中小型國有檢測機(jī)構(gòu)業(yè)財(cái)融合信息化建設(shè)應(yīng)用研究

張蓓蓓

(烏蘭察布市正方建筑工程質(zhì)量檢測有限公司，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000)

國有檢測機(jī)構(gòu)的職能是依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和行業(yè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)，對涉及行業(yè)項(xiàng)目進(jìn)行抽樣檢測，對現(xiàn)場進(jìn)行見證取樣檢測，依資質(zhì)開展相應(yīng)檢測義務(wù)，獨(dú)立出具檢測報(bào)告或鑒定結(jié)論。隨著機(jī)構(gòu)改革不斷推進(jìn)，檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)審批全面放開，國有檢測機(jī)構(gòu)已脫離原有行政事業(yè)單位職能，劃轉(zhuǎn)為自主經(jīng)營、自擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)、自我約束、自我發(fā)展的企業(yè)法人。在脫離行政背景前，受益于地方行政背景，其業(yè)務(wù)量來源依靠監(jiān)督、抽查質(zhì)量行政紅利，無須主動(dòng)開發(fā)市場[1]。雖然部分國有企業(yè)已經(jīng)在市場化背景下脫穎而出，但與技術(shù)裝備優(yōu)良、市場化運(yùn)營經(jīng)驗(yàn)豐富靈活的民營企業(yè)相比，其市場份額在脫離行政背景前后出現(xiàn)很大差距。

1 財(cái)務(wù)管理存在問題

近年來各級(jí)國資監(jiān)管部門對國有企業(yè)管理水平制定嚴(yán)格考核標(biāo)準(zhǔn)，如國有資產(chǎn)保值增值量化指標(biāo)、工資總額預(yù)算指標(biāo)、廉政建設(shè)指標(biāo)等，面對市場競爭和監(jiān)管部門考核雙重壓力，對于脫離原行政隸屬關(guān)系后不久的地方國有檢測企業(yè)，如沿用原有財(cái)務(wù)管理模式，已無法滿足企業(yè)在項(xiàng)目決策、成本核算、績效考核和資產(chǎn)管理等方面的需要。

1.1 管理者對財(cái)務(wù)管理作用認(rèn)識(shí)不足

管理者對企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中資金運(yùn)用、精細(xì)化成本控制、固定資產(chǎn)管理及績效考核等作用不夠重視，認(rèn)為只要在既定條件下做好日常成本費(fèi)用支出審批，完成國資監(jiān)管部門監(jiān)督報(bào)告即可，而在實(shí)際工作中，市場份額嚴(yán)重萎縮，人員績效考核方式和權(quán)重設(shè)置與實(shí)際情況不符，制約企業(yè)拓展業(yè)務(wù)和提升生產(chǎn)經(jīng)營積極性。

1.2 項(xiàng)目取舍依據(jù)不合理

隨著行業(yè)內(nèi)國家有關(guān)監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)不斷更新，市場對檢測項(xiàng)目需求也會(huì)發(fā)生變化，這就需要檢測企業(yè)緊跟市場變化，對現(xiàn)有設(shè)備、檢測能力不斷進(jìn)行更新培訓(xùn)，而部分企業(yè)項(xiàng)目上馬前主要依靠書面文件精神和粗放型測算，對外沒有提前做好同類企業(yè)檢測能力調(diào)研，對內(nèi)企業(yè)自身業(yè)務(wù)線收支比、舊設(shè)備與新設(shè)備運(yùn)營情況沒有經(jīng)過細(xì)致測算，盲目上馬新項(xiàng)目，事后沒有反饋，造成資金浪費(fèi)。

1.3 企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)多

轉(zhuǎn)制后企業(yè)完全脫離原隸屬行政事業(yè)單位監(jiān)管，在靈活的市場化運(yùn)營背景下，原有書面制度無法與企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境相適應(yīng)，很容易成為一紙空文，難以發(fā)揮崗位之間制衡監(jiān)督作用，容易引發(fā)道德風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)[2]。

《財(cái)政部關(guān)于印發(fā)〈管理會(huì)計(jì)基本指引〉的通知》(財(cái)會(huì)〔2016〕10號(hào))中明確指出：“管理會(huì)計(jì)活動(dòng)是單位利用管理會(huì)計(jì)信息，運(yùn)用管理會(huì)計(jì)工具方法，在規(guī)劃、決策、控制、評價(jià)等方面服務(wù)于單位管理需要的相關(guān)活動(dòng)”“單位應(yīng)將管理會(huì)計(jì)信息化需求納入信息系統(tǒng)規(guī)劃，通過信息系統(tǒng)整合、改造或新建等途徑，及時(shí)、高效地提供和管理相關(guān)信息，推進(jìn)管理會(huì)計(jì)實(shí)施”，為解決以上問題，企業(yè)需要在信息化建設(shè)中融合管理會(huì)計(jì)信息化功能，賦予財(cái)務(wù)人員相應(yīng)的權(quán)限，加深財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門協(xié)作，通過對系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確分析，提供精準(zhǔn)的成本核算、正確的業(yè)績考核、可靠的項(xiàng)目決策依據(jù)，發(fā)揮財(cái)務(wù)管理創(chuàng)造價(jià)值作用。

2 案例介紹

2.1 背景資料

某地國有檢測機(jī)構(gòu)于2018年轉(zhuǎn)制為地方國有企業(yè)，資產(chǎn)總額8 760萬元，58名員工，專業(yè)類中級(jí)工程師36名，高級(jí)工程師6名，其中財(cái)務(wù)人員3名。為盡快適應(yīng)改制后市場化運(yùn)營模式變化，該企業(yè)于2019年開始建設(shè)信息化管理系統(tǒng)，根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)，業(yè)主方提供建設(shè)目標(biāo)和思路，軟件服務(wù)商完成系統(tǒng)設(shè)計(jì)和調(diào)試運(yùn)營。完成后XH軟件功能包括：客戶管理、訂單管理、報(bào)告質(zhì)控、設(shè)備管理、內(nèi)部申請。配套終端設(shè)備有二維碼自動(dòng)賦碼綁扎器、數(shù)據(jù)服務(wù)器、掃描槍。

財(cái)務(wù)管理功能嵌入不同模塊中，具體如圖1所示。

圖1 XH軟件模塊與財(cái)務(wù)管理架構(gòu)

2.2 業(yè)務(wù)應(yīng)用情況

2.2.1 合同進(jìn)度與應(yīng)收賬款管理連接。因行業(yè)特殊性，同一客戶涉及不同合同編號(hào)，每個(gè)合同編號(hào)對應(yīng)多個(gè)檢測項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目涉及多項(xiàng)檢測參數(shù)，客戶送檢次數(shù)、單次送檢量和送檢時(shí)間不固定，合同履約進(jìn)度無法精準(zhǔn)控制，應(yīng)收賬款管理效率低下。信息化系統(tǒng)建設(shè)前合同進(jìn)度僅參考傳統(tǒng)紙質(zhì)資料交付，導(dǎo)致紙質(zhì)報(bào)告和實(shí)物檢測脫節(jié)，內(nèi)部控制存在很大漏洞，財(cái)務(wù)部門在客戶交款后索要發(fā)票時(shí)也無法確定合同實(shí)質(zhì)進(jìn)度如何，也無法準(zhǔn)確及時(shí)統(tǒng)計(jì)出應(yīng)收款情況。在實(shí)現(xiàn)信息化后，財(cái)務(wù)人員在客戶送檢前收到付款后可以在系統(tǒng)中標(biāo)記可用額度，收檢人員在可用額度下對客戶送檢樣一一打碼，上傳系統(tǒng)，對應(yīng)檢測項(xiàng)目收費(fèi)自動(dòng)核算，如實(shí)際收樣額度超過標(biāo)記額度，提醒客戶充值付款，可以及時(shí)查看合同中每項(xiàng)履約情況、報(bào)告送達(dá)情況、發(fā)票交付情況，加強(qiáng)企業(yè)應(yīng)收賬款管理和客戶管理，合理制定折扣比例，防止出現(xiàn)長期掛賬和壞賬，防止國有資產(chǎn)流失。

2.2.2 成本核算。以往企業(yè)成本構(gòu)成以傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算科目為核算標(biāo)準(zhǔn)，各檢測室業(yè)務(wù)量與消耗成本在事前沒有細(xì)分，也無法對成本細(xì)化到各檢測室。以單個(gè)檢測室主要檢測業(yè)務(wù)受理為例，在信息化系統(tǒng)上線后，檢測室工作人員在接到技術(shù)負(fù)責(zé)人訂單分配后，以訂單號(hào)為起點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際檢測任務(wù)量，在內(nèi)部申請模塊申請檢測日常物料及主要維保費(fèi)等，在設(shè)備管理模塊中登記設(shè)備運(yùn)行記錄和維保需求，采購人員按照采購流程完成用料采購后，由庫管人員進(jìn)入內(nèi)部申請完成采購入庫，檢測室采購申請人領(lǐng)用物料。完成檢測任務(wù)后，生成結(jié)果提交報(bào)告質(zhì)控模塊，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人核驗(yàn)后計(jì)入正式報(bào)告，最終完成時(shí)客戶登錄網(wǎng)上大廳或業(yè)務(wù)大廳完成報(bào)告打印，將訂單、機(jī)物料成本、人員、費(fèi)用有效關(guān)聯(lián)，財(cái)務(wù)人員根據(jù)統(tǒng)計(jì)的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，合理分配各檢測室主要費(fèi)用、機(jī)物料以及人工成本，生成以檢測室為單位作業(yè)成本歸集，與對應(yīng)檢測業(yè)務(wù)收入進(jìn)行對比分析，為不同檢測項(xiàng)目市場化定價(jià)提供數(shù)據(jù)依據(jù)，約束合同折扣隨意性；歸集后成本與完成業(yè)務(wù)量、業(yè)務(wù)收入對比數(shù)據(jù)，為人員績效考核、成本控制提供參考，也能為是否引入自動(dòng)化程度更高的檢測方式或新增檢測項(xiàng)目提供決策依據(jù)。

2.2.3 固定資產(chǎn)管理流程。在信息化系統(tǒng)應(yīng)用前，部分設(shè)備因購置前論證不足而長期擱置，或因超期服役、疏于管理，性能大幅下降，使用壽命縮短，而財(cái)務(wù)部門對固定資產(chǎn)年底集中盤點(diǎn)只能從外表和原始記錄去判斷使用狀況，對設(shè)備申購、報(bào)廢往往在事后才能知曉，對主要儀器設(shè)備狀況、資產(chǎn)狀況無法準(zhǔn)確反映，轉(zhuǎn)制后企業(yè)又必須完成國有資產(chǎn)保值增值量化指標(biāo)，只能依靠擴(kuò)大收入、壓縮成本來完成，財(cái)務(wù)在資產(chǎn)管理上沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。在信息化系統(tǒng)輔助下，財(cái)務(wù)能查看某設(shè)備從申購、使用、維保到大修報(bào)廢、校驗(yàn)任一時(shí)間信息，深入了解設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)。可依據(jù)服役中舊設(shè)備投入產(chǎn)出情況，合理評價(jià)新購設(shè)備投入產(chǎn)出效率，避免盲目上馬新設(shè)備或舊設(shè)備高位運(yùn)行；也為符合加速折舊設(shè)備提供原始依據(jù)，減少不良資產(chǎn)，逐步提高凈資產(chǎn)收益率。

2.2.4 績效考核。為深化收入分配制度改革，增強(qiáng)企業(yè)活力，國務(wù)院出臺(tái)《國務(wù)院關(guān)于改革國有企業(yè)工資決定機(jī)制的意見》(國發(fā)〔2018〕16號(hào))，地方各級(jí)國資部門隨之制定工資總額管理辦法，明確提出要遵循堅(jiān)持效益導(dǎo)向與促進(jìn)公平相結(jié)合的分配格局，增強(qiáng)企業(yè)活力、堅(jiān)持分類管理的原則。為有效發(fā)揮績效考核作用，帶動(dòng)企業(yè)職工精益求精工作積極性，在信息化平臺(tái)中，以輔助部門為業(yè)務(wù)部門服務(wù)為主線，將業(yè)務(wù)收入作為全員考核基準(zhǔn)線，考核權(quán)重指標(biāo)向一線、向技術(shù)難度大、價(jià)值創(chuàng)造多、工作量大的崗位傾斜，將業(yè)務(wù)量、檢測耗時(shí)、項(xiàng)目難度級(jí)別、客戶反饋意見等作為考核指標(biāo)，薪酬會(huì)計(jì)從系統(tǒng)中提取相應(yīng)指標(biāo)數(shù)據(jù)，按照薪酬考核管理要求核算職工工資和獎(jiǎng)勵(lì)等，徹底打破原有管理模式下激勵(lì)分配不合理局面，調(diào)動(dòng)員工生產(chǎn)和技術(shù)改進(jìn)積極性，提高檢測機(jī)構(gòu)公正、獨(dú)立的行業(yè)信用管理要求。

3 存在問題

3.1 原有財(cái)務(wù)人員數(shù)據(jù)分析能力不足

檢測業(yè)務(wù)涉及專業(yè)門類多，檢測、認(rèn)證、咨詢等業(yè)務(wù)調(diào)用資源不同，需要集合專業(yè)能力、實(shí)際操作能力、談判能力等，呈現(xiàn)多樣產(chǎn)品線、學(xué)科線[3]。另一方面，檢測標(biāo)準(zhǔn)更新較快，各企業(yè)間檢測項(xiàng)目報(bào)價(jià)差異較大，從合同中一個(gè)項(xiàng)目涉及的參數(shù)采集至報(bào)告認(rèn)證完成中間持續(xù)時(shí)間較長。信息化模塊運(yùn)行后，系統(tǒng)會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，經(jīng)系統(tǒng)化分析后才能挖掘數(shù)據(jù)背后價(jià)值，在數(shù)據(jù)分析方面就需要有既熟悉業(yè)務(wù)又能熟練運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具的財(cái)務(wù)類專業(yè)人員，大部分企業(yè)原有財(cái)務(wù)人員能力無法滿足這一要求，分析報(bào)告參考價(jià)值較低，財(cái)務(wù)人員業(yè)績考核辦法中忽略員工成長和培訓(xùn)相關(guān)指標(biāo)，考核結(jié)果是財(cái)務(wù)工作量加大工資不漲反跌，出現(xiàn)負(fù)面情緒影響日常財(cái)務(wù)工作效率，顯然新的考核辦法對財(cái)務(wù)人員激勵(lì)效果不大。另外，受限于原財(cái)務(wù)工作限制，財(cái)務(wù)人員遇到業(yè)務(wù)部門提出一些問題時(shí)，缺乏對專業(yè)了解和業(yè)務(wù)全面考慮，提供的建議可操作性不強(qiáng)。

3.2 XH軟件與財(cái)務(wù)軟件兼容性不足

現(xiàn)有用友財(cái)務(wù)軟件與XL軟件獨(dú)立運(yùn)行，沒有數(shù)據(jù)交換接口，實(shí)際工作數(shù)據(jù)采集、格式轉(zhuǎn)換、統(tǒng)計(jì)整理需要專人去完成，業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)融合前端效率低下。而業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處于隨時(shí)變化中，有時(shí)分析結(jié)果和實(shí)際情況偏差較大。

3.3 財(cái)務(wù)管理作用受限于事后階段

盡管在信息化建設(shè)中已經(jīng)將財(cái)務(wù)管理功能嵌入各個(gè)模塊中，但面臨競爭激烈的市場環(huán)境時(shí)，企業(yè)管理者往往會(huì)優(yōu)先選擇完成訂單簽訂和業(yè)務(wù)量任務(wù)，具體的操作流程是否嚴(yán)格執(zhí)行只能停留于紙面規(guī)定，財(cái)務(wù)管理功能成為配合業(yè)務(wù)模塊的附屬流程，導(dǎo)致事后采集數(shù)據(jù)可靠性不足，最終分析結(jié)果無法應(yīng)用到實(shí)際工作中，這一問題成為阻礙企業(yè)業(yè)財(cái)融合的一道障礙。

3.4 信息化內(nèi)部控制設(shè)計(jì)不嚴(yán)格

現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理制度設(shè)計(jì)集中在費(fèi)用和成本支出審批環(huán)節(jié)，容易忽視收入與折扣管理、績效考核管理。例如在XH軟件各個(gè)模塊中，對合同價(jià)款折扣審批沒有形成嚴(yán)格的“申請→審批→檢查分析→監(jiān)督”流程，一旦權(quán)限過于集中而沒有嚴(yán)格的日志審核監(jiān)督機(jī)制就很容易產(chǎn)生道德風(fēng)險(xiǎn)。盡管對送檢物料實(shí)行一物一碼制，嚴(yán)格約束送檢物料流轉(zhuǎn)過程，以確保人員績效考核公平性和報(bào)告真實(shí)獨(dú)立性，但還會(huì)出現(xiàn)后臺(tái)數(shù)據(jù)和最終報(bào)告檢測業(yè)務(wù)量不符、實(shí)物復(fù)檢與報(bào)告參數(shù)不符情況，排除客觀因素外還可能涉及人為干預(yù)情況，以上情況均表明在業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制設(shè)計(jì)上存在不足。

4 改進(jìn)對策和建議

4.1 加強(qiáng)業(yè)財(cái)融合人才培養(yǎng)和團(tuán)隊(duì)建設(shè)

對于地方國有檢測機(jī)構(gòu)，筆者認(rèn)為除考慮高薪聘請有相應(yīng)經(jīng)驗(yàn)人才以滿足企業(yè)需求外，企業(yè)應(yīng)從自身實(shí)際情況出發(fā)，從內(nèi)部業(yè)務(wù)部門競選部分有意愿者與財(cái)務(wù)人員組成新的財(cái)務(wù)管理團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)其在管理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)能力方面的培訓(xùn)，以快速破解企業(yè)遇到的用人難的問題。同時(shí)，賦予其合理的組織職能和權(quán)限，使其能快速適應(yīng)業(yè)務(wù)項(xiàng)目要求，承擔(dān)起相應(yīng)職責(zé)，充分發(fā)揮與業(yè)務(wù)部門之間管理協(xié)同作用。

4.2 充分發(fā)揮管理會(huì)計(jì)作用

管理會(huì)計(jì)可以為企業(yè)提供充分的項(xiàng)目決策依據(jù)，不斷促進(jìn)改善經(jīng)營管理，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，可以說管理會(huì)計(jì)是幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化最有效的工具。為充分發(fā)揮管理會(huì)計(jì)作用，需要企業(yè)全員參與。財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門要能從客戶體驗(yàn)、企業(yè)質(zhì)量控制和內(nèi)部控制等角度評價(jià)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)水平，逐步減少冗余業(yè)務(wù)流程，不斷優(yōu)化，并設(shè)置反饋流程。在組織結(jié)構(gòu)和職責(zé)分配上，企業(yè)管理者能賦予財(cái)務(wù)管理人員相應(yīng)的職責(zé)，設(shè)置科學(xué)合理的業(yè)財(cái)職能，使其充分發(fā)揮管理會(huì)計(jì)在事前預(yù)警、事中管控和事后反饋分析的參考作用。財(cái)務(wù)人員也要積極轉(zhuǎn)變思想，及時(shí)更新業(yè)務(wù)知識(shí)儲(chǔ)備，配合業(yè)務(wù)部門流程改造并盡快熟悉各個(gè)業(yè)務(wù)流程特點(diǎn)，對業(yè)務(wù)提出的問題能更加全面、專業(yè)地分析，為不同業(yè)務(wù)線給出合理建議，在價(jià)值創(chuàng)造中發(fā)揮雙方協(xié)同作用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體增值。

4.3 優(yōu)化業(yè)財(cái)融合信息平臺(tái)

業(yè)財(cái)融合一體化下的信息平臺(tái)建設(shè)能有效推進(jìn)企業(yè)管理模式迭代，應(yīng)盡快解決業(yè)務(wù)軟件與財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)無法采集等具體問題，配合流程再造，將“合同+報(bào)告單+現(xiàn)收應(yīng)收賬款+發(fā)票”全流程貫通，在數(shù)據(jù)前端實(shí)現(xiàn)“四流合一”，促進(jìn)業(yè)務(wù)部門加快合同履約進(jìn)度，提高企業(yè)應(yīng)收賬款管理水平，降低壞賬比例，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、供應(yīng)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有效對接，及時(shí)反饋企業(yè)運(yùn)營活動(dòng)中的問題，為企業(yè)全業(yè)務(wù)流程化管理和可視化管理提供參考[4]。