基于工作流技術(shù)的公文管理流程設(shè)計(jì)

黃玉秀

（航空工業(yè)濟(jì)南特種結(jié)構(gòu)研究所，山東濟(jì)南，250023）

0 引言

工作流（Workflow）管理技術(shù)[1]是通過(guò)將工作分解成定義好的任務(wù)、角色，按照一定的規(guī)則和過(guò)程來(lái)執(zhí)行這些任務(wù)并進(jìn)行監(jiān)控，達(dá)到提高工作效率、降低生產(chǎn)成本的目標(biāo)。

公文流轉(zhuǎn)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵部分。傳統(tǒng)模式采用紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的形式實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)，這樣的辦公模式不利于公文的流轉(zhuǎn)、查詢、保管，而且也消耗大量的時(shí)間、人力、物力，無(wú)法滿足現(xiàn)代化的高效率、快節(jié)奏、節(jié)約的需要。

1 工作流管理

1.1 工作流模型

工作流模型[2]是工作流執(zhí)行的前提和基礎(chǔ)，實(shí)際的工作流主要包含串行模型、并行模型、會(huì)簽式模型、條件選擇模型、回退。

1.2 工作流技術(shù)

工作流的過(guò)程定義是基于對(duì)工作流中的活動(dòng)或者工作存在一定順序的假定，基于工作流模型，對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行分析、建模，生成可被計(jì)算機(jī)處理的業(yè)務(wù)過(guò)程的形式化描述。

2 需求分析

2.1 提高信息流轉(zhuǎn)效率

公文流轉(zhuǎn)通過(guò)紙質(zhì)文件實(shí)現(xiàn)存在信息流轉(zhuǎn)缺乏時(shí)效性的問(wèn)題，容易造成文件丟失和遺漏。公文流轉(zhuǎn)電子化，可以實(shí)時(shí)跟蹤文件的流轉(zhuǎn)及辦理情況，提高辦理效率，實(shí)現(xiàn)有效保存。

2.2 規(guī)范管理

公文流轉(zhuǎn)電子化，所有流程、各個(gè)節(jié)點(diǎn)的操作環(huán)節(jié)都有記錄，可以進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。

本文基于工作流管理技術(shù)[3]，以收文流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)為例，并根據(jù)職能部門的實(shí)際辦公需要，重點(diǎn)分析了收文流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

3 業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

3.1 流程設(shè)計(jì)器安裝

流程設(shè)計(jì)器[4]主要用于OSWorkflow的設(shè)計(jì)，以Eclipse插件包的形式發(fā)布，只需要將插件的jar文件拷貝到Eclipse路徑的plugins文件夾下，重啟Eclipse即可完成插件的安裝。在 Eclipse 的“Window”菜單中打開(kāi)“Preferences”，如果在“Preferences”中看到了“流程設(shè)計(jì)器”，說(shuō)明安裝成功。如圖1。

圖1 配置界面

3.2 流程編輯器

在流程設(shè)計(jì)器安裝和配置完成后，下面進(jìn)行流程的設(shè)計(jì)。我們規(guī)定流程文件必須存放在WorkflowXML的工程下[5]。如圖2。

圖2 流程創(chuàng)建

圖3 流程編輯器

Package視圖用于顯示新建的工程和流程文件；Outline視圖用于顯示流程的大綱視圖。編輯器左側(cè)空白部分相當(dāng)于一個(gè)畫(huà)板，用于設(shè)計(jì)流程圖，右側(cè)相當(dāng)于一個(gè)調(diào)色板，包含了流程中的各種元素，可以使用拖曳的方式在畫(huà)板上進(jìn)行繪圖；Properties視圖用于展現(xiàn)流程元素的詳細(xì)信息。

3.3 建立數(shù)據(jù)表

根據(jù)收文管理具體業(yè)務(wù)流程，建立數(shù)據(jù)表。表字段主要包括登記人、登記部門、文件標(biāo)題、來(lái)文機(jī)關(guān)、密級(jí)、收文編號(hào)、收文日期、所內(nèi)編號(hào)、緊急程度等。

3.4 流程創(chuàng)建

以收文管理業(yè)務(wù)為例，設(shè)計(jì)收文管理的實(shí)現(xiàn)流程。流程設(shè)計(jì)如圖4。

圖4 收文管理流程

每個(gè)節(jié)點(diǎn)的實(shí)現(xiàn)功能如下描述：

收文登記：主要完成外來(lái)文件的接收、登記、擬稿，包括收文編號(hào)、來(lái)問(wèn)機(jī)關(guān)、日期、標(biāo)題、密級(jí)、附件等；

辦公室處理：主要完成外來(lái)文件的審核；

所領(lǐng)導(dǎo)審批：主要完成外來(lái)文件的簽發(fā)；

主辦單位、相關(guān)部門：主要完成外來(lái)文件的承辦、辦理；

歸檔：主要完成將閱辦完成的外來(lái)文件進(jìn)行預(yù)歸檔、歸檔處理。

圖5 節(jié)點(diǎn)信息配置

基于流程設(shè)計(jì)器，定義收文管理業(yè)務(wù)的基本屬性信息，包括節(jié)點(diǎn)處理人、節(jié)點(diǎn)權(quán)限、意見(jiàn)配置等。

3.5 流程實(shí)現(xiàn)

流程創(chuàng)建過(guò)程中，會(huì)與“收文管理”業(yè)務(wù)表單進(jìn)行掛接，打開(kāi)收文登記界面，可以看到創(chuàng)建的數(shù)據(jù)字段。填寫詳細(xì)信息，提交流程審批即可，代表收文管理流程創(chuàng)建完成。

圖6 收文登記界面

收文業(yè)務(wù)主要實(shí)現(xiàn)收文登記、收文擬辦、收文承辦、收文傳閱、收文辦結(jié)等環(huán)節(jié)。

本流程的實(shí)現(xiàn)采用瀏覽器/服務(wù)器（B/S）結(jié)構(gòu)，是由數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器和瀏覽器組成的三層體系結(jié)構(gòu)[6]。為提高系統(tǒng)安全性，在服務(wù)器端采用了防火墻等隔離措施。

4 結(jié)束語(yǔ)

本文提出的基于工作流技術(shù)的公文管理流程模型設(shè)計(jì)方法已經(jīng)得到了很好的應(yīng)用。以全自動(dòng)的、封閉的方式實(shí)現(xiàn)了公文信息的傳送和處理，更好地實(shí)現(xiàn)了電子協(xié)作、資源共享，增強(qiáng)了各級(jí)職能部門協(xié)同工作的能力[7]，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、審核簽批等事務(wù)的自動(dòng)處理，促進(jìn)了管理電子化、規(guī)范化，提高了整體辦公效能。