國(guó)有煤炭企業(yè)辦公室工作存在的主要問題及措施建議

摘要：在我國(guó)各行各業(yè)如火如荼發(fā)展的當(dāng)下，國(guó)有煤炭企業(yè)步入了全新的發(fā)展紀(jì)元。但同時(shí)，辦公室工作也迎了更大的沖擊和挑戰(zhàn)。在此情形之下，相關(guān)人員必須總攬全局，了解國(guó)有煤炭企業(yè)的特殊屬性。掌握辦公室工作的要求和目標(biāo)，從實(shí)際問題出發(fā)，規(guī)范辦公室工作流程，有效創(chuàng)新辦公室工作方法。還必須要掌握國(guó)有煤炭企業(yè)的整體發(fā)展方向，完善工作架構(gòu)，加強(qiáng)優(yōu)秀人員培養(yǎng)，以提升其辦公室工作效率和效能。

關(guān)鍵詞：國(guó)有煤炭企業(yè);辦公室工作;主要問題;措施建議

辦公室工作在國(guó)有煤炭企業(yè)當(dāng)中占據(jù)了重要的地位。基于此，相關(guān)人員必須要掌握辦公室的工作職能和工作內(nèi)容，了解各項(xiàng)工作開展流程和方法，利用先進(jìn)手段的快速收集各項(xiàng)工作信息，對(duì)其進(jìn)行核實(shí)后，以此為依據(jù)進(jìn)行后續(xù)辦公室工作的設(shè)計(jì)和規(guī)劃。還必須要了解市場(chǎng)變化和企業(yè)發(fā)展情況，堅(jiān)定立場(chǎng)，緊跟潮流，積極地引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，構(gòu)建全新的數(shù)字化辦公系統(tǒng)，以提升辦公室工作的高效化和現(xiàn)代化水平。還需要立足于現(xiàn)狀，汲取國(guó)內(nèi)成功案例的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建適合企業(yè)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的全新辦公室工作體系。

一、當(dāng)下國(guó)有煤炭企業(yè)辦公室工作存在的問題

（一）人員水平參差不齊

且由于國(guó)有煤炭企業(yè)的特殊性，其工作環(huán)境較為艱苦，人員招聘具有一定難度。部分企業(yè)為了完成招聘目標(biāo)，會(huì)降低標(biāo)準(zhǔn)，也沒有對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)格考核，這就導(dǎo)致了新招聘人員的能力和素養(yǎng)參差不齊。部分辦公室的人員不足，在開展辦公室工作時(shí)會(huì)出現(xiàn)兼職的現(xiàn)象。該部分人員對(duì)業(yè)務(wù)和流程并不了解，實(shí)際操作過程中很容易出現(xiàn)較多的隱患和問題。部分國(guó)有煤炭企業(yè)的人員培訓(xùn)機(jī)制存在一定滯后性，未能根據(jù)實(shí)際的崗位設(shè)置和人員情況進(jìn)行更新。往往難以使工作人員的能力得到實(shí)質(zhì)性的提升。

（二）工作方法相對(duì)單一

當(dāng)下，這讓部分的國(guó)有煤炭企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到改革與創(chuàng)新的重要性，但受到各方面條件的相關(guān)限制，現(xiàn)有的辦公室計(jì)算機(jī)數(shù)量難以滿足日益增加的工作需求。部分計(jì)算機(jī)型號(hào)較為老舊，即便引進(jìn)了相關(guān)系統(tǒng)，但其和計(jì)算機(jī)并不適配，后續(xù)的運(yùn)行過程中極容易出現(xiàn)故障和問題。部分人員本身的信息素養(yǎng)較為有限，難以快速地掌握相關(guān)的系統(tǒng)和軟件的操作方法，實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中容易出錯(cuò)。且部分的辦公室工作中先進(jìn)行技術(shù)的應(yīng)用浮于表面，只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的收集，未能將其徹底地應(yīng)用到實(shí)處。這也會(huì)使實(shí)際的辦公室工作效率大打折扣。

（三）工作制度較為滯后

社會(huì)、科技、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對(duì)國(guó)有煤炭企業(yè)的運(yùn)行模式和辦公室工作方式產(chǎn)生了極大程度的影響，但在具體工作開展過程中，部分企業(yè)仍然沿用以往的制度。其制度雖然具有一定的借鑒性和指導(dǎo)性，但其中卻缺乏與現(xiàn)代化的辦公室工作有關(guān)的內(nèi)容。這也就導(dǎo)致辦公室工作一旦出現(xiàn)狀況，難以根據(jù)制度進(jìn)行解決。將會(huì)使問題逐步的擴(kuò)散和蔓延，進(jìn)而造成極為不利的影響。且部分制度的約束性相對(duì)較低，未對(duì)工作人員的職責(zé)進(jìn)行明確，后續(xù)很容易出現(xiàn)相互推諉責(zé)任或者工作混亂的現(xiàn)象。這也會(huì)極大程度地降低制度的執(zhí)行性與貫徹性。

二、國(guó)有煤炭企業(yè)辦公室工作開展的有效措施

（一）構(gòu)建優(yōu)秀工作隊(duì)伍

在進(jìn)行辦公室工作人員招聘之前，需對(duì)現(xiàn)有的人員構(gòu)成和崗位設(shè)置情況進(jìn)行全面地了解，確定招聘的崗位和人數(shù)，優(yōu)先錄用行政管理和相關(guān)專業(yè)人員。根據(jù)全新招聘機(jī)制對(duì)其的能力、素養(yǎng)、專業(yè)、水平、道德等進(jìn)行多方考核，擇優(yōu)錄用。還需驗(yàn)證新招人員的執(zhí)政資格，根據(jù)國(guó)有煤炭企業(yè)辦公室工作情況，設(shè)計(jì)專業(yè)化的崗前培訓(xùn)。結(jié)合國(guó)有煤礦企業(yè)辦公室工作需求，對(duì)人員培訓(xùn)進(jìn)行創(chuàng)新，在其中增加與國(guó)有煤炭企業(yè)或辦公室工作有關(guān)的先進(jìn)理論。有效召開辦公室工作的主題講座，聘請(qǐng)行業(yè)專家或優(yōu)秀工作人員傳授知識(shí)、分享經(jīng)驗(yàn)。借助先進(jìn)的數(shù)字模擬技術(shù)和虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，對(duì)辦公室工作過程當(dāng)中的相關(guān)情況進(jìn)行模擬，引導(dǎo)工作人員進(jìn)行實(shí)訓(xùn)。還應(yīng)在培訓(xùn)過程中增加組織協(xié)調(diào)、政治素養(yǎng)、崗位精神、責(zé)任意識(shí)、黨風(fēng)廉政等內(nèi)容，深化人員培訓(xùn)。全面提升其工作敏銳度、緊急應(yīng)對(duì)能力、業(yè)務(wù)能力，以確保國(guó)有煤炭企業(yè)辦公室工作隊(duì)伍能具備滿足各項(xiàng)工作的能力和素養(yǎng)。

（二）引進(jìn)全新工作方法

在科技發(fā)展如火如荼的當(dāng)下，國(guó)有煤炭企業(yè)應(yīng)緊跟時(shí)代潮流，科學(xué)設(shè)置專項(xiàng)資金，根據(jù)工作需求進(jìn)行先進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備的引入，為數(shù)字化辦公系統(tǒng)的建設(shè)打下基礎(chǔ)?？山Y(jié)合實(shí)際的國(guó)有煤炭企業(yè)辦公室工作需求構(gòu)建全新的辦公系統(tǒng)，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為媒介收集與辦公室工作有關(guān)的各項(xiàng)信息和咨詢，根據(jù)要求進(jìn)行整理和歸檔，將其上傳到辦公室工作系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)中。從安全層面考量，引入數(shù)字認(rèn)證、防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，對(duì)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行全面的管理。如果工作人員需獲取信息，則應(yīng)通過權(quán)限認(rèn)證和身份認(rèn)證。也可對(duì)系統(tǒng)參數(shù)進(jìn)行設(shè)置，定期地在內(nèi)部平臺(tái)上傳辦公室工作相關(guān)信息，以供工作人員獲取。避免出現(xiàn)信息泄露而給國(guó)有煤炭企業(yè)造成一系列不必要損失的同時(shí)，最大限度地發(fā)揮相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的價(jià)值。也可對(duì)自動(dòng)化辦公管理平臺(tái)的功能進(jìn)行完善，在其中引入智能AI技術(shù)，提升平臺(tái)的自動(dòng)化和人性化水平。根據(jù)辦公室業(yè)務(wù)特點(diǎn)引進(jìn)相應(yīng)的軟件，在其中增加了符合國(guó)有煤炭企業(yè)工作的功能，有效簡(jiǎn)化工作流程，提升工作效率。也可借助系統(tǒng)對(duì)各環(huán)節(jié)的國(guó)有煤炭企業(yè)辦公室工作進(jìn)行全面化、動(dòng)態(tài)化、實(shí)時(shí)化的監(jiān)督。一旦出現(xiàn)異常，系統(tǒng)可以快速定位，并將其發(fā)送給相關(guān)人員。以確保其能在第一時(shí)間掌握情況，根據(jù)辦公室工作規(guī)章和相關(guān)制度進(jìn)行處理。

（三）完善現(xiàn)有工作制度

國(guó)有煤炭企業(yè)工作人員必須堅(jiān)定立場(chǎng)，對(duì)與辦公室工作有關(guān)的各項(xiàng)制度、方針進(jìn)行全面地了解，以遵紀(jì)遵法為前提，推出基于辦公室工作的崗位責(zé)任制。從頂層設(shè)計(jì)入手進(jìn)行各個(gè)環(huán)節(jié)工作內(nèi)容、責(zé)任、義務(wù)的劃分，將其以任務(wù)的形式落實(shí)到每一個(gè)人員頭上，使辦公室人員能嚴(yán)格履行自身職責(zé)。也應(yīng)重新省視國(guó)有煤炭企業(yè)，結(jié)合實(shí)際情況制定全新的日常治理制度。對(duì)辦公室工作進(jìn)行細(xì)化，推出相應(yīng)的會(huì)議安排召開制度、公函處理制度、檔案治理制度，以及信息工作制度、內(nèi)部控制制度、督查制度、信訪制度、保密制度、系統(tǒng)與軟件管理制度等，對(duì)各環(huán)節(jié)各部門的工作進(jìn)行精細(xì)劃分。還需要對(duì)辦公室工作內(nèi)容進(jìn)行有效梳理，推出全新的績(jī)效考評(píng)制度，將其和工作人員的待遇和福利掛鉤。完善國(guó)有煤炭企業(yè)辦公室工作獎(jiǎng)懲制度，根據(jù)崗位設(shè)置和人員情況制定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)細(xì)則，滲透人文關(guān)懷、加強(qiáng)評(píng)優(yōu)評(píng)先，通過精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)并存的方式，激發(fā)相關(guān)人員的工作熱情和主動(dòng)性。嚴(yán)格執(zhí)行懲罰條例，對(duì)違規(guī)違紀(jì)的人員進(jìn)行嚴(yán)肅的處置和處罰。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在國(guó)有煤炭企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的情況之下，相關(guān)人員必須要掌握行業(yè)發(fā)展方向和科技發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合實(shí)際存在的問題，不斷地進(jìn)行辦公室工作的探索和研究，制定具有可行性、針對(duì)性、前瞻性的工作方案。還必須要發(fā)揮辦公室工作的聯(lián)系各方、承上啟下、溝通內(nèi)外的作用，加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員的管理，通過有效的教育與培訓(xùn)，提升其工作實(shí)力和業(yè)務(wù)能力，以更好地解決各項(xiàng)突發(fā)狀況和問題。也可積極地引進(jìn)先進(jìn)的辦公室工作系統(tǒng)和軟件，借助信息化手段進(jìn)行全面、深入、透徹的管理和監(jiān)督，將工作隱患與風(fēng)險(xiǎn)扼殺在萌芽階段。從長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)，完善現(xiàn)有的辦公室工作制度，不斷地進(jìn)行調(diào)整和修正，確保各環(huán)節(jié)工作更有章法。這樣才能為辦公室工作的高效開展和國(guó)有煤炭企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：

尚艷（1979.06—），女，漢族，陜西蒲城人，大學(xué)本科學(xué)歷;現(xiàn)就職于陜西陜煤蒲白礦業(yè)煤化運(yùn)營(yíng)公司;研究方向：企業(yè)黨建。