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    人事檔案管理在人力資源管理中的運(yùn)用

    2022-03-22 23:01:08沙慧慧
    科技研究·理論版 2022年5期
    關(guān)鍵詞:人事檔案重要性信息化

    沙慧慧

    摘? 要: 面對(duì)日益激烈的競(jìng)爭(zhēng),企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中應(yīng)該重視人力資源管理,從內(nèi)部管理規(guī)范中提升企業(yè)的管理質(zhì)量,人事檔案屬于人力資源管理的 重要內(nèi)容,在人力資源管理中占有非常重要的地位。人事檔案管理主要是對(duì)企業(yè)人事資料的整理、保存、分析、鑒定、統(tǒng)計(jì)等,將每位員工安排在合適 的位置,體現(xiàn)出員工的重要作用和價(jià)值。

    關(guān)鍵詞: 人事檔案;重要性;信息化

    引言

    一直以來(lái),人事檔案管理是人力資源管理工作當(dāng)中不可缺少的組成部 分。有效的人事檔案管理工作可以提升人力資源管理的持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行。伴 隨著社會(huì)服務(wù)的持續(xù)提升,人事檔案管理已逐漸數(shù)字化、科學(xué)化、信息化 以及規(guī)范化。在新形勢(shì)背景下,怎樣挖掘出人事檔案在人力資源管理中的 更大價(jià)值,如何有效加強(qiáng)人事檔案的利用已成為當(dāng)下人事檔案管理人員的 重點(diǎn)議題。本文將站在人力資源管理的角度,對(duì)現(xiàn)代人力資源管理與人事 檔案管理的關(guān)系進(jìn)行研究和分析,表明目前人事檔案管理工作中存在的問(wèn) 題并提出個(gè)人意見,為進(jìn)一步提升人事檔案管理的創(chuàng)新升級(jí)提供參考。

    1 現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系分析

    現(xiàn)代企業(yè)中,人力資源管理主要是對(duì)人才的合理開發(fā)、配置和利用等 方面進(jìn)行研究,使其可以在企業(yè)中發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值,促進(jìn)企業(yè)完成生產(chǎn)、 銷售等任務(wù)。人力資源管理,會(huì)涉及很多的學(xué)科,如管理學(xué)、心理學(xué)、社 會(huì)學(xué)等。企業(yè)在用人的時(shí)候,會(huì)對(duì)人才進(jìn)行崗前培訓(xùn),對(duì)人才進(jìn)行職業(yè)生 涯發(fā)展規(guī)劃,并對(duì)人才的業(yè)績(jī)進(jìn)行考核與評(píng)估,滿足企業(yè)對(duì)人才的需求和 要求。在企業(yè)人力資源管理中,人事檔案管理主要是工作人員的信息、資 料等進(jìn)行管理,從而更好地考察員工,對(duì)員工進(jìn)行更合理地安置,在企業(yè) 發(fā)展過(guò)程中人力資源管理和人事檔案管理是協(xié)調(diào)統(tǒng)一的。

    2 人事檔案信息對(duì)人力資源管理的意義及價(jià)值

    2.1? 人事檔案管理對(duì)有效發(fā)揮人力資源實(shí)效有著助力作用

    人事檔案是企業(yè)進(jìn)行選用人才以及提拔員工的重要依據(jù),同時(shí)也是企 業(yè)開發(fā)利用人力資源的必要工具。企業(yè)可以利用人事檔案對(duì)員工的過(guò)往經(jīng) 歷及現(xiàn)狀進(jìn)行全面了解,從而有目標(biāo)性地對(duì)企業(yè)人力資源管理架構(gòu)進(jìn)行調(diào) 整,以便將人力資源管理的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行有效優(yōu)化。在此基礎(chǔ)上,企業(yè)管 理者可以通過(guò)人事檔案對(duì)人才的年齡、性別、技能及興趣愛好等基本情況 有充足了解,以此進(jìn)一步提高人員配置的實(shí)效,從而實(shí)現(xiàn)人盡其才的工作 目標(biāo)。

    2.2? 有利于人才的合理運(yùn)用

    通過(guò)人事檔案信息,組織能夠?qū)T工的能力、特征有全面的認(rèn)識(shí),這 非常有助于人才的合理運(yùn)用。人力資源管理的核心價(jià)值就是要充分發(fā)揮人 才的能力好潛力,將正確的人放在正確的崗位上是發(fā)揮人才能力的基礎(chǔ), 所以必須要借助于人事檔案管理來(lái)建立對(duì)人才的了解。同時(shí),人事檔案信 息的合理運(yùn)用,也是人才科學(xué)流動(dòng)的基礎(chǔ),只有做到人盡其才,任人唯 賢,才能讓人才的價(jià)值得到最大化體現(xiàn)。

    2.3? 人事檔案管理有利于科學(xué)化且合理化需求預(yù)測(cè)

    人事檔案無(wú)論在決策上還是管理上都具有重要的咨詢作用,可以對(duì)人 才需求進(jìn)行科學(xué)且合理的預(yù)測(cè)。通過(guò)有效地利用人事檔案,可以提升企業(yè) 崗位配置更具科學(xué)化及合理化,繼而最大程度上降低人力資源成本。由于 社會(huì)環(huán)境以及企業(yè)環(huán)境的持續(xù)發(fā)展及變化,企業(yè)針對(duì)人力資源的管理需求 也會(huì)逐漸變化。因此,需要企業(yè)制定出符合現(xiàn)狀的人力資源管理規(guī)劃。利 用人事檔案中的數(shù)據(jù)信息,開展集中分析,從而了解并掌企業(yè)現(xiàn)下人才儲(chǔ) 備及缺口情況,以備開展具有目標(biāo)性的人才引進(jìn)工作。再者,依據(jù)人事檔 案中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行人力資源規(guī)劃的擬定工作,可以有效避免人資管理浪 費(fèi)成本,為人力資源與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)實(shí)現(xiàn)供需平衡提供有效保障。

    3 人事檔案管理問(wèn)題分析

    3.1? 人事檔案管理重視度不足

    當(dāng)前,在人事檔案管理工作中,還存在著片面化的認(rèn)識(shí),認(rèn)為人事檔 案管理不夠重要,從而導(dǎo)致人事檔案管理工作滯后不前,不能跟隨時(shí)代的 發(fā)展步伐,難以發(fā)揮人事檔案管理的重要作用,人事檔案管理方式亟需改 革。一方面,一些單位的人事檔案管理工作中,管理流程不夠規(guī)范,管理 職責(zé)不夠明確,導(dǎo)致人事檔案管理不能達(dá)到預(yù)期效果:另一方面,在人事檔案管理中,由于不夠重視,因此投入的人力資源、資金等不足,嚴(yán)重影 響人事檔案管理的質(zhì)量。在這種情況下,人事檔案管理沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的價(jià) 值,不能有效地服務(wù)于人力資源管理。

    3.2? 人事檔案管理手段落后

    傳統(tǒng)人事檔案管理工作中,檔案管理的方法和設(shè)施比較落后,信息技 術(shù)利用率不夠高,不利于提升人事檔案管理的效率。一方面,人事檔案管 理系統(tǒng)的功能較為單一,在工作中只是簡(jiǎn)單地記錄,無(wú)法更好地利用這些 信息資源,對(duì)這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加工;另一方面,一些單位數(shù)字化管理效 率低下,采用的是紙質(zhì)方式進(jìn)行檔案管理,不利于提升檔案管理的效率。? 4 強(qiáng)化人事檔案信息在人力資源管理中的應(yīng)用的措施

    4.1? 動(dòng)態(tài)完善人事檔案信息

    隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,要充分發(fā)揮人事檔案信息,首先要推動(dòng)人事 檔案管理的現(xiàn)代化,拓展管理職能和服務(wù)模式,從而為人力資源管理工作 提供更大的支持。人事檔案信息作為人力資源管理中非常重要的內(nèi)容,應(yīng) 當(dāng)可以通過(guò)引進(jìn)人力資源相關(guān)理論充實(shí)人事檔案管理,使其發(fā)揮更大的價(jià) 值。一方面,要定期對(duì)人事檔案信息予以補(bǔ)充和完善,特別是針對(duì)近期工 作、教育的狀況,職稱、獎(jiǎng)勵(lì)等,使人事檔案的價(jià)值得到持續(xù)補(bǔ)充。另一 方面,針對(duì)過(guò)往的人事檔案要建立有效的審核鑒定機(jī)制,這樣既能夠保證 人事檔案信息的真實(shí)性和客觀性,同樣也能夠?qū)π畔⑷未嬲?,去粗?精,使之能夠更符合時(shí)代對(duì)人才的需求。

    4.2? 創(chuàng)建現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng),以此提升人資管理效率

    當(dāng)前是數(shù)字信息化時(shí)代,企業(yè)要了解創(chuàng)建現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)的 必要性,從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化。首先要?jiǎng)?chuàng)建人事檔案數(shù)據(jù) 庫(kù)系統(tǒng)并搭建相關(guān)的數(shù)據(jù)分析模型,以此實(shí)現(xiàn)信息資源的分類處理和數(shù)據(jù) 統(tǒng)計(jì),從而凸顯出人事檔案的決策咨詢和管理咨詢的重大作用。其次,企 業(yè)要充分利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)以及云存儲(chǔ)技術(shù),以此加強(qiáng)人事檔案信息化 的建設(shè)。最后,為了保證人事檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性,企業(yè)應(yīng)通過(guò) 數(shù)字掃描和數(shù)字微縮技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的數(shù)字化處理,以此將人力 資源管理效率進(jìn)行有效提升。

    4.3? 提升人事檔案的利用價(jià)值

    企業(yè)不僅要重視,人事檔案管理,更要重視對(duì)這些人事檔案的應(yīng)用, 體現(xiàn)出人事檔案管理的意義和價(jià)值。首先,在人事選拔過(guò)程中,豐富與優(yōu) 化人事檔案,將人事檔案作為人才選拔的重要依據(jù),豐富人事檔案內(nèi)容, 增加人事檔案價(jià)值,保證企業(yè)可以錄用更多高素質(zhì),思想政治覺悟高,專 業(yè)能力和心理健康狀況良好的人才。其次,在人事檔案管理過(guò)程中,工作 人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思路,在人事檔案管理工作中應(yīng)不斷創(chuàng)新,積極主動(dòng)做出 改變,使得人事檔案可以更好地為企業(yè)提供服務(wù)。

    結(jié)語(yǔ): 有效的選用人才對(duì)企業(yè)順利開展各項(xiàng)工作有著直接影響,所以 企業(yè)要充分發(fā)揮人事檔案的重要作用,進(jìn)一步加強(qiáng)資源管理工作,從而有 效參考人事檔案的各類信息資源。在此過(guò)程中,要把握好人力資源與人事 檔案兩者之間的關(guān)系,加強(qiáng)完善管理制度和信息化建設(shè)等,以此提高人力資源管理的實(shí)效,從而促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

    參考文獻(xiàn):

    [1]周淑芬.完善人事檔案管理提升醫(yī)院人力資源管理水平[J].辦公室業(yè)務(wù), 2020(23):144-145.

    [2]王曉峰.基于現(xiàn)代人力資源管理視角的人事檔案管理變革[J].辦公室業(yè)務(wù), 2020(18):158-159.

    [3]周果元. 淺談人事檔案信息在醫(yī)院人力資源管理的應(yīng)用[J].蘭臺(tái)內(nèi)外, 2020(28):31-33.

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