新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法

王璐

醫(yī)院作為人員密集型場所，每日需要接待大量患者，不管是在對患者的診療還是醫(yī)院自身的運營中，都會產(chǎn)生大量信息資料。對于檔案管理人員而言，要將這些信息妥善收集、整理及保存，便于日后隨時查詢和分析。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院想要順應時代發(fā)展趨勢，就要不斷進行內(nèi)部改革，檔案管理模式的創(chuàng)新勢在必行。

一、檔案管理對醫(yī)院的重要性

檔案資料包含了醫(yī)院所有的醫(yī)療信息、建設過程、發(fā)展歷史等各方面。尤其是在醫(yī)療體制改革的背景下，醫(yī)院內(nèi)部制度、管理模式的變化更加頻繁，需要詳細進行記錄。傳統(tǒng)管理模式已無法適應新時代的發(fā)展需求，只有對管理模式進行創(chuàng)新，才能夠讓醫(yī)院更好滿足現(xiàn)代化的發(fā)展。首先，做好檔案管理，能夠提升醫(yī)院整體的管理水平?？梢栽隆⒓径?、年等為時間期限，定期對醫(yī)院的發(fā)展情況進行分析和評價，以檔案作為重要參考資料，改善醫(yī)院的運營和管理水平。其次，醫(yī)院的資料包含了醫(yī)院建設、科研成果、技術的改進等各方面，這類資料對醫(yī)院文化建設有著重要作用。做好檔案管理，是尊重職工知識成果的表現(xiàn)，可提升其歸屬感和認同感，增強院內(nèi)凝聚力。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.管理制度不完善。在新醫(yī)改背景下，很多醫(yī)院對檔案管理的重視程度都不高，會將更多資源用于提升醫(yī)療水平、硬件設備的配備方面。且隨著信息技術的應用，醫(yī)院檔案工作也正朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，而部分醫(yī)院依然沿用傳統(tǒng)工作模式，紙質(zhì)文檔和電子文檔的管理存在矛盾，制度的約束作用并不突出。

2.人員素質(zhì)還有待提升。醫(yī)院檔案管理工作本身就較為復雜，尤其是在新的時代背景下，醫(yī)院發(fā)展規(guī)模不斷擴大，檔案資料數(shù)量增多、類型更為多樣，這些都為從業(yè)人員的專業(yè)能力提出了更高要求。少部分醫(yī)院建立了績效考核體系，用于評價檔案管理人員工作的完成情況，但指標制定不合理、考核評價的主觀性太強都是較為突出的問題。

3.檔案管理意識淡薄。很多醫(yī)院領導人員并未充分意識到檔案管理工作的重要性，尤其是資料借閱的相關流程不規(guī)范，導致不少檔案丟失、遺漏以及隨意涂改。在信息化管理平臺中，沒有定期對網(wǎng)絡漏洞進行修復，黑客、病毒較為猖獗，嚴重破壞了醫(yī)院檔案資料的安全性。

4.硬件設備不足。該問題出現(xiàn)的主要原因在于，醫(yī)院的資金投入力度不夠，檔案管理專項資金扶持力度遠遠達不到實際工作要求。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理改進方法

1.完善管理體系。完善的管理制度能夠為各項工作的順利開展起到引導作用。想要進一步提升醫(yī)院檔案管理工作成效，就要創(chuàng)新工作方式，根據(jù)實際要求，制定合理的工作計劃以及目標，將其層層落實到位，具體可從以下幾個方面進行。首先，要加強檔案管理和其他工作之間的聯(lián)系，將醫(yī)院的日常運營、財務、醫(yī)療、人力資源管理等都納入到管理范圍中。要明確不同部門的職責及工作內(nèi)容，定期將資料上傳到檔案管理部門，隨后進行匯總。其次，明確檔案的收集、歸檔、保存等各環(huán)節(jié)的標準，確保檔案資料書寫規(guī)范，合理進行編號儲存，便于日后隨時進行查閱和利用，以免出現(xiàn)管理混亂的問題。

2.提升檔案的利用率。醫(yī)院檔案管理的主要目的并非將資料永久保存起來，而是要為需要的人群提供優(yōu)質(zhì)服務，以充分發(fā)揮檔案的作用和價值。為了實現(xiàn)這一目標，有關人員要重視開發(fā)共享型的檔案資源應用體系，具體如下。首先，建立開放的檔案管理系統(tǒng)。在專業(yè)人員的輔助下，根據(jù)醫(yī)院實際工作要求，以及各部門的需求，針對性的開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)的功能，提升資料共享過程中的安全性。其次，重視對資源的開發(fā)和利用，尤其是在大數(shù)據(jù)技術廣泛應用的背景下，提供針對性的服務，形成良好的檔案管理工作氛圍?？稍卺t(yī)院內(nèi)部加大宣傳力度，讓所有職工意識到其重要性，確保能夠自上而下的將工作目標得到落實。再其次，各部門之間要打破信息交流的屏障，防止出現(xiàn)“信息孤島”的問題。在形成了相應的資料后，及時進行上報，或是通過計算機進行傳輸，便于其他部門開展工作。例如在患者的診斷環(huán)節(jié)，門診醫(yī)生可將患者的診療信息直接發(fā)送給藥物中心，當患者前往窗口取藥繳費時，要務中心已經(jīng)自動生成了患者個人的相關數(shù)據(jù)，包括所需要的藥物種類、總共的費用等。在患者繳費之后，也可生成費用憑證，以免后期發(fā)生不必要的糾紛。檔案利用率的提升，能夠為醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展提供強有力的保障。

3.加大資金投入力度。在以往醫(yī)院的日常運營和管理中，會將更多資金投入在醫(yī)療水平提升、設備引進等方面，用于檔案管理的專項資金少之又少，這也是該工作水平一直無法得到提升的重要原因所在。除此之外，在醫(yī)療體制深化改革的背景下，更多醫(yī)院會將重點放在成本節(jié)約、醫(yī)療資源合理分配方面，從而忽視檔案管理工作，相應的制度體系并不完善。為了有效解決這一問題，要求醫(yī)院必須?？顚Ｓ?，劃撥專門用于檔案管理的費用，完善相應的基礎設施建設，引進專業(yè)的檔案管理人才并提升其福利待遇水平，充分調(diào)動其工作積極性。要建立專門的檔案管理辦公室，以及檔案儲存的倉庫、機房。目前醫(yī)院檔案室空間小，內(nèi)部管理混亂，很多檔案都沒有進行編號和分類排列，查找起來較為困難，影響工作效率。為了解決這一問題，要在規(guī)范紙質(zhì)文檔管理的基礎上，加大在信息化建設方面的資金投入力度，完善硬件、軟件設備。還要在網(wǎng)絡系統(tǒng)中安裝殺毒軟件，抵御黑客和病毒的攻擊，以保證檔案資料的安全性。

4.加大創(chuàng)新力度。①創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理理念。管理理念的創(chuàng)新，能夠為檔案管理的順利開展提供必要指導，以創(chuàng)新型驅(qū)動為導向的醫(yī)院檔案管理工作改進，能夠為醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實基礎。管理理念的創(chuàng)新具體可從以下幾個方面進行。部分醫(yī)院工作理念較為落后，認為檔案管理就是某一個部門的職責。要轉變這種觀念，形成“以檔案管理部門牽頭，各部門積極配合”的工作模式，確保全員參與其中;在檔案管理中，要強化服務意識，為使用者提供更優(yōu)質(zhì)、更全面的服務，從而推動檔案管理工作從事務性管理朝著服務型轉變;檔案管理在很多醫(yī)院都處于邊緣化地位，主要是因為不能及時的看到回報，具有長期作用。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院領導人員要樹立先進的思想理念，將該工作提升至和其他工作同等重要的位置，加強重視。②創(chuàng)新檔案管理支持模式。檔案支持模式，主要就是從不同的方面，為檔案管理的順利開展提供強有力的保障。除了管理模式需要創(chuàng)新之外，支持模式也要相應的發(fā)生變化。具體如下：一是物質(zhì)模式。上文已述，資金、硬件設備等都是檔案管理所需要的物質(zhì)條件，因此醫(yī)院要給予充分的重視。二是人力支持。要加大力度引進具有扎實能力的檔案管理人才，加大培訓力度，提升人員綜合素質(zhì)。三是文化支持。文化支持包括在開展會議時，為該工作制定明確的目標，對其落實情況進行動態(tài)化跟蹤記錄。

5.重視檔案資源的開發(fā)。①推動一體化模式。不管是用紙質(zhì)還是電子的管理方式，都要對檔案資料進行分類、編號，根據(jù)其類型的不同，保存在不同的類目中，方便后期查詢和利用。在歸檔管理中， 要加強檔案信息之間的關聯(lián)，突出信息共享的優(yōu)勢。②加強檔案資源和其他管理行為的融合。檔案資源具有服務性的特點，可將其和其他管理行為相結合。以人事檔案資源為例，在實施醫(yī)務人員職業(yè)通道發(fā)展路徑相關工作時，可以將基本信息匹配等部分工作依托于檔案信息管理，可大大簡化信息的審核流程，提升工作效率。

6.加大人才培訓。人才是檔案管理工作的落實者，提升其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，能夠為該工作的順利開展提供強有力的保障。通常來說最直接的方式就是“老帶新”，可以讓工作經(jīng)驗豐富的員工帶領新員工熟悉工作內(nèi)容及崗位須知，在實踐中不斷提升個人能力。對于在崗人員而言，可對其工作的開展情況，制定針對性的考核指標以及相應的制度體系。公示考核結果，保持反饋渠道暢通，對考核有異議的可及時聯(lián)系上級部門。在培訓中，要緊緊圍繞檔案管理的方法、檔案資源的利用、信息化平臺的建設以及使用方式等多個方面。除此之外，還要緊跟國家政策，了解《檔案法》中的有關內(nèi)容，堅守職業(yè)道德底線，不出賣醫(yī)院、患者的信息。由于醫(yī)院檔案管理工作難度大，整體較為復雜，部分從業(yè)人員容易出現(xiàn)急躁、不耐煩等情緒;在培訓中，要關注這一點，要求有關人員能夠在管理活動中靜下心來，確保每一個環(huán)節(jié)都精益求精。

四、結語

在醫(yī)療體制改革的背景下，為了更好順應時代發(fā)展趨勢，醫(yī)院需要大力推動內(nèi)部的改革。在檔案管理方面，要突出專業(yè)性、智能化、創(chuàng)新性的特點，深入分析當前該工作中存在的問題及原因，完善管理體系，提升檔案的利用率，加大資金投入力度，重視檔案資源的開發(fā)，全面提升有關人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)能力。從以上多個方面出發(fā)，以檔案管理的順利進行，為新醫(yī)改下醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展提供強有力的保障。

（作者單位：唐山市婦幼保健院）