檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)研究

孫靜

摘 要：近些年我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，信息技術(shù)在人們的生活和工作中都得到了廣泛應(yīng)用，并取得了不錯成效，這也為檔案管理工作指明了新的發(fā)展方向。但目前情況來看，在資源共享服務(wù)平臺建設(shè)中，還存在著人才隊伍素質(zhì)有待提升、意識淡薄等各方面問題需要解決。本文對檔案信息資源共享服務(wù)平臺中存在的問題進行了分析，并提出了相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：檔案信息;資源共享;平臺建設(shè)

傳統(tǒng)檔案管理工作多依靠人工進行，資源利用效率低、共享程度不高，在檔案借閱過程中還很容易出現(xiàn)丟失、破損、遺漏或泄密等問題。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)和檔案管理相結(jié)合，為其發(fā)展提供了更多可能，人們利用互聯(lián)網(wǎng)隨時隨地獲取信息資源，打破了時間和空間的束縛。檔案信息資源共享平臺的建立拉近了檔案部門和使用者之間的關(guān)系，提升了服務(wù)質(zhì)量，讓公眾獲取檔案的方式變得更為多樣化，這對提升檔案管理水平有著重要的促進作用。因此，對檔案信息資源共享服務(wù)平臺的建設(shè)進行研究具有重要意義。

一、檔案信息資源及其共享平臺概述

對于企事業(yè)單位以及其他機構(gòu)而言，檔案管理是日常工作的重要組成部分，也是其穩(wěn)定發(fā)展的必要保障。檔案資料詳細記錄了有關(guān)單位的發(fā)展歷史、人事變化以及其他方面的信息，自從檔案信息資源共享建設(shè)推廣和實施以來，我國已經(jīng)有很多省市開展了相應(yīng)工作，并取得了不錯成效。通常檔案信息資源的共享可以分為內(nèi)部、系統(tǒng)間以及全社會三種共享模式，每種共享模式在建設(shè)難度、服務(wù)對象等方面都存在著較大差異，且前兩種模式的應(yīng)用較為廣泛，能夠有效提升相關(guān)部門的內(nèi)部運轉(zhuǎn)效率以及資源利用水平。就目前情況來看，急需通過應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)打造更加先進、覆蓋范圍更廣、安全程度更高的信息化檔案資源共享平臺，而資源共享平臺的存在必須具備以下幾點才有存在價值。首先，要以客戶作為重要服務(wù)對象，盡可能滿足其需求，充分發(fā)揮檔案資源的服務(wù)職能。其次，當前我國社會發(fā)展迅速，檔案資料信息數(shù)據(jù)龐大，要能夠從中篩選出有價值的信息，取其精華去其糟粕。最后，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為復(fù)雜，信息化平臺很容易受到黑客、病毒的攻擊，這就需要技術(shù)人員、檔案管理人員做好安全建設(shè)工作，定期對系統(tǒng)進行升級和更新，避免機密文件泄露。

二、檔案信息資源共享平臺發(fā)展的制約因素

1.檔案共享意識淡薄

檔案管理工作在我國發(fā)展歷史較長，檔案管理人員思想觀念傳統(tǒng)，對于檔案的借閱管理十分嚴格，對資源共享造成了較大制約。新時代背景下，想要推動資源共享平臺的順利發(fā)展，就需要有關(guān)人員轉(zhuǎn)變理念，以先進的思想來指導(dǎo)實踐，提升服務(wù)質(zhì)量和水平。但是思想的轉(zhuǎn)變并非一朝一夕就能實現(xiàn)，需要檔案管理人員在實踐中不斷積累工作經(jīng)驗、提升信息共享意識、加強信息化建設(shè)，把資源共享、信息交流放在首要位置。

2.缺乏頂層設(shè)計

資源共享平臺的建立，還要統(tǒng)一信息技術(shù)的應(yīng)用標準，讓各級資源共享平臺能夠相互兼容，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效傳輸和交流。就目前我國檔案資源共享平臺的建設(shè)情況來看，各級檔案館之間的交流程度不高，獨立性很強，沒有以宏觀角度看待問題，無法切實做到統(tǒng)籌兼顧，在技術(shù)標準都難以統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，資源交流、信息共享也就無從說起。

3.人才隊伍建設(shè)不足

檔案管理工作的順利開展，離不開人才的支持，尤其是在先進技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的背景下，對檔案管理人員提出了更高要求。部分檔案館的員工工作經(jīng)驗豐富、管理水平很高，但是對新技術(shù)的接受能力不強，無法將計算機技術(shù)和檔案管理工作相結(jié)合;但年輕員工就恰好相反，他們對計算機的操作十分熟練，但沒有豐富的工作經(jīng)驗，檔案管理水平不高。在資源共享平臺建設(shè)過程中，工作經(jīng)驗豐富、管理水平高、對計算機操作熟練的復(fù)合型人才十分缺乏，這也是該工作難以順利開展的主要原因之一。

三、檔案信息資源共享平臺建設(shè)策略

檔案信息資源共享平臺的建立并非一朝一夕，而是系統(tǒng)性工程，需要考慮的因素很多。硬件設(shè)備包括機房、計算機、服務(wù)器等，在軟件上也要根據(jù)實際工作情況來合理設(shè)計平臺功能，確保其功能的多樣性，做好網(wǎng)絡(luò)安全防護工作。

1.檔案信息資源共享平臺建設(shè)思路

當前社會更加注重資源和信息的共享，檔案資料需要切實為使用者服務(wù)，在建設(shè)共享平臺時，一定要轉(zhuǎn)變思想理念，提升服務(wù)質(zhì)量和水平，要確保平臺具備全面性、先進性、安全性、穩(wěn)定性等一系列特點。盡可能采用多種端口，能夠和不同級別的檔案管理數(shù)據(jù)庫相連接，實現(xiàn)資源的無障礙傳輸，形成操作簡便、用戶體驗感強的平臺。要打造功能多樣的目錄和檢索系統(tǒng)，讓使用者通過搜索關(guān)鍵詞就能夠迅速查找到所需要的資源信息，讓檔案資料的格式、類型、存檔時間等更加一目了然，為各項工作的順利開展提供必要保障。

2.檔案信息資源共享平臺結(jié)構(gòu)分析

第一，數(shù)據(jù)層是檔案信息資源共享平臺的起始層，主要作用在于建立文檔數(shù)據(jù)庫，將所有數(shù)據(jù)收集起來，傳導(dǎo)給下層進行處理，能夠為后續(xù)工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)保障。第二，業(yè)務(wù)層是檔案信息資源共享平臺的核心，也是信息處理、分析的關(guān)鍵部分，主要的工作內(nèi)容為信息審核、共享、傳輸?shù)?，能夠在處理現(xiàn)有資源基礎(chǔ)上，對歷史信息進行更新和篩選，及時刪除已經(jīng)失效的數(shù)據(jù)資料，能夠為平臺的穩(wěn)定運行提供可靠保障。第三，網(wǎng)絡(luò)層是和用戶建立互動關(guān)系的重要環(huán)節(jié)，在該結(jié)構(gòu)中主要利用了云計算、數(shù)據(jù)遷移等各種先進技術(shù)，在對數(shù)據(jù)進行加密后，可以傳送到用戶的使用界面，方便使用者及時進行查閱。第四，是用戶層。在數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)層、網(wǎng)絡(luò)層的工作結(jié)束后，就要將檔案信息通過不同端口傳導(dǎo)到信息接收終端。

3.檔案信息資源共享平臺功能模塊分析

（1）檔案信息采集模塊

主要功能在于廣泛收集檔案資料信息，將各種信息收集起來錄入到管理平臺，可以根據(jù)信息資料的時間、名稱、內(nèi)容、保密級別等進行分類儲存，可采用手工錄入、計算機錄入等不同方式，完成數(shù)據(jù)采集。

（2）檔案信息審核模塊

在信息收集完畢后，就要對現(xiàn)有信息進行審核和篩選，自動過濾無價值信息，確保所采集到的資源可利用、可發(fā)布、可共享，提升信息使用價值。要制訂統(tǒng)一的信息篩選標準，對不符合規(guī)范的信息進行刪除，建立工作日志，當出現(xiàn)工作失誤時，可進行復(fù)審。

（3）檔案信息管理模塊

在審核工作完畢后，就要對數(shù)據(jù)信息進行規(guī)范化管理，可以通過設(shè)置訪問統(tǒng)計、圖片統(tǒng)計、關(guān)鍵詞統(tǒng)計等多種不同功能，完成對檔案的管理。要設(shè)置訪問權(quán)限，提升檔案的安全性，根據(jù)服務(wù)對象的不同，在功能上可以有所側(cè)重，進一步拓展和補充個性化數(shù)據(jù)信息。

（4）檔案信息共享模塊

在上述各項工作完成后，就可以將不同類型的檔案信息資料通過共享模塊傳導(dǎo)給使用者，利用多種不同的瀏覽終端，滿足用戶需求，提升服務(wù)質(zhì)量。共享模塊一定要具備較強的兼容性，要能夠?qū)崿F(xiàn)不同類型數(shù)據(jù)的實時傳輸。

四、檔案信息資源共享平臺發(fā)展建議

1.健全管理機制

檔案資源共享平臺的建立，并非一兩個部門就能實現(xiàn)，而是需要各單位之間的共同協(xié)作，建立專門的管理機構(gòu)，設(shè)置專職管理部門并安排專業(yè)人員，集中進行管理，使其朝著規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展。要從制度層面對檔案管理、資源共享等進行約束，避免出現(xiàn)違規(guī)操作和違法行為，提升信息的安全性與保密性，避免機密文件泄露。在大數(shù)據(jù)、云儲存等各種先進技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，各部門都要明確自身工作職責(zé)和工作任務(wù)，將信息化資源管理平臺的設(shè)計、運維、管理等作為工作重點，切實為檔案使用者服務(wù)，為其提供便利，實現(xiàn)效益最大化。

2.加大建設(shè)投入

各級別的檔案信息資源共享平臺的建立都離不開資金投入，省、市政府要根據(jù)實際情況合理編制預(yù)算，包括硬件設(shè)備的資金投入、檔案人員的人力資源成本等，可設(shè)置專項資金，提升對該工作的重視。為了緩解資金、資源緊張的問題，可吸引社會資本參與，從政策上給予企業(yè)一定的優(yōu)惠，全面拓寬資金來源，為檔案信息資源共享平臺建設(shè)工作的順利開展提供可靠的物質(zhì)保障。通常資金主要應(yīng)用于平臺設(shè)計、軟硬件配置、網(wǎng)站開發(fā)、后期的運維管理等方面，在資金使用階段要加大監(jiān)督和管理力度，確保做到?？顚Ｓ茫钩霈F(xiàn)挪用公款、暗箱操作等行為。在此基礎(chǔ)上，可以利用市場杠桿，充分發(fā)揮社會資源的價值，拓寬檔案資料的共享范圍。

3.開展整體設(shè)計

大數(shù)據(jù)背景下的檔案資源共享工作和傳統(tǒng)檔案管理有著較大區(qū)別，是基于傳統(tǒng)管理模式的創(chuàng)新和升級。在設(shè)計和建設(shè)平臺之前，要以宏觀角度思考問題，對檔案類別、信息交流、管理模式等進行深度分析。從硬件角度來看要根據(jù)檔案管理、資源共享等工作量、管理難度大小來合理配備相應(yīng)設(shè)備;從軟件角度來看，要保證網(wǎng)站、軟件、平臺功能的多樣性，設(shè)置不同層次的服務(wù)體系結(jié)構(gòu)，對數(shù)據(jù)庫進行統(tǒng)一規(guī)劃，讓信息篩選、收集工作更順利地開展。還要選擇合理的技術(shù)平臺、技術(shù)路線，對其進行一體化設(shè)計，在設(shè)計之初就對可能出現(xiàn)的更改進行合理預(yù)測，避免在建設(shè)過程中反復(fù)更改造成不必要的資金浪費，為有關(guān)單位節(jié)省建設(shè)成本。

4.加大技術(shù)研發(fā)

信息處理技術(shù)的先進與否，和檔案資源共享平臺的建設(shè)質(zhì)量有著十分密切的聯(lián)系，有關(guān)單位要加大技術(shù)研發(fā)力度，提升自身技術(shù)水平，從而讓檔案資源共享工作更順利地開展。云計算、云儲存、大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)都是可以選擇的良好方式，可以在原有技術(shù)的基礎(chǔ)上進行二次開發(fā)或是融合使用多種技術(shù)，將檔案的收集、存儲、共享等結(jié)合起來，打造一體化平臺，切實從客戶角度出發(fā)思考問題，為用戶提供更優(yōu)質(zhì)、更全面、更貼心的服務(wù)。

5.加強和用戶互動

傳統(tǒng)檔案管理、資源共享工作和用戶之間的聯(lián)系性不強，往往停留在“借”和“還”這兩個層面，在先進技術(shù)的應(yīng)用下可以有效改變這一局面，在加強和用戶之間的互動后，可以讓使用者更為直觀地感受平臺的便利性，增添檔案資料的趣味性。具體可以從以下幾個方面進行。首先，可以將檔案使用者進行分類，根據(jù)服務(wù)人群的特點來對資源共享平臺的功能進行設(shè)計和規(guī)劃，讓其更具有針對性。例如，在為教職工、機關(guān)單位職工等群體進行服務(wù)時，一定要保證檔案資料的權(quán)威性和專業(yè)性，要能夠為其提供專業(yè)的指導(dǎo)和服務(wù)，為其工作的開展提供保障，在檢索系統(tǒng)、借閱系統(tǒng)中可設(shè)置訪問權(quán)限，需要利用單位或?qū)W校的特定編號、代碼來查找資源，這樣還能夠避免機密文件泄露。如果服務(wù)對象為年輕群體、學(xué)生用戶，則要使用更加有趣味性的方式，可通過微博、微信公眾號等手段，和他們實時進行交流。其次，在檔案資源共享平臺建設(shè)過程中，要充分采納服務(wù)對象的意見和建議，在軟件或網(wǎng)站上設(shè)置反饋欄目讓其為平臺的設(shè)計和建設(shè)提出意見并在實踐中對平臺進行完善，讓平臺功能更加齊全、完善和多樣化，良好的互動能夠有效促進平臺的推廣和發(fā)展。

6.強化安全保障

當前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境十分復(fù)雜，在大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用后，各行各業(yè)都需要充分意識到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，尤其是對檔案資源中的機密信息要更加重視。檔案資源共享平臺面臨的主要安全威脅來自人為操作失誤、硬件設(shè)備損壞、網(wǎng)絡(luò)攻擊等方面，因此要有針對性地制訂解決和預(yù)防對策。首先，要加大對平臺管理人員的教育和培訓(xùn)，要讓其掌握計算機平臺的使用和操作技巧，制訂完善的人員管理體系，以規(guī)范標準的制度對人員進行約束，對于違規(guī)操作人員進行嚴厲處罰，起到警示作用。其次，要對所有檔案資料信息進行備份，對數(shù)據(jù)起到保護作用，在硬件設(shè)備損壞時，依然可以通過賬號和密碼登錄系統(tǒng)，避免硬件設(shè)備損壞、自然災(zāi)害等造成的數(shù)據(jù)丟失。最后，為了更好抵御網(wǎng)絡(luò)攻擊，要及時更新系統(tǒng)，定期修復(fù)系統(tǒng)漏洞，安裝殺毒軟件、設(shè)置防火墻，也可以和專業(yè)的系統(tǒng)安全機構(gòu)建立合作關(guān)系，從各方面降低檔案資源共享平臺受到黑客、病毒攻擊的概率，盡可能降低損失。

五、結(jié)語

總而言之，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用能夠彌補傳統(tǒng)人工檔案管理、資源共享存在的各種局限性，提升了工作效率。在大數(shù)據(jù)、云儲存等各種先進技術(shù)的應(yīng)用下，檔案事業(yè)迎來了新的發(fā)展機遇，信息化共享平臺能夠有效提升資源利用率，加強有關(guān)單位各部門之間的聯(lián)系，打造運行穩(wěn)定、安全可靠的平臺，能夠讓檔案工作在國民經(jīng)濟發(fā)展中更好地發(fā)揮作用。

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【作者單位：江蘇省淮安市煙草專賣局（公司）】