高校檔案管理工作的創(chuàng)新方略分析

張 偉

(呂梁教育學(xué)院，山西 呂梁 033000)

檔案管理對(duì)高校的事業(yè)發(fā)展有一定的推動(dòng)力，而且也是高校管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。在現(xiàn)代化社會(huì)背景之下，高校傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，因此就需要高校加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)與方式，并且結(jié)合現(xiàn)代化的管理手段及先進(jìn)的技術(shù)，徹底對(duì)傳統(tǒng)的管理模式加以優(yōu)化，以此來(lái)增強(qiáng)檔案管理的實(shí)際效果，以便發(fā)揮其對(duì)高校整體發(fā)展的價(jià)值，從而為高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供有力的保障。

一、高校檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

(一)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流

由于高校檔案涉及到高校的全體師生，記錄著每一位教師與學(xué)生的信息，其龐大的數(shù)量在一定程度上增添了檔案管理工作的難度[1]。因此，高校想要提升檔案管理的質(zhì)量與效率，就要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新，徹底改變傳統(tǒng)的檔案管理形式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效創(chuàng)新，從而確保檔案管理工作充分發(fā)揮自身的功能與價(jià)值，為高校的發(fā)展貢獻(xiàn)更大價(jià)值。

(二)滿足高校發(fā)展需求

目前，高校檔案管理工作依舊以人工登記方式為主，但是隨著檔案的數(shù)量越來(lái)越多，便會(huì)增加人員，而提升高校的人工成本。因此，對(duì)高校檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)引入現(xiàn)代化的管理手段，融入信息技術(shù)方式進(jìn)行檔案的管理，既能節(jié)省高校的人力、物力及財(cái)力，又能進(jìn)一步滿足高?，F(xiàn)代化發(fā)展的需求，可實(shí)現(xiàn)到一舉兩得的效果。

(三)保障檔案信息安全

當(dāng)前高校檔案管理工作已經(jīng)趨于信息化的管理模式，以統(tǒng)一的電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，以便各個(gè)部門之間將檔案資料直接上傳到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，以便隨時(shí)的調(diào)閱、完善檔案資料，無(wú)需從檔案室進(jìn)行檔案的提取[2]。因此，這種信息化的檔案管理方式，不僅能夠有效的創(chuàng)新管理方式，還有利于檔案人員的工作便捷性，根據(jù)電子登記來(lái)盤點(diǎn)資料，不僅進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理的效率，還能有效的保障檔案信息的安全，同時(shí)避免紙質(zhì)檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。

二、高校檔案管理工作創(chuàng)新的有效方略

(一)樹立現(xiàn)代化管理理念

高校檔案管理工作，不僅是對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的保存與整理，更是挖掘其功能與有效信息，便于全體師生信息資料的查詢、調(diào)取與完善等等，并為高校的未來(lái)發(fā)展建設(shè)提供可靠的依據(jù)。所以說(shuō)，高校的檔案管理工作，對(duì)檔案人員的專業(yè)性、技術(shù)性等方面具有較高的要求[3]。因此，高校的領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，讓檔案管理人員也能高度重視其工作，能夠認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拿鎸?duì)檔案管理，徹底改變以往的管理理念，以此來(lái)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的實(shí)效性與便捷性。

除此之外，高校檔案管理工作也要加大資金投入力度，能夠加快信息化檔案管理的建設(shè)進(jìn)程，鼓勵(lì)檔案人員不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理手段，樹立現(xiàn)代化的管理理念，以便不斷完善檔案管理模式與方式方法，為檔案管理的社會(huì)化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，來(lái)提升檔案的利用效率與服務(wù)效果，從而確保檔案管理工作能夠滿足高校與社會(huì)的各種需求。

(二)建立科學(xué)的管理制度

對(duì)于高校檔案管理工作的創(chuàng)新，需要高校根據(jù)實(shí)際的發(fā)展情況、需求，來(lái)制定相關(guān)的管理機(jī)制，促使檔案管理的各項(xiàng)工作需求、內(nèi)容及流程等內(nèi)容，融入到高校管理的綜合制度之中，并且建立科學(xué)的檔案管理制度，促使每一位檔案人員的管理工作更加規(guī)范化，能夠有序、高效的運(yùn)行檔案管理，以此來(lái)真正實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的進(jìn)一步提升。

而且，身為高校的檔案管理工作者，就要從思想上認(rèn)識(shí)到工作的價(jià)值與現(xiàn)實(shí)意義，以便積極進(jìn)行檔案管理的宣傳。此外，檔案人員要結(jié)合當(dāng)下工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，加以深入的分析與解決。同時(shí)高校要加強(qiáng)聯(lián)動(dòng)效應(yīng)，積極與其他部門合作，來(lái)汲取其管理的成功經(jīng)驗(yàn)與方法，從而將其靈活的運(yùn)用到檔案管理之中，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的不斷提升。

(三)加強(qiáng)信息資源的整合

由于信息化社會(huì)的迅速發(fā)展，其網(wǎng)絡(luò)信息資源的豐富、龐大，是一種重要的戰(zhàn)略資源，尤其是信息化的社會(huì)背景之下的高校，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理這項(xiàng)工作的創(chuàng)新，就要有效的整合與管理好信息資源。首先，高校中的檔案管理，要以統(tǒng)一的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、管理制度與分類方法，來(lái)確保檔案管理的效率得以明顯的提升[4]。比如，由專門的檔案人員進(jìn)行統(tǒng)一的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)各項(xiàng)檔案信息加以整理與歸類，成立一支檔案管理的團(tuán)隊(duì)，將以往的分散型管理轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一性的管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源最大化的配置。

而對(duì)于統(tǒng)一管理制度來(lái)說(shuō)，高校需結(jié)合檔案管理制度，明確做好流轉(zhuǎn)工作，來(lái)推動(dòng)檔案的科學(xué)化與規(guī)范化的管理。至于統(tǒng)一分類原則，就要加強(qiáng)一體化服務(wù)模式建立，以便進(jìn)一步滿足檔案人員的管理需求，從而實(shí)現(xiàn)更加高效、便捷的檔案管理服務(wù)。

(四)優(yōu)化檔案管理的條件

可以說(shuō)，想要提升高校檔案管理工作的效果，就需要高校從各個(gè)方面下功夫，來(lái)優(yōu)化檔案管理的條件。首先，從人才資源的引入方面，信息技術(shù)的應(yīng)用使得高校的檔案管理得以創(chuàng)新。由于目前檔案人員的信息技術(shù)水平較低，無(wú)法熟練、靈活的操練計(jì)算機(jī)，從而影響到實(shí)際檔案管理水平。因此，高校需引入具備一定信息技術(shù)的檔案管理人才，保證其素質(zhì)高與能力強(qiáng)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率的檔案管理，運(yùn)用好計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入、查詢與調(diào)取等工作，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升。而且高校要加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)力度，定期或不定期的召開一些知識(shí)講座、技術(shù)運(yùn)用等活動(dòng)，以便其學(xué)習(xí)到更多的管理技術(shù)方法，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理水平。

其次，對(duì)于檔案管理工作中的硬件、軟件配置需要加強(qiáng)，高校要為檔案人員增添相關(guān)的辦公設(shè)備、器材，比如掃描儀、打印機(jī)等，為信息化的檔案管理工作奠定好基礎(chǔ)，以此來(lái)進(jìn)一步增強(qiáng)檔案資料利用效率的提高，同時(shí)確保檔案信息的安全性、完整性，從而推動(dòng)高校檔案管理發(fā)展的新趨勢(shì)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校檔案管理工作的創(chuàng)新，能夠明顯的增強(qiáng)其檔案管理質(zhì)量及工作實(shí)效性，這對(duì)高校的未來(lái)發(fā)展具有積極的推動(dòng)作用。通過(guò)高校領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，積極的引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)與手段，對(duì)檔案管理方式不斷的優(yōu)化，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的完整、安全的記錄與保存，同時(shí)便于檔案資料的隨時(shí)查閱、檢索，以此來(lái)進(jìn)一步提升檔案管理的質(zhì)量與效果，從而更好地為全體師生、為高校、為社會(huì)所服務(wù)。