工程公司文書檔案收集存在的問題及對策建議

李應(yīng)萍

(中國五環(huán)工程有限公司，湖北 武漢 430223)

文書檔案收集是檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，是決定檔案存在和發(fā)放的前提條件。工程公司檔案管理人員要重視文書檔案的收集工作，提高文書檔案的利用率，促進(jìn)單位的建設(shè)與穩(wěn)定發(fā)展。

1 文書檔案收集概況

在維普(VIP)數(shù)據(jù)庫輸入關(guān)鍵詞或題名=“文書檔案收集”，共檢索得到103篇研究論文(檢索時(shí)間段：1989至今，檢索時(shí)間2021年3月20日)。論文的數(shù)量及被引用量的分布，如圖1所示。

文書檔案收集相關(guān)研究論文的數(shù)量以及論文被引用的次數(shù)能夠直觀反應(yīng)文書檔案收集概況[1]。

從圖1可知發(fā)文量的增長趨勢自1989年至今分4個(gè)階段。第一階段為2010年前屬于萌芽期，這一時(shí)期我國文書檔案收集少有人研究，唯獨(dú)1999年有少量研究論文出現(xiàn)；第二階段為2010年-2019年，屬于相對快速增長階段，2019年文書檔案論文數(shù)量接近30篇；第三階段為2019年至今，文書檔案收集研究論文數(shù)量出現(xiàn)相對較大幅度下降，屬于快速下降階段。

如圖1論文被其他期刊引用的情況，可以直觀反映該領(lǐng)域研究是否活躍，從圖1可知，自2013年-2020年都屬于研究活躍時(shí)期，2016年達(dá)到高峰，被引用達(dá)50多次。

總體而言，自2013年以來文書檔案收集處在不斷活躍階段，2016年之后研究熱點(diǎn)為緩慢降溫階段。

2 工程公司文書檔案的收集存在的問題

2.1 文書檔案收集不及時(shí)、不全面，收集力度不夠

文書檔案的收集工作是文書檔案管理的基礎(chǔ)，但是收集難的問題一直存在。公司檔案室規(guī)定了文書檔案的歸檔范圍及歸檔時(shí)限，有些部門遲遲不能歸檔，這給文書檔案管理帶來困擾和障礙。文書檔案的收集缺乏相應(yīng)的制度約束，歸與不歸全憑各部門自覺性[2]。

2.2 各部門無具體文書檔案管理的責(zé)任人，文書檔案收集工作無具體執(zhí)行者

各部門文書檔案的收集工作至關(guān)重要，部門對文書檔案的重視工作力度不夠。無專門的文書檔案收集、管理責(zé)任人，這就導(dǎo)致文書檔案歸檔不及時(shí)或者根本不歸檔的后果，導(dǎo)致重要的檔案資料遺失散落于各部門，沒有發(fā)揮文書檔案的價(jià)值和利用工作。

2.3 已歸檔的文書檔案質(zhì)量較差

文書檔案歸檔人員都是各部門兼職人員，客觀上沒有足夠的時(shí)間、精力。主觀上也有應(yīng)付了事的心理，因?yàn)闊o責(zé)任人制度的原因。直接導(dǎo)致已歸檔的文書檔案存在收集不完整、紙質(zhì)版電子版不一致，甚至干脆無電子版等情況。

2.4 工程公司重視科技檔案，輕視文書檔案的問題一直存在

以筆者所在的工程公司為例，從建國至今已有70余年的歷史，主要產(chǎn)生的科技檔案為圖紙、科研等成品文件，在70余年的時(shí)間里，建院之初的圖紙都保存完好，可查。但是相對于科技檔案，文書檔案的質(zhì)量稍微遜色，據(jù)了解在以往人力緊張的情況下，文書檔案是沒有專人管理的，都是集中催繳、整理，對文書檔案的重視力度還需要加強(qiáng)。

2.5 現(xiàn)存雙套制模式加重了文書檔案收集難度

現(xiàn)存文書檔案的收集是雙套制，即紙質(zhì)版和電子版同時(shí)存在，歸檔時(shí)紙質(zhì)版和電子版需一一對應(yīng)。毫無疑問這是信息技術(shù)對檔案收集的一個(gè)沖擊，按道理信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)減輕了檔案人員的部分勞動(dòng)與重復(fù)性工作?？墒怯捎跓o紙化辦公等要求，文書檔案自此開始了雙套制，即紙質(zhì)版與電子版檔案同時(shí)歸檔與保存。這在無形中加重了檔案人員的工作負(fù)荷，也增加了文書檔案的收集難度。

2.6 文書檔案收集缺乏必要的量化指標(biāo)

文書檔案的收集主要以各單位下發(fā)的歸檔范圍為準(zhǔn)。但是收集到檔案室以后，對于歸檔的質(zhì)量并無一個(gè)可評價(jià)的量化指標(biāo)，例如歸檔率、完整性、正確率等均無反饋與評價(jià)。反饋與評價(jià)是一個(gè)肯定或者監(jiān)督，可以每年公布一次，各部門文書檔案工作達(dá)標(biāo)的部門給予積極表揚(yáng)。這樣有利于提高各部門文書檔案管理工作的質(zhì)量。

3 工程公司做好文書檔案收集工作的對策建議

3.1 利用信息技術(shù)，以新修訂的《檔案法》為契機(jī)，創(chuàng)新收集方法提高文書檔案收集率與質(zhì)量

2020年新修訂的《檔案法》第五章三十七條明確指出，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。之前又要收集紙質(zhì)版的文書檔案又要提交其對應(yīng)的電子檔案，這就無形中增加了文書檔案收集的難度，加重了各科室收集人員的工作負(fù)擔(dān)。甚至偶爾在紙質(zhì)、電子檔案無法一一對應(yīng)的情況下，干脆不交了，無形中錯(cuò)失了許多重要的文書檔案。

新檔案法頒布以后，利用信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，文書檔案從產(chǎn)生、扭轉(zhuǎn)、傳閱、再到收集，歸檔可以線上歸檔，實(shí)時(shí)歸檔。這樣不僅可以減少檔案人員的工作負(fù)荷，還可以解決文書檔案收集難得問題。

3.2 各部門指定兼職文書檔案管理人員，該兼職文書檔案管理人員為部門文書檔案責(zé)任人

涉及文書檔案歸檔的部門指定專人負(fù)責(zé)每年度文書檔案的收集，負(fù)責(zé)與公司檔案室移交。該部門文書檔案歸檔人員為部門兼職文書檔案管理人員，增強(qiáng)各部門文書檔案管理人員責(zé)任心，提高文書檔案歸檔率。在實(shí)際工作中，很多部門沒有專門的人員來負(fù)責(zé)文書檔案的收集，都是到了歸檔事件，大家一起收集整理，然后移交。這樣做的弊端是忽略工程文件的歸檔工作，忽略日常文書檔案的收集與整理，容易遺失重要的文書檔案。

3.3 把文書檔案的歸檔率納入績效考核

部門負(fù)責(zé)人在評定兼職文書檔案員年終績效的時(shí)候把文書檔案管理員的入庫歸檔率、完整性，準(zhǔn)確率等定量評價(jià)指標(biāo)納入考評指標(biāo)中，督促兼職文書檔案管理人員做好文書檔案的管理。

3.4 提高文書檔案兼職管理員的主觀能動(dòng)性，促進(jìn)文書檔案歸檔率和歸檔質(zhì)量

各部門文書檔案管理人員均為兼職人員，在人力資源緊張的情況下，文書檔案的歸檔率和管理質(zhì)量很難有保障。況且歸檔率和歸檔質(zhì)量和文書檔案兼職人員的職業(yè)素養(yǎng)有很大關(guān)系。公司檔案室要對其進(jìn)行多培訓(xùn)多鼓勵(lì)的策略，提高各部門文書檔案管理人員的思想覺悟。把各部門一年文書檔案歸檔做得好的單位和個(gè)人進(jìn)行點(diǎn)名表揚(yáng)，可以多渠道多平臺(tái)每年發(fā)布文書檔案歸檔率排行榜。起到激勵(lì)表揚(yáng)的作用，從而調(diào)動(dòng)員工工作的積極性。

3.5 利用OA，在公司OA上建立專門的文書檔案歸檔流程，突出各部門領(lǐng)導(dǎo)的管理職能，促進(jìn)文書檔案歸檔率

公司可以開發(fā)一個(gè)文書檔案OA入庫流程，文書檔案OA系統(tǒng)的流程設(shè)計(jì)和審批環(huán)節(jié)要充分發(fā)揮部門負(fù)責(zé)人與分管領(lǐng)導(dǎo)的管理職責(zé)。由部門負(fù)責(zé)人督促文書檔案的歸檔，派發(fā)歸檔任務(wù)，充分發(fā)揮OA文書檔案的入庫流程的作用，促進(jìn)文書檔案歸檔率與歸檔質(zhì)量。

4 結(jié)束語

工程公司主要以項(xiàng)目科技檔案為主，重視生產(chǎn)、重視科技檔案的管理。但是文書檔案是公司黨政工團(tuán)及公司辦公室等行政職能部門形成的重要文件。是公司大記事、發(fā)展歷程的歷史見證。在信息化時(shí)代，檔案管理人員要利用先進(jìn)的信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方式與工作理念。以2020年新修訂的《檔案法》為契機(jī)，收集文書檔案的電子檔案。進(jìn)行文書檔案線上扭轉(zhuǎn)、傳閱，收集與歸檔，提高工程公司文書檔案的收集質(zhì)量與效率。