現(xiàn)代企業(yè)文秘工作芻議

文/福建漳州古雷石化碼頭有限公司 趙芳

企業(yè)文秘工作具有從屬性、服務(wù)性和綜合性，主要是以服務(wù)公司決策層為目的，所從事的一般都是輔助性、參謀性、事務(wù)性的工作。工作內(nèi)容包括公文管理、通知發(fā)布、會(huì)議紀(jì)要、擬稿等相關(guān)文字性工作和會(huì)議管理、會(huì)務(wù)組織及接待、安全保密、檔案管理等。

隨著企業(yè)管理現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷加快，文秘工作開(kāi)始面臨各種新挑戰(zhàn)。這就要求文秘工作需要改變?cè)械亩ㄎ?，不能再被?dòng)地做“傳聲筒”，而是要積極主動(dòng)地轉(zhuǎn)變思維方式，提升工作能力，當(dāng)好企業(yè)管理層的智囊和上下、內(nèi)外溝通的橋梁。

企業(yè)管理現(xiàn)代化對(duì)文秘工作帶來(lái)新挑戰(zhàn)

（一）文秘人員需具備適應(yīng)企業(yè)管理現(xiàn)代化的新要求

傳統(tǒng)意義上文秘人員通常只是作為領(lǐng)導(dǎo)者助理。隨著時(shí)代的發(fā)展，行政文秘工作崗位職能要求也發(fā)生了變化，主要體現(xiàn)在以下方面：

第一，輔助領(lǐng)導(dǎo)作決策。這要求其在工作上必須要從管理決策者及公司利益層面著手考慮問(wèn)題，為管理層作決策提供參考。

第二，做好企業(yè)內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)。

（二）文秘人員需掌握適應(yīng)企業(yè)管理現(xiàn)代化的新職能

傳統(tǒng)意義上的行政文秘主要以文職為主，沒(méi)有全方位展現(xiàn)出文秘的職能特點(diǎn)，行政管理作用發(fā)揮不顯著。

因此，在行政文秘職業(yè)能力提升方面，公司要把明確職能范圍放在首位。明確文秘工作者的崗位職責(zé)，賦予文秘管理權(quán)限，以便更好地開(kāi)展工作。

（三）文秘人員需提升適應(yīng)公司管理現(xiàn)代化的新能力

在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，秘書(shū)猶如企業(yè)內(nèi)外部聯(lián)系的“紐帶”和“潤(rùn)滑劑”,對(duì)外部溝通協(xié)調(diào)作用也更加凸顯。新形勢(shì)下，文秘工作要適應(yīng)公司及決策管理層的新要求，確保不斷拓展工作內(nèi)涵與外延，以更好地服務(wù)公司需要，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供助推力。

（四）文秘人員需完善適應(yīng)企業(yè)管理現(xiàn)代化的綜合素質(zhì)

綜合素養(yǎng)顧名思義是具有綜合性的能力素養(yǎng)，包括知識(shí)能力水平、職業(yè)素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、敬業(yè)精神等。文秘只有具備適應(yīng)企業(yè)管理現(xiàn)代化的綜合素養(yǎng)，才能更好地勝任本職崗位，并在工作中獲得良好發(fā)展。

提升文秘工作的思路及建議

第一，要用新的思維模式、新的知識(shí)來(lái)武裝自己的頭腦。

無(wú)論在辦文、辦會(huì)、辦事這三個(gè)基本工作面，還是在文字秘書(shū)、行政秘書(shū)等具體工作崗位上，辦公室文秘要多從企業(yè)現(xiàn)代化管理的角度思考問(wèn)題，審視自己正在做的工作。

可以說(shuō)文秘的很多具體工作，都是領(lǐng)導(dǎo)決策的具體化，實(shí)際上也是企業(yè)管理措施的具體化，只有抓住服務(wù)企業(yè)管理這個(gè)“牛鼻子”，與公司領(lǐng)導(dǎo)在一個(gè)思維頻率上，才能在實(shí)際工作中更加游刃有余。

第二，要更加重視綜合素質(zhì)的提高，塑造復(fù)合型人才。具體到化工企業(yè)，文科背景的文秘，需更多地了解化工背景知識(shí)，彌補(bǔ)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的不足；理科背景的則要更多地提高文字能力和文學(xué)素養(yǎng)，只有這樣才能迅速成長(zhǎng)為企業(yè)需要的復(fù)合型人才。

第三，加強(qiáng)個(gè)人修煉，提升職業(yè)素養(yǎng)。

首先，堅(jiān)守良好的職業(yè)道德，耐得住寂寞和清冷。

其次，樹(shù)立做人做事“適度”的原則，在工作中堅(jiān)持“適度”哲學(xué)。斯大林說(shuō)過(guò)：“真理往往就在中間?！边@個(gè)中間不是簡(jiǎn)單的幾何中間，而是使事物保持張力的平衡點(diǎn)，亦即質(zhì)與量保持相對(duì)穩(wěn)定狀態(tài)的適度。

最后，相比較而言，辦公室文秘工作更多地體現(xiàn)在與“人”打交道上，是充滿(mǎn)藝術(shù)性的工作，碰到棘手的問(wèn)題也能用平和的心態(tài)溝通交流，持續(xù)促進(jìn)問(wèn)題的解決，只有不斷加強(qiáng)自身修煉，才能到達(dá)鮮花盛開(kāi)的彼岸。