基于云提升學(xué)生日常事務(wù)管理效能的實踐

周 浩

(湖北科技學(xué)院 資源環(huán)境科學(xué)與工程學(xué)院，湖北 咸寧 437100)

高校輔導(dǎo)員長期堅守在學(xué)生教育、管理、服務(wù)的第一線，“是開展大學(xué)生思想政治教育的骨干力量，是高等學(xué)校學(xué)生日常思想政治教育和管理工作的組織者、實施者、指導(dǎo)者” 。[1]

一、常態(tài)化疫情防控形勢下高校輔導(dǎo)員的崗位現(xiàn)狀

高校輔導(dǎo)員負責(zé)與學(xué)生相關(guān)的幾乎所有工作,“包括黨團建設(shè)、干部培養(yǎng),學(xué)生生活、學(xué)習(xí)、心理,評優(yōu)評獎,寢室工作,以及學(xué)生的各種信息表格統(tǒng)計等,繁雜的工作帶來巨大的工作量?！盵2]諸多工作中，學(xué)生日常事務(wù)管理占了極大比重，包括“開展入學(xué)教育、畢業(yè)生教育及相關(guān)管理和服務(wù)工作，組織開展學(xué)生軍事訓(xùn)練，組織評選各類獎學(xué)金、助學(xué)金，指導(dǎo)學(xué)生辦理助學(xué)貸款，組織學(xué)生開展勤工儉學(xué)活動，做好學(xué)生困難幫扶，為學(xué)生提供生活指導(dǎo)，促進學(xué)生和諧相處、互幫互助”[1]等等。按照《普通高等學(xué)校輔導(dǎo)員隊伍建設(shè)規(guī)定》(中華人民共和國教育部令第43號)要求，“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)按總體上師生比不低于1:200的比例設(shè)置專職輔導(dǎo)員崗位”，[3]雖然近些年高校普遍加大了輔導(dǎo)員的配備力度，但因為歷史欠賬較多、人員流動較快等多方面原因，多數(shù)高校特別是地方高校的輔導(dǎo)員普遍處于超師生比和超負荷工作狀態(tài)。常態(tài)化疫情防控形勢下高校普遍處于嚴格的封閉管理狀態(tài)，輔導(dǎo)員在日常工作之余又額外增加了值守登記、核查統(tǒng)計等大量常態(tài)化疫情防控工作，超時超壓超負荷等長期沒有解決的問題更顯突出。

二、常態(tài)化疫情防控形勢下高校學(xué)生日常事務(wù)管理的難點與痛點

我國高等教育歷來強調(diào)以學(xué)生為本，要求“緊緊圍繞學(xué)生需求，回應(yīng)學(xué)生關(guān)切，引導(dǎo)學(xué)生成長”，[3]在因應(yīng)疫情防控所需的持續(xù)校園封閉管理的現(xiàn)實環(huán)境下，疊加00前后學(xué)生個性日益突出、維權(quán)意識日益增強的時代背景，地方高校輔導(dǎo)員在處理學(xué)生日常事務(wù)中或多或少都遇到過困擾。

1.事務(wù)纏身，疲于應(yīng)付。地方高校輔導(dǎo)員往往要面對超過200以上的學(xué)生，學(xué)生還會跨越多個專業(yè)、年級和班級，學(xué)生日常事務(wù)不僅數(shù)量大、種類多，還越來越個性化。學(xué)生千根線，輔導(dǎo)員一根針，忙碌是輔導(dǎo)員工作的常態(tài)化標(biāo)簽。

2.出現(xiàn)疏漏，引發(fā)后果。地方高校輔導(dǎo)員經(jīng)常是處于多線程并發(fā)工作狀態(tài)，人多事雜，事務(wù)本身急難程度也千差萬別，偶發(fā)極少數(shù)事務(wù)沒有被及時處理或處理不完整、處理進程沒有被反饋等疏漏也是概率不小的存在，由此帶來的后果輕則讓當(dāng)事學(xué)生感覺到被忽略或不快，重則甚至在師生間引發(fā)誤解矛盾甚至沖突，危害不容忽略。

3.記錄缺失，可溯性差。輔導(dǎo)員都有記工作日志的要求，但手寫筆記效率差、難持續(xù)，PC機等桌面端方便編輯又不方便隨身攜帶，手機平板等移動端方便攜帶卻又屏幕太小不適合錄入編輯，各有各的缺點，延宕開來便難以形成細致規(guī)范的臺賬，做到事務(wù)處理流程可溯好查，且還存在因PC機損壞、移動端設(shè)備遺失而造成資料缺損的隱患。

三、基于云提升學(xué)生日常事務(wù)管理效能的思路

常態(tài)化疫情防控形勢下學(xué)生日常事務(wù)管理不僅給地方高校輔導(dǎo)員帶來了痛點和難點，“工作方式日益多樣化、工作內(nèi)容日益復(fù)雜化、服務(wù)對象日益?zhèn)€性化等等”[4]趨勢還在將痛點和難點持續(xù)放大，輔導(dǎo)員成天事務(wù)纏身被牽扯了大量精力不說，因為事務(wù)性工作極其瑣碎還難以建立獲得感和認同感，迫切需要以專業(yè)化為前提、系統(tǒng)化為保證、數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)、信息化為手段來積極探索“精心教育、精細管理、精準(zhǔn)服務(wù)的有效途徑”[4]，以精細化管理來提升學(xué)生日常事務(wù)管理效能。

結(jié)合地方高校輔導(dǎo)員常見的工作條件，考慮通過系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化對學(xué)生日常事務(wù)進行標(biāo)準(zhǔn)化管理，再通過成熟易用的個人云空間實現(xiàn)管理流程的實時共享，使學(xué)生日常事務(wù)管理的完整閉環(huán)全程可查可控且富有時效。這個思路得以變現(xiàn)的核心是要有一個高安全、低成本、易獲取、好操作的云空間來支持PC等桌面端和手機、平板等移動端的共享訪問與管理，在反復(fù)試用和比對后，發(fā)現(xiàn)OneDrive云就是一個非常適合的選擇。

(一)OneDrive云成熟可靠

OneDrive云是微軟提供的有限免費商業(yè)模式通用云存儲產(chǎn)品，個人用戶使用Microsoft 賬戶注冊O(shè)neDrive后就可以獲得5GB的免費存儲空間，具有0成本、部署方便、易于共享、多平臺兼容性好等諸多優(yōu)點，被國內(nèi)網(wǎng)友公認是易用好用夠用的生產(chǎn)力工具。

(二)OneDrive云用以提升地方高校學(xué)生日常事務(wù)管理效能的優(yōu)勢明顯

可以輕松實現(xiàn)零成本投入。操作OneDrive云的技術(shù)要求門檻不高，地方高校輔導(dǎo)員通過簡單自學(xué)即可輕易上手，學(xué)習(xí)成本為零；OneDrive云可免費獲取，采購成本為零；OneDrive云5G以內(nèi)的空間使用完全免費，運行成本為零。

四、基于OneDrive云提升地方高校學(xué)生日常事務(wù)管理效能的探索與實踐

1.OneDrive云空間的獲取與搭建

地方高校輔導(dǎo)員首先需要注冊一個Microsoft賬戶，再使用注冊成功的Microsoft賬戶登錄OneDrive云并完善相關(guān)信息。

2.OneDrive云在本地桌面端的安裝與管理

注冊成功的輔導(dǎo)員可選擇在個人常用的PC端上下載并安裝OneDrive云客戶端，設(shè)置為開機自動運行，隨后，按提示設(shè)置本地共享文件夾。

完成后，PC端會建立醒目的“OneDrive”文件夾，操作此文件夾與操作PC端其它本地文件夾別無二致，PC端和云端同步更新將在完全無感的狀態(tài)下自動完成。

以上注冊Microsoft賬戶和獲得5G的OneDrive云空間是完全免費的，而且，OneDrive云空間可根據(jù)用戶個人需要新建多個二級文件夾，空間使用情況也可以實時查看。

OneDrive云端的二級文件夾在桌面端顯示或者隱藏經(jīng)由簡單的設(shè)置即可實現(xiàn)，操作的靈活度非常高。

3.OneDrive云在移動端的安裝與管理

接下來輔導(dǎo)員需要為每臺需要訪問OneDrive云的移動終端安裝OneDrive云App，OneDrive云對微軟、蘋果和安卓都完美支持，不存在選擇困難問題，安裝完成并使用Microsoft賬戶登錄后即可開啟共享之旅。見圖1

圖1 OneDrive云移動端圖標(biāo)及操作界面圖示

Microsoft賬戶支持多設(shè)備管理，通過瀏覽器登錄Microsoft賬戶后所有設(shè)備將以圖表化直觀呈現(xiàn)，一目了然。圖2

圖2 Microsoft賬戶的多設(shè)備管理界面圖示

4.OneDrive云應(yīng)用于地方高校學(xué)生日常事務(wù)管理的實踐

地方高校學(xué)生日常事務(wù)具有典型的碎片化特征，為提高管理的針對性，嘗試以專業(yè)化為前提、系統(tǒng)化為保證、數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)、信息化為手段對碎片化的學(xué)生日常事務(wù)進行表格化管理, 使其直觀易讀，易于建立索引和進行挖掘分析。

基于易用好用免費用的原則，電子表格的選取推薦最常見的Excel，Excel表格不僅擁有直觀的界面、出色的計算功能和完備的圖表工具，堪稱電子表格界獨一無二的霸主，且Excel表格的創(chuàng)建和編輯軟件易于免費獲取和無償使用，完全不需要額外投入成本。

桌面端Excel表格考慮到Microsoft Excel正版軟件要收費，建議采用WPS個人版，功能強大，集成度高，可無償使用。見圖3

圖3 WPS軟件下載界面圖示

移動端Excel表格操作軟件則建議因人而異，既可和桌面端一樣采用WPS個人版，也可以采用Microsoft Excel移動版，Microsoft Excel移動版支持屏幕尺寸小于10.1英寸的設(shè)備免費使用，蘋果和安卓皆可，輔導(dǎo)員的個人使用習(xí)慣得到了完美照顧。見圖4

圖4 Microsoft Excel移動版官方簡介圖示

大數(shù)據(jù)時代地方高校的輔導(dǎo)員一般都同時擁有PC機等桌面端設(shè)備和平板、手機等移動端設(shè)備，考慮到大屏幕和常規(guī)鍵盤、鼠標(biāo)操作的相對便捷性，建立Excel表格和大數(shù)據(jù)量編輯、匯總統(tǒng)計挖掘等工作建議在常用的桌面端上完成。Excel表格的結(jié)構(gòu)可以自主設(shè)計，輔導(dǎo)員可以按個人習(xí)慣將學(xué)生日常事務(wù)以時間、學(xué)號、姓名、類別等字段為索引來編排，每件事務(wù)有始有終形成閉環(huán)即可。

編輯好的Excel表格直接保存在桌面端的OneDrive文件夾中，它會自動同步到OneDrive云端，前期已完成認證的所有設(shè)備在網(wǎng)絡(luò)通暢的情況下可持續(xù)共享訪問OneDrive中的Excel表格，將最新最全的學(xué)生日常事務(wù)處理進展及時更新到Excel表格中，以供查閱和掌握。

除Excel表格以外，還可以將移動端拍攝的與學(xué)生日常事務(wù)處理相關(guān)的照片也存放在OneDrive云的“照片”文件夾中，實現(xiàn)方便快捷的共享調(diào)取，并形成支撐。

至此，以O(shè)neDrive云為共享平臺、以Excel表格為主要數(shù)據(jù)載體、以常用移動終端為訪問工具、以及時更新為保障手段的地方高校學(xué)生日常事務(wù)管理體系即構(gòu)建完成。

五、實踐效果與結(jié)語

基于云構(gòu)建地方高校學(xué)生日常事務(wù)管理體系的想法由來已有近兩年時間，突如其來的新冠肺炎疫情和其后常態(tài)化疫情防控形勢給想法的實踐提供了時間窗口，從半年多的探索與實踐來看，這套體系在管理效能提升、工作疏漏減少、工作臺賬建立、工作成就獲得等多方面取得明顯成效。

1.原本零散的桌面端、移動端設(shè)備經(jīng)由OneDrive云整合成一套關(guān)系緊密、互為支撐的生產(chǎn)力工具體系，工作效能顯著提高。

2.學(xué)生日常事務(wù)管理的精細化水平明顯提高，工作中的疏漏和由此引發(fā)的學(xué)生投訴明顯減少。

3.通過對時間、當(dāng)事人、學(xué)號、事件關(guān)鍵詞等不同字段建立不同索引，可以針對不同需求精確快捷的輸出相應(yīng)工作臺賬，為統(tǒng)計、分析、數(shù)據(jù)挖掘利用等工作打下了堅實基礎(chǔ)。

4.面對條理清晰的Excel表格，輔導(dǎo)員不僅個人獲得感和成就感顯著提升，而且，從中尋找規(guī)律以提升業(yè)務(wù)水平和科研能力的信心也得到了很大增強。

5.管理信息等資料存放在云端，基本消除了因個人設(shè)備損壞或遺失而造成資料缺損的隱患。

就實踐效果而言，基于OneDrive云構(gòu)建起來的學(xué)生日常事務(wù)管理體系雖然不能將地方高校輔導(dǎo)員從繁雜的事務(wù)性工作中完全解放出來，但卻可以有效提升事務(wù)性工作的管理效能和管理的精細化水平，當(dāng)然，需要注意的是，要想使被提高的效能得以持續(xù)，還需要持續(xù)做好信息保護、空間有效利用等多方面的工作。

1.必須切實保護好學(xué)生個人信息，全程避免因?qū)W生個人信息被泄露而帶來不良后果和法律風(fēng)險。

2.要及時更新學(xué)生日常事務(wù)的處理進展，力爭做到日清日結(jié)、件件閉環(huán)，避免形成信息積壓。

3.要定期清理OneDrive云端文件，確保5G免費空間得到循環(huán)充分利用。