市政工程施工檔案管理存在的問題和對策研究

■張煥萍

（青島市黃島區(qū)建筑工程管理服務(wù)中心）

市政工程施工檔案主要指的是工程項(xiàng)目施工建設(shè)過程中所形成的一系列具有保存和利用價值的各種記錄，如工程技術(shù)資料、監(jiān)理資料、項(xiàng)目管理文件、竣工圖等，包括文字、圖紙、圖表、聲像、模型、信息數(shù)據(jù)等多種載體。市政工程施工檔案也是工程項(xiàng)目規(guī)范化竣工驗(yàn)收的基礎(chǔ)，加強(qiáng)對這些檔案資料信息的管理和挖掘利用，也能夠?yàn)槭姓こ添?xiàng)目后期運(yùn)營管理、改擴(kuò)建、工程維修等提供科學(xué)依據(jù)和參考。強(qiáng)調(diào)提高市政工程施工檔案管理水平，確保這方面工作的開展與工程建設(shè)同步進(jìn)行，還需要加強(qiáng)信息化管理、數(shù)字化管理等，有效提高市政施工檔案管理和利用的效率，促使其價值和作用充分發(fā)揮和體現(xiàn)。

1 市政工程施工檔案管理的作用意義

加強(qiáng)市政工程施工檔案管理，確保檔案管理工作與項(xiàng)目施工建設(shè)同步進(jìn)行，全面做好施工檔案資料的收集、整理、分析、歸檔和利用工作有著重要的作用意義。一是，施工檔案是工程項(xiàng)目施工建設(shè)的記錄，在市政工程項(xiàng)目質(zhì)量評定和評估、工程規(guī)范化竣工驗(yàn)收、市政工程項(xiàng)目結(jié)構(gòu)及安全性評價和分析以及工程項(xiàng)目后期的運(yùn)營管理、市政工程項(xiàng)目改擴(kuò)建和工程維修等方面都發(fā)揮著重要的作用，可以為相關(guān)工作的開展提供依據(jù)和參考。如在市政工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的時候，強(qiáng)調(diào)對工程項(xiàng)目各類資料信息的完整性和真實(shí)有效性等進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，針對不符合要求的，不予竣工驗(yàn)收。二是，與工程項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，做好施工檔案管理工作，全面收集、整理和分析施工中的各項(xiàng)資料信息，能方便有關(guān)人員全面、準(zhǔn)確地把握市政工程項(xiàng)目施工建設(shè)的實(shí)際情況。同時，也能夠?yàn)槭姓こ添?xiàng)目施工質(zhì)量管理、成本造價管理、工期進(jìn)度管理、安全管理等提供參考和依據(jù)，從這些資料信息中能夠及時發(fā)現(xiàn)和處理施工中不規(guī)范的情況和異常情況。三是，加強(qiáng)施工技術(shù)資料等檔案資料信息的管理，在很大程度上有助于監(jiān)督市政工程項(xiàng)目施工各參與主體規(guī)范化的施工作業(yè)，自覺履行自身的職責(zé)，促使整個項(xiàng)目施工規(guī)范有序進(jìn)行[1]。

2 市政工程施工檔案管理的問題

2.1 施工檔案管理難度大

一般而言，市政工程項(xiàng)目的投資建設(shè)規(guī)模比較大，涉及到的主體、環(huán)節(jié)、內(nèi)容和事項(xiàng)比較多，在施工的各個環(huán)節(jié)和階段都會產(chǎn)生大量的資料文件，且施工檔案資料的類型和載體比較多，如基建文件、項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖等，檔案收集和管理的難度比較大，容易出現(xiàn)檔案收集與管理中的漏錯問題。施工檔案管理需要認(rèn)真做好一系列檔案資料收集工作，包括市政工程項(xiàng)目施工建設(shè)過程中所消耗的各項(xiàng)材料、人力、設(shè)備等的詳細(xì)地記錄，施工技術(shù)資料、計(jì)劃方案、工程設(shè)計(jì)圖紙、招投標(biāo)文件、合同以及各項(xiàng)財務(wù)數(shù)據(jù)信息等，強(qiáng)調(diào)做好這些資料信息的整理、分析、審核和利用工作，這一過程工作的開展都比較的復(fù)雜。

2.2 前期資料收集不全面

部分市政項(xiàng)目施工建設(shè)與管理工作的開展對于檔案管理的重視程度明顯不夠，在市政施工檔案管理方面，仍存在很多不規(guī)范、不到位的地方，同時也對市政施工檔案資料的綜合利用造成不利影響。例如，檔案管理人員對自身的職責(zé)和工作內(nèi)容缺乏清晰地了解和認(rèn)知，沒有深入施工現(xiàn)場，與工程項(xiàng)目保持同步進(jìn)行檔案的收集和整理工作，進(jìn)而影響了施工檔案數(shù)據(jù)信息的全面性和真實(shí)有效性。部分檔案管理人員工作的開展和實(shí)施不夠仔細(xì)和嚴(yán)謹(jǐn)，沒有嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)范和要求匯總市政工程項(xiàng)目施工建設(shè)的資料信息，導(dǎo)致市政施工檔案管理混亂，甚至還存在一些偏差和錯漏問題，嚴(yán)重影響了市政施工檔案管理和利用的效率，甚至還對市政工程項(xiàng)目的規(guī)范化竣工和質(zhì)量驗(yàn)收等工作的開展造成不利影響。而且，市政工程項(xiàng)目施工檔案資料信息的載體比較多，涉及到的內(nèi)容和事項(xiàng)比較多，包含工程項(xiàng)目施工建設(shè)過程中的資料文件和相關(guān)記錄，涉及到文字、圖紙、圖表、聲像、模型、信息數(shù)據(jù)等各種載體和形式，無疑增加了市政施工檔案收集和管理的難度，也更容易導(dǎo)致一些錯漏事項(xiàng)的出現(xiàn)。

2.3 檔案資料日常和利用不規(guī)范

市政施工檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜性的工作，要求規(guī)范化做好工程建設(shè)檔案和資料文件的收集、整理、分類歸檔、科學(xué)存儲和傳遞利用等工作，并促使檔案資料信息在市政工程項(xiàng)目質(zhì)量管理、工期進(jìn)度管理、成本造價管理以及項(xiàng)目的后期運(yùn)營管理和市政規(guī)劃等方面發(fā)揮出應(yīng)有的價值和作用，為其提供參考和依據(jù)。但是由于很多市政工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作不到位，缺乏健全完善的檔案管理制度和共享機(jī)制，在市政施工檔案資料整理、歸檔、移交和利用等方面不同程度地存在問題和不足，如市政施工檔案歸檔不及時、在歸檔和存儲的時候無法實(shí)現(xiàn)對相關(guān)電子檔案真實(shí)有效性等的準(zhǔn)確科學(xué)判定、沒有及時將檔案信息進(jìn)行公開與分享、檔案信息安全管理工作不到位、檔案信息的共享利用效率不高等問題。

2.4 信息化和數(shù)字化水平比較低

加強(qiáng)市政施工檔案管理信息化和數(shù)字化建設(shè)是一大趨勢，但是很多工程項(xiàng)目在這方面基礎(chǔ)比較薄弱。工程項(xiàng)目的檔案資料信息比較分散，在檔案管理過程中無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、規(guī)范的管理。相關(guān)人員利用信息化技術(shù)和手段收集和整理施工檔案資料信息的能力不足，也缺乏完善的信息數(shù)據(jù)庫和信息共享平臺，同時，在檔案信息安全管理方面也存在不足和缺陷。

3 市政工程施工檔案管理的要點(diǎn)和措施

3.1 遵循檔案管理的原則

市政工程施工檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜性的工作，為保證檔案管理的有效性，需要嚴(yán)格遵循檔案管理的原則，確保相關(guān)工作規(guī)范化開展和實(shí)施。一是，規(guī)范性原則。檔案管理人員需要深入施工現(xiàn)場，規(guī)范化做好工程項(xiàng)目施工檔案資料信息的收集、分類與整理工作，要保證檔案信息資料的收集及時，所有資料信息和檔案都完整，對這些檔案資料信息進(jìn)行分類管理和及時歸檔，還要求保證檔案資料的書寫規(guī)范、審核和申報規(guī)范等。二是，真實(shí)性原則。市政工程施工檔案管理要保證所有的檔案資料信息的真實(shí)性和完整性，對歸檔檔案的真實(shí)有效性進(jìn)行仔細(xì)的檢查和審核，確保與工程項(xiàng)目實(shí)際情況相一致之后，再進(jìn)行檔案的錄入與裝訂工作，以便能夠?yàn)槭姓こ添?xiàng)目施工建設(shè)與管理工作提供真實(shí)有效的檔案資料信息。同時，要保證這些檔案資料信息的保管、移交手續(xù)齊全、規(guī)范有序。三是，完整性原則。強(qiáng)調(diào)在市政工程項(xiàng)目施工建設(shè)過程中，由專業(yè)的檔案管理人員深入施工現(xiàn)場，與施工建設(shè)保持同步，做好工程檔案資料信息的收集、分析和整理工作。當(dāng)工程項(xiàng)目施工建設(shè)出現(xiàn)變化和調(diào)整的時候，也需要及時更新和調(diào)整檔案資料信息，對市政工程施工檔案實(shí)施動態(tài)化的管理。相關(guān)工作的開展還強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)檔案管理部門、檔案管理人員同其他部門及相關(guān)人員之間的溝通和交流，強(qiáng)調(diào)全員參與配合施工檔案管理工作的開展和實(shí)施，以保證市政工程項(xiàng)目施工檔案的完整性。市政施工檔案管理需要全面收集和整理圖紙、記錄施工現(xiàn)場和施工過程的各項(xiàng)數(shù)據(jù)資料、工程監(jiān)理資料、竣工資料等，并在施工資料信息收集完成之后，對其進(jìn)行仔細(xì)的核查和校對，做好檔案資料信息的歸檔整理工作，在施工檔案資料管理過程中，不能出現(xiàn)提前或拖延、漏錯、憑空編寫、數(shù)據(jù)造假的情況，確保施工檔案資料信息準(zhǔn)確完整。四是，信息性原則。市政工程施工檔案管理也需要積極加強(qiáng)數(shù)字化、信息化建設(shè)，借助大數(shù)據(jù)等先進(jìn)的技術(shù)，做好一系列檔案資料的收集、分析、整理和歸檔工作，確保檔案的收集和整理及時。市政工程施工檔案管理還需要依托信息化技術(shù)和平臺，構(gòu)建一個完善的工程檔案資料管理平臺和數(shù)據(jù)庫，方便有關(guān)單位和人員在權(quán)限范圍內(nèi)獲取和利用這些檔案資料信息，提高市政施工檔案資料的共享和利用效率。此外，還要求對市政施工檔案資料進(jìn)行定期的備份處理和云存儲，以免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失的情況[2]。

3.2 深化市政施工檔案資源建設(shè)

在市政工程項(xiàng)目施工建設(shè)與管理過程中需要充分認(rèn)識到市政施工檔案管理工作的重要作用意義，加大這方面的重視程度，設(shè)置專門的檔案管理部門，由專業(yè)的檔案管理人員深入施工現(xiàn)場，做好一系列施工資料信息的收集、整理和歸檔、利用工作。在市政施工檔案管理工作實(shí)施過程中，需要加強(qiáng)檔案部門與建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、勘察設(shè)計(jì)單位等有關(guān)單位和人員之間的溝通和交流，實(shí)現(xiàn)市政工程項(xiàng)目施工建設(shè)全過程各項(xiàng)資料信息和文件的規(guī)范記錄、及時整理和驗(yàn)收歸檔，在各有關(guān)部門和人員的積極配合下，保證市政施工檔案管理工作的高效化實(shí)施。檔案管理人員也需要保證市政施工檔案資料在規(guī)定的時間內(nèi)規(guī)范移交、統(tǒng)一歸檔和管理，能夠科學(xué)合理地利用信息化技術(shù)和手段，實(shí)現(xiàn)市政工程項(xiàng)目施工建設(shè)所有資料信息、所有類型和載體的檔案資料的快速收集、獲取和分類管理，確保紙質(zhì)文檔、電子文檔等的科學(xué)歸檔。為有效提高市政施工檔案管理的效率和檔案資料的利用效率，還強(qiáng)調(diào)在管理工作中持續(xù)健全和優(yōu)化市政施工檔案資料收集和管理的流程，加強(qiáng)市政施工檔案資料數(shù)字化加工，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺建設(shè)，構(gòu)建一個更加完善的電子檔案和信息化檔案數(shù)據(jù)庫、大數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)對市政工程項(xiàng)目施工檔案資料的高效化存儲、傳遞、獲取和利用，并借助大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)諸多市政施工檔案資料信息的挖掘和分析，從中找出有價值的資料信息，保證這些檔案資料信息發(fā)揮出應(yīng)有的價值和作用。此外，還強(qiáng)調(diào)實(shí)現(xiàn)市政施工檔案的共享共建，保證在市政工程項(xiàng)目施工建設(shè)中所產(chǎn)生的資料信息和施工記錄能夠及時移交給檔案管理部門和人員，也能夠促使各相關(guān)人員更便捷地獲取和利用這些檔案資料信息，為市政工程項(xiàng)目施工建設(shè)管理、規(guī)范化竣工驗(yàn)收、市政規(guī)劃和管理等工作的開展提供依據(jù)和參考[3]。

3.3 完善檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

新時期，在推進(jìn)市政施工檔案管理工作高效化開展和實(shí)施過程中需要持續(xù)健全和完善檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，提高市政施工檔案數(shù)字化質(zhì)量以及檔案資料信息的綜合利用效率。首先，需要明確施工檔案管理的目標(biāo)要求，檔案管理人員也需要明確自身的職責(zé)和工作任務(wù)，強(qiáng)調(diào)嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)定和要求做好一系列檔案資料的收集、整理和移交工作，在施工過程中各部門需要配合檔案管理部門收集資料信息，最后由檔案管理部門對這些資料信息進(jìn)行統(tǒng)一歸檔和分類管理。其次，市政施工檔案管理繼續(xù)要做好一系列紙質(zhì)文檔的管理工作，也需要對這些檔案資料信息進(jìn)行數(shù)字化加工，對圖像中的文字進(jìn)行準(zhǔn)確識別和分析，實(shí)現(xiàn)市政工程項(xiàng)目施工建設(shè)中各種檔案信息和文件資料的微縮數(shù)字化加工，并借助大數(shù)據(jù)等先進(jìn)的技術(shù)工具，實(shí)現(xiàn)市政施工檔案的精細(xì)化管理，盡可能防范市政施工檔案不全面、資料信息不完整、信息丟失以及失真等一系列問題。電子檔案的接收、歸檔和存儲也需要規(guī)范，必要的情況下還需要科學(xué)設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，方便檔案需求者查閱和借閱這些檔案資料信息[4]。

3.4 充分挖掘和利用檔案信息資源

市政施工檔案管理是一個系統(tǒng)性的工作，不只強(qiáng)調(diào)檔案資料信息的收集和歸檔管理，更需要充分挖掘和利用這些檔案信息資源，確保能夠?yàn)槭姓こ添?xiàng)目施工建設(shè)管理以及運(yùn)營管理等提供支撐和服務(wù)。例如，構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)中心和信息化平臺，方便檔案資料的收集，整理和歸檔，以及共享利用；在這些檔案資料收集完成之后，要對接到城市電子政務(wù)平臺，為城市規(guī)劃與管理等提供支撐和服務(wù)；強(qiáng)化檔案管理服務(wù)意識，構(gòu)建市政施工檔案共享共建模式，以全面收集檔案資料信息和高效利用檔案資料信息；建立方便的索引，拓寬檔案服務(wù)的渠道，方便及時獲取和利用這些檔案資料信息。

4 結(jié) 語

加強(qiáng)市政施工檔案管理有著重要的作用意義，在項(xiàng)目施工建設(shè)與管理過程中需要監(jiān)督落實(shí)好施工檔案管理工作，與工程項(xiàng)目施工建設(shè)同步進(jìn)行，做好一系列檔案資料的收集、整理、移交、歸檔和利用工作，強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)信息化和數(shù)字化建設(shè)，確保市政施工檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)行，并發(fā)揮出應(yīng)有的價值和作用。