新專業(yè)建設(shè)下附屬醫(yī)院教學(xué)檔案規(guī)范化管理的探討

尹園 何俠 胡夢(mèng)雨 狄新怡 王婷婷

摘要：本文以作者單位為例，研究探討集醫(yī)療、教學(xué)和科研為一體的新專業(yè)建設(shè)下的?？聘綄籴t(yī)院，如何提高教學(xué)資料管理意識(shí)和水平，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在提高教學(xué)質(zhì)量以及創(chuàng)建一流本科專業(yè)中的重要作用。

關(guān)鍵詞：教學(xué)醫(yī)院;教學(xué)檔案;檔案管理

中圖分類號(hào)：R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-2177（2021）19-0125-02

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷深化，人們對(duì)健康的需求日益提高，醫(yī)療衛(wèi)生人力資源相對(duì)不足的問題逐步凸顯，對(duì)醫(yī)學(xué)人才的需求越來(lái)越大，醫(yī)學(xué)人才的培養(yǎng)和儲(chǔ)備成為我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)的重要工作。在此局面下，我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生教育事業(yè)得到飛速發(fā)展，并推動(dòng)國(guó)家醫(yī)學(xué)教育改革不斷深入，大批集醫(yī)療、科研、教學(xué)為一體的三級(jí)醫(yī)院，成為各醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)醫(yī)院，承擔(dān)了大量的臨床教學(xué)任務(wù)，是高等醫(yī)學(xué)院校實(shí)施臨床教學(xué)的基地，也是實(shí)踐專業(yè)醫(yī)療知識(shí)和培養(yǎng)醫(yī)學(xué)生臨床能力的基地。為醫(yī)療領(lǐng)域輸送了大批高素質(zhì)的醫(yī)學(xué)和科研人才。

臨床教學(xué)作為醫(yī)學(xué)教育中一種重要的教學(xué)方式，在教學(xué)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的文字、圖片、影像視頻等資料，這些資料都是及其珍貴并且有著重要意義。為教學(xué)規(guī)劃和教學(xué)管理提供決策依據(jù)、為教學(xué)檢查和教學(xué)研究提供數(shù)據(jù)支持，對(duì)臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)影響深遠(yuǎn)，這也是教學(xué)檔案管理最核心的價(jià)值所在。因此，推進(jìn)和完善臨床教學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)，對(duì)教學(xué)醫(yī)院整體工作及持續(xù)發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

江蘇省腫瘤醫(yī)院作為南京醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院，國(guó)家住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地，不但肩負(fù)醫(yī)療職責(zé)，還承擔(dān)著醫(yī)學(xué)本科生、研究生、住院醫(yī)師和進(jìn)修生等培養(yǎng)任務(wù)，同時(shí)也是多家醫(yī)學(xué)院校實(shí)習(xí)生的臨床實(shí)習(xí)點(diǎn)。2019年，成立南京醫(yī)科大學(xué)臨床腫瘤學(xué)院，2020年，南京醫(yī)科大學(xué)五年制“放射醫(yī)學(xué)”專業(yè)獲得教育部批準(zhǔn)設(shè)立，并成立放射醫(yī)學(xué)系，依托我院進(jìn)行放射醫(yī)學(xué)專業(yè)理論和臨床實(shí)踐教學(xué)。醫(yī)院貫徹落實(shí)《南京醫(yī)科大學(xué)本科教育教學(xué)振興計(jì)劃》，深入學(xué)習(xí)“十強(qiáng)化、十提升”，緊緊圍繞發(fā)展教育教學(xué)和提升人才培養(yǎng)質(zhì)量開展工作，立足專業(yè)知識(shí)教學(xué)、突出人文教育理念、重視師資力量培養(yǎng)、完善教學(xué)學(xué)業(yè)評(píng)價(jià)方案，建設(shè)具有放射醫(yī)學(xué)本科教育特色的高水平醫(yī)學(xué)人才培養(yǎng)體系，以實(shí)現(xiàn)“四個(gè)回歸”和立德樹人的根本目標(biāo)。

1 教學(xué)醫(yī)院與教學(xué)檔案

1.1 教學(xué)醫(yī)院的職能

教學(xué)醫(yī)院承擔(dān)著高校的醫(yī)學(xué)專業(yè)課程、臨床帶教及醫(yī)學(xué)研究等教研任務(wù)，在教學(xué)過(guò)程中形成的理論與實(shí)踐結(jié)合的驗(yàn)證、教學(xué)新思想和方法、教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)研究和教學(xué)改革等記錄，是體現(xiàn)醫(yī)院教學(xué)職能的必要資料，是醫(yī)院教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作經(jīng)驗(yàn)和成效的證明，是全面解讀臨床教學(xué)和教學(xué)管理工作發(fā)展歷程及教學(xué)成果的重要載體。加強(qiáng)教育教學(xué)工作，提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)檔案意識(shí)，以教學(xué)進(jìn)步推動(dòng)醫(yī)療質(zhì)量的提高，強(qiáng)化科研能力，優(yōu)化學(xué)科結(jié)構(gòu)，提升人才儲(chǔ)備數(shù)量和質(zhì)量，可促進(jìn)醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力良性發(fā)展。

1.2 臨床教學(xué)檔案的作用

教學(xué)檔案是指醫(yī)院從事教學(xué)相關(guān)工作人員在教學(xué)研究和教學(xué)實(shí)踐中形成的具有參考意義的教學(xué)資料，記錄了醫(yī)院將醫(yī)學(xué)生培養(yǎng)成長(zhǎng)為合格醫(yī)生過(guò)程的關(guān)鍵內(nèi)容。完善規(guī)范的教學(xué)檔案也是醫(yī)院教學(xué)工作的真實(shí)記錄與成果展示，是醫(yī)院教學(xué)職能的有形體現(xiàn)，為總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、優(yōu)化教學(xué)管理體系及推進(jìn)教學(xué)改革提供決策依據(jù)。

2 我院教學(xué)檔案資料管理的現(xiàn)狀

2.1 管理制度缺失

醫(yī)院自2011年成為附屬醫(yī)院，時(shí)間短，教學(xué)任務(wù)少，相對(duì)重醫(yī)療科研而輕教學(xué)，教學(xué)檔案資料少，管理也未得到重視，醫(yī)院的綜合檔案室主要負(fù)責(zé)醫(yī)院文書、科技、會(huì)計(jì)、音像等檔案，人事部門負(fù)責(zé)人事檔案，病歷檔案則由病案室專門管理，無(wú)專門的教學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)及教學(xué)檔案管理人員，也沒有完整的教學(xué)檔案管理制度。因此在臨床教學(xué)工作中產(chǎn)生的教學(xué)資料不能及時(shí)收集完整，歸檔內(nèi)容也不明確。

2.2 檔案管理人員不穩(wěn)定

臨床教學(xué)過(guò)程中，教學(xué)資料的收集與管理基本是由教學(xué)管理人員和臨床帶教老師或教學(xué)秘書兼任，而臨床帶教老師和教學(xué)秘書，他們多為輪流擔(dān)任，變動(dòng)性大，一人身兼多職，疲于應(yīng)付各種繁雜的醫(yī)療、科研和教學(xué)日常事務(wù)，并且不具備專業(yè)的檔案學(xué)知識(shí)，重教學(xué)活動(dòng)的落實(shí)而忽略資料積累，其收集資料的意識(shí)、資料整理的規(guī)范性和完整性有所欠缺，檔案質(zhì)量不高[1]。

2.3 收集內(nèi)容不明確，收集不及時(shí)

臨床教學(xué)老師和學(xué)生間的教學(xué)活動(dòng)是臨床教學(xué)檔案資料的主要來(lái)源，但由于臨床教師同時(shí)還肩負(fù)著繁重的醫(yī)療和科研任務(wù)，醫(yī)學(xué)生又因?yàn)獒t(yī)學(xué)課程科目多、體量大，同時(shí)還有臨床實(shí)踐任務(wù)和科研基礎(chǔ)學(xué)習(xí)，所以老師和學(xué)生個(gè)人撰寫的檔案材料通常只有單份，并且基本保存在教師和學(xué)生個(gè)人手中，在沒有收集之前極易造成檔案缺失。另外，擔(dān)任臨床教學(xué)的老師大多是從臨床醫(yī)療一線臨時(shí)脫產(chǎn)進(jìn)行教學(xué)，在院學(xué)生也是會(huì)在不同輪科間輪轉(zhuǎn)，導(dǎo)致了他們流動(dòng)較為頻繁，資料收集不及時(shí)，而造成原始材料的流失和各時(shí)期教學(xué)檔案不完整、不連貫。

2.4 院校缺乏溝通

學(xué)校的檔案管理有統(tǒng)一的規(guī)范和要求，但對(duì)附屬醫(yī)院的教學(xué)資料管理缺乏深入宣傳和指導(dǎo)，更沒有對(duì)醫(yī)院教學(xué)檔案的形成過(guò)程和連續(xù)管理進(jìn)行有效監(jiān)督。醫(yī)院往往也是在中期檢查前突擊整理備查資料，很多原始材料難以收集齊全，缺乏過(guò)程積累，其真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性都有所欠缺，憑證作用也會(huì)受到質(zhì)疑。

2.5 教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)有待進(jìn)一步提高

隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，大部分職能部門的文件檔案數(shù)字化工作得以落實(shí)，但教學(xué)檔案導(dǎo)致由于原始材料占比大、收集時(shí)效性要求高等問題，在數(shù)字化過(guò)程中存在工作量大、任務(wù)重、缺乏規(guī)范的操作流程等現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致教學(xué)檔案的數(shù)字化程度不甚理想。

3 教學(xué)檔案規(guī)范化建立的對(duì)策

3.1 建立教學(xué)檔案管理制度，增加教學(xué)檔案管理意識(shí)

提高各級(jí)人員增加教學(xué)檔案收集和管理的責(zé)任感。建立一套高效的教學(xué)檔案管理運(yùn)行機(jī)制，明確各環(huán)節(jié)中教研室、教學(xué)管理部門和檔案管理部門的職責(zé)，規(guī)范檔案收集流程、方法和內(nèi)容，完善醫(yī)院教學(xué)檔案的真實(shí)性、完整性和連貫性，充分認(rèn)識(shí)到真實(shí)、規(guī)范、完整的教學(xué)檔案是教學(xué)醫(yī)院教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量提高、教學(xué)改革開展和穩(wěn)步推進(jìn)的必要條件。

3.2加強(qiáng)管理人員檔案知識(shí)的培訓(xùn)，提高管理人員的水平

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性和時(shí)效性較高的工作，管理人員必須具備良好的職業(yè)素質(zhì)、道德品質(zhì)、責(zé)任意識(shí)以及扎實(shí)的檔案管理知識(shí)。目前醫(yī)院教學(xué)檔案收集人員大多為臨床帶教老師和教學(xué)管理人員，均為兼職，缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)。因此需要充分使用各類渠道來(lái)提高這些人員的檔案管理專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代檔案管理數(shù)字信息技術(shù)、檔案管理新理論新方法等，滿足教學(xué)檔案管理的基本需求。

3.3 獎(jiǎng)懲結(jié)合，實(shí)施合理的激勵(lì)機(jī)制，保證教學(xué)資料收集的完整性

明確教學(xué)檔案管理要求，制定統(tǒng)一規(guī)范的教學(xué)檔案管理流程，將各教研室將教學(xué)檔案的收集、歸納、整理工作納入教學(xué)管理的職責(zé)。落實(shí)教學(xué)業(yè)績(jī)考核與職稱晉升相掛鉤的政策，增強(qiáng)臨床教師、教學(xué)秘書、教學(xué)主任等人員的責(zé)任心，在平常的教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中，主動(dòng)將教學(xué)資料向教學(xué)管理部門存檔[2]，保證教學(xué)檔案的規(guī)范和完整。而對(duì)于未能按照規(guī)范執(zhí)行的人員，在進(jìn)行批評(píng)教育的同時(shí)，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，通過(guò)懲罰的形式促使其改善習(xí)慣。

3.4 加強(qiáng)院校聯(lián)系與溝通

開展對(duì)教學(xué)醫(yī)院教學(xué)檔案的監(jiān)督、檢查及指導(dǎo)是高等醫(yī)學(xué)院校的必要工作，也是醫(yī)院與學(xué)校聯(lián)系和交流的重要渠道，能夠推動(dòng)醫(yī)院教學(xué)檔案工作健康穩(wěn)定的發(fā)展，為持續(xù)改進(jìn)和提升教學(xué)質(zhì)量奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。高等醫(yī)學(xué)院?？梢远ㄆ跔款^組織各教學(xué)醫(yī)院間的教學(xué)檔案管理會(huì)議或論壇，為各教學(xué)醫(yī)院建立可以相互學(xué)習(xí)相互溝通的平臺(tái)，它山之石可以攻玉，不斷改進(jìn)和完善教學(xué)檔案的管理。

4 創(chuàng)新臨床教學(xué)檔案服務(wù)理念

教學(xué)資料管理的最終目的是為醫(yī)院醫(yī)療、科研等提供服務(wù)，要提高教學(xué)檔案資料管理的成效，首先要轉(zhuǎn)變意識(shí)，擴(kuò)大對(duì)檔案管理宣傳的范圍和力度，提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)知。第二是搭建檔案信息互動(dòng)平臺(tái)，為資源共享提供可能。信息共享是實(shí)現(xiàn)信息價(jià)值最大化的重要途徑，利用信息化的手段，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上資源查詢、利用，以便于更加快捷、更廣范圍的實(shí)現(xiàn)信息共享。第三要做好人性化服務(wù)，提高教學(xué)檔案管理的人文屬性，管理部門要深入了解醫(yī)院教學(xué)發(fā)展的需求，針對(duì)性匯編一些具有實(shí)用性、時(shí)效性、啟發(fā)性的教學(xué)成果，解決臨床教師和管理人員在實(shí)際工作中的問題。

綜上所述，建立規(guī)范的教學(xué)檔案資料管理體系是醫(yī)院提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平、提升教學(xué)管理職能的重要途徑，教學(xué)資料的完整與規(guī)范也是醫(yī)院管理水平和歷史底蘊(yùn)的體現(xiàn)。目前我院教學(xué)檔案管理還存在一些問題，醫(yī)院在臨床腫瘤學(xué)院建設(shè)階段，放射醫(yī)學(xué)辦學(xué)初始之際，要以此為契機(jī)，將教學(xué)檔案的建設(shè)作為醫(yī)院管理現(xiàn)階段的重點(diǎn)工作來(lái)抓，實(shí)現(xiàn)規(guī)范完善的教學(xué)檔案，為提高醫(yī)院臨床教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)評(píng)價(jià)、專業(yè)評(píng)估以及建設(shè)一流專業(yè)提供堅(jiān)實(shí)保障，也全面展現(xiàn)出醫(yī)院臨床教學(xué)工作的開展歷史及教學(xué)成果。

參考文獻(xiàn)

[1]涂師平.教學(xué)醫(yī)院的教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].中外醫(yī)療，2013，32（20）：143-144.

[2]梁紅敏，羅志勇，王麗群，等.對(duì)教學(xué)醫(yī)院教學(xué)檔案規(guī)范性管理的探索[J].昆明醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，31（10）：133-136.

（責(zé)編：陳靜姝）