檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息的利用研究

陳亞利

摘要：隨著社會信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案工作也逐漸步入了信息化的階段。為了進一步規(guī)范、保存、實現(xiàn)檔案信息的共享共通，檔案系列工作的開展也受到了社會重視。目前，檔案數(shù)字化建設與檔案信息的利用工作還處在一個發(fā)展的階段，檔案綜合信息量也就相對較少。但是，隨著檔案數(shù)字化建設工作的不斷成熟和完善，檔案信息量便隨之增加，對應的檔案數(shù)字化建設工作瓶頸也就會隨之增加。本文以此為背景，簡要概述了檔案數(shù)字化建設和數(shù)字化檔案信息利用的價值，解析了檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用存在的問題，并提出了相應的利用舉措，以推進檔案數(shù)字化建設與信息利用相關(guān)工作。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化建設;數(shù)字化檔案信息;利用;研究

引言

隨著現(xiàn)代科技信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息的利用得到了很大的提升。相對于傳統(tǒng)的檔案工作而言，數(shù)字化形式的檔案建設和信息利用具備明顯的優(yōu)勢和發(fā)展前景。那么，在這樣的背景下，如何將數(shù)字化的檔案建設進行信息化利用，并進行科學、合理的管理，怎樣才能提升檔案各項工作的綜合質(zhì)效成為了當下檔案管理員不得不思考的問題。因此，在信息化的時代下，數(shù)字化檔案的建設和信息利用必須與時俱進，結(jié)合社會的發(fā)展需求進行合理改善才能充分發(fā)揮檔案價值，實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、合理化，從而實現(xiàn)檔案數(shù)字化的規(guī)范建設和數(shù)字化檔案信息的共享運用。

一、檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息的作用

（一）有利于檔案資源的信息化管理

在大數(shù)據(jù)飛速發(fā)展的背景下，檔案的數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息的利用工作是檔案工作與時代結(jié)合發(fā)展的必然產(chǎn)物。檔案的數(shù)字化建設是利用大數(shù)據(jù)的手段對檔案進行管理，建立數(shù)字類型的檔案，并運用數(shù)字化的方式將檔案存起來的形式。在進行檔案的數(shù)字化建設時，檔案人員可憑借計算機、硬盤、掃描儀等媒介來對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行轉(zhuǎn)化[1]。一般而言，檔案數(shù)字化建設含括紙質(zhì)檔案資料信息、視聽檔案信息及兩者的數(shù)字化信息整合，這一檔案形式的建設不僅推動了傳統(tǒng)檔案的信息化、數(shù)字化建設，還優(yōu)化了其呈現(xiàn)方式，從一定程度上助推了檔案綜合管理工作的發(fā)展。

（二）有利于檔案信資源材料的共享運用

檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用工作相對較為復雜，具備明顯的多元化和技術(shù)化特征。一般情況下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在檔案數(shù)字化的建設和數(shù)字化檔案信息的利用上流程相對復雜，而信息技術(shù)的發(fā)展則有效緩解了這一流程的復雜性，對檔案工作進行了一定的創(chuàng)新和優(yōu)化。另外，在利用信息技術(shù)的手段對檔案進行數(shù)字化的建設和信息化利用時，可統(tǒng)籌管理信息化的資源材料，創(chuàng)建相應的資源信息平臺來推動數(shù)字化檔案的系統(tǒng)建設和利用。這樣不僅能夠更加規(guī)范的推進數(shù)字化檔案的建設，還能有效推進數(shù)字化檔案資料的日常查詢、瀏覽和借用等，極大提高了檔案工作的便捷性。

（三）有利于檔案資料的保存

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存工作中，人們常會遇到文件損壞、遺失等各種常見的問題。這些問題的出現(xiàn)，有些是由頻繁的檔案查詢、利用檔案信息時的文件磨損、丟失、損壞等原因?qū)е碌?，有些則是由于保存環(huán)境不適應導致的。在信息化時代背景下，數(shù)字化檔案的建設和利用就較好的化解了以上這些問題。通過數(shù)字化的檔案不僅能夠避免檔案在查詢、利用中遭到人為損壞，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案保存質(zhì)量的提升，優(yōu)化檔案的保存方式，確保檔案材料的安全性和真實性[2]。同時，檔案保存工作是一項復雜且繁瑣的工作。在檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用工作中，檔案系統(tǒng)的構(gòu)架和檔案信息的保存都是重要方面，日常各類工作在開展中對檔案信息的利用率也相對較頻繁。所以，對于信息化發(fā)達的當下社會，為了進一步提升檔案的數(shù)字化建設和數(shù)字化檔案信息利用，更好對檔案資料進行保存，就要推進檔案的數(shù)字化、自動化轉(zhuǎn)化，構(gòu)建數(shù)字化、信息化的檔案系統(tǒng)，更加科學化、規(guī)范化保存各類檔案資料。

二、檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用存在的問題

檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用工作是以多媒體設施為主要載體，以互聯(lián)網(wǎng)絡為基礎，對傳統(tǒng)的檔案進行數(shù)字化和信息化的處理、存儲與共享是當下一種全新的檔案管理方式。在之后的檔案工作開展中，檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用是大勢所趨，同時也是社會發(fā)展對檔案工作提出的要求。但是，由于檔案工作在實際的信息化、數(shù)字化推進中仍然存在一定的困難，所以檔案的數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用在踐行中同樣也存在一定的問題。

（一）檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用觀念滯后

在檔案數(shù)字化建設和信息利用工作中，我們不難發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)、單位或者是有關(guān)部門對于檔案工作的重視程度還有待提高。有些人認為檔案工作在日常工作中所起作用不大，沒有必要對其進行專業(yè)化的規(guī)范和形成系統(tǒng);還有些人認為檔案數(shù)字化建設沒有必要性，紙質(zhì)檔案的利用已經(jīng)可以滿足其工作需求，沒有必要在花更多的經(jīng)費來對檔案進行建設和維護。從這些表現(xiàn)我們就能清楚看到檔案建設工作在推進中的嚴重問題——重視不夠，觀念滯后。這也導致了檔案工作人員對于檔案工作的日常建設缺乏動力，無論是在管理知識上還是檔案建設和信息利用的創(chuàng)新上都沒有積極性，只是安于傳統(tǒng)的檔案形式，不善于結(jié)合時代發(fā)展進行檔案數(shù)字化建設的探尋和信息化利用的研究，這就對檔案數(shù)字化建設和數(shù)字化檔案信息利用工作造成了很大影響。

（二）檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用相關(guān)機制不全

當前大數(shù)據(jù)發(fā)展社會背景下，檔案數(shù)字化的建設和數(shù)字化檔案信息利用雖然是必然趨勢，但是在這一工作的開展中卻仍然存在著明顯的機制欠缺現(xiàn)象。檔案數(shù)字化建設和數(shù)字化檔案信息利用工作的開展無相關(guān)機制監(jiān)管和支撐，無疑是對檔案標準和檔案規(guī)范要求的放松。沒有成熟的檔案監(jiān)管和執(zhí)行機制，容易造成紙質(zhì)檔案資料收集不齊全、混亂、存檔不及時、借用遺失、亂涂亂畫、數(shù)字化檔案存儲介質(zhì)損壞、數(shù)字化檔案被篡改、刪除等系列問題[3]，這些問題不僅影響紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化，讓檔案缺失真實性和原始性，還影響了數(shù)字化檔案信息利用的體驗感和檔案數(shù)字化建設的綜合品質(zhì)，直接阻礙了檔案數(shù)字化建設和數(shù)字化檔案信息利用工作的開展。

（三）檔案數(shù)字化建設和數(shù)字化檔案信息利用人員綜合素質(zhì)管不高

近幾年由于信息化時代的不斷發(fā)展，各行各業(yè)對人才的要求都越來越高。對于檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用工作而言同樣如此。在檔案的數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用中，常會發(fā)現(xiàn)兩個問題：一是進行檔案數(shù)字化建設的專業(yè)人才十分匱乏，大多檔案人員都是在商業(yè)化的基礎上淺嘗輒止，缺乏對檔案數(shù)字化建設工作的探索性。他們在開展檔案工作時多停留于表面，對于檔案數(shù)字化建設工作沒有更深一步的考慮和思索，使得檔案數(shù)字化建設無法深入“要害處”，無法抓住關(guān)鍵面。二是在數(shù)字化檔案信息利用方面，許多人員對于信息技術(shù)掌握不足，在開展數(shù)字化檔案信息利用相關(guān)工作時倍感吃力，不僅無法對數(shù)字化檔案進行信息化的利用和管理，還有可能“陰差陽錯”讓數(shù)字化檔案信息出現(xiàn)沾染病毒

等現(xiàn)象。

三、檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息的利用舉措

（一）創(chuàng)新檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用觀念，與時俱進

與時俱進的觀念是指導檔案工作的良好標準。在檔案數(shù)字化建設和數(shù)字化檔案信息利用工作中，無論是檔案部門還是檔案人員都要創(chuàng)新思想，將檔案整套工作與當下社會環(huán)境聯(lián)系起來，與時俱進，構(gòu)建新的觀念體系。如在當下大數(shù)據(jù)社會環(huán)境中，檔案部門和檔案人員就要充分運用大數(shù)據(jù)的手段進行檔案的數(shù)字化建設和數(shù)字化檔案的利用工作，用信息化的觀念來推動檔案數(shù)字化的建設和信息化利用，這樣不僅能夠讓更多的人接觸檔案，認識檔案，重視檔案，才能夠從根本上推動檔案數(shù)字化體系的建設及數(shù)字化檔案信息利用率的提升。所以，在開展檔案工作時，要跳出傳統(tǒng)的“模式區(qū)”，跳出對檔案數(shù)字化的“誤區(qū)”，積極運用時代的“雕刻刀”雕出檔案數(shù)字化建設與信息利用的美好

“藍圖”[4]。

（二）健全檔案數(shù)字化建設與信息利用機制，以規(guī)促效

“不以規(guī)矩不能成方圓”。檔案工作機制作為檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用的有效保障，對檔案數(shù)字化建設工作和數(shù)字化檔案信息利用工作有著重要作用。制定檔案數(shù)字化建設工作規(guī)范、管理機制，建立數(shù)字化檔案信息利用機制、保存機制等，都能從一定程度上對檔案各項工作進行規(guī)范，提升檔案建設的綜合質(zhì)量。例如：在開展檔案數(shù)字化建設工作中，對應的機制能夠較好的指導人們?nèi)ミM行資料的收集、分類、整理;能夠給檔案的數(shù)字化建設工作一個標準，讓其在數(shù)字化的過程中不出現(xiàn)文件雜亂無章、數(shù)字化成果不符合標準等情況。其次，健全的數(shù)字化檔案信息工作機制能夠更加規(guī)范的指導人們進行檔案的查閱和使用，也能更好的提高檔案的利用率，促進檔案數(shù)字化的建設與信息利用成效。

（三）加強檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用人員素質(zhì)，以能促建

檔案數(shù)字化建設人員與信息利用人員的素質(zhì)是相關(guān)工作高效開展的重要標尺。加強檔案數(shù)字化建設人員的綜合素質(zhì)不僅要從其對社會的敏感度入手，還要從其對檔案工作的熱愛入手。只有兩者兼?zhèn)涞娜瞬旁谏鐣袌鲋忻鞯綑n案發(fā)展的數(shù)字化新方向，才會自主的學習信息化、大數(shù)據(jù)、檔案等相關(guān)知識，從而提升自己檔案相關(guān)能力以適應社會發(fā)展，更好推進檔案數(shù)字化的建設，讓數(shù)字化的檔案信息能夠更好的服務于日常工作，推進日常工作有序開展。

四、結(jié)束語

總之，在社會發(fā)展迅速的背景下檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用是必然的，其不僅可以提升檔案工作質(zhì)效，推動檔案工作現(xiàn)代化，還能查缺補漏，優(yōu)化檔案管理。

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