高校檔案信息資源開發(fā)利用方法及途徑的探討

莫月紅

（長沙職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖南長沙 410217）

檔案信息資源開發(fā)利用是檔案管理的重要組成部分，通過對檔案信息資源進(jìn)行收集、整理與分析，使得檔案資源能夠被充分利用，檔案資源的價(jià)值也能夠被發(fā)揮出來。開發(fā)和利用檔案信息資源也是為需求者提供服務(wù)最主要的方法。在新時(shí)代背景下，為高校檔案信息資源開發(fā)和利用提供了新的契機(jī)，高校應(yīng)該從傳統(tǒng)的檔案管理理念中解脫出來，深入開發(fā)和利用高校檔案信息資源，發(fā)揮出檔案信息資源的價(jià)值，有利于提升高校檔案資源的利用率[1]。

一、高校檔案信息資源開發(fā)利用的意義

1.有利于促進(jìn)社會(huì)發(fā)展

高校檔案信息資源是社會(huì)信息資源的重要組成部分，在推動(dòng)社會(huì)發(fā)展方面有著極其重要的作用。再加上高校檔案信息資源比較特殊，有著比較高的學(xué)術(shù)價(jià)值，真實(shí)地反映了師生的研究過程、科研活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)等，是進(jìn)行學(xué)術(shù)交流、科研成果推廣與應(yīng)用的重要依據(jù)，這是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展最重要的基礎(chǔ)資源。因此，開發(fā)和利用高校檔案信息資源有利于促進(jìn)社會(huì)發(fā)展[2]。

2.有利于推動(dòng)高?？茖W(xué)發(fā)展

隨著高校的建立和發(fā)展，所儲(chǔ)存的檔案信息資源也越來越豐富，詳細(xì)地記錄了高校在各個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展和時(shí)間過程，以及高校師生在教學(xué)、科學(xué)等各個(gè)方面的研究成果。這不僅是高校最寶貴的歷史資源，而且還是高校最有價(jià)值的精神財(cái)富，為高校后續(xù)的建設(shè)和發(fā)展提供了有價(jià)值的參考。還有高校檔案信息資源開發(fā)利用程度也是衡量高校業(yè)績和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，對于推動(dòng)高?？茖W(xué)發(fā)展有著極其重要的意義。

3.有利于促進(jìn)高校人才培養(yǎng)

高校檔案信息資源承擔(dān)著傳承高校歷史和文化建設(shè)的責(zé)任，有著豐富的文化內(nèi)涵和歷史意義。在高校長期辦學(xué)實(shí)踐中，高校檔案信息資源越來越豐富和完善，這是高校發(fā)展最真實(shí)的寫照，也是傳遞高校精神最主要的途徑。不管是高?？蒲袡n案，還是管理檔案，都是高校優(yōu)良傳統(tǒng)和良好風(fēng)氣的體現(xiàn)，對于學(xué)生進(jìn)行思想道德教育最好的素材。因此，開發(fā)和利用高校檔案資源，不僅有利于提升高校的凝聚力，而且還能推動(dòng)高校校園文化建設(shè)。這對于促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展有著極其重要的意義[3]。

二、高校檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀

1.開發(fā)利用檔案信息資源手段有待更新

有部分高校對于檔案管理工作重視不夠，使得高校檔案信息管理部門處于一個(gè)相對封閉的狀態(tài)，許多高校檔案管理工作人員受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，對于高校檔案信息資源開發(fā)利用不夠重視。仍然采用傳統(tǒng)的方法，以手工檢索和提供原件為主，開發(fā)利用檔案信息效率比較慢。在信息時(shí)代背景下，高校檔案管理部門也引入了計(jì)算機(jī)設(shè)備和現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，有一定的效果，但是從整體上來看，資金投入力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，所建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫容量比較小，導(dǎo)致許多檔案信息資源沒有錄入，很難為高校的發(fā)展提供有效的檔案信息支撐。再加上信息化技術(shù)發(fā)展速度越來越快，原來的答案信息管理系統(tǒng)很難跟上時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏，許多檔案信息資源管理軟件比較落后，對于高校檔案信息資源開發(fā)與利用帶來了不利的影響。還有現(xiàn)有的高校檔案信息資源開發(fā)利用的手段比較單一，很難為高校科研與教學(xué)工作提供有效的檔案信息服務(wù)[4]。

2.缺乏專業(yè)的檔案信息技術(shù)人員

對于高校檔案信息資源開發(fā)與利用工作來說，對于工作人員的專業(yè)性有了更高的要求，如果沒有專業(yè)的教育背景和培訓(xùn)經(jīng)歷，很難掌握專業(yè)的知識(shí)和技能，更別談對于高校答案信息資源進(jìn)行開發(fā)與利用。但是就目前的情況來看，高校檔案管理工作人員素質(zhì)存在比較大的差異，許多工作人員并沒有接受專業(yè)的教育和培訓(xùn)，對于高校檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠全面，沒有看到檔案信息資源的重要價(jià)值。除此之外，高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有待進(jìn)一步完善，許多高校檔案管理人員在內(nèi)部工作調(diào)整的過程中，有可能會(huì)被調(diào)離檔案管理隊(duì)伍，人事之間的調(diào)動(dòng)過于頻繁，對于高校檔案管理隊(duì)伍穩(wěn)定性帶來了不利的影響。再加上，許多高校更加注重科學(xué)和教研，在這些方面投入了比較多的資金，對于高校檔案資源開發(fā)和利用重視不足，工作人員福利保障也有待提升，這就使得高校檔案管理人員在信息資源開發(fā)與利用方面積極性與主動(dòng)性不夠，更別說在檔案管理工作方面有所創(chuàng)新。

3.檔案信息資源開發(fā)方法有待更新

傳統(tǒng)的高校檔案信息資源開發(fā)方法比較單一，在開發(fā)和利用的過程中，更多的是關(guān)注人們所熟悉的領(lǐng)域，主要包括高?？蒲?、大學(xué)生就業(yè)等，這就導(dǎo)致高校檔案資源開發(fā)不夠深入，僅僅涉及幾個(gè)區(qū)域，沒有辦法充分發(fā)揮出高校檔案信息資源的價(jià)值。除此之外，就目前的情況來看，從事高校檔案管理的工作人員比較少，檔案室常規(guī)的工作已經(jīng)足夠他們的應(yīng)付，很難有時(shí)間和精力去開發(fā)和利用全新的高校檔案資源，同樣也沒有時(shí)間去學(xué)習(xí)新的檔案信息資源開發(fā)和利用的方法。還有許多高校檔案工作人員缺乏研究創(chuàng)新能力，沒有根據(jù)高校的實(shí)際情況去開發(fā)和利用檔案信息資源[5]。

三、高校檔案信息資源開發(fā)利用的重點(diǎn)

首先，高校特色檔案，真實(shí)地記錄了高校的發(fā)展軌跡，真實(shí)地反映了高校的管理、師資、科研等，從而能夠更好地了解學(xué)校的特色，弘揚(yáng)辦學(xué)理念和文化底蘊(yùn)。因此，一定要做好特色檔案的開發(fā)與利用工作。其次，高校檔案編研工作，為高校師生提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，不僅要參考文書檔案的各項(xiàng)信息，而且還要將文書檔案信息電子化，能夠更加便捷地查詢相關(guān)的信息。還有一定要做好宣傳工作，使得高校其他部門的人也能夠意識(shí)到檔案信息資源開發(fā)利用的價(jià)值，積極配合檔案管理部門的信息收集、真理的工作，協(xié)調(diào)好各個(gè)部門之間的關(guān)系，確保檔案信息電子化能夠被落實(shí)。最后，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)統(tǒng)籌管理，在檔案信息開發(fā)和利用方面投入更多的人力、物力、財(cái)力等，引入現(xiàn)代化軟硬件設(shè)備，對于檔案信息資源開發(fā)利用的成果進(jìn)行驗(yàn)收，確保檔案信息資源開發(fā)與利用能夠落到實(shí)處[6]。

四、高校檔案信息資源開發(fā)利用的方法及途徑

高校檔案信息資源是高校在發(fā)展過程中形成的精神財(cái)富，高校應(yīng)該看到檔案信息資源開發(fā)與利用的重要價(jià)值，在條件允許的情況下，引入現(xiàn)代化的軟硬件設(shè)備，注重建設(shè)高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)解決高校答案信息資源在開發(fā)和利用過程中遇到的難題，從多個(gè)層次、多個(gè)角度開發(fā)和利用高校檔案信息資源，培養(yǎng)出一批專業(yè)的高校檔案信息資源管理人才，采取多樣化的形式去開發(fā)和利用高校檔案信息資源，提升高校檔案信息資源開發(fā)與利用的效果，為高校的發(fā)展提供更好的信息資源服務(wù)。

1.建設(shè)高校檔案信息資源數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施

高校檔案信息資源開發(fā)是高校檔案管理工作的重要組成部分，因此，高校應(yīng)該給予檔案資源開發(fā)與利用更多的重視，建設(shè)高校檔案信息資源數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施，引進(jìn)一批先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，保存在各類數(shù)據(jù)庫中，方便檢索。還有，高校應(yīng)該尋求與第三方企業(yè)合作的機(jī)會(huì)，還要根據(jù)高校檔案信息資源管理的實(shí)際情況，增加檔案信息管理、借閱管理、科研服務(wù)等功能，為高校教學(xué)和科研提供有效的檔案信息資源支撐。通過特色高校答案信息資源管理功能，使得師生對于高校檔案資源管理工作有更加全面的認(rèn)識(shí)，為檔案信息資源開發(fā)與利用營造良好的氛圍，推動(dòng)高校檔案信息資源開發(fā)與利用工作順利進(jìn)行[7]。

2.充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢

在高校檔案信息資源開發(fā)與利用工作中，引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，不僅有利于提升資源開發(fā)與利用效果，而且能夠有效解決高校檔案資源開發(fā)中遇到的難題。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的高校檔案信息資源開發(fā)利用手段過于單一、落后，跟不上高校發(fā)展的速度，更別說根據(jù)當(dāng)前高校教學(xué)和科研實(shí)際對于檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用，技術(shù)問題已經(jīng)成為擺在高校檔案管理人員面前最大的難題。因此，高校一定要引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，將大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，有利于提升高校檔案信息資源開發(fā)與利用的效率。對于高校檔案信息資源開發(fā)與利用工作中存在的問題，組織相關(guān)的技術(shù)人員進(jìn)行集中探討，構(gòu)建出符合目前高校檔案信息資源開發(fā)與利用需求的信息系統(tǒng)，這有利于提升高校檔案信息資源的利用率。

3.構(gòu)建多層次、多渠道檔案信息資源開發(fā)利用機(jī)制

高校檔案信息資源所涉及的信息內(nèi)容非常豐富，不僅包括一系列有價(jià)值的檔案信息，要想開發(fā)和利用這部分檔案信息，必須建立多層次、多渠道檔案信息資源開發(fā)利用機(jī)制，通過對檔案信息進(jìn)行分類開發(fā)，能夠更好地滿足高校教學(xué)、科研的需求。在開發(fā)和利用檔案信息資源的過程中，可以按照學(xué)院和專業(yè)進(jìn)行答案信息資源匯總和深度開發(fā)。除此之外，高校檔案信息資源管理部門應(yīng)該樹立起全新的服務(wù)理念，這有利于提升答案信息資源開發(fā)利用效率。在構(gòu)建多層次、多渠道檔案信息資源開發(fā)利用機(jī)制過程中，一定要做好相關(guān)的服務(wù)工作。具體來說包含以下幾點(diǎn)。①超前服務(wù)。高校檔案管理工作人員應(yīng)該了解目前學(xué)校教學(xué)、科研現(xiàn)狀，提前預(yù)測全校教職工可能用到的檔案信息資料，再將其進(jìn)行有效整合，將有價(jià)值的檔案信息資源送到需要的人手中，為高校教職工提供超前服務(wù)。②跟蹤服務(wù)。高校檔案管理人員應(yīng)該結(jié)合目前學(xué)校改革創(chuàng)新的需要，加強(qiáng)教學(xué)科研部門與其他部門之間的溝通與交流，通過這樣的探討活動(dòng)，檔案室工作人員能夠明確自己的工作目標(biāo)和工作任務(wù)，了解學(xué)校各個(gè)部門檔案信息服務(wù)的需求，為其提供有針對性的檔案信息服務(wù)，在提供答案信息服務(wù)后，一定要做好后續(xù)的跟蹤服務(wù)工作，這有利于提升高校檔案信息資源利用效率[8]。

4.培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案信息開發(fā)利用人才

在新時(shí)代背景下，高校檔案資源管理部門致力于尋求新的資源開發(fā)與利用途徑和方法，要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須要有一批專業(yè)的檔案信息開發(fā)利用人才作為支撐。因此，高校一定要注重檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，提供相關(guān)的教育培訓(xùn)活動(dòng)，提升檔案管理工作人員的專業(yè)水平，為高校檔案資源開發(fā)和利用提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。首先，一定要加強(qiáng)職業(yè)道德教育，通過職業(yè)道德教育，使得檔案管理工作人員的理想信念和職業(yè)操守能夠更加堅(jiān)定，積極主動(dòng)的投入到檔案資源開發(fā)與利用的工作中，結(jié)合自己所學(xué)的知識(shí)，不斷創(chuàng)新檔案信息資源開發(fā)與利用的方法。與此同時(shí)，還應(yīng)該積極組織檔案管理工作人員參與各種各樣的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更新工作人員的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，能夠接觸的先進(jìn)的檔案管理開發(fā)和利用方法，不斷提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力；打造一支高水平的檔案管理資源開發(fā)與利用團(tuán)隊(duì)，推動(dòng)高校檔案管理信息資源開發(fā)與利用工作能夠順利推進(jìn)。高校一定要為檔案管理工作人員指明未來的發(fā)展方向，幫助其進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃，目前有一些檔案管理工作人員的積極性不高，大多數(shù)是因?yàn)闄n案管理工作人員對于自己的職業(yè)認(rèn)識(shí)不夠全面，認(rèn)為只是一個(gè)整理檔案的工作，未來沒有什么發(fā)展前途，沒有明確的職業(yè)生涯規(guī)劃。因此，高校檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合工作人員的實(shí)際情況，鼓勵(lì)檔案管理人員去考取相應(yīng)的證書，拓展他們的知識(shí)視野，能夠站在更高的角度上，去思考高校檔案信息資源開發(fā)和利用的新方法，并不斷完善。

結(jié)語

綜上所述，在新時(shí)代背景下，高校一定要看到檔案信息資源開發(fā)與利用的重要價(jià)值，對于檔案信息資源開發(fā)與利用給予足夠的重視，結(jié)合高校發(fā)展的實(shí)際情況，尤其是教學(xué)和科研的實(shí)際需求，創(chuàng)新高校檔案信息資源開發(fā)和利用的新方法，不斷提升高校檔案信息資源開發(fā)與利用水平，充分發(fā)揮出檔案信息資源應(yīng)有的價(jià)值，為高校的發(fā)展提供充足的動(dòng)力。