電子檔案的保密工作之探究

◇內江市人事考試中心 趙 爽

在科學信息技術的突飛猛進,數(shù)字信息化時代的大背景下，檔案管理工作也隨著時代發(fā)展的趨勢,與信息技術手段相結合，逐漸實現(xiàn)信息化。近年來電子檔案數(shù)量顯著增加，這是對檔案管理工作的新挑戰(zhàn)，為適應新形勢，檔案管理人員需要掌握電子檔案管理有關的管理方法。因此，必須根據(jù)電子檔案的管理要求，研究強化檔案管理防范工作的方法，提高電子信息檔案的保密工作。

目前，數(shù)字信息化建設已經在檔案管理工作領域全面鋪開，在互聯(lián)網信息環(huán)境下，人們也逐漸的對電子檔案管理的保密工作作為重點工作進行看待，為此，人們采用全新的電子檔案管理方法來進行管理。本文著眼于電子信息檔案管理的重要性，剖析電子檔案管理的保密工作中存在的問題，并提供強化電子檔案的保密管理的詳細辦法。

一、電子檔案管理的保密重要性分析

（一）確保檔案管理的質效。

在檔案管理工作中的一項重要內容就是檔案的保密管理工作。如果采用過去那種人員參與度大、各方面成本較高的傳統(tǒng)檔案管理模式來進行檔案管理，不僅導致檔案工作的管理效率和質量水平達不到要求，還大大的增加了工作人員的勞動強度。為適應新形勢檔案工作的要求，可大力利用檔案管理的信息化數(shù)字化技術方式，這樣即有效提高了檔案工作的質量和效率，也實現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質載體檔案的成功替代。當然必須強化電子檔案管理的保密工作，這樣才能有效保護檔案信息的安全，以防檔案數(shù)據(jù)信息泄露。

（二）增強檔案管理的安全性。

要用精細嚴密的態(tài)度對待檔案管理工作，一直以來，傳統(tǒng)的檔案管理模式是將大量的紙質資料存放在有限的庫房中，但是萬一出現(xiàn)管理工作疏忽而發(fā)生災害性問題，后果是不堪想象的。還有就是由于部分單位的檔案管理工作強度的問題，存在多名人員同時管理檔案的情況，也出現(xiàn)由非專業(yè)人士管理檔案的情況。這些情況很可能導致檔案管理工作的混亂，乃至于造成主要信息數(shù)據(jù)的外泄。因此，要想減少檔案管理人員的數(shù)量，切實提升檔案管理的質效，有效使得信息泄露情況的發(fā)生概率降低，只有通過檔案管理工作數(shù)字信息化建設，實現(xiàn)檔案信息由網絡平臺管理，才能得以實現(xiàn)。

（三）提高歸檔資源利用率。

檔案管理工作是一項程序繁、內容雜的工作，要想實現(xiàn)分類處理信息資源的目的，可以充分利用數(shù)字信息化技術來建立相對應的數(shù)據(jù)資料，系統(tǒng)的整理和收集信息資源。今后有關部門要對制定的數(shù)字化檔案資料進行網絡訪問時，只要出示檔案管理人員的授權信息就可以進行操作，這樣一來有效的提高了信息共享率。通過這種共享資源模式既能保證更好的安全性，也能夠把數(shù)字信息化資源的優(yōu)勢更好地發(fā)揮出來。

二、在電子檔案保密工作中遇到的問題

（一）信息化建設重視程度不夠。

一直以來，存在部分單位的管理領導層對電子檔案的管理工作重視程度不夠，檔案信息化建設資金難以落實，導致檔案管理人員信息化建設意識薄弱，信息化設備設施嚴重滯后，長期下去，單位的檔案管理工作一定會受到嚴重的影響，甚至導致后續(xù)工作無法開展。

（二）檔案管理方式依然落后。

現(xiàn)在很多單位仍然采用質效水平低、歸檔信息數(shù)據(jù)使用率低的較為落后的電子檔案管理方式。再加上信息時代的到來，各種形式的檔案日趨增加，各個單位的檔案管理部門依然采用傳統(tǒng)的人工管理方式來進行檔案管理，直接導致質效低下。也有部分單位在數(shù)字化檔案硬件設施設備上進行了投入，但是沒有建立一個完善的系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理室，相關檢索功能不夠完善，在后期的檔案檢索利用上可能會有較大的困難。

（三）檔案管理人員素質較低。

電子信息檔案管理工作的質量直接受到檔案管理者素質的影響。對先進的設備和平臺不太熟悉，工作效率也會降低。特別是現(xiàn)在信息化時代的檔案管理模式已不能與老式傳統(tǒng)的管理辦法相適應，因此當前的檔案管理方法是亟待改革的。

三、做好電子檔案保密管理工作的具體措施和方法

（一）規(guī)劃處理檔案資料。

檔案管理工作最終必須與數(shù)字信息化建設相適應，隨著信息時代的到來，電子信息檔案日趨增加，管理人員必要要意識到電子信息化歸檔的重要性，并且要把其優(yōu)勢充分利用起來，在檔案資料的分類和處理通過互聯(lián)網形式來完成，才能提高管理質效。如果在后續(xù)的分類管理中采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，很大可能增加勞動強度和出現(xiàn)管理問題，乃至引起更嚴重的后果。所以，只有建立完善的系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理室，收集歸檔完善的電子檔案數(shù)據(jù)資料，并能在后期的檔案檢索利用中充分發(fā)揮設備和系統(tǒng)的優(yōu)勢，才能有效的提高工作質效，更好的完成電子檔案的管理工作。

（二）提升電子檔案的整理質效。

為了更快的轉變檔案管理方式以適應信息時代的需要，做好這四點工作非常必要。一是要加大硬件設施設備投入，傳統(tǒng)的人工為主的檔案管理方式相比信息化管理方式存在非常明顯的滯后。為確保在管理上提供便利，我們可以應該充分利用信息時代網絡信息科學技術。因此，計算機等設施設備的配置、網絡環(huán)境的安裝及涉密處理是必須的。二是要立即行動起來，完成現(xiàn)有檔案資源的轉換工作，并把相應的數(shù)據(jù)資源保存在計算機設備上。三是要加強各單位之間的聯(lián)系，保障數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能健全。為實現(xiàn)電子檔案管理數(shù)據(jù)資料的暢通對接，要在相關單位間建立和完善制度規(guī)范，確保程序的連貫性和統(tǒng)一性。電子檔案管理系統(tǒng)是利用數(shù)字化形式來儲存數(shù)據(jù)資料的，只有在相關部門之間建立穩(wěn)定的系統(tǒng)，并由專人負責把電子檔案的傳遞和共享工作做好，這樣才能更好地系統(tǒng)地管理檔案信息。四是要努力構建安全的運行環(huán)境。信息技術的運用有利有弊，它的發(fā)展為檔案管理工作帶來了便捷，同時也帶來了木馬病毒入侵和黑客攻擊等隱患。再加上保證電子設施設備正常運轉需要定期的做好維護和升級工作。所以，要保證電子檔案管理系統(tǒng)安全運行，需要設置安裝安全防護軟件，并安排專人做好垃圾清理和病毒檢測等日常維護工作。相關管理部門還要做好設施設備運維和升級工作，保證其正常運行。

（三）共同管理檔案信息資料。

在單位檔案管理工作上要利用好信息化建設技術，要盡可能的利用起數(shù)字化檔案處理的效率優(yōu)勢，再之相關部門也要熟練的掌握檔案數(shù)字化的運行流程。在各部門間要統(tǒng)籌協(xié)調，建章立制，確保管理制度統(tǒng)一，并且要促進管理人員間的相互協(xié)作，這樣才能確保檔案工作質效的提升。再是對管理人員的培訓工作也是十分重要的，直接影響到增強檔案管理工作的意識，把數(shù)字化技術的優(yōu)勢最大可能的運用出來。要建立完整的檔案數(shù)據(jù)資料體系，既要把信息網絡技術的優(yōu)勢運用起來，也要確保數(shù)據(jù)資料錄入的正確率。要把檔案數(shù)據(jù)資料的提升速度作為一個重要指標，最終實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質檔案向電子化檔案方向過度。要確保將來檔案數(shù)據(jù)資源的相互交流，各單位在建立最新的電子檔案管理系統(tǒng)的基礎上，還要安裝統(tǒng)一的、能夠互聯(lián)互通的管理運用程序。在保證檔案管理體系統(tǒng)一的基礎上，再將相關數(shù)據(jù)資料統(tǒng)籌管理，各部分由特定的部門管理。另外，對于電子檔案數(shù)量多的特征，根據(jù)檔案資料的重要性，可以分為各個級別，級別的不同對應不同的訪問口徑。在電子檔案管理工作中，利用保密措施的多重性，能夠提升數(shù)據(jù)資料的安全性，有效減少外泄風險，對檔案管理質效的提高起到非常大的作用。

（四）加強專業(yè)人才培養(yǎng)。

要把加強專業(yè)人才培養(yǎng)作為保障電子檔案管理的保密工作提升的重要環(huán)節(jié)，切實把信息化技術的優(yōu)勢與檔案管理向結合，做好制度建設，落實管理責任，將保密意識貫穿到整個工作中。在設施設備升級換代中，要通過系統(tǒng)培訓學習的方式對檔案人員進行業(yè)務提升，這樣才能把新設施設備的優(yōu)越性最大程度的運用起來，有效提升工作質效。還有就是數(shù)字化技術也在不停的創(chuàng)新升級，及時對管理人員進行理論和技能培訓，才能與時俱進，提高數(shù)字化檔案管理水平。檔案管理人員業(yè)務素質的高低直接影響到開展電子檔案管理的保密工作的成功與否。因此，有效提高檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)是很有必要的，還要注重檔案人才的綜合素質是否達標。此外，相關檔案管理人員還要加強檔案業(yè)務的繼續(xù)教育學習。要確保檔案管理的保密工作順利進行，還應在計算機等設施設備和網絡環(huán)境上加大投入力度。

四、結束語

綜上所述，做好設施設備的投入、建章立制等各方面工作，是能否順利開展電子檔案保密工作的必要前提。再是可以采取適當?shù)姆绞椒椒?，從硬件軟件更新和專業(yè)人才培養(yǎng)等方面積極尋找創(chuàng)新思路，還要做好日常運維工作，最大限度的增強檔案數(shù)據(jù)資料的安全性，有效提升檔案管理水平和數(shù)據(jù)資源價值。