檔案信息化建設(shè)與管理探討

胡鈺玲

(湖南省平江縣檔案館 湖南岳陽(yáng) 414500)

積極推進(jìn)檔案信息化管理有一定的現(xiàn)實(shí)意義，能為檔案管理者提供一定的便利，可以使檔案管理者有效管理檔案信息。也能為檔案的使用者拓展空間，資源的獲取和利用途徑能夠得到大大提升，為使用者提供很大的方便。另外，能夠提升社會(huì)檔案意識(shí)。針對(duì)這些優(yōu)勢(shì)，我們有必要加強(qiáng)落實(shí)檔案的信息化建設(shè)和管理，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案的利用率，提升社會(huì)的檔案意識(shí)，讓大家充分認(rèn)識(shí)到信息化的便利和社會(huì)檔案的重要性。

一、檔案資源信息化建設(shè)的基本要求

（一）明確檔案資源信息化建設(shè)的規(guī)劃

檔案資源信息化建設(shè)需要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)還有數(shù)據(jù)庫(kù)這些信息技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化整理和分類，確保檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，需要借助辦公網(wǎng)絡(luò)對(duì)目前的檔案資源逐步落實(shí)數(shù)字化轉(zhuǎn)換。也需要借助文檔一體化這個(gè)軟件去完成電子文件歸檔的工作。檔案管理部門的人員需要及時(shí)對(duì)電子檔案的鑒定和歸檔工作做好監(jiān)督和指導(dǎo)，避免出現(xiàn)有檔案不歸檔的情況，或者歸檔不全面和不及時(shí)的現(xiàn)象。

（二）提高檔案資源數(shù)字化技術(shù)要求

檔案管理中最基本的要求需要是要做到真實(shí)性和有效性，而且要做好保密工作和后期的保護(hù)和維護(hù)。這些原則肯定不能因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)而放棄，所以檔案信息化建設(shè)中對(duì)信息技術(shù)有更高的要求。首先，檔案的數(shù)字化處理一定要做到不可變更，也就是要實(shí)現(xiàn)固定化，保證頁(yè)面的真實(shí)性。其次就是安全問(wèn)題。除了存檔過(guò)程中需要確保其安全性，另外就是在利用的時(shí)候也要保證安全性[1]。

（三）完善檔案資源信息化建設(shè)制度

檔案信息化管理必須具有一定的制度的維護(hù)和規(guī)范。在文檔一體化的情況下要能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的自動(dòng)維護(hù)。建立比較成熟的行政立法方面的建議，推動(dòng)相關(guān)配套的政策規(guī)范的制定和落實(shí)。

二、檔案信息化管理中應(yīng)注意的問(wèn)題

（一）系統(tǒng)問(wèn)題

隨著網(wǎng)絡(luò)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，很多單位的局域網(wǎng)已經(jīng)成立。但單位各個(gè)部門之間存在管理軟件接口困難的情況，導(dǎo)致一些檔案信息不能很好地實(shí)現(xiàn)共享。這樣就造成了很多同類的檔案在不同的部分都進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)工作，浪費(fèi)了勞動(dòng)力和時(shí)間。對(duì)此，單位檔案管理信息系統(tǒng)在管理時(shí)需要堅(jiān)持兩個(gè)方面的原則[2]。一方面是要做到實(shí)用性和先進(jìn)性的結(jié)合。在系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中應(yīng)該處理好技術(shù)的實(shí)用性和先進(jìn)性之間的關(guān)系，我們應(yīng)用的系統(tǒng)應(yīng)該保證可操作性，同時(shí)要更好地進(jìn)行管理和維護(hù)，不可以盲目追求先進(jìn)的技術(shù)。同時(shí)要保證技術(shù)在一定的層次范圍內(nèi)，避免還沒(méi)有使用多長(zhǎng)的時(shí)間就面臨著淘汰。另外就是要堅(jiān)持開(kāi)放性和標(biāo)準(zhǔn)性結(jié)合的原則。同時(shí)，還要保證網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)和兼容性。

（二）信息資源問(wèn)題

在落實(shí)檔案的信息化管理中還存在一個(gè)重要的問(wèn)題——檔案館所存信息資源不夠豐富。為了解決這個(gè)問(wèn)題，首先需要豐富館藏，結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行收集，光纜社會(huì)信息，融合電子、視頻等各類檔案，豐富檔案的門類。另外，在落實(shí)數(shù)字化建設(shè)時(shí)，對(duì)檔案信息進(jìn)行一定的整合，結(jié)合一定的主題，把分散的檔案進(jìn)行匯總，這樣可以集中性地反映某一個(gè)領(lǐng)域的情況。只有將二次加工的信息進(jìn)行數(shù)字化的處理，才能有效拓展信息資源，提升資源的質(zhì)量和利用率，發(fā)揮出檔案館信息資源豐富的優(yōu)勢(shì)，達(dá)到信息化的最終目的。

（三）檔案信息管理人員素質(zhì)問(wèn)題

檔案信息化的管理人員是落實(shí)檔案信息化重要的力量。目前，各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)中的檔案管理者基本都是專業(yè)人員。但這些專業(yè)人員缺乏一定的信息素養(yǎng)，無(wú)法適應(yīng)目前的信息化工作，缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)還有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。這些自然無(wú)法滿足檔案信息化管理和發(fā)展的需求，所以必須對(duì)人才進(jìn)行不斷的優(yōu)化。要及時(shí)調(diào)整專業(yè)格局，從課程內(nèi)容教學(xué)方法和手段，讓教育變得更加豐富。另外，目前單一人員結(jié)構(gòu)無(wú)法滿足檔案管理現(xiàn)代化的需求，所以需要注重多方面的人才引入，充實(shí)檔案人員隊(duì)伍，努力構(gòu)建復(fù)合型人才隊(duì)伍，應(yīng)對(duì)信息化的挑戰(zhàn)[3]。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著社會(huì)的發(fā)展，目前的檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，當(dāng)然也擁有了一定的機(jī)遇，所以，相關(guān)工作人員目前需要做的就是把握好時(shí)機(jī)，選擇好發(fā)展的機(jī)遇，對(duì)檔案的信息化管理和建設(shè)進(jìn)行全面分析，找到有效的管理辦法，注意在管理中各個(gè)方面的優(yōu)化，爭(zhēng)取提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)歷史性的飛躍。