提高地震科研課題檔案質(zhì)量的對策

龔自祿

(中國地震局地震大地測量重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，湖北 武漢 420071)

科研課題是具有相對獨(dú)立目標(biāo)和內(nèi)容的具體研究對象，是組織科學(xué)技術(shù)研究的單元。地震類科研課題主要包括地震預(yù)測預(yù)報、地震應(yīng)急與救援、地震科學(xué)研究、地震儀器研發(fā)、震害防御等有關(guān)的基礎(chǔ)理論研究和應(yīng)用研究，地震科研課題檔案就是這些地震科研課題活動開展過程中形成的各類具有保存價值的文字、圖標(biāo)、聲像等各種形式的記錄。地震科研課題檔案是地震事業(yè)發(fā)展的重要信息資源和知識寶庫，是地震研究最活躍、最前沿的信息池。

科研資料誕生時的質(zhì)量是歸檔后檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)。由于地震科研課題大多是理論性較強(qiáng)、課題規(guī)模較小、周期較短，同時也是申請數(shù)量最多的一類地震科技項(xiàng)目。地震科研課題檔案產(chǎn)生的源頭在地震科研課題活動之中，產(chǎn)生于科研人員之手。如果地震科研檔案從產(chǎn)生之初就良莠不齊、質(zhì)量偏低，那么后期檔案工作人員再怎么“精雕細(xì)琢”，也無法將低劣資料整理成高質(zhì)量的檔案。目前，地震行業(yè)對科研課題檔案的重視程度普遍不高，不僅是體制機(jī)制問題，還有更多深層次原因亟待解決。通過文獻(xiàn)搜索發(fā)現(xiàn)，更多學(xué)者關(guān)注的大都是如何整理加工檔案，以求提高檔案的質(zhì)量，而很少有學(xué)者關(guān)注檔案移交前的資料質(zhì)量問題。筆者根據(jù)工作實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，提高檔案移交前的質(zhì)量，將檔案質(zhì)量關(guān)口前移，會有意想不到的效果。

目前，地震科研領(lǐng)域產(chǎn)生的檔案資料普遍質(zhì)量不高，不僅嚴(yán)重影響了檔案人員整理加工檔案的效果，而且嚴(yán)重影響了檔案的再開發(fā)利用，進(jìn)而影響了地震科研事業(yè)的向前發(fā)展進(jìn)程。然而，許多地震科研人員，甚至一些領(lǐng)導(dǎo)仍然沒有意識到地震檔案的嚴(yán)重問題，簡單地把檔案質(zhì)量不高的原因全部歸咎于檔案人員的工作不力。從調(diào)查來看，地震科研課題檔案質(zhì)量低劣，大多是因?yàn)橐平唤o檔案工作人員手中的檔案質(zhì)量不高，并不是因?yàn)闄n案人員整理工作不到位才導(dǎo)致的檔案質(zhì)量問題。因此，提高地震科研課題檔案的質(zhì)量有必要從源頭抓起，從地震科研課題資料的產(chǎn)生處抓起。

1 地震科研課題檔案歸檔前的現(xiàn)狀

地震科研課題檔案種類多，數(shù)量大，收集與移交工作量大。移交歸檔前的收集與整理工作是由課題負(fù)責(zé)人或其委派人來做的，由于不被課題負(fù)責(zé)人、科技管理部門重視，或者缺乏檔案知識和整理經(jīng)驗(yàn)，移交到檔案部門的科研課題檔案的質(zhì)量普遍不高。

1.1 收集的資料不全或不規(guī)范

科研資料由參與科研的人員產(chǎn)生，科研人員檔案素養(yǎng)的高低對檔案質(zhì)量影響很大。由于科研人員檔案意識不強(qiáng)，或者檔案知識匱乏，未及時保留科研過程中產(chǎn)生的各種有價值的資料，導(dǎo)致在移交歸檔時發(fā)現(xiàn)資料不全。有的科研人員缺乏檔案收集整理經(jīng)驗(yàn)，也未尋求檔案人員的幫助，導(dǎo)致產(chǎn)生的檔案資料不規(guī)范、組件不合理等問題。

1.2 課題負(fù)責(zé)人移交歸檔積極性不高

有些課題負(fù)責(zé)人的移交歸檔意識不強(qiáng)，主動移交歸檔的積極性較低。有部分課題負(fù)責(zé)人對課題的申報和驗(yàn)收比較重視，而輕視課題成果的整理與移交。還有些科研人員認(rèn)為移交歸檔比較麻煩，為方便自己日后使用，而將科研資料留在自己手上。

1.3 資料管理職責(zé)不清

由于認(rèn)識不足，部分地震科研課題負(fù)責(zé)人認(rèn)為資料收集與整理都是檔案人員的事情。有的課題負(fù)責(zé)人在移交時只是將手頭上擁有的資料交檔案人員，既沒有進(jìn)行價值鑒別，也沒有進(jìn)行組件、組卷整理。他們簡單地認(rèn)為檔案收集與整理都是檔案人員的事情，應(yīng)該由檔案人員主動去收集并整理科研檔案。

1.4 科研課題驗(yàn)收程序不合理

目前，大多數(shù)地震科研課題項(xiàng)目的結(jié)題階段或驗(yàn)收階段沒有檔案人員的參與，即使少數(shù)課題在驗(yàn)收階段有檔案人員列席卻并沒有賦予其有力的話語權(quán)。這就導(dǎo)致科研人員收集整理檔案的積極性不高，甚至敷衍了事。這就導(dǎo)致科研人員移交的資料普遍質(zhì)量不高，也加大了檔案人員加工檔案資料的難度，從而無法提高檔案收藏的質(zhì)量。

2 提高歸檔前的地震科研課題檔案質(zhì)量的對策

高質(zhì)量接收地震科研課題檔案是檔案人員進(jìn)行檔案管理的重要內(nèi)容，提高歸檔前檔案的質(zhì)量不僅可以提高檔案的初期質(zhì)量，還可以使檔案工作達(dá)到事半功倍的效果。

2.1 提高科研人員的歸檔意識，加強(qiáng)檔案知識培訓(xùn)

檔案部門可以舉辦培訓(xùn)班，對科研人員進(jìn)行檔案法規(guī)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《中國地震局科技檔案管理辦法》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等，提高科研人員的歸檔責(zé)任感和檔案意識。不定期地針對特定課題開展科研管理人員、專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容可以包括檔案歸檔范圍、歸檔流程、組件組卷原則等，可以邀請經(jīng)驗(yàn)豐富的科研人員和檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、交流，通過優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)傳播經(jīng)驗(yàn)，不斷提高科研人員的檔案意識。

2.2 健全完善檔案收集整理移交等規(guī)章制度

在嚴(yán)格執(zhí)行《中國地震局科技檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，強(qiáng)調(diào)科研課題負(fù)責(zé)人是立卷歸檔的第一責(zé)任人，制定詳細(xì)的地震科研課題資料收集、整理、保管、移交等制度，明確檔案管理人員、課題負(fù)責(zé)人、科技管理部門等各自的職責(zé)，并針對每一個環(huán)節(jié)、每一項(xiàng)工作提出具體要求和標(biāo)準(zhǔn)參考。建立協(xié)調(diào)機(jī)制，專門解決特殊課題的特有問題，或者工作實(shí)踐中遇到的疑難問題。建立科研人員檔案獎懲機(jī)制，針對移交的高質(zhì)量檔案，對相應(yīng)的科研人員進(jìn)行獎勵，反之，給予一定的懲戒措施。

2.3 嚴(yán)把檔案接收關(guān)，確保檔案質(zhì)量

檔案移交時的質(zhì)量奠定了歸檔入庫時檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，也在一定程度上決定了檔案工作人員的工作效率。檔案接收是檔案工作人員的收集檔案的第一項(xiàng)工作，嚴(yán)格把關(guān)檔案接收時的質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題檔案立即退回補(bǔ)充，可以大大提高檔案的質(zhì)量。移交歸檔的地震科研課題檔案一定要與實(shí)際相符，確保真實(shí)、準(zhǔn)確，還要講究成套性、系統(tǒng)性，檔案載體要符合相關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)，紙張要質(zhì)地優(yōu)良、字跡圖像清晰，聲像檔案播放也要清晰可辨，聲像檔案載體要注意聲帶、光盤、DVD等載體的使用壽命和質(zhì)量。在移交時一定要手續(xù)完備，科研人員要按照要求提供移交目錄清單，并且交接方仔細(xì)核對，簽字確認(rèn)后才算交接完成。

2.4 賦予檔案接收人員一定的項(xiàng)目驗(yàn)收權(quán)限

地震科研課題檔案來源于地震科研，產(chǎn)生于地震科研活動的過程之中。目前，許多地震科研課題的結(jié)題驗(yàn)收階段完全沒有檔案人員參與，或者在課題驗(yàn)收階段幾乎沒有賦予檔案人員一定的話語權(quán)。這種情況就導(dǎo)致地震科研承建單位和監(jiān)理單位等不重視科研資料的質(zhì)量和整理，從而使檔案接收人員接收到的資料普遍質(zhì)量不高。如果將檔案人員鑒定資料質(zhì)量是否達(dá)到檔案移交標(biāo)準(zhǔn)這一項(xiàng)列入課題項(xiàng)目驗(yàn)收程序之中，即將檔案驗(yàn)收提前到項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)，不僅可以使課題項(xiàng)目相關(guān)人員對課題資料產(chǎn)生的質(zhì)量和資料的收集整理工作引起足夠的重視，而且還可以幫助科研課題項(xiàng)目相關(guān)人員及早發(fā)現(xiàn)某些檔案問題，從而從根源上提高科研檔案的質(zhì)量。

2.5 設(shè)置檔案專員全程指導(dǎo)科研課題資料的生產(chǎn)與收集

地震科研活動在地震行業(yè)系統(tǒng)中占有很重要的位置，相關(guān)的檔案資料也是地震機(jī)構(gòu)的核心資源。根據(jù)科研課題的任務(wù)量，科學(xué)配備一定數(shù)量的檔案專員，用于指導(dǎo)科研人員規(guī)范地生產(chǎn)資料、科學(xué)地收集和整理資料，這是非常有必要的。針對目前地震科研人員檔案知識匱乏的現(xiàn)狀，配置一定比例的檔案專員全程指導(dǎo)科研人員的檔案工作，既能快速提高科研資料的初期質(zhì)量，又能提高科研人員的檔案管理水平。

3 結(jié)束語

地震科研課題幾乎是所有地震行業(yè)工作者都會申請的科研課題，產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料數(shù)量多、種類多，所以確保地震科研課題檔案的高質(zhì)量要從源頭抓起，從資料產(chǎn)生之初就要高標(biāo)準(zhǔn)、高要求地進(jìn)行資料收集和整理。這樣做不僅可以提高地震科研檔案的整體質(zhì)量，還會大大減輕檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)。面對目前接收的檔案質(zhì)量較低的現(xiàn)狀，剖析根源，對癥下藥，從提高科研人員檔案管理意識抓起，從完善檔案收集整理職責(zé)制度抓起，善用檔案管理話語權(quán)，嚴(yán)把檔案移交質(zhì)量關(guān)，一定能夠不斷提高地震科研課題檔案的整體質(zhì)量。