大數(shù)據(jù)時代高校檔案數(shù)據(jù)的共享策略

文玉花 郭 斐

(1.山東警察學(xué)院 辦公室，山東 濟南 250200；2.齊魯師范學(xué)院 繼續(xù)教育學(xué)院，山東 濟南 250013)

在“數(shù)據(jù)為王”的時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)飛速發(fā)展，隨著新一代信息技術(shù)的廣泛運用和智能科學(xué)、數(shù)據(jù)科學(xué)等科學(xué)范式的應(yīng)用，高校檔案信息化建設(shè)快速發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)海量產(chǎn)生，爆炸式的增長速度難以想象。高校檔案信息的記錄方式、存儲模式和傳播途徑發(fā)生了新的變化，“原生環(huán)境數(shù)據(jù)化、形成方式數(shù)據(jù)化、來源形態(tài)數(shù)據(jù)化”的檔案形成生態(tài)逐漸形成[1]5。檔案管理主體逐漸由傳統(tǒng)的實體檔案、數(shù)字檔案演變?yōu)橐詳?shù)據(jù)檔案為主，檔案資源由此實現(xiàn)了從數(shù)字化向數(shù)據(jù)化的重大轉(zhuǎn)變。如何實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的多樣利用有效共享，成為高校檔案部門研究的重要課題。

一、檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)涵

1992年，馮惠玲教授發(fā)文《檔案工作現(xiàn)代化的重大課題——論檔案計算機檢索的數(shù)據(jù)準備》，首次提出“檔案數(shù)據(jù)”的概念，開拓出檔案學(xué)研究的新領(lǐng)域，相關(guān)研究隨之興起[2]41-45。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，國內(nèi)學(xué)者對檔案數(shù)據(jù)的關(guān)注度急劇攀升，研究質(zhì)量和數(shù)量、深度與廣度達到高峰。檔案數(shù)據(jù)在檔案學(xué)研究中出現(xiàn)的頻次逐漸增加，成為檔案學(xué)領(lǐng)域的重要概念并廣泛應(yīng)用。然而，通過梳理相關(guān)文獻發(fā)現(xiàn)，對于檔案數(shù)據(jù)內(nèi)涵研究的成果較少，還沒有形成統(tǒng)一認識。于英香認為檔案數(shù)據(jù)是一種具備檔案屬性的數(shù)據(jù)，包括電子文檔、數(shù)字資源等[3]153。陶水龍指出檔案數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)中具有檔案屬性的數(shù)據(jù)，包括數(shù)字化檔案和電子檔案等[4]94。王金玲將檔案數(shù)據(jù)界定為檔案目錄信息資源、檔案信息內(nèi)容資源、多媒體信息資源、檔案應(yīng)用信息資源、檔案實體信息資源和檔案館庫信息資源六種類型[5]61。查閱已有文獻，發(fā)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的研究還沒有明確的概念內(nèi)涵?；趯W(xué)者們從不同角度對檔案數(shù)據(jù)內(nèi)涵研究的基礎(chǔ)上，金波等將檔案數(shù)據(jù)詮釋為“數(shù)據(jù)化的檔案信息及具備檔案性質(zhì)的數(shù)據(jù)記錄”[1]7。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)作為新的研究熱點，其內(nèi)涵還需要進一步加深研究，將會不斷出現(xiàn)新的闡釋。

當前，國內(nèi)對于檔案數(shù)據(jù)共享研究文獻較少。楊鵬分析了檔案數(shù)據(jù)共享面臨的中心化存儲、整合效率低、數(shù)據(jù)孤島等問題，提出了基于區(qū)塊鏈技術(shù)的檔案數(shù)據(jù)共享策略[6]105-112。余友輝提出了建立高校檔案數(shù)據(jù)平臺共享機制實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享[7]195-197。趙善棟認為高校檔案數(shù)據(jù)共享應(yīng)加強協(xié)同機制，健全共享標準，構(gòu)建安全保障機制、建設(shè)專業(yè)人才隊伍[8]128-130。袁紹晚對城建檔案數(shù)據(jù)共享進行了研究，提出建立共享平臺、打造共享文化、建立數(shù)據(jù)管理組織、提升業(yè)務(wù)人員數(shù)據(jù)素養(yǎng)等策略[9]85-89。綜上所述，檔案數(shù)據(jù)共享屬于基礎(chǔ)性研究焦點，目前缺乏大量的更深層次的研究內(nèi)容。

二、高校檔案數(shù)據(jù)共享的必要性

隨著社會共享時代的到來，通過資源的共享，可以減少資源閑置帶來的浪費，實現(xiàn)資源的有效利用和進一步優(yōu)化配置。高校檔案數(shù)據(jù)通過多樣化的利用，讓靜止的數(shù)據(jù)動起來，充分挖掘檔案的社會價值，滿足大眾的利用需求，已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必由之路。

(一)政策標準新要求

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》就檔案利用服務(wù)發(fā)展目標提出，“以人民為中心的檔案服務(wù)理念深入人心，檔案開放力度明顯加大、共享程度顯著提高、利用手段更加便捷，檔案資政服務(wù)、公共服務(wù)、文化教育能力明顯提升”[10]19，明確指出了當前我國檔案數(shù)據(jù)資源共享的發(fā)展趨勢和目標要求。

(二)信息技術(shù)發(fā)展新要求

近年來，信息技術(shù)革命的蓬勃發(fā)展，極大推動了數(shù)據(jù)化時代的進程。檔案作為記錄原始信息的重要載體，在不斷發(fā)展的技術(shù)環(huán)境中，正在實現(xiàn)由“模擬態(tài)”“數(shù)字態(tài)”向“數(shù)據(jù)態(tài)”的轉(zhuǎn)變，為檔案數(shù)據(jù)資源共享提供了廣闊的發(fā)展空間。巨量的館藏實體檔案經(jīng)過數(shù)字化建設(shè)轉(zhuǎn)換為易于管理的數(shù)字檔案，在新一代信息技術(shù)背景下，通過人工智能、大數(shù)據(jù)手段，完成了數(shù)字化向數(shù)據(jù)化的逐漸演進，海量優(yōu)質(zhì)檔案數(shù)據(jù)的存儲為利用和共享打下了堅實的基礎(chǔ)?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，是檔案數(shù)據(jù)共享得以實現(xiàn)的重要因素。計算機技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，信息技術(shù)的日臻成熟，簡化了檔案管理工作流程，提高了服務(wù)質(zhì)量和效率。檔案管理與數(shù)據(jù)庫技術(shù)、超文本技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)相融合，克服了時空限制對共享造成的阻礙，為數(shù)據(jù)的采集、查詢和利用提供了有力的支持。大數(shù)據(jù)技術(shù)手段的應(yīng)用，為檔案數(shù)據(jù)利用者提供豐富的在線服務(wù)途徑，滿足其閱覽需求，檔案數(shù)據(jù)資源的社會共享有了技術(shù)保障，從而使檔案數(shù)據(jù)的社會服務(wù)職能得到進一步深化。

(三)檔案管理內(nèi)在發(fā)展新要求

三、高校檔案數(shù)據(jù)共享的現(xiàn)狀分析

目前，高校檔案數(shù)據(jù)更多限于學(xué)校檔案部門內(nèi)部查詢利用，開放共享意識欠缺，嚴重制約了檔案數(shù)據(jù)社會價值的有效發(fā)揮。

(一)缺乏檔案數(shù)據(jù)共享意識和共享服務(wù)體系

大部分高校檔案數(shù)據(jù)共享意識欠缺，利用服務(wù)不充分，靠前一步、主動作為理念淡薄。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案部門的服務(wù)對象主要是校內(nèi)師生員工。社會利用者查詢檔案數(shù)據(jù)信息，需要提供身份證、畢業(yè)證、介紹信等相關(guān)有效身份證件，查詢手續(xù)復(fù)雜繁瑣，費時費力。

完善的檔案數(shù)據(jù)共享服務(wù)體系的構(gòu)建是檔案數(shù)據(jù)共享的重要基礎(chǔ)，是直接影響檔案數(shù)據(jù)共享質(zhì)量和效果的主要因素。當前許多高校還沒有建立針對數(shù)據(jù)共享的服務(wù)體系和平臺，學(xué)校內(nèi)部的行政管理部門各自為政，大部分數(shù)據(jù)仍然在部門數(shù)據(jù)系統(tǒng)存儲使用，沒有及時傳輸?shù)綄W(xué)校的檔案管理系統(tǒng)，部門墻依然存在。雖然部分高校建立了檔案數(shù)據(jù)共享平臺，但是提供的開放數(shù)據(jù)數(shù)量少質(zhì)量低、內(nèi)容和品種單一，并且共享方式和途徑有限，服務(wù)效率低下，嚴重影響了檔案數(shù)據(jù)的利用。

(二)檔案數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一規(guī)范，存在安全隱患

高校檔案數(shù)據(jù)來源廣泛，內(nèi)容繁雜，數(shù)量龐大，質(zhì)量參差不齊。學(xué)校各部門工作職能不同，形成的檔案數(shù)據(jù)的類別和內(nèi)容不同。部門根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點建設(shè)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，與其他部門和學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)相互獨立、分散、異構(gòu)，數(shù)據(jù)內(nèi)容和格式千差萬別，形成了“信息孤島”，相互之間有著巨大的關(guān)聯(lián)價值卻得不到充分利用，極大地影響了檔案數(shù)據(jù)共享。不同的軟件系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)在精準性、完備性、規(guī)范性、穩(wěn)定性方面存在著一定的差異，缺乏統(tǒng)一的標準規(guī)范，影響了檔案數(shù)據(jù)的利用需求。

高校檔案數(shù)據(jù)數(shù)量巨大，類目眾多，內(nèi)容豐富，涉及到公共安全、國家機密、個人隱私等，特別是數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運行，安全隱患日益增加。檔案數(shù)據(jù)面臨被黑客入侵的風(fēng)險，黑客借助于網(wǎng)絡(luò)攻擊、系統(tǒng)漏洞、傳播計算機病毒等方式，致使檔案數(shù)據(jù)被篡改、竊取、泄露等；檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施包括存儲設(shè)備、運行設(shè)備、一體機和其他軟硬件設(shè)施的老化損壞、更新?lián)Q代緩慢；檔案人員專業(yè)操作能力不強、技術(shù)水平欠缺、操作不當?shù)?，諸多隱患直接影響著檔案數(shù)據(jù)共享的安全利用。

(三)檔案數(shù)據(jù)開放尺度難以把握，利用共享形式單一

高校辦公系統(tǒng)的廣泛運用，特別是在線歸檔方式和技術(shù)的發(fā)展，為檔案數(shù)據(jù)共享提供了巨量數(shù)據(jù)資源。面對海量的檔案數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)開放與利用限制經(jīng)常存在沖突，難以掌握開放方式與權(quán)限管控的尺度。權(quán)限管控嚴格，業(yè)務(wù)流程不暢通；權(quán)限管控放松，難以保證數(shù)據(jù)安全。如何界定開放程度是共享面臨的實際問題。目前，大多數(shù)高校仍沿用傳統(tǒng)服務(wù)方式，檔案部門通過內(nèi)部查詢，將所需數(shù)據(jù)提供給利用者，服務(wù)方式單一，極大限制了檔案數(shù)據(jù)的利用需求。

根據(jù)機器人的作業(yè)任務(wù)需求及高壓室環(huán)境模型，機器人要求具有較大的工作空間并且具有較高的自由度以便完成復(fù)雜的檢測和操作任務(wù)?？紤]采用機械臂搭載多功能末端工具盤的設(shè)計方案，機械臂保證多功能末端工具盤達到指定的位姿，由多功能末端工具盤完成指定的檢測和操作任務(wù)。機械臂采用的是UR5型六關(guān)節(jié)機械臂。根據(jù)該機械臂的構(gòu)型和結(jié)構(gòu)參數(shù)，通過Denavit-Hartenber法建立各連桿的坐標系，如圖12所示，并推導(dǎo)相應(yīng)的運動學(xué)方程。運動學(xué)方程表示為：

四、高校檔案數(shù)據(jù)共享的策略探析

高校檔案數(shù)據(jù)共享，必須強化以人民為中心的理念，以提升服務(wù)能力和水平為目標，從“建設(shè)共享平臺、構(gòu)建保障體系，確立開放方式，創(chuàng)新服務(wù)模式”等四個方面著手。

(一)建設(shè)高校檔案數(shù)據(jù)共享平臺

隨著“互聯(lián)網(wǎng)”、5G技術(shù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能的發(fā)展，檔案管理智能化建設(shè)受到了前所未有的關(guān)注。特別是通過建設(shè)共享平臺進行統(tǒng)一存儲并對外提供檔案訪問數(shù)據(jù)，使迅速發(fā)展的檔案數(shù)據(jù)化完全順應(yīng)了“讓數(shù)據(jù)多跑路”的時代要求。構(gòu)建基于新一代信息技術(shù)的檔案數(shù)據(jù)共享平臺，實現(xiàn)檔案實體管理向智慧型檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)化，提升利用效能，讓利用者方便快捷地獲取和利用檔案數(shù)據(jù)，對于提升檔案管理服務(wù)能力，具有廣闊發(fā)展前景和重要應(yīng)用價值。

高校檔案數(shù)據(jù)共享平臺是依賴網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，集采集、存儲、發(fā)布、利用等功能的軟硬件集合體，以豐富的檔案數(shù)據(jù)資源為基礎(chǔ)，面向?qū)W校各部門業(yè)務(wù)開展、管理決策、師生員工利用和社會共享提供工具支持，進行復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)檢索以及快捷準確地在線查詢，高效地分析處理巨量數(shù)據(jù)，是各項檔案數(shù)據(jù)利用的技術(shù)支撐，是順應(yīng)信息化技術(shù)水平發(fā)展、服務(wù)檔案利用共享的架構(gòu)平臺，具有監(jiān)測分析檔案數(shù)據(jù)運行及規(guī)范檔案數(shù)據(jù)共享管理體系等功能。平臺貯存學(xué)校各個歷史階段的教學(xué)、科研、行政、黨群、基建、財會、人事等多方面工作的大量數(shù)據(jù)。檔案部門利用現(xiàn)代信息技術(shù)將巨量數(shù)據(jù)資源統(tǒng)一匯聚到檔案數(shù)據(jù)共享平臺，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)手段進行融合融通，及時實現(xiàn)準確有效的開放利用服務(wù)。建立共享平臺，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理向以大數(shù)據(jù)為核心的全方位一體化的智慧型管理的快速轉(zhuǎn)型，為學(xué)校各項工作的開展提供精細化、深層次的數(shù)據(jù)利用賦能，滿足廣大利用者精準快捷的服務(wù)需求，實現(xiàn)高校業(yè)務(wù)流程、應(yīng)用平臺、數(shù)據(jù)資源無縫集成，數(shù)據(jù)信息交互共享高度融合。平臺以保密原則為基礎(chǔ)，整合數(shù)據(jù)資源，減少數(shù)據(jù)流通的壁壘，逐步實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的校內(nèi)共享、校際共享和社會共享。

(二)構(gòu)建高校檔案數(shù)據(jù)共享保障體系

一是構(gòu)建數(shù)據(jù)采集保障體系。完整齊全、質(zhì)量上乘的檔案數(shù)據(jù)是共享平臺建設(shè)的基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)的數(shù)量及質(zhì)量關(guān)乎整個平臺的運行和共享的效果，因此數(shù)據(jù)采集和存儲在平臺建設(shè)中處于重要地位。

首先，要統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集與存儲標準。保障檔案數(shù)據(jù)共享平臺正常運轉(zhuǎn)，檔案部門必須統(tǒng)一規(guī)范各部門數(shù)字化采集、數(shù)據(jù)化存儲以及信息化傳輸，保證每個服務(wù)器終端與檔案數(shù)據(jù)共享平臺快速對接，否則數(shù)據(jù)的存儲和調(diào)用會出現(xiàn)技術(shù)問題。檔案數(shù)據(jù)的邊界在大數(shù)據(jù)背景下逐漸擴展，信息存儲能力不斷增強，擴大了檔案的保存范圍。將OA辦公流程與電子文件歸檔、電子檔案管理流程對接，通過電子文件歸檔與電子檔案管理原型系統(tǒng)實現(xiàn)對電子檔案數(shù)據(jù)的有效管理。建立檔案數(shù)據(jù)共享機制和服務(wù)體系，促進檔案數(shù)據(jù)的多樣化利用。各部門既要加強多元數(shù)據(jù)、綜合數(shù)據(jù)、完整數(shù)據(jù)、全面數(shù)據(jù)的收集，又要注重底層化、復(fù)雜化、碎片化數(shù)據(jù)的采集，實現(xiàn)“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收、應(yīng)管盡管”，為檔案數(shù)據(jù)利用提供數(shù)據(jù)保障。

其次，采集數(shù)據(jù)要從最關(guān)鍵的數(shù)據(jù)開始。通過適度的自頂向下的規(guī)劃，對檔案數(shù)據(jù)進行仔細梳理具體分析，形成源端的數(shù)據(jù)資源目錄、數(shù)據(jù)湖的數(shù)據(jù)資源目錄、利用共享的數(shù)據(jù)資源目錄，明確檔案數(shù)據(jù)共享的具體內(nèi)容，便于在采集時目的明確、重點掌握。同時關(guān)注自底向上的需求調(diào)研，采用問卷調(diào)查等形式積極了解利用者的關(guān)注熱點，以需求促開放。另外，要將價值高、利用率高、難度大的數(shù)據(jù)，放在采集的首位，具有跨部門價值的數(shù)據(jù)應(yīng)采盡采。

二是構(gòu)建安全保障體系。保障平臺運行安全和數(shù)據(jù)本身無損及安全存儲使用，確保個人隱私、公共安全和國家機密安全，是實施共享的關(guān)鍵因素。

一方面，要保障數(shù)據(jù)共享平臺安全。安全是檔案數(shù)據(jù)共享平臺管理工作的重中之重[11]49，是平臺運行的生命線，必須制定嚴格的監(jiān)督管理機制和全面的安全保障制度，加強平臺的管理和應(yīng)用，確保在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下安全高效運行。檔案數(shù)據(jù)共享平臺要具有防火墻技術(shù)、平臺自身防注入、系統(tǒng)補丁等主動防御機制，提升系統(tǒng)的自動防御能力。針對自然災(zāi)害可能造成的破壞，制定相應(yīng)的應(yīng)急措施減小系統(tǒng)損失，采取數(shù)據(jù)異質(zhì)異地備份等方式對數(shù)據(jù)進行有效保護，確保系統(tǒng)及時恢復(fù)運行。對硬件設(shè)備定期檢查更新，及時安裝殺毒軟件，防范黑客和計算機病毒入侵。對檔案管理人員實施操作規(guī)程培訓(xùn)，提高安全管理意識，明確崗位責(zé)任，嚴禁操作不當造成損失。

另一方面，要保障數(shù)據(jù)安全。隨著《國家數(shù)據(jù)安全法》《網(wǎng)絡(luò)安全法》《個人隱私保護法》等陸續(xù)頒布，數(shù)據(jù)安全深刻影響著高校檔案數(shù)據(jù)開放共享的進程。大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)已經(jīng)成為學(xué)校寶貴的數(shù)字資產(chǎn)和財富，是促進學(xué)校事業(yè)發(fā)展的要素之一。從保密角度出發(fā)，保障檔案數(shù)據(jù)全生命周期的管理和數(shù)據(jù)處理合乎法律規(guī)范，重點關(guān)注數(shù)據(jù)的應(yīng)用場景和隱私安全以及敏感數(shù)據(jù)保護，由單一平臺或數(shù)據(jù)，擴展到覆蓋數(shù)據(jù)的所有環(huán)節(jié)和應(yīng)用場景，重視數(shù)據(jù)角色權(quán)限管理。數(shù)據(jù)平臺安全作為最底端、最基本組件要為其上數(shù)據(jù)的運行提供安全保障；數(shù)據(jù)管理安全是在數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)過程中提供保護功能；最頂端的隱私安全是以數(shù)據(jù)安全為基礎(chǔ)對敏感數(shù)據(jù)的有效保護。要建立貫穿于數(shù)據(jù)平臺安全、數(shù)據(jù)管理安全、隱私保護安全全過程的合規(guī)處理機制。

(三)確立高校檔案數(shù)據(jù)開放共享方式

如何界定開放的程度是高校檔案數(shù)據(jù)共享面臨的主要問題，因此要根據(jù)數(shù)據(jù)內(nèi)容和具體利用對象確定不同開放方式。

完全開放：利用者查詢檔案數(shù)據(jù)不需要走審批流程，不受時間和地域的限制，隨時需要隨時查詢，實現(xiàn)了全面利用共享。對于完全開放的檔案數(shù)據(jù)，可以統(tǒng)一上傳至共享平臺公共數(shù)據(jù)庫，由平臺統(tǒng)一存儲和管理，各參與部門無條件利用共享，并提供線上檔案目錄和全文數(shù)據(jù)的公開檢索及查閱服務(wù)。

可控開放：檔案數(shù)據(jù)查詢使用時必須經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人進行審批的數(shù)據(jù)，對于可控開放數(shù)據(jù)，由于安全保密性要求較高，宜采取全文數(shù)據(jù)庫分布存儲于學(xué)校檔案系統(tǒng)，由檔案部門管理維護，學(xué)校只向平臺傳輸數(shù)據(jù)目錄，平臺建立統(tǒng)一目錄檢索體系，線上提供目錄檢索、查詢。利用者通過網(wǎng)上提交預(yù)約查詢申請和相關(guān)身份證明材料，檔案部門依據(jù)查閱權(quán)限審批，以事先約定方式反饋。

不可開放：包括學(xué)校檔案部門從數(shù)據(jù)資源安全性出發(fā)，明確禁止開放的檔案數(shù)據(jù)和具體部門明確標識不予開放的檔案數(shù)據(jù)。對于涉密數(shù)據(jù)，嚴格執(zhí)行有關(guān)保密工作規(guī)定，其檔案數(shù)據(jù)只能存儲于獨立的涉密計算機或系統(tǒng)內(nèi)，不得在非涉密的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)利用。

眾多的檔案數(shù)據(jù)屬于哪種開放形式不是由數(shù)據(jù)本身所決定的，而是由數(shù)據(jù)和利用對象共同決定的，離開利用對象談某個檔案數(shù)據(jù)是否可以開放很難具備實際操作性。不同類型的開放方式，為數(shù)據(jù)的收集和保管工作提供了依據(jù)，提升了數(shù)據(jù)的利用水平，間接降低了檔案數(shù)據(jù)共享成本，在安全的共享環(huán)境下，體現(xiàn)了檔案的參考、憑證價值，保證了共享平臺下載的檔案數(shù)據(jù)的法律效力[12]114。

(四)創(chuàng)新高校檔案數(shù)據(jù)共享服務(wù)模式

大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)共享是檔案部門創(chuàng)新服務(wù)方式的重要舉措。檔案部門要及時調(diào)整工作思路，不斷改變信息化背景下的檔案管理方式和服務(wù)模式，提升檔案服務(wù)現(xiàn)代化水平，真正實現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿”的服務(wù)理念，在科技發(fā)展突飛猛進的時代，檔案數(shù)據(jù)利用途徑更加方便快捷。

智能語音電話服務(wù)。將廣大師生關(guān)注度高、咨詢量大、急需解決的問題納入智能語音系統(tǒng)內(nèi)，形成語言簡捷、邏輯清晰、指向明確的解答內(nèi)容，全天24小時開展個性化的語音服務(wù)，提高了檔案數(shù)據(jù)利用共享的便捷性和實效性。

共享平臺遠程查詢。在檔案數(shù)據(jù)共享平臺，完全開放信息不需要注冊，上網(wǎng)即可瀏覽。對于可控開放信息，可在平臺注冊并實名認證通過線上線下相結(jié)合的方式遠程利用。實名認證在填寫身份證信息后，再通過支付寶實名認證或銀聯(lián)實名認證等方式確認身份信息。

檔案微信公眾號。微信是擁有海量用戶的自媒體平臺，微信公眾號與檔案管理相融合，檔案微信公眾號應(yīng)運而生。利用者通過微信平臺關(guān)注檔案微信公眾號，可以了解高校最新檔案數(shù)據(jù)，同時可以實現(xiàn)便捷的檔案查詢預(yù)約，線上提交查檔申請，注明查閱內(nèi)容和用途，上傳有效身份信息，在系統(tǒng)設(shè)定的時間內(nèi)獲取紙質(zhì)檔案。檔案微信公眾號開創(chuàng)了檔案數(shù)據(jù)利用共享服務(wù)新模式。

五、結(jié)語

新一代信息技術(shù)背景下，檔案數(shù)據(jù)共享已成為檔案管理工作面臨的重要挑戰(zhàn)。高校檔案部門要充分認識共享的必要性，直面問題，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)理念，充分利用先進的信息技術(shù)手段，積極構(gòu)建共享平臺和保障體系，不斷開發(fā)和挖掘便捷的服務(wù)途徑，加大檔案數(shù)據(jù)的開放力度，滿足新時期檔案數(shù)據(jù)利用多樣化需求，促進高校檔案數(shù)據(jù)的社會共享。