數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)方式探討

劉會(huì)鳳

（河北省唐山市豐潤(rùn)區(qū)人民醫(yī)院 河北唐山 064000）

數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館之間盡管在整個(gè)管理理念、存儲(chǔ)方式、服務(wù)模式等方面有著較為明顯的差異，但是其有一個(gè)共同的目的，就是為利用者提供所需要的檔案信息服務(wù)。同時(shí)，現(xiàn)階段，國(guó)際信息服務(wù)也更多地依賴于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，互聯(lián)網(wǎng)所提出的個(gè)性化服務(wù)模式也與信息化發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)資源的增長(zhǎng)有著密切的聯(lián)系。一方面，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展推動(dòng)了社會(huì)信息化的發(fā)展，也營(yíng)造出了新的信息化環(huán)境，在此背景下，人們可以充分發(fā)揮自身的想象力以及創(chuàng)造力，自由地彰顯自我的個(gè)性，這也極大程度地促進(jìn)了人們的個(gè)性化需求。另一方面，新的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段的發(fā)展又為適應(yīng)人們的個(gè)性化需求創(chuàng)造了基礎(chǔ)的條件。

1 數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)的理念

在學(xué)術(shù)界中，關(guān)于數(shù)字檔案館方面的研究，在20世紀(jì)90年代逐漸興起并有了長(zhǎng)足的發(fā)展，而虛擬檔案館理念的提出，也讓很多檔案研究人員逐漸關(guān)注起來。但是到現(xiàn)在為止，對(duì)于數(shù)字檔案館的相關(guān)定義也沒有形成一種共識(shí)。目前，國(guó)內(nèi)研究人員在對(duì)于數(shù)字檔案館的關(guān)注和理解的過程中，最具有代表性的認(rèn)知集中在3個(gè)方面。

一是從學(xué)術(shù)的角度對(duì)于數(shù)字檔案館進(jìn)行認(rèn)知和理解。他們認(rèn)為數(shù)字檔案館主要是依托于網(wǎng)絡(luò)信息結(jié)構(gòu)，以二進(jìn)制編碼為基礎(chǔ)構(gòu)建的數(shù)字存儲(chǔ)模式，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息內(nèi)容的整合和梳理，這個(gè)過程中，主要是依賴于計(jì)算機(jī)、通信設(shè)備及多媒體技術(shù)手段，提供電子網(wǎng)絡(luò)檢索及服務(wù)的檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)［1］。

二是從檔案館發(fā)展的角度對(duì)數(shù)字檔案館進(jìn)行認(rèn)識(shí)和理解。這個(gè)過程中，研究人員認(rèn)為數(shù)字檔案館實(shí)質(zhì)上就是傳統(tǒng)檔案館的延伸和變革，是傳統(tǒng)檔案館依托于現(xiàn)代信息技術(shù)手段所獲取的符合自身發(fā)展優(yōu)勢(shì)的產(chǎn)物內(nèi)容。

三是從數(shù)字化資源以及服務(wù)的角度對(duì)于數(shù)字檔案館進(jìn)行分析和認(rèn)知。這個(gè)過程中，研究人員認(rèn)為當(dāng)下的數(shù)字檔案館主要是一種新型的電子化信息的倉(cāng)儲(chǔ)平臺(tái)，這個(gè)平臺(tái)環(huán)境之中可以存儲(chǔ)大量的多樣化形式的信息內(nèi)容，利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)頻道對(duì)其進(jìn)行實(shí)際的訪問和處理，以此獲得自己所需求的相關(guān)信息內(nèi)容，同時(shí)，其本身的信息存儲(chǔ)以及用戶訪問本身不會(huì)受到區(qū)域環(huán)境或是時(shí)間條件的限制影響。

在早期，相關(guān)研究人員對(duì)數(shù)字檔案館實(shí)施研究分析的過程中，因?yàn)槭艿郊夹g(shù)手段的限制，多數(shù)都停留在理論階段。但是隨著時(shí)代的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提升，多種創(chuàng)新型的科學(xué)手段不斷地應(yīng)用在其中，各種計(jì)算機(jī)技術(shù)手段逐漸呈現(xiàn)完善的趨勢(shì)，推動(dòng)了社會(huì)網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境的優(yōu)化與發(fā)展，也促進(jìn)了數(shù)字檔案管理的個(gè)性化服務(wù)工作模式的構(gòu)建。個(gè)性化服務(wù)相對(duì)于傳統(tǒng)的定義化服務(wù)模式來說本身就是一種新型的服務(wù)方式，其本身呈現(xiàn)的時(shí)間雖然相對(duì)較短，但是因其可以實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的服務(wù)，因此，受到了很多網(wǎng)絡(luò)使用者的關(guān)注。但是，現(xiàn)階段，很多研究人員仍舊沒有對(duì)其構(gòu)建起一種統(tǒng)一的學(xué)術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)識(shí)，仍舊有著不同的認(rèn)知和理解，人們對(duì)于個(gè)性化的反映以及當(dāng)前個(gè)性化的服務(wù)技術(shù)機(jī)制仍舊存在多種認(rèn)知差異，這也使得不同的學(xué)者以及個(gè)性化的信息服務(wù)管理者對(duì)其都有著各自不同的看法。

2 數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)與傳統(tǒng)檔案館服務(wù)之間的區(qū)別

2.1 提供的信息類型不斷的豐富

傳統(tǒng)檔案館大多來說都只能提供一定的文字信息內(nèi)容，諸如多種檔案原件與復(fù)印件的內(nèi)容，在檔案原件的基礎(chǔ)上，對(duì)于檔案信息實(shí)現(xiàn)二次加工后，逐漸得到第二次或是第三次的文獻(xiàn)資料信息，如檔案史料的匯編、檔案館的相關(guān)資料指南、專題文獻(xiàn)資料與在分析基礎(chǔ)上逐漸構(gòu)建而成的綜述信息與研究報(bào)告等相關(guān)的內(nèi)容。

但是在數(shù)字檔案管理中，使用者可以有效獲得的檔案信息資料是多種多樣的，其中涵蓋了文字信息、聲音信息、圖像信息與視頻資料等，都可以作為檔案的信息資料內(nèi)容［2］。另外，數(shù)字檔案館本身可以與數(shù)字圖書館、博物館之間形成聯(lián)通結(jié)構(gòu)，這樣不僅可以查詢到自己所需要的檔案信息資料，也可以獲取一些其他的資料信息內(nèi)容。

2.2 獲得檔案信息的路徑不同

傳統(tǒng)檔案館的服務(wù)構(gòu)建的詞匯是在本館的館藏基礎(chǔ)上的，基本上都是以陣地服務(wù)為主實(shí)現(xiàn)的，服務(wù)工作的有效開展主要是以檔案館為中心構(gòu)成的，服務(wù)的實(shí)際地點(diǎn)局限于現(xiàn)有的檔案館之內(nèi)，使用者要想獲取相關(guān)的檔案信息必須要到檔案館中，而檔案館本身的開放時(shí)間是有限制的，查詢?nèi)藛T只能犧牲自己的時(shí)間迎合檔案館的時(shí)間進(jìn)行資料的查詢，而不能充分地利用自己的時(shí)間。

數(shù)字檔案館的服務(wù)打破了傳統(tǒng)檔案館的時(shí)間限制，基本上都是以信息服務(wù)為核心構(gòu)建的，各種檔案館將檔案信息傳遞到網(wǎng)絡(luò)之上，可以打破傳統(tǒng)檔案館的時(shí)間限制，利用者可以充分地利用自己現(xiàn)有的時(shí)間，結(jié)合數(shù)字檔案館的實(shí)際環(huán)境，在檔案館之中進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的查詢。數(shù)字檔案館可以通過信息計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容將館內(nèi)的相關(guān)信息及需求者的需求信息傳遞到使用者的設(shè)備之上，相較于傳統(tǒng)的檔案管理來說，盡可能地減少了檔案館信息傳遞過程中的時(shí)間消耗，只需要以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)構(gòu)建服務(wù)模塊，就能成為數(shù)字檔案館的服務(wù)對(duì)象。同時(shí)，可以有效地查詢檔案館的收藏信息以及所需要的信息內(nèi)容，當(dāng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與檔案館服務(wù)相結(jié)合之后，查詢的方式變得更加便捷，使用者可以通過網(wǎng)絡(luò)的檢索及查詢復(fù)制，對(duì)自己需要的信息進(jìn)行記錄，這也讓數(shù)字檔案館的服務(wù)面逐漸擴(kuò)張，服務(wù)的方式呈現(xiàn)出多元化趨勢(shì)，服務(wù)的實(shí)際手段更加具體。

2.3 計(jì)算機(jī)的參與程度有所不同

傳統(tǒng)檔案館的服務(wù)工作主要依托的是檔案工作人員的手工操作，銜接中雖然也配置了一些基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是這些設(shè)備多數(shù)情況下都是以輔助的角色進(jìn)行工作的，更多的是以一種檢索的手段為基礎(chǔ)，并沒有充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的多種個(gè)性化功能。

而數(shù)字檔案館的個(gè)性化服務(wù)必然會(huì)使對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴程度逐漸增加。首先，數(shù)字檔案館要充分利用使用者的個(gè)人特點(diǎn)進(jìn)行服務(wù)的定制，就要對(duì)使用者本身的信息資料進(jìn)行整理收集以及統(tǒng)計(jì)等，這整個(gè)過程中都需要計(jì)算機(jī)的高效參與，因?yàn)檫@些信息量相對(duì)較大，工作量較為復(fù)雜，要對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的分析和全面的判斷顯然靠人工操作是不行的。其次，在充分掌握使用者的特點(diǎn)之后，利用虛擬空間實(shí)現(xiàn)檔案的調(diào)取也是需要依托于計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的。之后，利用計(jì)算機(jī)傳遞使用者的需求信息，利用獲取的信息內(nèi)容，及時(shí)地作出反饋并給出分析意見，甚至即時(shí)地完成與檔案管理人員之間的交流與溝通，及時(shí)地對(duì)相關(guān)人員的需求進(jìn)行修正。由此可以看出，在整個(gè)服務(wù)的過程中，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要計(jì)算機(jī)的及時(shí)參與，并且將自身的作用充分地發(fā)揮出來。

3 數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)的特點(diǎn)

數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)具有主動(dòng)性。數(shù)字檔案館的個(gè)性化服務(wù)可以滿足使用者的檔案信息需求，也能削弱傳統(tǒng)服務(wù)的固定模式，這種方式不僅可以廣泛地吸納使用者，同時(shí)，也能讓更多的人愿意主動(dòng)地參與到檔案館的使用之中［3］。一方面，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案館利用人群的擴(kuò)張，也提升了數(shù)字檔案館的知名度，創(chuàng)造了一定的社會(huì)效益。另一方面，也充分地使用了館內(nèi)的信息資源內(nèi)容，部分的內(nèi)容通過有償服務(wù)也為數(shù)字檔案館創(chuàng)造了一定的經(jīng)濟(jì)收益。

3.1 檔案館的個(gè)性化服務(wù)都是以使用者為中心構(gòu)建的

作為數(shù)字檔案館的服務(wù)管理人員，所有的個(gè)性化服務(wù)都應(yīng)當(dāng)滿足使用者的個(gè)性化需求，因此，所有的服務(wù)都應(yīng)當(dāng)以便捷使用者的使用為基礎(chǔ)，以滿足使用者的需求為核心。同時(shí)，要充分地分析使用者的個(gè)人信息需求偏好，精準(zhǔn)地掌握使用者的歷史搜索行為以及瀏覽習(xí)慣等，尊重使用者的個(gè)人想法，構(gòu)建出符合使用者個(gè)人特征的服務(wù)模式，使用者可以充分地展示出自身的個(gè)性。

3.2 針對(duì)不同的使用者提供不同的服務(wù)工作方式

部分的使用者希望所有的檢索過程都能夠充分簡(jiǎn)化，達(dá)到一目了然的效果，而有的使用者則希望搜索的結(jié)果更加地精細(xì)。針對(duì)不同使用者的不同需求，就應(yīng)當(dāng)使用不同的服務(wù)工作方式和服務(wù)工作措施，這也必然會(huì)受到使用者的高度歡迎。針對(duì)使用者的不同使用個(gè)性和特征，應(yīng)提供出不同的表現(xiàn)方式和信息模式。針對(duì)使用者的實(shí)際需求變化特點(diǎn)，要充分地轉(zhuǎn)化服務(wù)工作方式以及工作任務(wù)內(nèi)容。不僅要為使用者提供更加精準(zhǔn)全面的檔案信息內(nèi)容，也要精細(xì)化地按照使用者的習(xí)慣，確定針對(duì)性的服務(wù)方式。

3.3 實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的交互性

在數(shù)字檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)模式構(gòu)建的基礎(chǔ)上，使用者不再是被動(dòng)地等待接受，而是可以在現(xiàn)有條件基礎(chǔ)上，充分地明確數(shù)字檔案館信息資料環(huán)境構(gòu)成的主要方式，同時(shí)實(shí)踐即時(shí)的互動(dòng)交流。例如，可以在需求表達(dá)的過程中和相關(guān)的檔案管理工作人員之間進(jìn)行即時(shí)的聯(lián)系，對(duì)于檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行修正和梳理，充分表達(dá)自身對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)和理解。相關(guān)的服務(wù)人員則可以在與使用者交流的過程中，不斷地明確使用者的實(shí)際需求，提升個(gè)性化服務(wù)的精準(zhǔn)性，這種實(shí)時(shí)的交互往往是傳統(tǒng)的檔案服務(wù)管理模式所不具備的。

4 數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)方式探究

4.1 個(gè)性化定制服務(wù)

個(gè)性化定制服務(wù)的提出，主要是按照當(dāng)前用戶的實(shí)際需求制定出特殊的用戶服務(wù)工作技術(shù)手段，是用戶使用數(shù)字化信息資源的主要方式方法，是充分適應(yīng)社會(huì)群眾個(gè)性化需求的主要手段之一。數(shù)字檔案館對(duì)外的服務(wù)之中一項(xiàng)很重要的服務(wù)端口就是檔案館的網(wǎng)站。但是一般網(wǎng)站的構(gòu)建模式都是按照檔案管理人員自身的理解所構(gòu)建的，與使用者的理解之間有著較大的差分，為此，在使用者完成網(wǎng)站的登錄之后，多數(shù)都只能按照設(shè)計(jì)者的構(gòu)想進(jìn)行資料的查詢，但是這種方式卻很難讓相關(guān)的需求者及時(shí)地找到所需要的信息內(nèi)容［4］。當(dāng)使用者難以高效地查詢到自己所需要的訊息之后，必然會(huì)逐漸降低對(duì)于網(wǎng)站的滿意度，因此，網(wǎng)站本身的訪問量就會(huì)降低。為此，數(shù)字檔案館的個(gè)性化服務(wù)模式之中就應(yīng)當(dāng)為長(zhǎng)期使用者構(gòu)建一個(gè)固定的窗口，為期量身定做個(gè)性化的服務(wù)模式，以滿足相關(guān)管理人員對(duì)于檔案信息的實(shí)際需求。這種方式下可以極大限度地方便使用者對(duì)于檔案信息的收集，使用者在完成網(wǎng)站使用之后，只需要進(jìn)入到自身的特殊賬號(hào)就能獲取自己所需要的信息。

4.2 幫助檢索服務(wù)

如何在現(xiàn)有的使用基礎(chǔ)上幫助使用者高效地完成信息收集，也是數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)管理工作中一項(xiàng)主要的工作任務(wù)內(nèi)容。但是現(xiàn)階段，多數(shù)的工作都是通過研究使用者的檢索行為及個(gè)人的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)出智能化的工作軟件來實(shí)現(xiàn)此項(xiàng)工作的，但是通過相關(guān)的研究分析可知，這種信息搜尋方式精細(xì)度不高。使用者的信息需求往往難以有效地轉(zhuǎn)化為精準(zhǔn)的提問方式，多數(shù)都需要與檢索系統(tǒng)之間構(gòu)建出交互的溝通模式實(shí)現(xiàn)提問，同時(shí)，在交互的過程中，所構(gòu)架出一定的判斷，以此優(yōu)化調(diào)節(jié)自我的目標(biāo)，確認(rèn)其中的需求。為此有效的檢索系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)允許使用者可以實(shí)現(xiàn)多次的目標(biāo)構(gòu)建，以此不斷調(diào)整自身的檢索措施，應(yīng)當(dāng)在利用者的提問和反復(fù)的修改之中提出相關(guān)的關(guān)鍵點(diǎn)，讓使用者更加便捷地完成數(shù)據(jù)庫(kù)的搜索。

4.3 信息推送服務(wù)

要想加快個(gè)性化服務(wù)工作的落實(shí)，作為數(shù)字檔案館來說也要清醒地認(rèn)識(shí)到使用者的實(shí)際需求。對(duì)于一些常規(guī)性以及使用者經(jīng)常搜索的內(nèi)容進(jìn)行記錄，利用使用者的個(gè)人信息以及感興趣的信息內(nèi)容、類型等，不定期實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的推送，以保證信息的有效性。結(jié)合當(dāng)前的應(yīng)用可以將信息推送服務(wù)劃分為兩個(gè)大類，以智能軟件實(shí)現(xiàn)的全自動(dòng)推送，以及人工參與的信息推送服務(wù)模式［5-6］。

5 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段的數(shù)字檔案館的個(gè)性化服務(wù)方式已經(jīng)初具規(guī)模，各種研究模式也逐漸建立起來，但是對(duì)于我國(guó)日益增長(zhǎng)的發(fā)展需求來說仍舊不夠，由此觀之，這仍舊是一項(xiàng)長(zhǎng)期系統(tǒng)的工作任務(wù)內(nèi)容。為此，對(duì)于相關(guān)的研究人員來說，就更應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化內(nèi)部的問題梳理，進(jìn)一步對(duì)各項(xiàng)問題進(jìn)行研究，尤其要關(guān)注如何將基礎(chǔ)的理論知識(shí)與實(shí)踐探索相結(jié)合，以指導(dǎo)各項(xiàng)實(shí)際工作的有效落實(shí)。為此，就應(yīng)當(dāng)加快對(duì)于各種服務(wù)項(xiàng)目推廣問題的探索，這也是研究的重點(diǎn)內(nèi)容。只有加快規(guī)范數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)工作內(nèi)容的梳理，全面判斷不同的管理方式，才能更好地滿足檔案利用者的實(shí)際需求。