大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的變革與發(fā)展

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展及普及，我國迎來了大數(shù)據(jù)時代。在面對這種社會環(huán)境時，高校應(yīng)積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)工具完善檔案管理模式，確保通過利用大數(shù)據(jù)工具有效提升高校管理工作的水平。由于高校內(nèi)學(xué)生人數(shù)眾多，教職人員每年資質(zhì)都會發(fā)生變化，因此，檔案管理涉及的信息數(shù)量較多，只利用原有的檔案管理模式是無法對內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量龐大的信息進行處理，無法將其應(yīng)用到教育教學(xué)工作中去的，以此不能為高校學(xué)生提供良好的教育教學(xué)環(huán)境，對高校整體的發(fā)展也造成了一些負面的影響，因此，大數(shù)據(jù)背景下的高校檔案管理模式變革工作是十分有必要的。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;高校;檔案管理;發(fā)展

中圖分類號：G647.24

在我國科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個行業(yè)，有效提升了數(shù)據(jù)信息的處理效率，推動了社會經(jīng)濟的進一步發(fā)展。隨著社會的進步與發(fā)展，檔案工作越來越受到社會的重視，高校檔案管理工作，作為檔案工作的一部分，也必須積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，改變自己的管理模式，提升自己的管理水平和服務(wù)能力。在大數(shù)據(jù)不斷發(fā)展的當下，高校要通過對大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用加強檔案管理工作的建設(shè)，通過大數(shù)據(jù)分析加強對檔案庫中相關(guān)信息的使用。在改革高校檔案管理模式時，相關(guān)人員要對其現(xiàn)狀進行深入的分析，認識到該工作中存在的問題，明確其變革及發(fā)展的方向，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)完善檔案管理工作，確保其可以為高校內(nèi)部其他工作的開展提供更加準確、可靠的數(shù)據(jù)。

一、高校檔案管理模式的現(xiàn)狀

（一）不能有效利用檔案資源

想要在大數(shù)據(jù)背景下研究高校檔案管理模式的變革與發(fā)展，管理人員就要分析高校檔案管理模式的應(yīng)用現(xiàn)狀，只有通過對現(xiàn)狀的分析，明確其中的問題，才能在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，確保檔案管理工作為高校建設(shè)所用。不能有效利用檔案資源是現(xiàn)階段高校檔案管理模式中存在的主要問題，在檔案管理中，領(lǐng)導(dǎo)及管理人員更加注重將與高校發(fā)展的相關(guān)信息進行收集、儲存，并非在收集后對其進行分析、應(yīng)用，重收藏輕利用，導(dǎo)致信息資源得不到充分的開發(fā)和利用[1]，這是目前大多數(shù)高校普遍存在的一個問題。

另外，部分高校在實際工作中使用原始的方式進行資源管理，不少高校也僅僅是利用Excel表格或檔案管理軟件進行館藏檔案目錄的搜索和查找，還不能進一步地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對館藏數(shù)據(jù)所蘊含的內(nèi)在信息進行提取，因此無法提升信息的利用效率。

（二）檔案資源的接收以被動為主

在檔案資源接收工作中存在著以接受為主的現(xiàn)象，管理人員應(yīng)對該現(xiàn)象進行全面的分析，明確問題所在，提升后續(xù)的大數(shù)據(jù)使用效率[2]。高校檔案管理工作人員會根據(jù)各個工作部分上傳的信息內(nèi)容將其錄入，并保存相關(guān)的數(shù)據(jù)，這種現(xiàn)象體現(xiàn)出在日常工作中管理人員并不會根據(jù)信息分析工作需求主動、積極地尋找相關(guān)資料，而是被動地接受各個部門匯總的信息，導(dǎo)致信息搜集工作具有被動性。

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，盡管部分高校領(lǐng)導(dǎo)也要求工作人員主動進行信息搜集，但是效果甚微[3]。還有部分原因是一些高校不夠重視檔案管理工作，沒有意識到檔案管理工作的重要性，經(jīng)費投入少，人員配備嚴重不足，導(dǎo)致工作人員任務(wù)繁重，沒有更多的精力去主動地征集檔案資源。

（三）檔案資源的保管以實物為主

如今，信息技術(shù)已經(jīng)充斥著管理人員的生活與工作，但是其并沒有充分地認識到信息技術(shù)在管理工作中的重要性，多數(shù)的資源保管工作仍舊以實體為主，例如紙質(zhì)版文件、影像盤等，這在一定程度增加了檔案管理工作需要的空間，加大了人員開展工作的難度，使得數(shù)據(jù)分析工作也不能快速完成。而且對實物進行管理，會難以避免地出現(xiàn)破損、腐蝕、信息丟失等情況，對檔案管理的安全性存在著較大的威脅[4]。在部分高校具備檔案管理信息化意識后，沒有加大對該工作的資金投入，導(dǎo)致相關(guān)工作擱淺。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的變革

（一）更新檔案管理的理念

在明確現(xiàn)階段高校檔案管理工作中出現(xiàn)的問題后，管理人員應(yīng)根據(jù)現(xiàn)在存在的問題實施變革工作，使得變革工作更加符合高校建設(shè)對檔案管理工作的需求[5]。在管理模式改革工作中，領(lǐng)導(dǎo)及管理人員要注意更新檔案管理工作的理念，充分認識到在信息加持的基礎(chǔ)上高校建設(shè)可以少走彎路，正視該工作的作用與意義，加大對該工作的投入，保證不會在設(shè)備、系統(tǒng)方面為檔案管理模式改革帶來阻礙。

另外，高校應(yīng)加強對檔案管理工作的宣傳，更新教師、學(xué)生的理念，提升其工作配合程度[6]。只有人人都認識到檔案管理工作的重要性，讓檔案管理工作緊跟信息化發(fā)展的步伐，利用先進的信息技術(shù)，樹立重視檔案、管好檔案、用好檔案的理念，才能夠真正地促進高校檔案管理模式的變革。

（二）加強電子管理軟件的技術(shù)研究和共享

在大數(shù)據(jù)背景下進行檔案管理模式改革工作中必須要加強對信息技術(shù)的應(yīng)用，以此才能在高校建設(shè)中提升檔案管理所能發(fā)揮的作用。在實際建設(shè)的過程中，檔案管理人員要加強對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，根據(jù)管理人員的匯總、錄入工作，建立信息化檔案庫，確保管理人員可以通過信息技術(shù)來處理數(shù)據(jù)，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)明確散碎信息之間的聯(lián)系，進而提升檔案庫中信息的使用效率[7]。而想要高效率地使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，高校管理人員就要在建設(shè)中積極引進計算機軟件，并對該軟件進行創(chuàng)新，使其更加符合自身檔案管理工作。另外，在信息化檔案庫建設(shè)的過程中，要保證其具備一定的共享性，確保學(xué)生、職工、管理人員均可以自主地在檔案庫中尋找自身所需的信息[8]。

（三）提升檔案資源管理的主動性

相對于以往檔案管理中管理人員被動地接受相關(guān)信息，在模式改革工作中，高校領(lǐng)導(dǎo)要不斷地提升檔案資源管理工作的主動性，減少被動對信息管理的現(xiàn)象出現(xiàn)。首先，相對于信息獲取而言，管理人員應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的需求及數(shù)據(jù)分析的信息需求，主動地找相關(guān)部門完善相關(guān)信息，做到不僅僅是對信息進行儲存，更是對信息的管理[9]。其次，在模式變革過程中，相關(guān)人員不能只被動地接受相關(guān)信息，更要在信息錄入后，積極地對數(shù)據(jù)進行歸檔。而且信息歸檔要具備一定的標準，嚴格按照類別進行分類，確保在后續(xù)工作中可以使得這些信息發(fā)揮應(yīng)有的價值，以此保證其可以為高校發(fā)展建設(shè)所用，確保高?？梢酝ㄟ^檔案管理模式的變革逐漸提升自身檔案管理水平，讓檔案可以為教師、學(xué)生提供更多教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)、生活上的幫助。

（四）提升檔案管理數(shù)據(jù)的應(yīng)用效率

提升檔案管理的應(yīng)用效率是變革工作的目的之一，因此，在變革中應(yīng)積極提升信息的利用效率[10]。在完成數(shù)據(jù)信息搜集后，管理人員不能將信息只儲存不分析，其要積極地更新自身的管理理念，認識到在檔案管理中就是要加強對數(shù)據(jù)信息分析結(jié)果的應(yīng)用，因此在完成數(shù)據(jù)搜集后，應(yīng)積極地通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案庫中的信息進行細致的分析，對相關(guān)信息做上統(tǒng)一的標識，做成專題或特色館藏，通過數(shù)據(jù)檢索就可以輕松地查找到所有相關(guān)的資料，保證和提高信息的利用效率。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的發(fā)展

（一）構(gòu)建現(xiàn)代化檔案體制

在明確大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀及其變革后，管理人員應(yīng)對高校的檔案管理模式的發(fā)展方向進行分析，保證在高校后續(xù)的發(fā)展中檔案管理工作可以為高校建設(shè)、高校發(fā)展所服務(wù)。在檔案管理模式發(fā)展中應(yīng)積極地構(gòu)建大檔案體制，確?？梢栽诟咝０l(fā)展的過程中逐漸引進新的管理理念，使得檔案管理工作趨于規(guī)范化。

在明確檔案體制后，高校應(yīng)通過廣播、宣傳欄、宣講會等方式加大對該內(nèi)容的宣傳，確保高校內(nèi)教育工作參與人員、學(xué)生等都明確知道檔案的重要性、檔案管理工作的重要性，達到人人重視檔案、人人關(guān)心檔案、人人支持檔案管理工作的目的，學(xué)校加大對檔案管理部門的資金投入，檔案管理部門加大對檔案管理信息化建設(shè)的謀劃和建設(shè)，教師和學(xué)生加大對檔案征集工作的支持，多給檔案部門提供完整、真實、系統(tǒng)的原始檔案。同時應(yīng)根據(jù)檔案管理需求逐步完善管理體系，確保每個級別的管理人員可以根據(jù)自身權(quán)限進行信息管理及信息利用。

（二）拓展大數(shù)據(jù)資源

拓展大數(shù)據(jù)資源是檔案管理建設(shè)工作未來發(fā)展的趨勢之一，高校在相關(guān)工作建設(shè)中應(yīng)緊跟時代發(fā)展的潮流，加強對大數(shù)據(jù)資源的利用。在加強對大數(shù)據(jù)資源利用工作時，相關(guān)人員要高度重視檔案管理工作的建設(shè)，館藏資源的收集，極力搜集與檔案管理建設(shè)有關(guān)的信息，對相關(guān)信息進行備份，并對儲存環(huán)境進行嚴格的控制，防止出現(xiàn)文件丟失或損壞的現(xiàn)象，確保電子檔案信息的完整與安全。管理人員還要根據(jù)自身管理工作的需求，不斷地擴大自身信息獲取的渠道，以此獲取到更多的信息。

加強專題檔案，特色檔案的收集與建設(shè)。例如，學(xué)校的扶貧工作也可以做成扶貧專題檔案。學(xué)校的優(yōu)秀校友、教學(xué)成果、科研成果可以建成特色檔案。有條件的高校還應(yīng)該建設(shè)自己的口述檔案數(shù)據(jù)庫，口述檔案可以更好地展示學(xué)校的歷史和發(fā)展歷程。

在建設(shè)檔案管理工作中，要加強對館藏存量的數(shù)字化建設(shè)，確保高校在建設(shè)過程中可以逐漸加大對信息化工具使用的投入，以此將信息化技術(shù)充分地融入管理工作中，實現(xiàn)歸納、分析工作的高效率、高質(zhì)量開展。存量庫的數(shù)字化，不僅可以提高檔案管理工作的工作效率，還可以提高檔案查閱者利用者的用戶體驗感，對于進一步利用大數(shù)據(jù)對檔案進行分析，進行研編工作，也提供了便利。在信息搜集工作中，管理人員要應(yīng)用信息技術(shù)將檔案管理工作與校園卡、學(xué)生管理平臺進行連接，以此做到快速地搜集學(xué)生學(xué)習(xí)、生活中產(chǎn)生的信息，減少檔案管理工作中支出的人力及物力，以此提升增量數(shù)據(jù)建設(shè)水平，保證數(shù)據(jù)的真實性。

（三）建設(shè)數(shù)據(jù)平臺

數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)，對提高檔案的利用率有極大的幫助。高校在進行檔案管理建設(shè)時要注意與智能管理平臺相連接，確保能夠及時獲取學(xué)生及教師活動后產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息。而且高校要建立數(shù)據(jù)平臺，管理人員在對相關(guān)數(shù)據(jù)匯總、分析后上傳至相關(guān)平臺，例如，學(xué)生的成績單，可以上傳到平臺，學(xué)生只要輸入自己的相關(guān)信息如學(xué)號和身份證號等，就可以自助下載自己的成績單，這樣就極大地方便了畢業(yè)在各地的學(xué)生。對于其他可以公開的檔案，都可以在整理后上傳到平臺，這樣教師、學(xué)生、社會人士就可以通過平臺，遠程查看或下載自己需要的資料信息。教師與學(xué)生也可以通過自身權(quán)限獲取平臺中的知識，想要進行相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)查時可以通過數(shù)據(jù)提取完成調(diào)查，進而保證檔案管理工具可以在高校發(fā)展及學(xué)生教育工作中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，使得該工作的開展能夠為廣大教師、學(xué)生、校友等社會人士提供便利，推動高校的發(fā)展，提升高校的形象。

（四）貫穿用心的主動服務(wù)理念

在檔案管理建設(shè)中，管理人員應(yīng)明確檔案管理工作是服務(wù)于教育教學(xué)工作、高校建設(shè)工作的，因此，要貫穿熱心、溫馨、用心的主動服務(wù)理念。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，管理人員要定期利用檔案館網(wǎng)頁、微信公眾號、微博等推送介紹館藏檔案資源、檔案研編成果，例如學(xué)校歷史變革情況，名人校友事跡等;推廣檔案知識，介紹檔案法律規(guī)定等;開展線上檔案展覽等，讓更多的學(xué)生、教師、社會人士能夠通過檔案更多地來了解學(xué)校，了解學(xué)校的人、學(xué)校的事。要積極地進行增值服務(wù)，積極利用確保學(xué)生、教師及管理人員可以在檔案庫中通過信息查詢獲取某項事件的發(fā)展趨勢。另外，檔案管理人員要樹立主動服務(wù)的理念，主動拓展服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)范圍等，讓檔案庫里的檔案活起來、用起來。

結(jié)語

在以往高校檔案管理工作中，部分管理人員及高校建設(shè)人員不能根據(jù)學(xué)生教育需求科學(xué)的利用相關(guān)資源，往往是信息出現(xiàn)后對信息進行收錄，并非在檔案管理工作中積極主動地進行信息收集工作，信息管理工作還是以實體工作為主。檔案管理水平較低。而在變革工作中，管理人員應(yīng)積極更新檔案管理理念，完善管理體系，加強對電子管理軟件的應(yīng)用。新形勢下，高校應(yīng)積極健全現(xiàn)代化管理體制，拓展大數(shù)據(jù)資源，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)平臺，樹立主動服務(wù)的服務(wù)理念，充分發(fā)揮人的主觀能能動性，將檔案管理與利用做到極致，進而在高校建設(shè)的過程中充分地發(fā)揮檔案管理工作的積極作用。

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作者簡介：關(guān)利革（1984— ），女，漢族，河北內(nèi)丘人，本科，館員，研究方向：檔案管理。