淺談ERP系統(tǒng)下的圖書出版

◎張書劍

(山西人民出版社，山西 太原 030012)

一、建設(shè)ERP系統(tǒng)的意義

ERP 系統(tǒng)是企業(yè)資源計(jì)劃(Enterprise Resource Planning，ERP)的簡(jiǎn)稱，是指以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，具有系統(tǒng)化管理思想，為企業(yè)決策和員工提供決策操作手段的管理平臺(tái)。ERP系統(tǒng)可以提供跨地區(qū)、跨部門，甚至跨公司的實(shí)時(shí)信息集成。ERP 不僅僅是一個(gè)軟件，更是一種管理思想，它實(shí)現(xiàn)了與企業(yè)相關(guān)的內(nèi)部資源和外部資源的整合。通過軟件將人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷，以及相應(yīng)的物流、信息流、資金流、管理流、增值流緊密融合，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化共享。

近年來，出版社正受到著市場(chǎng)化與數(shù)字化發(fā)展的雙重壓力。合理的成本費(fèi)用管理在公司發(fā)展戰(zhàn)略中起著至關(guān)重要的作用。盡管現(xiàn)代出版社在經(jīng)營(yíng)預(yù)算與成本費(fèi)用控制等管理方面已經(jīng)累積了許多較好的經(jīng)驗(yàn)與方法，但不少現(xiàn)代出版社卻因?yàn)闆]有先進(jìn)的管理思維與手段，在經(jīng)營(yíng)實(shí)踐中較為粗放與簡(jiǎn)單化，從而嚴(yán)重影響了其贏利能力與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，已無法滿足現(xiàn)代中國(guó)出版公司迅速發(fā)展的要求。

ERP 管理系統(tǒng)是數(shù)字時(shí)代的重要產(chǎn)品，能夠?yàn)閿?shù)字出版系統(tǒng)提供統(tǒng)一的基礎(chǔ)平臺(tái)。其強(qiáng)大、靈活、快捷的軟件功能有助于對(duì)出版社進(jìn)行技術(shù)提升，并作為出版社參與國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的核心工具以及企業(yè)管理書籍發(fā)行成本的關(guān)鍵手段。所以對(duì)研究企業(yè)資源規(guī)劃及其在書籍成本管理中的運(yùn)用，有著很大的現(xiàn)實(shí)意義。

二、ERP系統(tǒng)在編務(wù)工作中的應(yīng)用

圖書出版的品質(zhì)受到編務(wù)工作質(zhì)量的影響，并且編務(wù)工作的質(zhì)量，也對(duì)出版社的經(jīng)營(yíng)發(fā)展能力有非常重要的影響，所以對(duì)編務(wù)工作需要高度重視。使用出版社的ERP 管理系統(tǒng)，圖書責(zé)任編輯就能夠借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與數(shù)據(jù)，更高效地開展圖書編務(wù)工作，從而提升出版社編輯圖書的品質(zhì)與水平。當(dāng)然，在出版社圖書編務(wù)工作中，ERP 管理系統(tǒng)的使用價(jià)值不僅在于提高圖書編務(wù)工作的完整性，有以下特點(diǎn)：一是加強(qiáng)大數(shù)據(jù)運(yùn)用。ERP 管理系統(tǒng)還能夠集成編輯工作流程中的各種數(shù)據(jù)，并完成工作環(huán)節(jié)的串行聯(lián)系與數(shù)據(jù)互聯(lián)，這樣就給企業(yè)信息流轉(zhuǎn)與數(shù)據(jù)共享帶來了很大的方便，也使得部門間的信息溝通更為通暢，從而大大減少了信息不對(duì)稱，也有效減少了數(shù)據(jù)孤島。二是加強(qiáng)部門之間交流。編輯工作的進(jìn)行離不開其他部門的幫助和協(xié)調(diào)，而各部門間的信息交流又缺一不可。ERP 管理系統(tǒng)通過運(yùn)用信息技術(shù)有效提高了各部門的交互質(zhì)量，從而提升了效率，并盡可能減少了人為失誤的風(fēng)險(xiǎn)。三是加強(qiáng)市場(chǎng)反饋。圖書出版工作要以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向，因此，有效獲取市場(chǎng)反饋十分關(guān)鍵。而ERP 信息系統(tǒng)的有效運(yùn)用能夠顯示圖書銷售市場(chǎng)狀況，有助于編輯實(shí)時(shí)掌握市場(chǎng)反饋信息，并為其及時(shí)調(diào)整銷售方案或投資決策提供依據(jù)，從而更好地滿足讀者與市場(chǎng)的需求。下面從圖書出版的流程方面分析ERP 系統(tǒng)在編務(wù)工作中的應(yīng)用。

(一)申報(bào)選題管理

通過ERP 系統(tǒng)，可以快捷便利地進(jìn)行選題申報(bào)。出版圖書首先要進(jìn)行選題申報(bào)，在使用ERP 系統(tǒng)前，一般是采用電子表格，申報(bào)的內(nèi)容不夠規(guī)范，造成字?jǐn)?shù)不夠標(biāo)準(zhǔn)或者內(nèi)容信息不完整的問題。在ERP 系統(tǒng)下進(jìn)行選題申報(bào)，能夠有效地提高出版社選題的規(guī)范性和效率。通過使用ERP 管理系統(tǒng)，出版社各部門的工作人員能夠直接對(duì)選題流程的狀態(tài)進(jìn)行設(shè)置，并且能夠?qū)x題審核意見進(jìn)行回復(fù)，還能夠隨時(shí)查看選題申報(bào)的進(jìn)度和結(jié)果。效率的提升能夠加強(qiáng)總編室等工作人員和有關(guān)主管部門及其他政府部門之間的溝通協(xié)作。另外，還實(shí)現(xiàn)在ERP 系統(tǒng)中對(duì)圖書印刷成本信息系統(tǒng)的控制功能，從而可以進(jìn)行對(duì)成本費(fèi)用預(yù)估和對(duì)圖書保本印量的價(jià)格預(yù)測(cè)，為實(shí)施選題和出版決策提供了基礎(chǔ)。

(二)出版合同管理

選題批準(zhǔn)后，出版社就可以與作者簽訂合同，合同約定了作者和出版社的權(quán)力和義務(wù)，其重要性不言而喻。在ERP系統(tǒng)下，上傳合同的電子版，有利于合同的保存，降低圍繞合同出現(xiàn)的法律風(fēng)險(xiǎn)。因此，出版社要給圖書作者提供正規(guī)的合同模板，并核對(duì)出版時(shí)間、稿酬等詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息，以保證與約定內(nèi)容相符，并基于合同協(xié)議有效管理圖書出版的時(shí)間點(diǎn)。

(三)三審管理

在編務(wù)工作中，三審工作的重要意義不言而喻。對(duì)書稿的初審、復(fù)審、終審，是圖書出版的重要環(huán)節(jié)。所謂的三審，是由責(zé)任編輯進(jìn)行初審，編輯室主任對(duì)書稿進(jìn)行復(fù)審，總編輯或副總編輯對(duì)書稿進(jìn)行終審。初審是對(duì)書稿進(jìn)行全面的檢查，給出初審意見，提出處理意見。復(fù)審是在全面了解書稿內(nèi)容的基礎(chǔ)上，審核初審意見，對(duì)書稿的內(nèi)容和形式再度把關(guān)，給出復(fù)審意見。終審是根據(jù)初審、復(fù)審意見，審讀書稿，主要把握書稿的政治導(dǎo)向等問題，從全局的角度考慮書稿是否適合出版。終審不但要解決一審和二審所指出的問題，而且還要找到一審和二審所未能找到的問題，并加以全面把握。但傳統(tǒng)的三審存在諸多不足之處，具體表現(xiàn)為需要在紙質(zhì)上進(jìn)行填寫，再填報(bào)電子表格，審核流程過于繁瑣，造成了審核時(shí)間的拉長(zhǎng)、管理成本增加。ERP 管理系統(tǒng)的使用，可以簡(jiǎn)化三審過程、提高三審質(zhì)量。責(zé)任編輯在收到文稿后，首先使用ERP 系統(tǒng)對(duì)所有文稿信息進(jìn)行上傳，并以電子文檔形式保存在信息系統(tǒng)內(nèi)，然后就可以進(jìn)入三審程序了。通過ERP 管理系統(tǒng)能夠協(xié)助復(fù)審和終審人員快速了解文稿信息和內(nèi)容，從而大幅減少三審流程的時(shí)間。同時(shí)，在三審流程中，初審、復(fù)審、終審都需要在系統(tǒng)中填報(bào)自己的審稿意見，后一級(jí)審查可以針對(duì)前一級(jí)的建議作出是否同意發(fā)稿的決定。在正式同意發(fā)稿后，初審、復(fù)審、終審可以隨意查看意見記錄。這樣，責(zé)任編輯可以隨時(shí)直觀地查看復(fù)審、終審意見，對(duì)書稿的問題有了更準(zhǔn)確的把握。通過ERP系統(tǒng)，提高了三審的效率，保存了三審意見的資料，為圖書出版打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(四)ISBN 和CIP 申請(qǐng)管理

三審以后，如果書稿可以出版，編輯就可以在ERP 系統(tǒng)上申請(qǐng)發(fā)稿，獲取書號(hào)?？偩幨視?huì)在ERP 系統(tǒng)中獲取書稿的資料，根據(jù)這些資料向出版處申請(qǐng)書號(hào)。現(xiàn)階段，一些出版社ERP 系統(tǒng)沒有與出版處的系統(tǒng)連接，需要總編室派人將資料送至圖書處進(jìn)行申請(qǐng)，耗費(fèi)時(shí)間與人力。還有總編室不能直接通過ERP 系統(tǒng)向編輯發(fā)送書號(hào)條碼，需要總編室人員通過郵箱向編輯發(fā)送。這樣分開倆個(gè)軟件，有可能造成時(shí)間的延誤，使編輯收到書號(hào)條碼不夠及時(shí)。應(yīng)該將書號(hào)條碼的發(fā)送加入系統(tǒng)，一方面方便編輯查詢和及時(shí)獲取，另一方面有利于保存書號(hào)條碼信息。在獲得書號(hào)條碼后，編輯需要填寫申請(qǐng)版權(quán)頁(yè)電子表格，發(fā)給總編室，總編室上傳信息到出版總署，出版總署審核后向出版社發(fā)送版權(quán)頁(yè)。這跟上面的書號(hào)申請(qǐng)類似，ERP 系統(tǒng)沒有與出版總署連接。編輯將在出版社的印制部門領(lǐng)取版權(quán)頁(yè)，版權(quán)頁(yè)也不通過ERP 系統(tǒng)發(fā)送。書號(hào)與版權(quán)頁(yè)的申請(qǐng)，現(xiàn)在流程還是較為耗時(shí)，如果出版社的ERP 系統(tǒng)可以與出版處、出版總署連接，可以大大降低操作的工作量，提高圖書出版的效率。當(dāng)然，相較于以前，責(zé)任編輯在申請(qǐng)書號(hào)時(shí)，操作復(fù)雜度減少。這樣責(zé)任編輯能夠獨(dú)自進(jìn)行全部操作，工作量和工作壓力均能夠降低。這就使責(zé)任編輯可以將更多的精力投放在書籍企劃和文稿編輯上，可以減少人為因素對(duì)責(zé)任編輯工作品質(zhì)的負(fù)面影響，效率和書籍發(fā)行效益也會(huì)隨之提升。

(五)費(fèi)用申請(qǐng)管理

圖書出版的費(fèi)用主要包括編輯的費(fèi)用、作者的稿酬、制版費(fèi)、印刷費(fèi)等。在這些費(fèi)用中，編輯的費(fèi)用和作者的稿酬需要編輯在ERP 系統(tǒng)中申請(qǐng)。傳統(tǒng)的申請(qǐng)費(fèi)用需要在紙質(zhì)上打印出來，編輯自己計(jì)算費(fèi)用，然后簽字，提交財(cái)務(wù)部門。在ERP 系統(tǒng)中申請(qǐng)編輯的費(fèi)用與作者的稿酬，編輯根據(jù)編校標(biāo)準(zhǔn)和合同中約定的稿酬標(biāo)準(zhǔn)，輸入信息，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出結(jié)果。但是仍然需要打印出來簽字，交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門人員也應(yīng)該在ERP 系統(tǒng)中操作，編輯申請(qǐng)的費(fèi)用，可以直接在ERP 系統(tǒng)中由財(cái)務(wù)部門確認(rèn)，增加辦公效率。

企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)在出版社中的廣泛使用，極大地提高了編輯圖書工作的質(zhì)量與效益，提高了企業(yè)出版決策的科學(xué)化水平，為圖書出版的長(zhǎng)期發(fā)展打下了基礎(chǔ)。所以有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)大力推進(jìn)ERP 管理系統(tǒng)在編輯管理工作中的合理運(yùn)用，發(fā)揮其在提升編輯出版圖書的品質(zhì)與工作效益方面的功能。

三、ERP系統(tǒng)在出版社中的優(yōu)勢(shì)

(一)ERP 具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能

ERP 系統(tǒng)能夠?qū)⒃痉稚⒃诔霭嫔绺鱾€(gè)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行一個(gè)大整合，將所有的信息數(shù)據(jù)集合在一起，保持一致，這能夠提高信息的準(zhǔn)確性。ERP 作為一個(gè)整體系統(tǒng)，要求總編室、圖書策劃室、印制部門、發(fā)行部門、財(cái)務(wù)部門、圖書宣傳等部門的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須統(tǒng)一，從根本上消除了未來應(yīng)用中數(shù)據(jù)隔離、重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象。

(二)ERP 信息處理具有實(shí)時(shí)性

ERP 是對(duì)整個(gè)出版社信息的集成管理，重在完整性，其關(guān)鍵在于“實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理”。從選題到初審、復(fù)審、終審，再到排版、印刷、裝訂，由財(cái)務(wù)部門支付稿酬、校對(duì)費(fèi)、審稿費(fèi)、印刷費(fèi)等，最終實(shí)現(xiàn)單本成本核算。過去信息多且分散，責(zé)任編輯想要查看信息或者修改信息，需要去不同的部門，現(xiàn)在只要在ERP 系統(tǒng)上進(jìn)行實(shí)時(shí)修改，其他部門也會(huì)得到信息。

(三)ERP 信息應(yīng)用具有便利性

在ERP 系統(tǒng)下，出版社內(nèi)部產(chǎn)生的信息可以通過系統(tǒng)在出版社的任何地方獲取和應(yīng)用。在ERP 系統(tǒng)下，通過互聯(lián)網(wǎng)登錄平臺(tái)，ERP 系統(tǒng)里的信息一目了然。即使在家或者在外地出差期間，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)登錄出版社的ERP 系統(tǒng)，查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，獲得權(quán)限，辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。

四、ERP系統(tǒng)中的一些問題

(一)軟件的適應(yīng)性

事實(shí)上，所有ERP 管理軟件都有它的盲點(diǎn)。因?yàn)楫?dāng)今世界上還沒有一種管理軟件可以解決所有的需求。中國(guó)本土研發(fā)的管理出版系統(tǒng)的軟件還不完善，許多軟件是基于西方技術(shù)與管理思想，在中國(guó)很多出版社應(yīng)用，都還不能獲得很好的體驗(yàn)。而造成這種狀況的原因就是，一是軟件本土化水平需要提高，可以更好地適用于中國(guó)國(guó)情。二是出版社企業(yè)文化和管理知識(shí)需要提高，從而達(dá)到真正地與這些軟件融合。在啟動(dòng)信息化的過程中，由于缺乏必要的管理知識(shí)及出版社對(duì)信息化需求分析，出版社常常盲目選擇管理軟件，并期待軟件的廣泛使用也可以為出版管理工作帶來提高。但可惜的是，在選擇管理軟件之前，由于他們常常忽視了應(yīng)用軟件對(duì)管理系統(tǒng)的適應(yīng)性，所以出版社也常常盲目地認(rèn)為業(yè)務(wù)流程再造將會(huì)有助于出版社進(jìn)行信息化。然而，業(yè)務(wù)流程再造后，會(huì)發(fā)現(xiàn)很多業(yè)務(wù)無法完全在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)在圖書出版的財(cái)務(wù)、發(fā)行等環(huán)節(jié)無法完美地與ERP 系統(tǒng)對(duì)接，責(zé)任編輯不能查看圖書的庫(kù)存與銷量。這些說明ERP 系統(tǒng)適應(yīng)圖書出版的局限性，需要進(jìn)一步完善和改進(jìn)。

(二)信息化觀念的缺失影響ERP 系統(tǒng)應(yīng)用

出版社成員對(duì)信息化總是有一個(gè)基本的誤解。部分人認(rèn)為，信息化就是啟動(dòng)管理軟件項(xiàng)目，與出版社管理、流程、組織關(guān)系不大。這種對(duì)管理軟件的誤解直接導(dǎo)致了一種概念上的誤解，管理軟件不是管理，而是軟件。其實(shí)管理軟件與出版社管理息息相關(guān)，管理軟件離不開管理。對(duì)人們來說，管理軟件并不僅僅是一個(gè)軟件，還是一種將管理方法、管理思路和規(guī)則進(jìn)行集中統(tǒng)一輸出的一套系統(tǒng)流程，它是出版社發(fā)展戰(zhàn)略、出版社管理體系，以及出版社出版流程和組織的總體集成輸出的過程。如果使用管理軟件的人意識(shí)不到這一點(diǎn)，那么出版社的信息化過程就不會(huì)進(jìn)行得很順利，如果沒有出版社管理者對(duì)管理軟件的支持，那么這個(gè)出版社與ERP系統(tǒng)的融合就不會(huì)順利。

五、結(jié)語(yǔ)

出版社資源規(guī)劃系統(tǒng)的實(shí)施對(duì)我國(guó)出版社來說具有里程碑式的意義。通過ERP 系統(tǒng)在國(guó)內(nèi)出版社信息化管理中的應(yīng)用，過去各個(gè)業(yè)務(wù)部門相互獨(dú)立，同一業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)信息不統(tǒng)一的問題得到了明顯解決。隨著大家對(duì)ERP 系統(tǒng)的操作越來越熟悉，業(yè)務(wù)連接變得越來越順暢，實(shí)現(xiàn)了期望的圖書信息的數(shù)字化維護(hù)、查詢和管理。申報(bào)選題、編輯加工、制版印刷、圖書保管、圖書發(fā)行、財(cái)務(wù)核算等一系列的圖書出版數(shù)據(jù)，只要對(duì)業(yè)務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行一步一步的處理，所有需要的信息都存儲(chǔ)于ERP 系統(tǒng)中，這樣不僅方便查閱，而且更加準(zhǔn)確。