新時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理的不足及對(duì)策

袁立剛

摘要：目前我國城市化發(fā)展水平和科技水平發(fā)展都十分快速，文書檔案是企業(yè)或事業(yè)單位進(jìn)行各項(xiàng)工作計(jì)劃的重要依據(jù)和載體，記錄著單位的發(fā)展過程、服務(wù)提升和人事變動(dòng)等信息，也是企業(yè)、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位成就和發(fā)展的見證，是企業(yè)、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位社會(huì)形象的重要表現(xiàn)。因此，文書檔案的合理管理關(guān)系到機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的發(fā)展。辦公室文書檔案管理工作的工作量龐大，傳統(tǒng)的管理研究方法缺乏程序化，工作學(xué)習(xí)效率較低，無法滿足企業(yè)信息化發(fā)展的需求。為跟上時(shí)代的步伐，文獻(xiàn)檔案管理工作向信息化發(fā)展是文獻(xiàn)檔案管理工作機(jī)制改革與創(chuàng)新的必然趨勢(shì)。因此，如何創(chuàng)新機(jī)關(guān)文書檔案管理工作機(jī)制，推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展，已成為企事業(yè)單位亟待解決的問題。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，給各企業(yè)和事業(yè)單位的檔案管理改革與創(chuàng)新帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)提出了新的課題。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;事業(yè)單位;檔案管理

引言

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，檔案管理的重要性日益突顯，對(duì)事業(yè)單位而言在新時(shí)代下提升檔案管理的質(zhì)量，對(duì)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來說有著重要意義。檔案管理具有多樣性、正規(guī)性以及獨(dú)特性等特點(diǎn)，所以隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在新的時(shí)代背景下需要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性并加強(qiáng)規(guī)范化管理，充分發(fā)揮檔案管理的社會(huì)效益，推動(dòng)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

1檔案管理的意義

信息技術(shù)的快速發(fā)展推動(dòng)著我國步入信息化時(shí)代，在此背景下需要事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的數(shù)字化變革，將重要的文件和資料轉(zhuǎn)換成電子文檔，從而提升管理效率，獲取所需要的各種信息。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用，對(duì)檔案進(jìn)行有效的編撰、整理、分析以及儲(chǔ)存和保護(hù)，這有助于查閱者更好地搜尋自己所需要的資料，同時(shí)也有助于節(jié)省人力、物力和時(shí)間成本，從而延伸實(shí)體檔案的生命，在提升檔案管理安全性的同時(shí)，達(dá)成檔案管理的預(yù)期目標(biāo)，因此在新時(shí)代下加強(qiáng)檔案管理對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2企事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

2.1缺乏正確的管理理念

在過去的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，檔案管理常常只是單純地對(duì)檔案進(jìn)行保管以及查詢，其更深層次的作用沒有被挖掘，所謂的檔案管理也形同虛設(shè)。正是沒有對(duì)檔案引起足夠的重視，使得很多事業(yè)單位總是無法做到對(duì)檔案材料的深入剖析，相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫也存在不健全的情況，無法讓檔案為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)提出戰(zhàn)略決策提供有力支撐。比如，企業(yè)對(duì)于檔案的利用率相對(duì)不高，專門負(fù)責(zé)人力資源檔案管理的人員也只能被動(dòng)地提供檔案資料，很少主動(dòng)地去積極開發(fā)利用檔案信息，進(jìn)而導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理的效率難以得到有效提升，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展造成一定的影響。

2.2信息化管理水平不高

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展和優(yōu)化，事業(yè)單位在人事檔案管理過程中使用信息化管理已經(jīng)成為單位發(fā)展的必然渠道和基礎(chǔ)條件，然而現(xiàn)階段大多數(shù)單位在人事檔案管理流程中，仍然使用傳統(tǒng)檔案管理方式，無法有效完成人事檔案的信息化管理目標(biāo)，加上現(xiàn)階段傳統(tǒng)管理模式實(shí)際應(yīng)用過程中，不僅浪費(fèi)了大量的人力、財(cái)力以及物力，也同樣影響人事檔案在建立過程中的精準(zhǔn)性、安全性以及完整性，最終導(dǎo)致人事檔案信息失去應(yīng)有的真實(shí)性，人事檔案的保密性以及安全性都無法得到應(yīng)有保證，阻礙了事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展。因此，有效提升事業(yè)單位的人事檔案信息化管理水平，是確保事業(yè)單位有序發(fā)展的基礎(chǔ)因素。

3新時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略

3.1加快構(gòu)建信息化電子資料庫

在信息時(shí)代的今天要想實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效管理，就需要事業(yè)單位加快構(gòu)建信息化的電子資料庫，從而減少對(duì)紙質(zhì)檔案的損耗，提升管理的效率。另外，在此過程中有助于加強(qiáng)對(duì)單位內(nèi)部核心資料安全性的保護(hù)，當(dāng)需要查詢檔案時(shí)，只需要登錄檔案系統(tǒng)，這就可以提升查詢效率，從而減少了人力消耗。

3.2合理調(diào)配和聘用企事業(yè)單位檔案管理人員

1.企事業(yè)單位文書檔案信息資源管理制度機(jī)制的建設(shè)需要企業(yè)、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的管理人員重視，也需要人才的支持。因此，管理人員可以部署和招聘具有較高專業(yè)素質(zhì)的工作人員擔(dān)任機(jī)構(gòu)的文件和檔案管理職務(wù)，為確保機(jī)構(gòu)文件和檔案信息管理發(fā)展的可持續(xù)性，須替換無法促進(jìn)機(jī)構(gòu)文件和檔案信息管理發(fā)展的老員工。2.加強(qiáng)對(duì)于企事業(yè)單位檔案管理工作人員的培訓(xùn)，并將培訓(xùn)計(jì)入相關(guān)員工的考核，提高檔案管理人員招聘的門檻，必須具備較高素質(zhì)的人員才能從事檔案管理工作，從工作人員素質(zhì)上有效提升事業(yè)單位檔案管理的效率和有效性。

3.3提升檔案管理效率

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的事業(yè)單位逐漸開始引進(jìn)數(shù)字化人事檔案管理技術(shù)手段，進(jìn)而保證人事檔案管理的順利開展，并且經(jīng)過一段時(shí)間的技術(shù)優(yōu)化和完善，取得了一定程度的經(jīng)濟(jì)效果，使事業(yè)單位中人事檔案管理結(jié)構(gòu)水平得到了有效提升。因此，事業(yè)單位在人事檔案管理部門建設(shè)過程中，需要使用科學(xué)技術(shù)水平建立全新人事檔案信息庫，最大限度縮減人事檔案管理流程中不必要的環(huán)節(jié)，盡可能縮短檔案管理流程，降低人事檔案管理時(shí)間損失，從根本上推動(dòng)檔案管理工作核心發(fā)展。

3.4對(duì)檔案管理目標(biāo)予以明確并優(yōu)化管理制度

事業(yè)單位要想充分發(fā)揮檔案管理的實(shí)際價(jià)值，就必須要在管理過程中對(duì)檔案管理目標(biāo)予以明確并作出科學(xué)合理的規(guī)劃，便于檔案管理工作的有序推進(jìn)。對(duì)單位而言要根據(jù)自身運(yùn)營發(fā)展的實(shí)際狀況制定檔案管理的戰(zhàn)略目標(biāo)，并實(shí)現(xiàn)短期目標(biāo)和長(zhǎng)期目標(biāo)相結(jié)合，在具體操作過程中增強(qiáng)檔案管理的實(shí)用性和靈活性，從而做到檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。體現(xiàn)以人為本的原則，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員職業(yè)技能的培訓(xùn)，使其學(xué)習(xí)和了解最新的檔案管理模式，還需要對(duì)檔案管理制度予以不斷優(yōu)化，為檔案管理安全性和水平的提升提供制度保障。對(duì)檔案室管理的范圍予以明確的規(guī)定，并完善相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)出庫的登記管理，確保紙質(zhì)檔案及電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。

3.5加強(qiáng)對(duì)企事業(yè)單位文書檔案管理工作的監(jiān)督

如何進(jìn)行合理的保管和使用事業(yè)單位文書檔案，從表面上看是行政資源管理的常規(guī)教學(xué)工作的主要內(nèi)容，但檔案是事業(yè)單位的日常運(yùn)營和發(fā)展的重要記錄，對(duì)于提高事業(yè)單位的發(fā)展研究具有非常重要的意義。因此，事業(yè)單位檔案管理人員十分重視文書檔案，設(shè)計(jì)了一套文書檔案管理的監(jiān)督機(jī)制并不斷予以完善。采取不定期檢查文書檔案管理人員工作效果的措施，例如在調(diào)用文件時(shí)由管理部門進(jìn)行檢查。對(duì)于重要數(shù)據(jù)文件，則采取一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砣藛T審核工作方式，以月為單位對(duì)該類檔案信息進(jìn)行定期檢查，有效保證該類檔案的安全。

結(jié)語

信息化時(shí)代為事業(yè)單位檔案管理帶來了機(jī)遇也增加了挑戰(zhàn)，所以需要單位對(duì)檔案管理工作予以足夠的重視并對(duì)其存在的不足進(jìn)行分析和有效解決，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案更加規(guī)范和高效的管理，從而為單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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