強化F公司人事檔案管理的有效對策

陳倩

新時期，在我國社會主義市場經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，重視人才方面的儲備及管理，已成為企業(yè)提高自身市場競爭力的有效方式。對此，人力資源管理作為招聘人才、儲備人才和管理人才的重要途徑，其中的人事檔案管理環(huán)節(jié)具有關(guān)鍵性作用，能夠在增強企業(yè)自身市場競爭力方面起到一定的影響性。正因如此，企業(yè)需重視人事檔案管理工作。鑒于此，本文以F公司為研究對象，通過分析F公司在人事檔案管理方面存在的問題來闡述如何強化人事檔案管理的相關(guān)措施，旨在進一步提升人事檔案管理水平的同時，加強人事檔案的服務功能。

一、人事檔案管理的重要性

企業(yè)人事檔案管理是指企業(yè)的人事部門對所有員工的檔案進行整理、組織、存放、管理和使用的全過程。人事檔案記錄和反映個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、工作實績等內(nèi)容，包括履歷、自傳、鑒定考察、學歷及專業(yè)技術(shù)職務、黨團、表彰及處分材料、工資待遇及職務任免等十類材料。

人事檔案管理對于企業(yè)來說非常重要，它不僅是企業(yè)招聘和開發(fā)人力資源的依據(jù)，也是企業(yè)進行人才選拔、任用、考核的依據(jù)。對于員工個人來說，人事檔案是個人信息的權(quán)威證明，發(fā)揮重要的憑證作用，可為員工提供年齡憑證、學歷憑證、職稱憑證、薪資及職務憑證等。隨著中組部在全國安排部署干部人事檔案專項審核工作，對人事檔案管理工作的重視程度日益凸顯，諸多企業(yè)對如何優(yōu)化檔案管理工作也提上了研究日程。人事檔案管理基本流程如圖所示。

二、F公司人事檔案管理存在的問題

F公司為國有建筑企業(yè)，成立時間長，員工眾多，達上千人。在人事檔案管理方面，其存在的工作難點主要體現(xiàn)在員工涉及多個方面、資料流通時間歷時長、信息較繁雜等，加之具體資料填寫的整理方式與填寫方式存在著較大不同，因此這在耐心度與細心度上對相關(guān)管理人員要求更高。

1.重視度不夠，在認識上存在一定程度的不足。公司部分員工對人事檔案重要性認識不足，認為這項工作只是檔案管理部門的事情，在檔案中缺少相應材料時，部分員工存在輕視或嫌麻煩心理，不愿意配合人力資源部進行材料補充，或者雖然配合進行了相關(guān)材料補充，但是配合度不高，這導致在檔案材料補充工作過程中受到了一定阻礙，進而影響了F公司人事檔案管理工作的整體性與流暢性。部分領(lǐng)導認為檔案管理是一項事務性的保管工作，不屬于公司核心工作，在一定程度上忽視了此項工作。

2.管理不完善，歷史遺留問題比較多。由于形成人事檔案材料的部門對檔案工作管理不善、認識不足等原因，不能夠及時收集和歸檔材料，導致部分檔案材料缺失。例如：見習期轉(zhuǎn)正定級材料、學歷材料、專業(yè)技術(shù)職務評審表、入黨申請書、入黨轉(zhuǎn)正申請書、勞動合同書、任職文件等，很多員工的檔案中都存在缺失或不完備情況。再加上時間較長，部分員工的原單位已經(jīng)不存在或原管理檔案人員已轉(zhuǎn)崗，導致相關(guān)材料收集困難，更加劇了F公司人事檔案管理工作的難度。

3.立卷不規(guī)范，檔案質(zhì)量不夠高。①檔案材料分類不準確。在整理F公司人事檔案的過程中，發(fā)現(xiàn)部分人事檔案材料分類錯誤，如專業(yè)技術(shù)職務的考核表放在了第四類，本應該放在第三類里。黨員材料中的政審材料放在了第六類，而應歸入第五類等。人事檔案分類錯誤，會給檔案的查找、利用帶來麻煩。②檔案材料的內(nèi)容填寫不一致。出生日期、參加工作時間、學歷、入黨時間等記載多樣，個別員工的檔案存在年齡越填越小，參加工作時間越填越早現(xiàn)象。③檔案材料格式不規(guī)范。由組織形成的材料缺少形成時間、組織蓋章或領(lǐng)導簽字，部分復印件材料未蓋人事部印章，《干部任免審批表》中填寫的工作經(jīng)歷沒有相應的任職文件作為依據(jù)等，這些問題都會直接影響到檔案質(zhì)量。

4.技術(shù)落后，運行效率不高。F公司人事檔案數(shù)量逐年增加，公司檔案管理人員均為兼職，工作強度高，但檔案管理還處于傳統(tǒng)的手工操作階段，費時費力，效率低，未使用人事檔案信息化管理系統(tǒng)，與新形勢下整個社會的發(fā)展進步、現(xiàn)代化、科學化、信息化管理水平不相匹配。

三、F公司人事檔案管理的改進對策

1.加強相關(guān)知識學習，提高全員認識。認識是行動的先導，需提高全員對人事檔案的認識。首先，要轉(zhuǎn)變決策層和管理層的思想觀念，使其更新對人事檔案管理工作的認識，提高對人事檔案工作的重視程度，將檔案工作作為公司的重要事項予以關(guān)注，才能提高檔案管理工作的權(quán)威性，確保相關(guān)工作順利進行。其次，需加強檔案管理人員的業(yè)務能力和責任感，可通過外派學習、繼續(xù)教育、專項培訓等方式，拓展和更新檔案管理人員的相關(guān)知識體系，提高其檔案管理能力和水平。再其次，要加強對公司普通員工人事檔案相關(guān)知識的培訓，通過定期舉行培訓會、各部門工作會議等方式，讓全體員工認識到人事檔案工作的重要性，提高對個人檔案材料的更新和維護意識，進而提高其配合度，確保檔案材料能夠隨時更新，維護人事檔案材料的真實性、準確性和完整性。

2.關(guān)注過程管理，提升管理質(zhì)量。①從檔案來源方面做好審核把關(guān)工作，要嚴格審核遞交過來的人事檔案資料，應在遵循“原單位最大化地提供原有材料”的基礎(chǔ)上，盡可能地降低歷史遺留問題的出現(xiàn)頻率。不僅如此，為了確保人事檔案內(nèi)容與實際情況一致，需仔細核實材料的完備性，如出現(xiàn)偏差，則要記錄尚未完善或不一致的相關(guān)信息，并及時向檔案當事人反饋其資料中的缺漏信息，由當事人到相應的部門辦理補充材料并重新遞交給檔案部門。②在日常工作中做好動態(tài)信息的更新，隨著員工自身的發(fā)展，人事檔案信息需要不斷完善和實時更新，以防止因時間流逝而造成的資料丟失和不完整。舉例來說，當某員工已更新了學歷學位、技術(shù)職稱、技能證書等信息時，管理人員要周期性地動態(tài)化手機相關(guān)信息，并經(jīng)過鑒別、整理后，添加到人事檔案中。動態(tài)化信息管理的優(yōu)勢之一在于保證人事工作信息的對稱性，從而更好地保證在領(lǐng)導層進行人才任用時能夠使其所需信息可以更具時效性。

3.細化完善制度，規(guī)范材料歸檔。制度是保障，為了使公司檔案工作有章可循，完善和落實制度也是提高F公司人事檔案管理水平的重要工作之一。F公司需要進一步完善現(xiàn)有的人事檔案管理制度。具體需采取的措施有：①細化制度內(nèi)容，將現(xiàn)有的人事檔案管理制度作為管理工作開展的總綱，再根據(jù)上級部門制定的制度文件，對內(nèi)容較為粗略的章節(jié)分別建立管理制度。例如，制定詳細的檔案材料歸檔制度，進一步規(guī)范檔案材料的內(nèi)容與格式、檔案辦理手續(xù)、檔案管理的流程等，注意各類檔案管理中必要的審核點，歸檔完成后要注重排序編號、整理目錄、裝訂整齊，并對缺少材料的檔案以過渡期的方式進行保存，杜絕檔案不齊全就進行歸檔的現(xiàn)象。②新建并逐步完善與人事檔案管理有關(guān)的配套制度。例如，建立人事檔案監(jiān)督制度，對人事檔案管理工作進行定期檢查和跟蹤監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的漏洞或者不規(guī)范的問題，并提出改正建議。

4.強化管理創(chuàng)新，提高利用效率。采用傳統(tǒng)的人工方式管理人事檔案存在諸多弊端，如耗時長、效率低等，同時也不易于檔案的查找、更新和維護。F公司人事檔案管理應逐步從手工完成向充分運用現(xiàn)代化科技手段過渡，加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設，實現(xiàn)檔案工作各環(huán)節(jié)的計算機化：①F公司應引入信息化人事檔案管理系統(tǒng)，利用檔案掃描、圖像處理等技術(shù)，將實體檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字圖像或文本，形成數(shù)字檔案。通過系統(tǒng)對實體檔案進行數(shù)字化采集，上傳或錄入數(shù)字檔案，并按規(guī)定進行分類歸檔。同時，實行實體檔案和數(shù)字檔案同步動態(tài)管理，及時更新干部的獎懲情況、職務變動等動態(tài)信息。②建立檔案材料電子借閱、歸還流程，從申請、審批、查（借）閱到歸還，實現(xiàn)流程化。另外，借出的文件也可以通過歸還提醒功能進行及時追溯。③在滿足檔案管理工作相關(guān)要求基礎(chǔ)上，可通過適當?shù)剡M行權(quán)限設置這一方式來實現(xiàn)對各分工人員的具體化職責權(quán)限分配，與此同時該設置必須具有特定性，若沒有授權(quán)，則不可實行對應操作，以更好地避免發(fā)生偽造信息或私自修改信息的現(xiàn)象。

四、結(jié)語

綜上所述，對于人力資源管理來書，人事檔案管理不僅具有重要性，且通常都有一定的復雜性?，F(xiàn)階段，我國社會正處于快速發(fā)展時期，而對于企業(yè)人事檔案管理來說，仍存在很多需要優(yōu)化的問題。以本文的F公司為例不難看出，還有很多需要被重視的人事檔案管理問題。對此，無論是F公司還是其他企業(yè)，都要強化自身在人事檔案管理方面的意識，并全程加強關(guān)于檔案管理的措施，以進一步提高我國人事檔案管理工作的規(guī)范化與專業(yè)化水平，從而保證人力資源工作順利推進和公司健康穩(wěn)定發(fā)展。

（作者單位：中鐵十六局集團城市建設發(fā)展有限公司）