

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