事業(yè)單位檔案管理信息化建設路徑

曹 凱

（調(diào)兵山市城市發(fā)展服務中心，遼寧 調(diào)兵山 112700）

引言

事業(yè)單位是我國經(jīng)濟中的重要組成部分，在科學技術發(fā)展迅速的背景下，事業(yè)單位檔案管理工作需不斷優(yōu)化，以此來滿足并適應社會發(fā)展的需要。信息化的出現(xiàn)正為事業(yè)單位檔案管理工作提供了動力，其依托電子設備與信息技術為事業(yè)單位檔案管理工作提供便利。事業(yè)單位在檔案管理工作中充分運用信息化建設，既可以提高工作效率又可以避免紙質(zhì)檔案因時間和環(huán)境因素損壞。檔案管理信息化建設可以有序地將檔案信息進行分類整理，也可以根據(jù)索引功能快速地找到想要查閱的檔案。目前，在事業(yè)單位檔案信息化建設中存在各種各樣的問題，因此，對事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題進行改進與完善，是當下事業(yè)單位檔案信息化建設中必須要完成的首要任務。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設的意義

隨著信息技術的不斷發(fā)展，信息技術已經(jīng)融入各行各業(yè)，尤其是檔案管理。事業(yè)單位在日常工作中會產(chǎn)生豐富的檔案信息，增加了檔案信息管理的難度。將先進的信息管理技術引入檔案管理，可以優(yōu)化檔案管理，提高信息管理效率和工作準確性。與傳統(tǒng)的檔案影像記錄傳輸方式相比，信息數(shù)據(jù)庫具有開放性和共享性的特點，更容易進行數(shù)據(jù)擴展，從而促進了事業(yè)單位各部門檔案信息化的發(fā)展。目前，用于存儲和管理檔案信息的數(shù)據(jù)庫也稱為電子檔案柜。因此可以看出，它提供了檔案信息的存儲容器，同時提供了信息可視化、信息傳輸、更新處理等功能。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)還可以快速定位圖像數(shù)據(jù)，在獲得相應權限后，可以實現(xiàn)多個用戶的快速共享，促進信息的傳播。事業(yè)單位檔案管理可以對其存在歷史價值的檔案文件資料加以存儲，然而因為以往的歷史資料通常都是以紙質(zhì)檔案為主的，所以查詢以及存儲起來既費時又費力，且會占據(jù)較大空間，很多歷史遺留的寶貴材料無法得到最大化利用，不得不被長期擱置。檔案管理信息化后，可以借助電腦技術對其檔案加以管理，可以拓寬存儲空間，無論是查詢還是存儲都非常便捷，并且還能充分挖掘歷史資料潛在的價值，為歷史檔案的整理與利用帶來益處。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設路徑

1.提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

事業(yè)單位的領導需要轉(zhuǎn)變工作意識，結合單位的實際情況，從實際出發(fā)，注重提升事業(yè)單位的檔案管理信息化水平。事業(yè)單位的管理信息化建設需要構建檔案信息化管理平臺，構建完善的信息平臺，方便檔案信息的檢索，實現(xiàn)檔案檢索的高效化運轉(zhuǎn)。在信息化建設過程中，相關部門應當增加宣傳力度，擴大相應的影響力，強化學習，構建統(tǒng)一使用的軟件和硬件設施，事業(yè)單位的檔案管理部門重點在于存儲檔案，利用檔案，使檔案的管理受損程度降低到最低程度。行政事業(yè)單位正處于深化改革、管理轉(zhuǎn)型的關鍵時期，對干部的綜合素質(zhì)和能力提出了更高的要求，行政事業(yè)單位領導干部的教育培訓在事業(yè)單位改革與發(fā)展中作為一項全局性、戰(zhàn)略性的重要工作，具有不可替代的地位和作用。

2.在工作方面的開發(fā)利用

之所以需要高標準、嚴要求地開展檔案資料管理工作，不厭其煩地搜集、整理、分類、保存檔案資料，就是因為其價值巨大。新形勢下應該進一步挖掘檔案資料，并以此為突破口，幫助單位提高工作效率。檔案資料開發(fā)利用對單位的促進作用體現(xiàn)在很多方面，如通過梳理檔案資料，檔案管理人員可以從中汲取大量關鍵信息，在將其進行優(yōu)化、歸類后，數(shù)據(jù)信息可以幫助領導在進行決策時找到更多支撐點，讓決策更為精準、確切。單位的日常工作中有一些常規(guī)性工作，對此，可以從檔案資料中尋找規(guī)律，以借鑒的方式優(yōu)化工作，讓日常工作減少漏洞，提升效率。創(chuàng)新是二十一世紀的時代主題，是永不褪色的鮮艷旗幟。單位的長遠發(fā)展需要源源不斷地融入創(chuàng)新元素，弘揚、鼓勵、支持創(chuàng)新精神。創(chuàng)新不會憑空而來，也不會無中生有；創(chuàng)新的本質(zhì)是量變而至質(zhì)變，博觀約取，厚積薄發(fā)。因此，工作中的創(chuàng)新不必事事求新，日日求新，刻意求新；回過頭來認真研究檔案資料，總結方法，積累經(jīng)驗，自然可以做到推陳出新。

3.保障檔案信息化資料信息安全

在經(jīng)濟全球化、信息化的背景下，網(wǎng)絡環(huán)境也出現(xiàn)了很多問題，人們只要上網(wǎng)就會存在網(wǎng)頁瀏覽過的痕跡，一些不法分子或黑客通過IP地址就能夠快速地查找到另一個人上網(wǎng)的足跡，有可能出現(xiàn)信息泄露的事件。尤其是事業(yè)單位與國家相關政策緊密聯(lián)系在一起，關系到國家機密，這就使事業(yè)單位不得不高度重視這個問題。比如，事業(yè)單位可以通過聘請專業(yè)性、高素質(zhì)及技術水平超高的人才，結合自身實際情況讓其編寫一套防盜信息安全軟件，在遇到不法分子或黑客攻擊單位網(wǎng)絡時，能夠及時、準確地阻止，從而發(fā)揮其保護事業(yè)單位網(wǎng)絡安全的作用。此外，事業(yè)單位應按照法律規(guī)章制度，對相關檔案信息管理人員進行約束。比如，事業(yè)單位可以與檔案信息管理人員簽訂保密協(xié)議，使其不得觸碰法律的界限，規(guī)范其道德行為，這樣就可以得到信息安全保密管理的加強；為了防止企事業(yè)單位信息泄露，可以以自身發(fā)展的需要為基礎，同時著眼于實際情況，以逐漸優(yōu)化與規(guī)范檔案信息化管理機制，為實現(xiàn)檔案信息化資料安全奠定堅實的基礎。

4.完善管理制度是保障

一是建立完善的管理機制。新修訂的《檔案法》明確了檔案利用、公布的標準、檔案信息化建設的要求、檔案工作監(jiān)督檢查的內(nèi)容，以及相應的法律責任。事業(yè)單位應嚴格執(zhí)行《檔案法》，結合實際制定完善檔案管理規(guī)章制度，如檔案收集制度、借閱/歸還制度等，使日常檔案管理工作有章可循，減少隨意性。二是明確檔案管理崗位及人員職責。事業(yè)單位檔案管理部門應細化檔案管理崗位設置，明確檔案管理人員職責，深化檔案管理效能、激發(fā)檔案人員活力。三是簡化檔案管理流程。事業(yè)單位檔案管理的目的是為單位、群眾提供優(yōu)質(zhì)高效服務，因此，檔案管理的出發(fā)點和落腳點應始終堅持以人民為中心，秉持以人為本理念，從閉環(huán)管理的要求出發(fā)，在滿足相關要求的基礎上，一次性完成檔案管理相關業(yè)務。

5.信息安全的體系化

提供信息安全保障其次要推進檔案信息安全體系化。信息時代下的檔案數(shù)據(jù)安全威脅因素較多，相對于以往的事后處理模式，應當注重向事前預防和事中控制的趨勢過渡，做好數(shù)據(jù)檔案安全管理的統(tǒng)籌安排，促使完善的檔案數(shù)據(jù)安全體系盡快成型。營造安全的硬軟件環(huán)境，滿足電子檔案運行與電子檔案存放的環(huán)境要求。建立檔案信息資源的安全運行維護體系與安全技術體系及安全管理體系，同時發(fā)揮各體系的優(yōu)勢協(xié)同效應，切實保障檔案數(shù)據(jù)的安全。檔案部門不僅要建立完善的檔案管理信息安全體系，還需建立網(wǎng)絡防御體系，通過安裝殺毒軟件等措施，實現(xiàn)對電子檔案信息風險的有效防控。合理運用云終端，將信息系統(tǒng)儲存的檔案信息保存到云平臺中，防止因存儲設備損壞而引起的數(shù)據(jù)丟失等風險。做好檔案信息的備份工作，確保檔案信息的安全性。另外，推進規(guī)范化檔案安全管理制度的落實?，F(xiàn)代檔案管理比以往的檔案管理有較大的發(fā)展空間，但檔案數(shù)據(jù)信息的安全保障體系不能一成不變，尤其是制度建設方面，需按檔案管理工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展步伐進行完善，推動檔案管理的效率和質(zhì)量穩(wěn)步提升，不斷提高檔案信息安全管理水平。加強對檔案安全管理制度建立與執(zhí)行的重視，建立完善的檔案信息準入制度和監(jiān)督管理制度，在規(guī)范管理制度的約束下，實現(xiàn)分級管理的貫徹執(zhí)行。監(jiān)督管理制度可起到未雨綢繆的作用，可及時發(fā)現(xiàn)與規(guī)避失職行為或不作為等情況，加大對檔案數(shù)據(jù)安全的保護力度，積極推動檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級。

6.加快檔案管理數(shù)字化建設

在計算機科學的背景下，行政事業(yè)單位應在短時間內(nèi)實施檔案管理數(shù)字化建設，完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，以圖像存儲數(shù)據(jù)詳細記錄檔案信息。通過掃描功能，可以將檔案上傳互聯(lián)網(wǎng)，并進行電子注冊，確保檔案管理的科學化和數(shù)字化。數(shù)字檔案系統(tǒng)的運行可以為檔案的數(shù)字化管理提供強有力的保障，需要對傳輸?shù)奈募M行有效分類和排序，并在掃描儀處理后將其包含在系統(tǒng)中。在此基礎上，管理部門和個人可以查閱數(shù)字電子檔案，可以登錄電子檔案管理系統(tǒng)，使用關鍵字檢索和打印原始檔案。與手工檢索相比，檔案數(shù)字化可以顯著提高檔案工作效率，提供優(yōu)質(zhì)服務。同時，要充分保護檔案安全，充分發(fā)揮檔案自身的價值和作用[1]。

7.推進信息化檔案管理進程

信息化檔案管理進程應隨著網(wǎng)絡趨勢應用信息技術，使數(shù)字化、自動化方式得到強化，同時成立數(shù)字化資源庫。積極應用數(shù)據(jù)庫技術、加密技術、掃描技術等將信息資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，可及時地進行補充、更新的信息資料，統(tǒng)一建立數(shù)字信息平臺，有效利用OCR、數(shù)字掃描識別、電子標簽的技術等通過篩選關鍵字的方式將檔案管理的有效性進行加強，實現(xiàn)批量自動處理檔案資料。通過在網(wǎng)絡平臺上構建聯(lián)動的模式進行互動化管理，檔案開發(fā)者和管理者可以在上面及時提供服務，解答需求者的問題，或者對某信息開展對應活動，將服務效率提高，將安全防護進行加強，對評估標準進行嚴格管控，來面對一些基礎問題。例如，選擇適宜地理位置、氣候條件好的地方成立檔案庫房，將避雷、防潮、防火的設備進行合理放置，將庫房的綠化做好，達到凈化空氣、防風防沙的目的，能有效避免有害氣體的侵蝕。對不同檔案信息管理的載體進行科學保存。像硬盤、光盤等，根據(jù)自身的特性和外部環(huán)境，進行定期檢查。將電子設備進行合理配置，定期排查風險做好工作，根據(jù)不同存儲要求選擇設備，例如，應用專用設備存儲特別珍貴的資料信息，應用穩(wěn)定硬件設備存儲像是紙質(zhì)資料需要長期存儲的資料信息。信息技術繁多，不可能全部引進使用，因此，應結合實際情況進行選擇。例如，為了緩解工作的壓力、讓管理質(zhì)量得到提升可以應用大數(shù)據(jù)技術。為了能讓信息系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)有效串聯(lián)，從而將檔案資料的完整性進行提高可以應用串聯(lián)技術。但值得注意的是，為了讓布局更加合理、內(nèi)容更加豐富，在建立技術體系時，要考慮的更加全面。為了推進信息化檔案管理進程，除了以上做法外還可以加大資金投入，只有資金充足才能更高效率地推進，相關事業(yè)單位之間要通力合作，加強聯(lián)系，吸取對方教訓，再三考慮過后將資金投入計劃，并對資金流向進行嚴格把控[2]。

8.合理制定建設計劃

信息化是一個循序漸進的過程。在這個過程中，要把檔案管理的要求、事業(yè)單位的資源配置、公共服務的內(nèi)容與信息化建設的進程結合起來。這不僅是實踐中保證各項建設工作準確實施的基本行為，也是體現(xiàn)檔案價值的重要途徑。這對更科學地進行檔案管理起到了非常積極的作用。因此，在實際施工中，有必要制定出詳細的、合理的建設計劃，制訂建設方案，為后續(xù)各項建設工作的順利開展提供指導。首先，在正式開展建設工作之前，事業(yè)單位要結合自身的實際情況，提前做好建設規(guī)劃工作，通過規(guī)劃好環(huán)節(jié)、建設周期等細節(jié)問題，為后續(xù)工作的順利開展提供支持；其次，在實際執(zhí)行計劃的過程中，需要注重信息系統(tǒng)的可擴展性，為信息化建設的長久發(fā)展提供支持，即要為后續(xù)系統(tǒng)的完善、進一步建設、更新等預留出空間，保證檔案管理信息系統(tǒng)能夠穩(wěn)定、長久地運行。

9.構建高效的檔案信息化管理體系

構建科學、高效的檔案信息化管理體系，是為了保障檔案信息化管理工作的有效進行，能夠隨時隨地實現(xiàn)資源共享，避免虛假信息的傳播。此外，事業(yè)單位應結合實際情況制定合理、完善的檔案管理制度，將其推行并落到實處，對此，事業(yè)單位要規(guī)劃合理統(tǒng)一的電子檔案資料格式標準，避免出現(xiàn)信息轉(zhuǎn)移不便的問題。事業(yè)單位應對檔案人員嚴格管理，從工作本身到人員的工作態(tài)度，改變傳統(tǒng)檔案管理工作松散的現(xiàn)象。事業(yè)單位應時刻關注共享信息資源的動態(tài)，提高單位檔案資料的應用價值。事業(yè)單位要加強檔案資料的開發(fā)和利用，比如，對適合公布的檔案進行宣傳，可以在單位內(nèi)部公開宣傳的有員工風采、員工工作情況等；在單位外部可以宣傳單位優(yōu)秀團體以及相關福利等多樣化的宣傳方式。事業(yè)單位要充分發(fā)揮單位內(nèi)外的監(jiān)督作用，提高檔案管理人員工作積極性，為搭建檔案管理信息化建設做出必要準備。

結語

檔案管理中出現(xiàn)的不少難點歸根結底是人為因素所致。管理人員較少，由臨時聘請的人員擔任檔案管理員，或者是由其他崗位的工作人員兼任檔案管理員，抑或其專業(yè)技能或工作重心不在檔案管理崗位，且缺乏完善的管理制度覆蓋，使得檔案管理問題較多，工作人員也很難克服工作中出現(xiàn)的難點。因此，當前在開展檔案管理工作時應當樹立長遠的管理目標，制訂檔案人才培養(yǎng)的長期計劃，一步步提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。在管理工作中，要將管理成效與管理人員的績效考核對應起來，落實責任負責制，激發(fā)工作人員的自主性、創(chuàng)造性，提升管理人員的崗位忠誠度。