劉福江

[摘 要]文章強(qiáng)調(diào)了事業(yè)單位人力資源檔案管理的必要性以及大數(shù)據(jù)下事業(yè)單位創(chuàng)新人力資源檔案管理的重要價(jià)值，結(jié)合青島市城陽區(qū)夏莊街道經(jīng)濟(jì)發(fā)展中心的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出了優(yōu)化調(diào)整檔案管理機(jī)制、持續(xù)強(qiáng)化管理的信息化建設(shè)、更新管理思想與方式、組建優(yōu)質(zhì)的管理人才團(tuán)隊(duì)、搭建人力資源檔案數(shù)據(jù)庫這些大數(shù)據(jù)下事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的優(yōu)化策略。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;人力資源檔案管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.32.191

全面深化改革的深入推行促使事業(yè)單位人力資源及其檔案管理制度建設(shè)的復(fù)雜程度進(jìn)一步加劇，需要予以重視。特別是在大數(shù)據(jù)背景下，必須要對人力資源檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。對于人力資源檔案而言，其中主要記錄與個(gè)人相關(guān)的職業(yè)情況，比如入職背景、崗位設(shè)定以及工作概況等，是事業(yè)單位進(jìn)行人事安排以及崗位調(diào)動(dòng)的主要參考信息。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代下對事業(yè)單位人力資源檔案管理開展創(chuàng)新具有極高的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

1 事業(yè)單位人力資源檔案管理的必要性分析

人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督和評價(jià)人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)人才合法權(quán)益的重要依據(jù)。事業(yè)單位干部人事檔案與事業(yè)單位工作人員的工資、職稱、晉級、退休、養(yǎng)老等息息相關(guān)[1]。加強(qiáng)事業(yè)單位干部人事檔案管理，可以有效杜絕一些違規(guī)現(xiàn)象的發(fā)生，從源頭上阻止因年齡、工齡造成的一些違規(guī)違紀(jì)行為，有利于營造公平、公正的工作關(guān)系，有利于維護(hù)事業(yè)單位干部職工的切身利益。能夠看出，在事業(yè)單位內(nèi)開展人力資源檔案管理工作具有極高的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，且在新的社會(huì)背景下，管理工作模式需要落實(shí)進(jìn)一步的優(yōu)化創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)。

2 大數(shù)據(jù)下事業(yè)單位創(chuàng)新人力資源檔案管理的重要價(jià)值分析

第一，推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)化。在傳統(tǒng)的人力資源檔案管理工作中，存在著工作效率效果偏低的問題，且難以實(shí)現(xiàn)檔案資料的隨時(shí)調(diào)取。而在其中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)就能夠避免上述問題的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理工作模式的優(yōu)化創(chuàng)新。同時(shí)，由于在基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的人力資源檔案管理工作中更多的應(yīng)用了電子檔案，所以檔案資料損壞現(xiàn)象得到明顯的緩解。此時(shí)，事業(yè)單位可以結(jié)合其現(xiàn)實(shí)情況與需求，形成新的、針對性更強(qiáng)的、可行性更高的人力資源檔案管理工作模式，也促進(jìn)了檔案資源安全水平的進(jìn)一步提升。

第二，提升檔案管理人員工作效率。依托大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)的應(yīng)用，很多需要人為操作的項(xiàng)目均可以由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成，如檔案完整性分析、歸檔、調(diào)取等，促進(jìn)了人力資源檔案管理工作效率的提高。

3 大數(shù)據(jù)下事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的優(yōu)化策略探究

3.1 優(yōu)化調(diào)整檔案管理機(jī)制

在大數(shù)據(jù)背景下，需要構(gòu)建起現(xiàn)代化的檔案管理制度，促進(jìn)事業(yè)單位人力資源檔案管理工作不斷向著標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的方向發(fā)展。實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)著重完成以下四項(xiàng)工作：其一，持續(xù)強(qiáng)化對事業(yè)單位人力資源檔案保管空間管理的制度建設(shè)。實(shí)踐中，要求重點(diǎn)落實(shí)對人力資源紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間溫度與濕度的調(diào)控，并結(jié)合管理制度的優(yōu)化建設(shè)以及獎(jiǎng)懲制度，避免相應(yīng)空間內(nèi)出現(xiàn)明火或是發(fā)生蟲霉等問題，依托環(huán)境安全維護(hù)人力資源檔案的安全。其二，借助先進(jìn)技術(shù)手段，盡可能對已經(jīng)出現(xiàn)損壞的檔案實(shí)施修復(fù)。其三，充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，在大數(shù)據(jù)理念的指導(dǎo)下，積極推動(dòng)事業(yè)單位對人力資源檔案管理工作開展信息化建設(shè)，依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、信息技術(shù)等對人力資源檔案管理工作模式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。其四，關(guān)注檔案數(shù)據(jù)庫的搭建以及檔案信息資源安全性的維護(hù)，在引入數(shù)據(jù)安全防護(hù)技術(shù)（如身份認(rèn)證技術(shù)、權(quán)限設(shè)置技術(shù)、防火墻技術(shù)等）的基礎(chǔ)上，搭建系統(tǒng)回訪機(jī)制，防止人力資源檔案信息丟失、泄露或是遭受惡意篡改[2]。

與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步優(yōu)化調(diào)整事業(yè)單位人力資源檔案管理的制度，著重參考中共中央辦公廳發(fā)布的《干部人事檔案工作條例》，對人事檔案的歸檔要求、人事檔案管理內(nèi)容及審核要求、人事檔案材料的收集歸檔范圍的規(guī)定和分類方案、人事檔案的調(diào)轉(zhuǎn)及手續(xù)、人事檔案管理存在的問題與對策、流動(dòng)人員檔案管理方法實(shí)施優(yōu)化調(diào)整。為了進(jìn)一步提升相關(guān)管理人員的工作積極性，還需要搭建起責(zé)任制度、考核制度，對管理人員的工作成效、標(biāo)準(zhǔn)情況進(jìn)行管理與約束，確保人力資源檔案管理制度在事業(yè)單位內(nèi)得到切實(shí)落實(shí)。

3.2 持續(xù)強(qiáng)化管理的信息化建設(shè)

信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下事業(yè)單位人力資源管理工作創(chuàng)新發(fā)展的必然趨勢。實(shí)踐中，需要堅(jiān)持以問題為導(dǎo)向，在認(rèn)真總結(jié)分析以往傳統(tǒng)檔案管理中存在弊端的基礎(chǔ)上，大力推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，破解人事檔案在硬件建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、局域網(wǎng)站建設(shè)和人才培養(yǎng)等方面的難題，在實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化方面取得較大進(jìn)展。相對應(yīng)的，還要進(jìn)一步強(qiáng)化軟硬件設(shè)備的配置。在青島市城陽區(qū)夏莊街道的檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐中，配齊配強(qiáng)檔案股軟硬件設(shè)備：硬件方面，配備服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、高清掃描儀、平板掃描儀、打印機(jī);軟件方面，投入使用人事檔案管理信息系統(tǒng)軟件，構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案錄入和管理的數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化，推動(dòng)人力資源檔案管理工作的升級。

3.3 更新管理思想與方式

3.3.1 人力資源檔案管理思想的更新

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位在開展人力資源檔案管理工作中必須要樹立起新的管理思想，認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)對人力資源檔案管理工作的影響。實(shí)踐中，要求相關(guān)管理人員可以利用大數(shù)據(jù)思維對當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)人力資源檔案管理工作的現(xiàn)存問題以及單位內(nèi)的人力資源需求現(xiàn)狀進(jìn)行分析，以此為事業(yè)單位人力資源管理工作的調(diào)整提供參考。同時(shí)，要依托大數(shù)據(jù)理念，結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展特征，制定出更為科學(xué)合理的人力資源發(fā)展規(guī)劃，為事業(yè)單位人才招聘活動(dòng)的開展提供支持。

3.3.2 人力資源檔案管理方式的更新

為了不斷提升人力資源檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、信息化水平，需要事業(yè)單位對人力資源檔案進(jìn)行集中化管理。在此過程中，應(yīng)當(dāng)搭建起人力資源檔案管理中心，保證滿足未來30年人力資源檔案存放、管理工作。需要在檔案室配備智能密集架以及防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體等十防設(shè)施。嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)配備檔案查借閱系統(tǒng)，實(shí)行進(jìn)出庫痕跡管理和一人一碼管理，實(shí)行檔案查借閱預(yù)約等制度，建立人力資源檔案信息管理微信群，提高檔案管理水平和能力。要切實(shí)落實(shí)檔案分類管理模式，定崗定責(zé)，提高檔案日常管理效率。

另外，應(yīng)當(dāng)定期對區(qū)域內(nèi)的人力資源檔案信息開展全面的審查與復(fù)核。實(shí)踐中，青島市城陽區(qū)夏莊街道經(jīng)濟(jì)發(fā)展中心對現(xiàn)存的人力資源檔案開展全面梳理，對照人才的身份信息，進(jìn)一步補(bǔ)充完善個(gè)人基本信息表，對現(xiàn)有人力資源檔案逐份核實(shí)甄別，及時(shí)修訂邏輯錯(cuò)誤和不實(shí)信息，確保單位內(nèi)人力資源檔案的完整性和規(guī)范性。

3.4 組建優(yōu)質(zhì)的管理人才團(tuán)隊(duì)

人力資源檔案是一種重要的信息資源，管好用好人力資源檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用，因此必須要提高認(rèn)識(shí)，在新的時(shí)期加大力度管理好人力資源檔案，充分發(fā)揮其作用。在實(shí)際的管理工作中，需要組建起優(yōu)質(zhì)的、高素養(yǎng)的管理人才隊(duì)伍。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要定期開展管理人才培訓(xùn)，此時(shí)，要求相關(guān)管理工作人員重點(diǎn)把控以下三項(xiàng)要求：一是提高站位，增強(qiáng)做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的責(zé)任感、緊迫感;二是抓住重點(diǎn)，明確培訓(xùn)目標(biāo)和主要內(nèi)容;三是研學(xué)結(jié)合，以扎實(shí)的作風(fēng)確保培訓(xùn)工作取得實(shí)效。對于專業(yè)培訓(xùn)而言，其不僅是自身“充電”提高的良好機(jī)會(huì)，也是考察檢驗(yàn)個(gè)人綜合素質(zhì)的一個(gè)途徑。在培訓(xùn)過程中，參訓(xùn)人員要實(shí)現(xiàn)理論聯(lián)系實(shí)際，努力在學(xué)習(xí)中汲取營養(yǎng)，在學(xué)習(xí)中體驗(yàn)感悟，在學(xué)習(xí)中共同進(jìn)步，為事業(yè)單位人事檔案管理工作再上新臺(tái)階做出積極努力。

在實(shí)際的培訓(xùn)過程中，除了要強(qiáng)化人力資源檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)之外，還要引導(dǎo)其加大對時(shí)政熱點(diǎn)的關(guān)注與學(xué)習(xí)力度。對于檔案管理工作而言，其工作性質(zhì)兼具政策性和業(yè)務(wù)性，強(qiáng)化檔案管理的基礎(chǔ)應(yīng)該聚焦于對工作人員的思想觀念上，所以應(yīng)重視強(qiáng)化工作人員的思想意識(shí)[3]，依托相關(guān)工作人員個(gè)人素養(yǎng)以及職業(yè)素養(yǎng)的提升促進(jìn)事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的升級。

3.5 搭建人力資源檔案數(shù)據(jù)庫

結(jié)合前文的分析能夠了解到，在大數(shù)據(jù)理念的指導(dǎo)下，必須要積極推動(dòng)事業(yè)單位對人力資源檔案管理工作開展信息化建設(shè)，并結(jié)合事業(yè)單位的現(xiàn)實(shí)需求以及實(shí)際情況，組建人力資源檔案數(shù)據(jù)庫。在此過程中，需要將事業(yè)單位中原有的紙質(zhì)人力資源檔案全部數(shù)字化，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并統(tǒng)一保存于數(shù)字化系統(tǒng)內(nèi)。實(shí)踐中，為了降低轉(zhuǎn)化工作的實(shí)際工作量，并保證檔案數(shù)字化的準(zhǔn)確性，可以使用掃描的方式將紙質(zhì)文檔直接以圖片的形式轉(zhuǎn)錄于數(shù)字化系統(tǒng)內(nèi)，以此為基礎(chǔ)構(gòu)建起人力資源檔案數(shù)據(jù)庫，為事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的數(shù)字化、信息化建設(shè)提供支持。與此同時(shí)，不應(yīng)當(dāng)完全拋棄紙質(zhì)檔案，需要對紙質(zhì)檔案的出入庫情況開展監(jiān)管，防止紙質(zhì)檔案的遺失，為人力資源電子檔案的管理與使用提供“保險(xiǎn)”。

在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)對人力資源檔案數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)性更新，避免其中保存信息存在滯后性，提升信息資源的時(shí)效性以及準(zhǔn)確性，防止人力資源檔案信息化建設(shè)以及相應(yīng)數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建流于形式，并從源頭上規(guī)避檔案內(nèi)容隨意修改的問題發(fā)生，達(dá)到降低人力資源檔案管理工作風(fēng)險(xiǎn)的效果，促使事業(yè)單位的檔案管理工作不斷向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

4 總結(jié)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代下對事業(yè)單位人力資源檔案管理開展創(chuàng)新具有極高的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。通過優(yōu)化調(diào)整檔案管理機(jī)制、持續(xù)強(qiáng)化管理的信息化建設(shè)、更新管理思想與方式、組建優(yōu)質(zhì)的管理人才團(tuán)隊(duì)、搭建人力資源檔案數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)了人力資源檔案管理工作效率效果的提升，推動(dòng)了事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的升級。

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