條形碼技術(shù)在病案信息化管理中的應(yīng)用

劉娜

盤(pán)錦遼油寶石花醫(yī)院 遼寧 盤(pán)錦 124000

引言

病案作為醫(yī)務(wù)人員在疾病診療過(guò)程中的信息記錄文件，主要對(duì)患者的病情發(fā)展情況、診療方法、治療效果等信息進(jìn)行完整、客觀地記錄。通過(guò)做好病案管理工作，不僅方便醫(yī)患雙方再次就診時(shí)明確方向，而且這一信息也是醫(yī)學(xué)研究的重要資料。而病案的載體形式包含紙質(zhì)文件、電子文檔、影像膠片、病理切片等等，要求醫(yī)院的檔案管理部門(mén)做好存檔管理工作[1]。而隨著社會(huì)時(shí)代的快速發(fā)展以及醫(yī)療結(jié)構(gòu)規(guī)模的擴(kuò)大，病案信息體量日漸增大，如果依舊采取傳統(tǒng)的純?nèi)斯げ“腹芾砟Ｊ?，必定?huì)影響醫(yī)院的工作效率與治理，所以必須踏上信息化發(fā)展道路。其中，條形碼技術(shù)憑借著在信息采集與記錄工作中表現(xiàn)出的可靠性、便捷性、精準(zhǔn)性、低成本的優(yōu)勢(shì)，在如今的病案信息化管理中得到了廣泛應(yīng)用。

1 條形碼技術(shù)概述

條形碼（bar code）是一種由反射率、寬度存在差別的黑白條與空格，按照既定規(guī)律排列組成的平行線圖案，屬于一種數(shù)據(jù)載體，能夠承載錄入的有關(guān)信息。作為一種信息承載形式，條形碼無(wú)法通過(guò)人類視覺(jué)識(shí)別，需要用到專用的條形碼識(shí)別裝置進(jìn)行計(jì)算機(jī)語(yǔ)言轉(zhuǎn)譯，借助的正式自動(dòng)識(shí)別技術(shù)中的一種[2]。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速普及，條形碼技術(shù)在社會(huì)生活生產(chǎn)中得到了廣泛應(yīng)用，其中在醫(yī)院病案管理工作中，主要是根據(jù)病案號(hào)進(jìn)行轉(zhuǎn)碼，形成黑白條紋與空格的組合圖案，將其打印在住院病案首頁(yè)上，如圖1所示。每個(gè)病案有且僅有一個(gè)對(duì)應(yīng)的條形碼，用掃描槍對(duì)條形碼進(jìn)行掃描，便能在計(jì)算機(jī)上顯示轉(zhuǎn)譯結(jié)果。

圖1 住院病案首頁(yè)條形碼樣式

2 條形碼技術(shù)在病案信息化管理中的應(yīng)用背景

一方面，隨著社會(huì)時(shí)代的快速發(fā)展，醫(yī)院每天接待的患者人數(shù)不斷增多，病案庫(kù)房的病案數(shù)量可用“海量”來(lái)形容，導(dǎo)致病案管理人員的工作壓力劇增，出現(xiàn)差錯(cuò)率不斷上升的跡象。從實(shí)際來(lái)看，過(guò)去的紙質(zhì)化病案資料是按照編碼序號(hào)順序上架的，時(shí)間一長(zhǎng)或借閱次數(shù)增多，則有可能導(dǎo)致病案編號(hào)磨損無(wú)法辨明，歸還時(shí)則容易出現(xiàn)錯(cuò)放的情況，嚴(yán)重影響后續(xù)借閱工作效率。而且手工管理病案的方式會(huì)增加人工、時(shí)間的成本，不利于醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展[3]。

另一方面，信息化技術(shù)在近年來(lái)得以飛速發(fā)展，條形碼技術(shù)在眾多領(lǐng)域應(yīng)用廣泛，安靜器應(yīng)用到病案信息化管理中，相較于手工管理模式而言，能夠大幅提升病案信息的數(shù)據(jù)采集與處理速度，同時(shí)全面提高了數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)率，為醫(yī)院病案管理者對(duì)病案信息的實(shí)時(shí)、精準(zhǔn)掌握提供了可能。

3 條形碼技術(shù)在病案信息化管理中的具體應(yīng)用

3.1 數(shù)據(jù)輸入

用專門(mén)的掃描裝置對(duì)條形碼進(jìn)行掃描，能夠?qū)崿F(xiàn)病案數(shù)據(jù)的自動(dòng)化等級(jí)輸入。第一步，回收。工作人員在病案信息化管理系統(tǒng)中登錄權(quán)限賬號(hào)，選擇“回收”操作，用掃描槍對(duì)病案首頁(yè)的條形碼進(jìn)行掃描，承載在條形碼中的病案信息便會(huì)自動(dòng)化錄入醫(yī)院信息系統(tǒng)，意味著病案已回收；第二步，整理?；厥蘸蟮牟“笗?huì)分發(fā)給不同的整理人員，通過(guò)登錄各自賬號(hào)進(jìn)行整理，能夠保證病案實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)定位。在系統(tǒng)中選擇“整理”操作項(xiàng)，同樣掃描病案首頁(yè)條形碼，便能完成病案數(shù)據(jù)整理，代表病案經(jīng)過(guò)了整理人員的手，整理工作已完成；第三步，編碼。整理過(guò)后的病案會(huì)按照科別類型的不同而分發(fā)給不同的編碼人員，在選擇“編碼”操作項(xiàng)后，掃描病案首頁(yè)條形碼便能對(duì)病案數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼；第四步，質(zhì)控。質(zhì)量控制階段的操作方法與前面基本相同，意味著病案質(zhì)控工作的完成；第五步，上架。經(jīng)過(guò)了上面流程后，庫(kù)管人員通過(guò)掃描條形碼，對(duì)病案進(jìn)行“上架”操作；第六步，掃描。掃描人員將病案從架上取下，對(duì)其條形碼進(jìn)行掃描登記，完成后紙質(zhì)病案則做好封存管理，一般使用的便是掃描版病案。

3.2 數(shù)據(jù)輸出

病案信息化管理會(huì)用到計(jì)算機(jī)設(shè)備，主要用作存儲(chǔ)與檢索，均十分方便。在病案信息化管理系統(tǒng)中，只需要搜索病案編號(hào)，便能快速、精準(zhǔn)地定位病案的位置與具體狀態(tài)。所有檢索出的流程均代表病案此刻經(jīng)歷的環(huán)節(jié)，在進(jìn)入下一個(gè)流程后，上一個(gè)流程便會(huì)定位失效，所以狀態(tài)是跟隨流程實(shí)時(shí)更新的，能夠第一時(shí)間了解病案的位置。盡管該患者的病案有著許多流程，但最新?tīng)顟B(tài)會(huì)在最前面顯示，所以檢索其病案時(shí)能直觀地看到病案在“質(zhì)控”環(huán)節(jié)，如果要找出這份病案，可直接找對(duì)應(yīng)工作崗位，提高了工作效率。

3.3 病案復(fù)印

在以往的病歷管理軟件中沒(méi)有區(qū)分的特別細(xì)，歸檔后不能知道是否在編碼還是在指控，因此導(dǎo)致病案提供速度慢，患者等待復(fù)印時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的情況，嚴(yán)重影響患者的就診滿意度。而條形碼技術(shù)在病案管理中的應(yīng)用，工作人員只需要在系統(tǒng)中檢索病案號(hào)，便能定位到病案此刻所在位置與狀態(tài)。比如，如果病案顯示在“編碼”環(huán)節(jié)，意味著病案此刻在病案室內(nèi)的編碼環(huán)節(jié)，前往對(duì)應(yīng)工作崗位查找即可；如果病案顯示是空白，意味著病案尚未回收，可直接去醫(yī)師辦公室查找；如果病案顯示“等待修改踢壞”，意味著該病案信息將要被主治醫(yī)師修改，此時(shí)最好不要進(jìn)行病案復(fù)印，建議患者等候一段時(shí)間或申請(qǐng)郵寄服務(wù)。

3.4 病案借閱

在大規(guī)模的醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，每天的出院病案數(shù)量巨大，而且還有眾多三甲醫(yī)院承擔(dān)著醫(yī)療、教學(xué)、科研的工作任務(wù)，同樣需要調(diào)用一手病案進(jìn)行借閱，借閱病案的人員、次數(shù)增多，如果繼續(xù)沿用人工查找紙質(zhì)病案的方式，一定會(huì)造成工作效率、耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)的局面。將條形碼技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院病案借閱工作中，通過(guò)實(shí)現(xiàn)病案的自動(dòng)化管理，病案流通速度大幅提升，除了少量病案尚在流通外，絕大多數(shù)病案都會(huì)第一時(shí)間掃描，不會(huì)再出現(xiàn)病案堆積如山的情況。病案的借閱只需要在計(jì)算機(jī)中輸入病案編號(hào)，能快速定位病案狀態(tài)，只要狀態(tài)顯示為“掃描”，意味著該病案已掃描完成，便可直接借閱電子版；倘若病案顯示在其他流程，則直接去工作崗位查找，此舉能排除絕大部分已掃描的病案，對(duì)小部分未掃描的紙質(zhì)病案進(jìn)行借閱查找，工作量會(huì)減小很多，速度也能提上去。

3.5 定位問(wèn)題病案

為了確保病案質(zhì)量，醫(yī)生往往會(huì)對(duì)病案做出修改或補(bǔ)充，在病案信息化管理系統(tǒng)中，醫(yī)生需要先在線提交對(duì)病案的修改申請(qǐng)，得到醫(yī)務(wù)部的許可后才能修改。在收到醫(yī)師的病案修改申請(qǐng)之后，病案管理工作人員需先檢索病案編碼，查看該病案是否已被復(fù)印，之后提交給醫(yī)務(wù)科進(jìn)行處理。同時(shí)，病案管理工作人員會(huì)在系統(tǒng)中將其更正為“等待修改替換”狀態(tài)，掃描登記該病案的條形碼。倘若患者需要復(fù)印而此刻病案狀態(tài)顯示為“等待修改替換”時(shí)，代表病案資料不夠完整，為了避免可能出現(xiàn)的醫(yī)患糾紛，原則上暫時(shí)不宜輔以；如果等待一段時(shí)間后狀態(tài)顯示為“完成修改替換”，意味著病案已經(jīng)過(guò)了醫(yī)師的修改完善，此時(shí)可正常復(fù)印或借閱。

3.6 定位郵寄投訴

患者出院后因?yàn)楦鞣N原因未在醫(yī)院打印病案，而選擇在微信公眾號(hào)辦理病案快遞郵寄服務(wù)，一般情況下會(huì)走綠色通道盡快完成相應(yīng)流程，讓患者第一時(shí)間拿到病案。然而，在流通環(huán)節(jié)中會(huì)出現(xiàn)不同因素的影響而導(dǎo)致病案長(zhǎng)時(shí)間未郵寄，從而引起患者的不滿進(jìn)而投訴。有了條形碼技術(shù)的應(yīng)用，便能精準(zhǔn)定位郵寄流程中的環(huán)節(jié)信息與操作時(shí)間，查明病案未能及時(shí)郵寄的原因?？筛鶕?jù)病案在“回收”狀態(tài)的操作時(shí)間，判斷是否是因?yàn)闅w檔過(guò)慢而造成病案沒(méi)有及時(shí)郵寄；也可根據(jù)“整理”、“編碼”等狀態(tài)的操作時(shí)間，判斷各工作崗位是否存在耽誤病案郵寄的事項(xiàng)。

4 條形碼技術(shù)在病案信息化管理中的應(yīng)用效果

4.1 保證病案封面清晰美觀

在病案封面粘貼打印出的對(duì)應(yīng)條形碼，不僅打印過(guò)程快速便捷，而且條形碼整體觀感工整。反觀以往人工手寫(xiě)錄入患者病案號(hào)碼、姓名、出院時(shí)間與科室等信息的工作方式，極易因?yàn)榇中男袨槌霈F(xiàn)數(shù)據(jù)偏差，有了條形碼技術(shù)的應(yīng)用均可避免。而且條形碼標(biāo)簽規(guī)格統(tǒng)一、白底黑字，非常醒目，不僅為病案庫(kù)房管理提供方便，同時(shí)也便于病案管理的各個(gè)掃描操作環(huán)節(jié)。

4.2 提高工作效率與質(zhì)量

以往的病案借閱與歸還管理主要采取人工登記的方式，但因?yàn)椴“妇幪?hào)由多位數(shù)字組成，通過(guò)手工逐個(gè)輸入不僅浪費(fèi)時(shí)間，同時(shí)也會(huì)因?yàn)榇中亩霈F(xiàn)數(shù)字錯(cuò)輸、漏輸或輸入其他字符的情況，嚴(yán)重影響工作效率。而借助條形碼掃描設(shè)備對(duì)病案條形碼進(jìn)行直接讀取，平均僅需0.5s時(shí)間，不僅登記時(shí)間縮短，而且基本不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。從應(yīng)用效果來(lái)看，借助條形碼掃描系統(tǒng)對(duì)病案號(hào)進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，可快速辦理病案的借閱與歸還工作，彌補(bǔ)了工作誤差，受到醫(yī)務(wù)人員的一致好評(píng)。同時(shí)，在復(fù)印窗口引入條形碼自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng)，也能快速定位到患者要復(fù)印的病案資料，縮短了手續(xù)辦理與等待時(shí)間，而且復(fù)印的資料非常齊全?？梢?jiàn)，條形碼技術(shù)的應(yīng)用能提高工作效率與質(zhì)量，從某種程度上來(lái)講利于醫(yī)患關(guān)系的發(fā)展。

4.3 具有強(qiáng)大統(tǒng)計(jì)查閱功能

通過(guò)掃描槍對(duì)條形碼進(jìn)行掃描，能夠自動(dòng)識(shí)別出病案的全部信息，并且界面內(nèi)顯示的各種表格有著規(guī)整格式、齊全數(shù)據(jù)，操作簡(jiǎn)便且定位功能強(qiáng)大。通過(guò)對(duì)已回收的病案進(jìn)行識(shí)別，其流程、狀態(tài)都會(huì)按照時(shí)間順序逐一列明，查詢非常簡(jiǎn)單，無(wú)論是入院管理還是科研工作使用，即使是流動(dòng)頻繁的病案都能一目了然，方便病案管理人員的查找。同時(shí)，在條形碼自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng)中，還能對(duì)病案使用情況、醫(yī)師借閱次數(shù)、復(fù)印量、病案使用途徑等項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時(shí)化統(tǒng)計(jì)。

4.4 便于考核工作開(kāi)展

醫(yī)院績(jī)效考核是提高醫(yī)療工作服務(wù)質(zhì)量的有效手段，條形碼技術(shù)的應(yīng)用同樣能為考核工作的開(kāi)展提供方便。病案管理的回收、整理、編碼、質(zhì)控、借閱、復(fù)印、郵寄等各個(gè)環(huán)節(jié)，均由不同工作人員登錄不同權(quán)限的賬號(hào)進(jìn)行操作，在條形碼自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng)中也會(huì)對(duì)相應(yīng)工作人員的工作量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，客觀反映出了不同崗位的工作強(qiáng)度。在該系統(tǒng)的應(yīng)用下，不同崗位人員的績(jī)效能實(shí)現(xiàn)量化考核，實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量控制。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，條形碼技術(shù)具有識(shí)別快速、操作簡(jiǎn)單、輸入便捷、精準(zhǔn)定位等優(yōu)勢(shì)，將其應(yīng)用到醫(yī)院的病案信息化管理工作中，相較于以往的手工錄入模式而言，不僅能夠縮短病案查找的時(shí)間，同時(shí)也能精準(zhǔn)快速定位病案位置及狀態(tài)，實(shí)時(shí)掌握病案信息資源?？梢?jiàn)，在條形碼技術(shù)的加持下，病案管理實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、信息化、流程化的管理，節(jié)省了人力與時(shí)間方面資源，同時(shí)提升病案利用效率，緩解了病案管理工作的巨大壓力，能夠?yàn)獒t(yī)療機(jī)構(gòu)的診療工作提供可靠保障。