交通運(yùn)輸單位檔案管理問(wèn)題與解決措施研究

劉曉瑩

(汾陽(yáng)市交通運(yùn)輸局，山西 汾陽(yáng) 032300)

對(duì)于交通運(yùn)輸單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其內(nèi)容在交通運(yùn)輸單位、交通系統(tǒng)行政以及交通運(yùn)輸相關(guān)工作中產(chǎn)生的，形式多樣且內(nèi)容復(fù)雜，對(duì)整個(gè)交通行業(yè)的發(fā)展具有非常重要的作用。相比于其他單位的檔案管理工作，交通運(yùn)輸檔案中涉及到多個(gè)方面的內(nèi)容，而在如今的發(fā)展背景下，如何使交通運(yùn)輸單位檔案管理的作用發(fā)揮出來(lái)已經(jīng)成為了整個(gè)交通行業(yè)所需要迫切解決的問(wèn)題。

一、交通運(yùn)輸單位優(yōu)化檔案管理工作的重要意義

在交通運(yùn)輸單位中，開(kāi)展檔案管理工作有助于提高整個(gè)交通運(yùn)輸行業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)水平。通過(guò)檔案能夠詳細(xì)的記錄交通運(yùn)輸行業(yè)的各項(xiàng)信息，這也就說(shuō)明交通運(yùn)輸單位的檔案管理工作水平會(huì)直接影響整個(gè)交通運(yùn)輸行業(yè)的穩(wěn)定性。因此，在現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展背景下，交通運(yùn)輸單位必須要做好檔案管理工作，建設(shè)信息化、現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，真正的實(shí)現(xiàn)檔案管理與行業(yè)的同步發(fā)展，促進(jìn)資源、信息的共享。同時(shí)，交通運(yùn)輸單位也要提高對(duì)檔案信息的利用率，合理利用現(xiàn)代化信息技術(shù)收集各種行業(yè)信息，從而確保整個(gè)行業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的通暢性，全面提高工作效率與工作質(zhì)量[1]。

二、交通運(yùn)輸單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

(一)新舊信息鏈接性較差，電子化程度不足

相比于其他行業(yè)，交通事業(yè)的發(fā)展歷史非常悠久，但是因?yàn)樵缙谌狈W(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加上設(shè)備不夠先進(jìn)，所以遺留下了大量陳舊的紙質(zhì)版檔案，其中所記錄的檔案信息資料不完善或模糊不清，同時(shí)，因?yàn)楸４鏅n案信息資料的空間有限，一些信息的記錄也不夠詳細(xì)，若想將所有的紙質(zhì)版檔案信息轉(zhuǎn)換成為電子版信息也需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，從而導(dǎo)致新舊信息的鏈接性比較差，整個(gè)檔案管理工作的信息化建設(shè)程度不足，從而降低了檔案信息資料的利用效率。

(二)工作人員專業(yè)能力有待提升

從事交通運(yùn)輸行業(yè)檔案管理工作人員的工作能力和工作水平會(huì)直接影響到工作效率與工作質(zhì)量，但是一部分工作人員缺乏正確的認(rèn)知，認(rèn)為自己只是小小的資料保管員，因?yàn)檫@種錯(cuò)誤觀念的影響，降低了對(duì)工作的重視程度，導(dǎo)致其在工作中缺乏認(rèn)真性和嚴(yán)謹(jǐn)性，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些信息丟失等問(wèn)題，甚至可能會(huì)造成更嚴(yán)重的事件。同時(shí)，還有一部分工作人員年齡偏大，無(wú)法接受和理解新的觀念與管理模式，對(duì)新知識(shí)的接受水平有限，無(wú)法對(duì)檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法與時(shí)俱進(jìn)，最終影響到整個(gè)檔案管理工作的有序開(kāi)展[2]。

(三)規(guī)范性不足

在如今的交通運(yùn)輸行業(yè)檔案管理工作中依然存在著管理工作不規(guī)范這一問(wèn)題，主要就是因?yàn)槿狈γ鞔_的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，工作人員開(kāi)展工作時(shí)無(wú)章可依、無(wú)據(jù)可循，只能按照自身的習(xí)慣完成工作。比如，編制的檢索工具精確度不足，導(dǎo)致檢索效果比較差，無(wú)法及時(shí)檢索出需要的信息，從而浪費(fèi)大量的時(shí)間與精力，嚴(yán)重的影響到工作質(zhì)量，而且也會(huì)降低公眾滿意度[3]。

(四)設(shè)備落后

現(xiàn)如今，人們已經(jīng)步入了網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新?lián)Q代速度非?？?，常常一種工作系統(tǒng)在應(yīng)用幾年后就無(wú)法滿足新的發(fā)展需求，在交通運(yùn)輸行業(yè)的檔案管理工作中也存在著這一問(wèn)題。比如，一些軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備比較落后，使用、掃描和打印的效率比較差， 系統(tǒng)軟件升級(jí)之后，增加了信息錄入的難度，對(duì)工作效率造成影響。

三、交通運(yùn)輸單位檔案管理工作存在問(wèn)題的解決措施

(一)加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)

目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代交通運(yùn)輸行業(yè)發(fā)展的需要，在大勢(shì)所趨的背景下，必須要構(gòu)建信息化檔案管理工作系統(tǒng)，從而滿足交通運(yùn)輸行業(yè)發(fā)展的需求。

首先，應(yīng)設(shè)計(jì)檔案信息網(wǎng)站，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，從而打破空間和時(shí)間的限制，提高檔案管理工作效率[4]。同時(shí)，利用該信息平臺(tái)也能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)信息的快速檢索。另外，應(yīng)在網(wǎng)上建立檔案服務(wù)咨詢窗口，從而滿足廣大用戶的需求。

其次，應(yīng)制定電子文件管理?xiàng)l例，在計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛應(yīng)用的今天，越來(lái)越多的文件被傳輸?shù)交ヂ?lián)網(wǎng)中，并以電子文件的形式存在，在這種情況下，工作人員應(yīng)對(duì)這些電子文件進(jìn)行管理，制定詳細(xì)的管理?xiàng)l例，對(duì)于一些已經(jīng)歸檔好的文件將其設(shè)置為只讀文件，其他人員不能更改，只能閱讀，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理，不僅可以確保文件的原始結(jié)構(gòu)，而且也能夠提高電子文件的可靠性。

最后，應(yīng)做好檔案信息的規(guī)范化管理，嚴(yán)格按照國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，再結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況，制定切實(shí)有效的管理體系，統(tǒng)一文件格式，使整個(gè)檔案管理工作更加規(guī)范。

(二)完善檔案管理制度

俗話說(shuō)，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，所以，任何一項(xiàng)管理活動(dòng)開(kāi)展前都需要制定完善的管理制度，利用管理制度作為約束，確保活動(dòng)可以有序開(kāi)展，交通運(yùn)輸單位的檔案管理工作也不例外。因此，交通運(yùn)動(dòng)單位的檔案管理工作必須要建立完善的管理制度。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其屬于一種自上而下層層進(jìn)行監(jiān)管的工作，上到管理層，下至具體的工作人員，都應(yīng)該制定明確的標(biāo)準(zhǔn)，從而確保檔案管理工作開(kāi)展的規(guī)范性。同時(shí)，應(yīng)明確檔案管理工作的內(nèi)容，掌握每一個(gè)工作流程和工作環(huán)節(jié)，盡可能的避免工作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，掌握快速、便捷完成工作的方法，結(jié)合實(shí)際需求快速調(diào)取檔案信息[5]。

(三)強(qiáng)化工作人員專業(yè)能力

對(duì)于參與檔案管理工作的工作人員來(lái)說(shuō)，在其上崗工作前需要統(tǒng)一對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，在獲取上崗資格證后方可上崗工作，同時(shí)，應(yīng)通過(guò)高薪等福利待遇，吸引更多高端人才，從而提高整個(gè)工作團(tuán)隊(duì)的專業(yè)性。另外，在日常工作中，應(yīng)定期組織工作人員進(jìn)行測(cè)評(píng)考試，并根據(jù)成績(jī)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，以此提高工作人員工作的積極性和緊張感，使工作人員能夠長(zhǎng)期保持一種堅(jiān)持不懈、努力奮進(jìn)的精神面貌和工作態(tài)度。工作人員也要注重自我提升，閑暇之余多學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理學(xué)方面的知識(shí)，轉(zhuǎn)變工作觀念，樂(lè)于接受新鮮事物，從而促進(jìn)檔案管理工作的長(zhǎng)效開(kāi)展。

(四)提升檔案管理工作的安全性

雖然利用信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)電子化檔案信息資源，但是信息化技術(shù)也存在穩(wěn)定性不足等問(wèn)題，為了保證檔案資料的安全，必須要注重檔案管理工作的安全問(wèn)題。首先，應(yīng)及時(shí)備份，避免互聯(lián)網(wǎng)或計(jì)算機(jī)發(fā)生故障時(shí)導(dǎo)致資料丟失；其次，應(yīng)做好數(shù)據(jù)的集成處理，開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)集成軟件；最后，應(yīng)該做好檔案信息數(shù)據(jù)的保密工作，設(shè)置權(quán)限，避免信息被不法分子盜用，全面提高信息資料的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，交通運(yùn)輸單位檔案管理工作直接影響了交通運(yùn)輸事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，所以必須要做好交通運(yùn)輸單位檔案管理工作，轉(zhuǎn)變工作觀念，優(yōu)化管理方法，增強(qiáng)信息的溝通與交流，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，從而切實(shí)提高檔案管理工作效率與工作質(zhì)量，使檔案管理工作的作用與價(jià)值充分的發(fā)揮出來(lái)，進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)交通運(yùn)輸事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。