跨國公司發(fā)票無紙化財務探析

莫瑩

【摘要】隨著中國經濟的發(fā)展，大量的外國資本進入中國市場?？鐕疚挥谥袊呢攧罩行慕梃b國際經驗，于各公司財務中心引入發(fā)票無紙化會計流程模式。但是，由于各種客觀因素的限制，機器識別匹配時存在一些問題。文章通過對瑞典宜家家居的實證分析，探討跨國公司在運用發(fā)票無紙化時可能產生的問題，并剖析原因，以期為提高發(fā)票無紙化會計操作的可靠性運用提供參考。

【關鍵詞】發(fā)票無紙化；會計分錄匹配；跨國公司財務中心

【中圖分類號】F275

一、引言

隨著外資企業(yè)財務中心在國內的加快搭建與成熟，其財務處理環(huán)境有了很大的變化。傳統(tǒng)的以單一部門形成設立的會計部門在成本這把利劍下已經分崩離析，大量的財務中心，甚至全球化會計處理部門產生了。正是由于這種巨大的變化使得傳統(tǒng)的發(fā)票處理模式難以滿足企業(yè)云端監(jiān)管的需求。為了彌補這個巨大的不便，歐洲企業(yè)利用我國的財務中心，并借鑒國際經驗，提出運用發(fā)票無紙化處理模式。

我國財務中心在運用發(fā)票無紙化模式上采取“謹慎性”原則。由于發(fā)票無紙化技術環(huán)境尚不成熟、相關會計人員的素質參差不齊，在發(fā)票無紙化運用上還有許多不完善之處，導致跨國公司在運用發(fā)票無紙化會計計量時存在一系列問題。本文在分析跨國公司運用發(fā)票無紙化模式的現狀，運用發(fā)票無紙化模式時存在問題的基礎上提出，改進發(fā)票無紙化會計處理的不規(guī)范運用對策，以確保發(fā)票無紙化模式正確實施。本文將采用實證分析法，從宜家全球的經營狀況以及其在運用發(fā)票無紙化模式后的質量分析兩方面著手，分析宜家全球通過發(fā)票無紙化模式，提升會計信息透明度、費用審批邏輯性。

二、發(fā)票無紙化運用的背景

（一）發(fā)票無紙化的涵義

自發(fā)票無紙化概念提出，一直是學術界爭論的焦點，國際上也在不停地修正其定義。它的英文定義為：Electronic Invoice Workflow System，即通過電子掃描發(fā)票，自動生成發(fā)票相應信息和會計分錄。

關聯號從理論上完美地解決了循環(huán)性發(fā)票期間與記賬的時間維度統(tǒng)一性，從而為發(fā)票無紙化會計處理從手工錄賬向關聯號匹配的轉向鋪平了道路。對于單據審批者而言，審批勞力被節(jié)省，會計分錄自動統(tǒng)一。因此發(fā)票無紙化能更有利于同一供應商的重復性賬單入賬。

（二）發(fā)票無紙化在跨國公司的運用

在經濟活動日益增多的企業(yè)環(huán)境中，大量的實物和勞務采購使得單據種類和形式發(fā)生了很大的變化。而且，如今勞務成本和可模仿簽名技術的增加，使得各種人工審批風險和不確定性也逐漸增大，讓原本的單據發(fā)票手工審核模式難以滿足風險控制的要求。因此發(fā)票無紙化逐漸被引入跨國公司。

2011年以來，一些歐洲企業(yè)結合專業(yè)的財務處理軟件，開始自研發(fā)票無紙化操作系統(tǒng)。隨之，美國的公司也開始采用這種模式?？梢姡l(fā)票無紙化模式的運用符合經濟的發(fā)展、時代的步伐，也是順應整個經濟大環(huán)境對節(jié)省手續(xù)、快速記賬的渴求。從另一個角度來看，發(fā)票無紙化運用程度和范圍也成為衡量一家跨國公司財務中心會計發(fā)展水平的重要標志。

（三）發(fā)票無紙化操作在我國的運用基礎

改革開放以來，我國的市場經濟體系日趨成熟。會計理論實踐經過幾十年的發(fā)展和完善，在強化公司治理、提高運行透明度等方面有了很大的提高，我國的發(fā)票無紙化運用條件已經形成。

2015年國家稅務總局發(fā)布了《關于開展增值稅發(fā)票系統(tǒng)升級版電子發(fā)票試運行工作有關問題的通知》（稅總函[2015]373號）和《關于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關問題的公告》（國家稅務總局公告2015年第84號）兩個文件，文件規(guī)定自2015年8月1日起在北京、上海、深圳和浙江推行電子發(fā)票試點，2016年1月1日起向全國推行，標志著發(fā)票無紙化時代已經來臨。

電子發(fā)票是信息科技的產物，我國運用發(fā)票無紙化模式的意義是深遠的。

1.啟用發(fā)票無紙化符合及時性原則，在有關聯號的情況下能更好地自動匹配生成分錄。

2.啟用發(fā)票無紙化可真實反映企業(yè)經營狀況，估計企業(yè)未來現金流出狀況，從而給經營管理者提供更有力的會計信息。

3.啟用發(fā)票無紙化能直觀地按各部門統(tǒng)計支出情況。

三、發(fā)票無紙化在宜家家居運用情況分析

（一）宜家家居的經營狀況分析

我國加入WTO后，大量的外國資本涌入我國市場，各外資企業(yè)建立財務中心，集中處理相關業(yè)務。形態(tài)各異的紙質發(fā)票不便于郵寄及記賬，因此，承接跨國企業(yè)的單據處理，使用發(fā)票無紙化是必然的趨勢。

宜家家居在全球29個國家/地區(qū)擁有356個商場，其中有36家在中國大陸。在波蘭設立國際財務中心作為先頭部隊處理歐洲地區(qū)發(fā)票，中國上海設立財務中心處理亞洲、澳洲、北美地區(qū)和瑞典的賬單發(fā)票。目前，公司主營業(yè)務為家具家居家紡和餐飲食品。宜家（中國）投資有限公司位于上海徐匯，注冊資本83 956.6萬美元，由荷蘭INGKA PRO HOLDING B.V.100%全資控股，每月處理超過13萬份工資單，每年處理130多萬張發(fā)票和9萬多份員工的報銷申請。為新店及新的業(yè)務國家提供共享服務，從而支持宜家未來的業(yè)務擴張。

（二）宜家家居發(fā)票實行無紙化的質量分析

2011年宜家家居使用瑞典公司Buswanr的軟件產品，導入發(fā)票無紙化模式，整個系統(tǒng)分為以下幾個模塊（見圖1、圖2、圖3）：

Master（信息錄入員、會計使用）：控制，記錄會計分錄，刪除、退回、發(fā)送發(fā)票，導入會計系統(tǒng)

thin Client（各部門人員使用）：雙層審批：下單人、審核主管

IP Admin（用戶設置）：用戶新增、群組設置

BAM（審批權限設置）：可審批的部門、金額

Matching Admin： 高級用戶設置循環(huán)合同發(fā)票的會計分錄模板

CM Approval Client： 各部門經理審批以上的循環(huán)合同會計分錄模板

Monitor（高管總覽）

相比傳統(tǒng)的發(fā)票審批付款流程，發(fā)票無紙化模式的優(yōu)點為：

1.合規(guī)性。所有的付款申請在發(fā)至各級經理前，財務中心會預先審核付款資料，根據系統(tǒng)設定的審批流程自動發(fā)送或手工發(fā)送，減少不合格申請被退單的情況。

2.高效性。避免申請人頻繁的找各級經理手簽審批，提高工作效率。

3.便利性。當經理外出時， Barware能提供比郵件更詳細且更直觀的信息，避免像使用郵件審批時，因文字描述的局限性而產生誤解，當經理不方便審批，可在系統(tǒng)設置授權限額。

4.可追溯性。經理可隨時從Barware中查詢到以往審批過的付款申請及其內容，包括申請時間、費用發(fā)票、供應商、申請人等信息。

5.可控性。方便統(tǒng)計和控制運費、關稅此類直接計入采購訂單的費用。

6.高識別性。付款中申請單的填寫要求為全打印且電子審批，提高了掃描系統(tǒng)的自動識別性，避免了以往手寫信息需人工辨認的情況。

缺點：Basware的速度較慢，可以說比SAP要慢很多。后臺運行了很多的任務，很浪費服務器資源（如表1所示）。

四、發(fā)票無紙化在跨國公司運用時存在的問題分析

（一）會計分錄的特性問題分析

1.相似名稱供應商支付對象的不確定性

同一供應商可能因地區(qū)不同開出帶有不同地區(qū)名字抬頭的賬單，而實際上只要支付給同一家供應商（名稱）。因此支付對象具有不確定性，需要有相關人員根據經驗調整判斷。

2.同一供應商采購內容發(fā)生變化情況下會計分錄模板的不可靠性

每次采購的內容具有不確定性。如果某次添購了會影響會計分錄變化的物品，則會導致會計分錄模板引用的不可靠。因此，會計分錄模板雖然在記賬效率上存在優(yōu)越性，但因為具有局限性，使得其不能完全精準滿足會計信息可靠性的質量要求。

3.循環(huán)發(fā)票進入系統(tǒng)期間的波動性

由于部分國家或地區(qū)開具以合同編號為關聯數據的發(fā)票日期存在不確定的波動，所以可能存在某個會計期間進入了2張循環(huán)性發(fā)票，會致使另外一張（實際為另一期間）變?yōu)橹貜桶l(fā)票被誤刪。

（二）會計分錄以外的問題分析

1.導賬人員權限

在發(fā)票獲得審批通過進入支付步驟之前，應該由具體的會計主管勾選相應到期日發(fā)票，以免會計人員之間惡性競爭，搶奪以獲得虛高的處理量點數，影響正常工作。

2.審批人員停滯

由于審批人通常更熟悉使用傳統(tǒng)的手工審批，對發(fā)票無紙化系統(tǒng)的安全性存在顧慮，也不愿承擔審批失誤造成的財務損失。所以通常會停滯審批或轉發(fā)他人，致使賬單過期而不被支付。這正是發(fā)票無紙化流程造成供應商催款混亂以及在應用中面臨歸責困難的根本原因，也是造成訂單支付流程被停滯的主要因素。

3.發(fā)票重復入賬

系統(tǒng)中的發(fā)票或賬單如果可復制或可修改，而相關人員沒有仔細核對圖片和信息，就增加了重復入賬風險。

發(fā)票可能存在重復開具（不同發(fā)票號，尤其國外的公司）寄送到公司，導致重復審批并支付。這主要依賴于審批人的人工記憶，增加了發(fā)票審核的主觀性。

可見，發(fā)票無紙化就其內審角度來說，需要尋求客觀的風控方法，不能光依賴于審批人的主觀判斷。

五、提高跨國公司發(fā)票無紙化運用可靠性的思考

（一）加強全流程模式培訓與研究

目前的核心就是要加強對部門經理（通常負責最終審批的高級管理人員）、采購系統(tǒng)負責人和財務人員的培訓，增強他們的風控意識，促使他們在系統(tǒng)使用過程中不斷發(fā)現可以改進的功能點，彌補安全漏洞。

一方面，加強對于各模塊的培訓。包括訂單系統(tǒng)、三單匹配、合同號匹配和成本費用會計科目的基礎培訓。在不同的跨國公司，財務人員使用不同的會計科目，但大致原理一致，簡繁區(qū)別而已。對于不同部門常用的物料采購會計科目，可以分別制定針對不同部門的會計科目培訓，并將會計成本科目代碼全表分享給需要使用到發(fā)票無紙化系統(tǒng)的人員。以便他們及時根據實際情況修改會計分錄，提供更精確的會計信息。三單匹配和合同號匹配的原理，對于審批人員沒有具體的培訓模塊，這些都應該納入系統(tǒng)使用人員的培訓重點。

另一方面，加強不同國家之間使用發(fā)票無紙化模式的區(qū)別和經驗研究。由于我國對發(fā)票無紙化的研究主要借鑒于歐洲的研究成果，因此可能由于歐洲地區(qū)發(fā)票散亂，影響了我國使用發(fā)票無紙化的信心，從而造成了一些啟用上的文化障礙。我國擁有最整齊的官方發(fā)票體系，發(fā)票上標有公司全稱、清晰的發(fā)票號、金額和備注欄，格式統(tǒng)一。我國使用發(fā)票無紙化主要是使用國外的流程邏輯，在研究發(fā)票無紙化模式的同時，也應加強其他國家在發(fā)票無紙化操作上的研究。這樣，可以在完善發(fā)票無紙化全流程的同時，也能獲得對于其他國家系統(tǒng)控制上的研究成果。并有利用跨國公司加強風險控制和完善全流程控制。

（二）提高會計人員職業(yè)素質

當發(fā)票無紙化被引入財務中心后，對會計人員的專業(yè)判斷實際上有更深層次的要求。專業(yè)會計人員是財務中心各會計部門必備的人才資產，其中具有一定工作經驗的專業(yè)會計人員在全流程中處于中流砥柱，是實現良好風控的前提， 是判斷不常見操作是否合理的關鍵。為了從根本上遏止非會計專業(yè)人員不正常操縱系統(tǒng)的行為，加強專業(yè)會計人員的崗位部署不容忽視。特別是服務外國公司聘用大量外語專業(yè)人員作為會計人員的情況下，要求始終把財會專業(yè)人員放在系統(tǒng)控制、模型匹配設定等崗位。其中會計人員既要有扎實的專業(yè)素質，還要具備財務管理學和經濟學的知識。

1.根據院校專業(yè)背景判斷職業(yè)素質

財務中心聘用人員應以財經院校會計專業(yè)為主，其他專業(yè)人員為輔，這樣能保證功能與視野互補，保證整體的優(yōu)良職業(yè)素質。

2.量身定制外語培訓課程

外語在財務中心始終是錄取會計人員的敲門磚。有外語特長的會計人員通常都會錄取。在服務跨國公司的過程中，有些公司向會計人員提供外語培訓，要以人為本，推出多元化、個性化真正適合會計人員獨立個體的培訓方案。

（三）加強對跨國公司財務中心的監(jiān)管

發(fā)票信息在應付賬款和現金流預測中起著舉足輕重的作用，然而我國使用發(fā)票無紙化的時間短，監(jiān)管上存在一定的漏洞，可能使公司的管理人員，特別是高層管理人員在會計工作中利用系統(tǒng)漏洞，進而影響到發(fā)票系統(tǒng)中的會計信息。為提高跨國公司現金流預測的質量，財務中心應當加強會計監(jiān)督、加大監(jiān)控力度，特別是對利用系統(tǒng)漏洞對公司造成經濟損失的（無論是發(fā)票重復支付還是因為停滯審批而影響到公司聲譽）處罰責任。應該讓他們從對發(fā)票無紙化的流程根本上意識到自己對企業(yè)的財務責任。

跨國公司為了加強對發(fā)票無紙化的監(jiān)管，首先應該公開詳細的標準流程。實際上所有的流程都可以從公司內網找到詳細的解釋材料。

1.建立獎懲制度

一方面，為了使發(fā)票無紙化模式的信息披露充分、真實和及時，應該強化公司的信息披露制度，包括定期發(fā)送在審或未處理單據列表，監(jiān)督、約束公司真實、及時、公平、充分的披露信息，加大對公司內外部造假的監(jiān)督力度和處罰力度。另一方面，對自動匹配率高的部門給予一定獎勵。高級系統(tǒng)管理員通過對各家分公司的系統(tǒng)表現進行考核，假若達到目標值且未發(fā)生錯刪重復問題可給予一定的榮譽和獎勵，計入部門貢獻評價。

2.建立獨立內部審計單位

大型公司應該設立一個形式與實質上均獨立于管理層的內部審計單位。一是讓其發(fā)揮對各種財務流程的監(jiān)管作用，以免會計信息被惡意操控。二是可以監(jiān)督會計人員的選聘、上崗的全過程。

（四）制定統(tǒng)一流程工作手冊

首先，應該制定統(tǒng)一流程工作手冊。一般在公司內網上會提供各種詳細具體的使用說明書和流程指南。其中不同國家因為項目先后有不一致處，應列明并歸納總結。新加入項目的國家應該參考全球總部其他國家的經驗，結合自己國家的財會政策制定有效的工作手冊。提高發(fā)票無紙化操作的可靠性，以更好完善相關培訓。其次，應該制定審批時限的標準。在收到發(fā)票后，支付日前，不容易確定的及時轉發(fā)給更高一級審批人。但會計人員每月制作現金流支出預測時，按系統(tǒng)中未審批發(fā)票支付截止日來估計亦是難點。

（五）改進相關報表披露項目

由于發(fā)票無紙化運用的種種局限性，會計人員或管理層的操作可以影響審批流程和成本費用信息。為了能更好地披露公司的會計信息，應該適當地改進內部相關財務報表的披露項目。這樣能給報表使用者提供更多有助于揭示、評價成本費用和預測未來現金流的相關資料，讓報表使用者對會計信息進一步分析，作出更合理、公允的判斷。

1.月末只將未處理發(fā)票清單中帶有明確會計分錄模板的發(fā)票金額預計入未來現金流出，無人認領的發(fā)票無需會計人員判斷分錄計入。這樣可以直觀地看出未來會發(fā)生的現金流出是多少，方便報表使用者的使用。有些會計人員，為了盡快消除留滯發(fā)票，在導出報表前填滿所有留滯待審發(fā)票的會計分錄，并催促各部門審核，會導致企業(yè)默認收到賬單都是必須要付的錯誤傾向，使公司資金流失。特別在國外，沒有我國政府領購統(tǒng)一發(fā)票的制度，賬單可以隨便開，隨便記賬審批有很高風險。

2.增加發(fā)票標記，反映暫無人確認認領發(fā)票的狀態(tài)。狀態(tài)中應該能反映目前到達的審核級別，一般來說設定了兩級。當發(fā)票被發(fā)送到第一層審批人而長時間不被確認的，標記為無人認領，會計人員無需填寫分錄或導出。

3.增設一附表反映發(fā)票處理耗時情況。以表格形式列示，表格中應該對各部門處理發(fā)票，從確認到審批耗用的時間得出評估數據。同時對各部門最新的審批人員權限變更情況進行說明。這樣可以更全面充分地披露信息。對于報表使用者而言，能更全面掌握從成本、資金流動風險控制，對整個系統(tǒng)狀況存在的隱患做出正確的判斷。

六、結束語

電子發(fā)票是信息科技的產物，2021年3月24日，國務院辦公廳印發(fā)《關于進一步深化稅收征管改革的意見》，提出通過電子發(fā)票與財政支付、金融支付和各類單位財務核算系統(tǒng)、電子檔案管理信息系統(tǒng)的銜接，加快推進電子發(fā)票無紙化報銷、入賬、歸檔和存儲等。標志著發(fā)票無紙化在進入中國的十多年后，將無可厚非地取代傳統(tǒng)紙質發(fā)票處理流程，不僅解決了發(fā)票郵寄過程中丟失的問題，也增強了會計信息和審批的及時性和透明度。

但是發(fā)票無紙化流程的運用在我國目前依然是處于初級階段，依然有許多不足之處。除了有一定規(guī)模的大公司以外，主要還是停留在相關部門打印報銷電子發(fā)票人工審批會計人員判斷分錄記賬，以及電子發(fā)票被重復打印混跡于不同報銷單申請重復款項的現象。如何防止此類現象需要改善整個系統(tǒng)功能。我們還要繼續(xù)尋求更好的方法，并且繼續(xù)加強對發(fā)票無紙化流程中遇到的新問題的研究，借鑒不同國家的經驗和做法。未來隨著科技的發(fā)展和完善以及發(fā)票無紙化的推廣應用，發(fā)票無紙化將最終大面積取代傳統(tǒng)紙質發(fā)票請款流程，成為企業(yè)間請款的基礎首選，這是效率和環(huán)境要求下的必然結果。同時，我們也相信發(fā)票無紙化正在加速我國會計準則與國際準則的全面接軌，推動我國經濟的全球化發(fā)展。

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