案卷質(zhì)量對檔案數(shù)字化的影響

黃秋嬋

（作者單位：清遠(yuǎn)市紀(jì)委監(jiān)委）

檔案是記錄信息的載體，通過紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案管理工作，實現(xiàn)檔案信息資料查詢和利用，為案件審理提供支持，獲取精準(zhǔn)可靠的信息。檔案數(shù)字化是檔案管理發(fā)展主流趨勢，通過引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)手段，可以有效提升檔案數(shù)字化水平。但是，檔案數(shù)字化水平高低，一定程度上受到案卷質(zhì)量的影響，這就要引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)手段，推動案卷規(guī)范化。案卷作為某項工作活動關(guān)聯(lián)的文件組合，同時也是檔案館管理基本單位，提升案卷質(zhì)量，充分發(fā)揮計算機(jī)技術(shù)優(yōu)勢檢索和掃描，有助于為檔案信息使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，切實提升檔案管理水平。但由于多種因素影響和限制，導(dǎo)致案卷質(zhì)量不高，制約檔案數(shù)字化改革進(jìn)程。新時期分析案卷質(zhì)量對檔案數(shù)字化影響相關(guān)內(nèi)容，有助于積累經(jīng)驗，提升案卷質(zhì)量，為檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展提供支持參考。

一、案卷質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)

案卷質(zhì)量高低，一定程度上反映了檔案管理質(zhì)量，對于后續(xù)檔案資源開發(fā)和利用有著深遠(yuǎn)的影響，也是現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容。國家頒布了一系列規(guī)章制度，用于把控案卷質(zhì)量，其規(guī)定主要可以概括為以下幾點：

（1）歸檔文件資料需要完整、齊全，內(nèi)容系統(tǒng)化。

（2）歸檔文件資料之間有著潛在的歷史聯(lián)系，同時可以分類整理和保存。

（3）歸檔文件材料書寫工整、清晰，材料整體書寫質(zhì)量優(yōu)良。

案卷質(zhì)量高低，取決于檔案形成各個環(huán)節(jié)，需要統(tǒng)一全國檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，頒布相應(yīng)的案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，嚴(yán)格遵循規(guī)范執(zhí)行[1]。各類檔案管理工作需要嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案局和中央相關(guān)部門頒布的有關(guān)案卷質(zhì)量的具體規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，更加詳細(xì)的確定檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，也是綜合評估案卷質(zhì)量的主要參考依據(jù)，具體標(biāo)準(zhǔn)可以歸結(jié)為以下幾點：

（1）案卷文件材料真實、全面，具有保存價值，材料制作契合管理標(biāo)準(zhǔn)。文件材料是案卷的構(gòu)成內(nèi)容，文件材料質(zhì)量高低很大程度上決定了案卷質(zhì)量，只有保證文件材料真實、準(zhǔn)確，才能確保案卷積極價值充分發(fā)揮[2]。只有保證內(nèi)容詳實、真實，才有保存和利用價值，便于后續(xù)使用。如果有文件資料直接歸檔，忽視其實際價值，將會影響到檔案管理質(zhì)量，以及后續(xù)文件資料利用價值。文件材料形成過程如果某環(huán)節(jié)不完備，材料書寫質(zhì)量偏低，將直接影響到資料的整體利用效果。

（2）歸檔文件資料完整性。歸檔文件資料完整性，并不僅僅是檔案類型，還要檔案文件資料的數(shù)量和文件頁數(shù)齊全等，每項工作、每項活動和每個問題，都應(yīng)該有系統(tǒng)的文件材料對應(yīng)，及時歸檔。卷內(nèi)每份文件資料的正件和附件齊全[3]。

（3）分類組卷科學(xué)化。分類組卷是依據(jù)檔案分類方案將其分類歸檔，便于組卷和編號，后期檔案資料提取利用時便于檢索。分類組卷科學(xué)化關(guān)乎到案卷質(zhì)量，需要摸索檔案形成規(guī)律和管理要求，編制合理的分類編號方案。類目設(shè)置要長時間穩(wěn)定不變，以此來確保檔案分類和編號統(tǒng)一，遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，便于后期檢索利用。尤其是紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案資料類型多樣，不同案件歸屬范疇不同，如果案卷質(zhì)量不高，將會影響到后續(xù)案件辦理活動展開[4]。所以，為了提升案卷質(zhì)量，依據(jù)檔案分類編號對文件材料進(jìn)行處理，包括分類、整理、組卷和編號，避免檔案資料保管混亂誘發(fā)質(zhì)量問題。

（4）卷內(nèi)文件整齊有序。卷內(nèi)文件資料的排列，需要遵循文件材料形成規(guī)律來挖掘潛在聯(lián)系，依據(jù)實際情況按照一定順序?qū)⒙?lián)系密切的文件材料整合在一起，其他文件材料按照對應(yīng)形成規(guī)律排列。如，正件在前，附件在后，案件結(jié)論在前，依據(jù)材料在后等[5]。

（5）卷內(nèi)文件目錄，目錄的制作按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)填寫和裝訂即可，便于案件資料提取利用。

二、 案卷質(zhì)量現(xiàn)狀和原因

盡管我國檔案工作經(jīng)過多次的改革和完善，案卷質(zhì)量得到顯著提升，但受限于諸多因素影響其中還有很多問題存在，表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）歸檔文件材料不完整

此類情況較為普遍，部分文件只有正件，卻沒有附件，相關(guān)的案件審理資料收集不全，尤其是經(jīng)過反復(fù)一審、二審下產(chǎn)生的文件資料，未能及時收集和歸檔，不可避免的影響到歸檔文件資料的完整性，案卷質(zhì)量大大下降[6]。

（二）分類組卷規(guī)范化不足

案卷質(zhì)量偏低的問題多樣化，一個典型問題則是分類組卷不規(guī)范，不同案卷材料之間的問題交叉存在，一些管理性文件資料并未歸屬到對應(yīng)檔案類型范疇，不同年度文件材料混合存放、管理，甚至出現(xiàn)前后檔案分類編號不統(tǒng)一的情況。檔案資料的各個類目之間缺少明確的界限，一定程度上影響到檔案資料的利用效率，后期檢索工作也將受到不同程度的影響，檔案資料利用率大大下降[7]。

（三）卷內(nèi)文件排列混亂

此類問題的出現(xiàn)，多是由于文件材料形成期間缺少配套、完整的手續(xù)，操作不夠規(guī)范。材料字跡潦草，規(guī)格大小不統(tǒng)一[8]。卷內(nèi)文件材料管理混亂，沒有規(guī)律可循，對于卷內(nèi)文件材料的價值鑒定水平不高，很多沒有保管利用價值的檔案資料混入其中，促使案卷質(zhì)量隨之下降。

（四）卷內(nèi)文件紙質(zhì)質(zhì)量和頁號混亂

一些案卷由于時間較為久遠(yuǎn)，所選擇的紙質(zhì)質(zhì)量并不高，隨著時間的推移，出現(xiàn)不同程度上的褶皺、發(fā)黃、卷取和破損等情況，影響到檔案保存時間，以及后期檔案資料的使用[9]。文件裝訂問題，由于案卷裝訂質(zhì)量較差，影響到材料的掃描錄入，影響到整體工作效率。另外，文件的頁號較多，混亂，部分案件由于涉案時間跨度較大，因此頁數(shù)多，有的案卷有大流水號，也有每份文件張次號與歸檔號。部分案卷漏編或是錯編，甚至出現(xiàn)空白頁有編號的情況，大大降低案卷質(zhì)量。

（五）案卷備考表的問題

主要表現(xiàn)在欄目數(shù)據(jù)存在問題，總頁數(shù)欄目填寫不準(zhǔn)，有部分夾雜的散頁并未計入其中，或是部分紙張材料篇幅小，并未計算一頁，或是首頁，或是首頁沒有計算。欄目存在空缺，立卷人和檢查人欄目沒有填寫具體信息，此類問題較為普遍，屬于人員疏忽，不同程度上降低了案卷質(zhì)量。

產(chǎn)生上述問題的原因多樣，是由于檔案管理制度不完善，各項工作銜接不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏有效質(zhì)量控制措施；檔案管理質(zhì)量意識不強(qiáng)，案卷質(zhì)量控制重視程度不足；兼職檔案管理人員自身對業(yè)務(wù)不熟悉，專業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)，案卷質(zhì)量偏低，各項工作不規(guī)范。檔案管理部門缺少專業(yè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，把關(guān)不嚴(yán)，很多潛在質(zhì)量問題未能及早消滅和解決，令很多不合格的檔案資料歸檔。

三、案卷質(zhì)量對檔案數(shù)字化的影響

（1）由于組織機(jī)構(gòu)的名稱模糊不清，同一機(jī)構(gòu)表述名稱不同，同一個責(zé)任人名稱不統(tǒng)一，在后期計算機(jī)檢索中產(chǎn)生很大的不便，工作效率大大下降，制約檔案數(shù)字化進(jìn)程。

（2）不相關(guān)的文件資料裝訂為一份，并且用統(tǒng)一的名稱，但實際內(nèi)容卻并不統(tǒng)一。檔案數(shù)字化錄入中，計算機(jī)直接檢索的內(nèi)容多是第一份文件，后邊文件資料容易變成死檔，影響到掃描質(zhì)量，造成重要的檔案資料丟失。

（3）文件字號主要代表文件發(fā)文機(jī)關(guān)，以及文件年號、序號，也是檔案檢索的主要依據(jù)。如果某一內(nèi)容省略，計算機(jī)查詢難度會增加，無法快速找到對應(yīng)的檔案資料，或是同一字號文件共同檢出，檢索結(jié)果為“無該文件信息”，影響到檔案資料的精準(zhǔn)定位和利用[10]。

（4）日期錯誤，日期錯誤是案卷歸檔時未能按照對應(yīng)日期分類歸檔和保管，通過計算機(jī)按照日期進(jìn)行檢索，很容易出現(xiàn)檢索不到對應(yīng)檔案資料的情況，工作效率大大下降。

四、提升檔案質(zhì)量的有效措施

檔案數(shù)字化工作中，為了提升案卷質(zhì)量，應(yīng)該正確看待檔案數(shù)字化必要性，針對其中存在的問題針對性提出改進(jìn)措施，落實到各個環(huán)節(jié)，切實提升檔案數(shù)字化工作成效。

（一）工作有的放矢，提升管理人員質(zhì)量意識

保證案卷質(zhì)量，一個關(guān)鍵性因素取決于檔案管理人員和各級干部的質(zhì)量意識高低，結(jié)合目前普法教育重要階段，積極在法制教育中滲透檔案管理內(nèi)容，增強(qiáng)相關(guān)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理人員質(zhì)量意識。學(xué)習(xí)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》等國家標(biāo)準(zhǔn)和制度內(nèi)容，契合紀(jì)檢監(jiān)察單位特性制定檔案質(zhì)量要求，明確監(jiān)控要點和措施。結(jié)合單位特性，明確檔案管理是一項非常嚴(yán)肅、認(rèn)真的工作，直接關(guān)乎到紀(jì)檢監(jiān)察案件的辦理進(jìn)程，所以要重點增強(qiáng)各級干部和檔案人員的質(zhì)量意識，如果是兼職檔案員則要積極參加教育培訓(xùn)，提升專業(yè)知識和技能，增強(qiáng)質(zhì)量意識。通過此種方式，為案卷質(zhì)量提供堅實保障[11]。

（二）協(xié)調(diào)處理文件工作和檔案工作關(guān)系，強(qiáng)化人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

多種文件資料通過整理得到檔案，因此文件資料是檔案的前身，卷內(nèi)文件形成、整理和立卷歸檔等環(huán)節(jié)，多是文秘人員負(fù)責(zé)，但是文秘人員并未系統(tǒng)學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理知識和技能，因此文件資料整理和歸檔方面存在一定欠缺。文件制作、保護(hù)和收集等環(huán)節(jié)，很大程度上取決于文秘人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，這就需要在完善配套制度體系同時，提升文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，具備更強(qiáng)的責(zé)任意識。只有這樣，文秘人員才能與檔案管理人員協(xié)調(diào)配合，從文件辦理初期階段落實案卷質(zhì)量控制工作，貫穿于文件形成、整理和立卷各個環(huán)節(jié)，切實提升案卷文件質(zhì)量[12]。

（三）實行預(yù)立卷制度，維護(hù)文件材料完整性

預(yù)立卷即是結(jié)合檔案數(shù)字化工作要求，按照預(yù)先分類組卷項目收集文件資料，分類存放，其主要目標(biāo)是為了保障文件材料完整性、齊全性，為后續(xù)查詢和使用提供支持。各部門需要提高文件材料管理重視程度，建立文件材料收發(fā)登記和清退制度，及時收集、登記和存放相關(guān)文件材料。如果兼職的檔案管理人員，要盡快熟悉工作內(nèi)容和部門職能，單位的非紅頭文件及時催交、登記。同時，設(shè)立完善的文件材料借閱制度，相關(guān)文件隨時清點，避免文件材料丟失，維護(hù)文件材料完整性。

（四）加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提升檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

紀(jì)檢監(jiān)察案件資料管理專業(yè)性較強(qiáng)，需要檔案管理人員掌握檔案管理相關(guān)知識和技能同時，還要掌握不同案件所對應(yīng)的法律法規(guī)，具備跨學(xué)科知識儲備。對此，為了保證案卷質(zhì)量，應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，了解和反饋各個部門檔案工作情況，契合實際情況制定業(yè)務(wù)指導(dǎo)計劃，不斷調(diào)整和完善業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容。組織座談會、培訓(xùn)班與交流會，組織兼職檔案人員參加，在專職檔案人員現(xiàn)場指導(dǎo)下，幫助檔案人員熟悉預(yù)立卷和立卷歸檔內(nèi)容，積累實際工作經(jīng)驗。針對實際工作中存在的問題，可以尋求專業(yè)檔案管理人員答疑解惑，如案卷目錄不完整需要及時補(bǔ)充，規(guī)范化填寫，清晰表明不清楚內(nèi)容，題名不明確加上副標(biāo)題，多份文件裝訂在一起依據(jù)實際文件數(shù)量填寫目錄表；標(biāo)題沒有反應(yīng)文件內(nèi)容的重新撰寫標(biāo)題，采用[]區(qū)別表示；卷內(nèi)文件質(zhì)量存在問題，如卷內(nèi)文件編號多，應(yīng)按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)重新編號；整卷裝訂的拆卷整理，依據(jù)件重新裝訂；字跡模糊的可以抄寫一遍，然后數(shù)字化掃描文件材料；備考表的問題，總頁數(shù)計算錯誤，可以在附注欄加以解釋說明，補(bǔ)充空缺欄目，以此來保證案卷質(zhì)量。

五、結(jié)語

綜上所述，保證案卷質(zhì)量，是檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)保障，直接關(guān)乎到后續(xù)檔案資料的查詢和利用。所以，需要提高檔案管理人員的質(zhì)量意識，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開展工作，實現(xiàn)各環(huán)節(jié)全面質(zhì)量控制，有效解決案卷質(zhì)量問題。