巧用數(shù)據(jù)透視表處理多行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成多列數(shù)據(jù)問題

李雪芹

摘要：利用數(shù)據(jù)透視表對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析是Excel辦公軟件強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理功能之一，數(shù)據(jù)透視表也是《Excel 電子表格制作》教材中的一個(gè)重要知識(shí)點(diǎn)，是Excel應(yīng)用的一個(gè)核心內(nèi)容，在歷年來(lái)的省市級(jí)素質(zhì)能力大賽中是必考的一項(xiàng)內(nèi)容，下面文章是從歷年試題中抽取的一道有關(guān)運(yùn)用數(shù)據(jù)透視表來(lái)處理多行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成多列數(shù)據(jù)問題的做題過程來(lái)分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)透視表;行標(biāo)簽;列標(biāo)簽;值標(biāo)簽

中圖分類號(hào)：G642? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2021）29-0028-03

數(shù)據(jù)分析功能是Excel強(qiáng)大的功能之一[2]，是《Excel 電子表格制作》教材中的一個(gè)重要知識(shí)點(diǎn)，是Excel應(yīng)用的一個(gè)核心內(nèi)容，因此是必須掌握的。用數(shù)據(jù)透視表分析處理數(shù)據(jù)知識(shí)點(diǎn)在歷年來(lái)的省市級(jí)素質(zhì)能力大賽中屢次出現(xiàn)，而在所有的中職《Excel 電子表格制作》教材中都涉及很少一部分內(nèi)容，且講解非常簡(jiǎn)單，甚至有些教材中還沒有這一部分內(nèi)容，因此大部分學(xué)生在學(xué)習(xí)使用數(shù)據(jù)透視表對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理時(shí)也覺得頗有難度。下面我們就以一道利用數(shù)據(jù)透視表處理成績(jī)表的行列不同顯示模式的報(bào)表類競(jìng)賽試題為例來(lái)進(jìn)行分析其做題步驟。

1問題引入

數(shù)據(jù)透視表是一種對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行快速匯總和建立交叉列表的交互式報(bào)表，用戶可以旋轉(zhuǎn)其行或列以查看對(duì)源數(shù)據(jù)的不同匯總，它是Excel強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理能力的具體體現(xiàn)[1]。下面是從歷年Excel競(jìng)賽試題中抽取的一道有關(guān)利用數(shù)據(jù)透視表處理多行與多列轉(zhuǎn)換的創(chuàng)意類試題。試題要求：（1）請(qǐng)將“成績(jī)素材”表中的原始成績(jī)表（如圖1所示）處理成如圖2所示的常規(guī)成績(jī)表放置在“答題1”工作表中;（2）請(qǐng)簡(jiǎn)述自己的解題思路和步驟，將答題思路寫到“答題2”工作表中指定位置。

2問題分析

本試題原成績(jī)表中每位學(xué)生有5門成績(jī)，分5行顯示;處理后的成績(jī)表中將5門成績(jī)分5列顯示，這是一個(gè)典型的利用數(shù)據(jù)透視表將多行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為多列數(shù)據(jù)進(jìn)行分析查看的一個(gè)案例。

3問題處理

3.1插入數(shù)據(jù)透視表

先選擇“成績(jī)素材”工作表，將光標(biāo)置于數(shù)據(jù)區(qū)域的任意一個(gè)單元格內(nèi)，單擊“插入”-“表格”-“數(shù)據(jù)透視表”按鈕，打開“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對(duì)話框，在“選擇一個(gè)表或區(qū)域”欄中選擇“成績(jī)素材”工作表中的數(shù)據(jù)區(qū)域（A1：F431）區(qū)域，在“選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置”欄中選擇“新工作表”，如圖3所示。單擊“確定”按鈕，進(jìn)入一個(gè)新的工作表SHEET1中。

在新工作表SHEET1中右側(cè)顯示“數(shù)據(jù)透視表字段”設(shè)置窗口，將“院系”、“班級(jí)”、“學(xué)號(hào)”、“姓名”字段拖入“行”標(biāo)簽下面框中，將“課程”字段拖入“列”標(biāo)簽下面框中，將“成績(jī)”字段拖入“值”標(biāo)簽下面框中，如圖4所示。生成的數(shù)據(jù)透視表自動(dòng)插入到SHEET1工作表的A3單元格開始位置處。

3.2設(shè)置數(shù)據(jù)透視表

1）單擊“數(shù)據(jù)透視表工具”-“設(shè)計(jì)”-“布局”-“分類匯總”右側(cè)的下拉箭頭，選擇“不顯示分類匯總”，可以將分類匯總行隱藏。如圖5所示。

2）單擊“數(shù)據(jù)透視表工具”-“設(shè)計(jì)”-“布局”-“報(bào)表布局”右

側(cè)的下拉箭頭，分別選擇“表格形式”顯示命令、“重復(fù)所有項(xiàng)目標(biāo)簽”命令，即可將數(shù)據(jù)透視表以表格形式顯示，并將所有重復(fù)的項(xiàng)目標(biāo)簽都顯示出來(lái)，如圖6所示。

3）選擇SHEET1工作表的A4：J90區(qū)域，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“復(fù)制”命令，切換到“答題1”工作表的A1單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“粘貼選項(xiàng)”中的“值粘貼”按鈕，即可將數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)分析結(jié)果區(qū)域復(fù)制到“答題1”工作表中的指定位置。

3.3美化處理后的成績(jī)表

1）為表格添加邊框。選擇“答題1”工作表的A1：J87區(qū)域，單擊“開始”-“單元格”-“格式”右側(cè)的下拉列表，選擇“設(shè)置單元格格式”命令，打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，選擇“邊框”選項(xiàng)卡，在“直線”樣式欄中選擇合適的線型，在“預(yù)置”欄中分別單擊“外邊框”和“內(nèi)部”按鈕，再單擊“確定”按鈕。

2）調(diào)整列寬。選擇A2：J87區(qū)域，單擊“格式”下拉列表，選擇“自動(dòng)調(diào)整列寬”命令，將這兩列設(shè)置為根據(jù)內(nèi)容自動(dòng)調(diào)整列寬，使這兩列內(nèi)容能夠完全顯示出來(lái)。將“總計(jì)”字段名字改為“總分”。

3）設(shè)置字段名行字形及填充顏色。選擇A1：J1單元格區(qū)域，單擊“開始”-“字體”-“”按鈕，將字段名行文字設(shè)置加粗顯示;單擊“開始”-“字體”-“填充”下拉列表，選擇合適的填充顏色。

4）設(shè)置字段名行各課程名稱單元格自動(dòng)換行。選擇E1：J1單元格區(qū)域，單擊“開始”-“對(duì)齊方式”-“”按鈕，將各門課程字段名單元格設(shè)置為自動(dòng)換行顯示。

4問題小結(jié)

本試題是Excel數(shù)據(jù)處理項(xiàng)目中的創(chuàng)意類題型，它是利用數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建行列交叉列表的交互式報(bào)表的一個(gè)典型案例。這道試題只要認(rèn)真觀察、比較原表與結(jié)果樣表的區(qū)別，就不難想到使用數(shù)據(jù)透視表來(lái)處理，并分析出數(shù)據(jù)透視表的“行”標(biāo)簽字段、“列”標(biāo)簽字段、“值”標(biāo)簽字段，難點(diǎn)在于生成數(shù)據(jù)透視表后的顯示設(shè)置，這在所有中職教材中都很少涉及，所以需要教師在講解這一部分內(nèi)容時(shí)將“數(shù)據(jù)透視表工具”各選項(xiàng)組中的按鈕多演示、并找些相關(guān)數(shù)據(jù)透視表顯示設(shè)置的樣題給學(xué)生們

多練習(xí)、多長(zhǎng)見識(shí)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王小林，郭燕.Excel 2010電子表格制作案例教程[M].北京：航空工業(yè)出版社，2017.

[2]劉可，李顯進(jìn).Excel 2010從入門到精通[M].北京：清華大學(xué)出版社，2014.